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Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, wäre die "eierlegende Wollmilchsau" die beste Lösung, jemand der fachlich spitze ist und menschlich gut ins Team passt. Dieser Idealfall ist nur schwer zu finden, aber es ist nicht unmöglich. Auf eine durchdachte und strukturierte Personalauswahl kommt es an, bei der neben formalen und fachlichen Kriterien auch der Mensch nicht zu kurz kommt. Hier erfahren Sie, wie Sie bei der Personalauswahl idealerweise vorgehen.
Je mehr Sie sich auf die Personalauswahl konzentrieren, desto besser wird der neue Mitarbeiter ins Team passen und Ihr Unternehmen fachlich bereichern. Die Folgen einer mangelhaften Personalauswahl können enorm sein:
Glückwunsch, Sie haben die ersten Bewerbungen erhalten. Nun beginnen Sie damit, diese zu sichten und vorzuselektieren. Dafür legen Sie sich am besten ein Schema zurecht, das Sie sukzessive abarbeiten können. So machen Sie die Bewerbungen vergleichbar und ermitteln zugleich, welche Kandidaten in die engere Auswahl kommen. Wichtige Kriterien sind hierbei:
| Vollständigkeit der Unterlagen | Sind alle Unterlagen vorhanden? Zum Beispiel:
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|---|---|
| Eindruck | Macht der Bewerber mit seinen Unterlagen einen guten ersten Eindruck? Schafft er es, seine Motivation für die Bewerbung deutlich zu machen? Ist das Anschreiben stilistisch und orthografisch in Ordnung? |
| Lebenslauf | Sind im Lebenslauf alle Informationen nachvollziehbar abgebildet? Gibt es Lücken und wenn ja, sind diese plausibel erklärt (z. B. Auslandsjahr, Pflegezeit)? |
| Fachliche Eignung | Überprüfen Sie die fachliche Eignung anhand des vorab erstellten Anforderungsprofils. Wichtig sind hierbei einerseits Schul- und Berufsabschlüsse, aber auch Weiterbildungen sowie einschlägige Berufserfahrung, die für die zu besetzende Stelle hilfreich sein könnten. Falls der Bewerber zusätzliche Erfahrungen oder Spezialkenntnisse hat, die zwar nicht gefordert waren, aber für Ihr Unternehmen hilfreich sein könnten, vermerken Sie dies gesondert. Es macht Sinn, für die Prüfung der fachlichen Eignung den verantwortlichen Abteilungsleiter hinzuziehen. Dieser kann am besten beurteilen, welche Qualifikation ausreichend ist.
Tipp: Definieren Sie Muss- und Kann-Kriterien. Die Muss-Kriterien müssen vom Bewerber zwingend erfüllt werden, während Kann-Kriterien kein KO-Kriterium darstellen. |
Am einfachsten fällt Ihnen die Auswahl, wenn Sie mit einem Punktesystem oder dem Schulnotensystem (1 bis 6) arbeiten. Geben Sie den Bewerbern Punkte oder Noten für die verschiedenen Bereiche und gewichten Sie sie entsprechend ihrer Wichtigkeit. So können Sie die Bewerber in eine Rangfolge bringen. Schließlich teilen Sie sie in A-, B- und C-Kandidaten ein:
Tipp: Wenn Sie schnell wachsen und viel Personal einstellen, kann es sich lohnen, in eine Bewerbermanagement-Software zu investieren, die diese zeitraubende Vorselektion automatisiert per Matching erledigen kann.
Stimmen Sie sich mit der betreffenden Fachabteilung darüber ab, welche Bewerber zum Interview eingeladen werden sollen. Wie viele Kandidaten eingeladen werden sollen, hängt einerseits von der Anzahl der qualifizierten Bewerbungen ab, andererseits aber auch von Ihrem Zeitfenster – planen Sie für ein gutes Jobinterview mindestens eine Stunde ein, plus Vor- und Nachbereitung eher anderthalb bis zwei Stunden.
Schließlich absolvieren Sie die Vorstellungsgespräche, idealerweise zu zweit, um einen unabhängigen Eindruck zu erhalten. Planen Sie zwischen den Terminen eine kurze Pause ein, denn es ist schwierig, den ganzen Tag lang ohne Pause aufmerksam zuzuhören. Doch jeder Bewerber verdient es, dass all seine Argumente gehört werden.
Achten Sie im Jobinterview auf diese Tipps:
Wenn Sie den Bewerber verabschiedet haben, halten Sie gemeinsam Ihre wichtigsten Eindrücke fest. Haben Sie erst einmal drei oder vier Kandidaten gesehen, wird es Ihnen schwerfallen, sich an alle Details zu erinnern.
Das Vorstellungsgespräch ist spätestens seit Einführung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes, kurz AGG, deutlich schwieriger geworden. Seither haben Arbeitnehmer haftungsrechtliche Ansprüche bei Fragestellungen, die gegen das AGG verstoßen und somit eine Diskriminierung bewirken können. Das Ziel, das Arbeitgeber und Bewerber verfolgen, könnte unterschiedlicher nicht sein. Der Arbeitgeber scheut sich vor der Einstellung einer Person, die er nicht genau einschätzen kann. Deshalb versucht er so viel wie möglich über sie herauszufinden. Der Arbeitnehmer dagegen will natürlich keine negativen Ereignisse in seinem Leben aufdecken.
Von sich aus muss der Arbeitnehmer dagegen auf Hemmnisse der Arbeitsleistung hinweisen. Hierzu zählen ansteckende Krankheiten in Gesundheitsberufen oder die Verhinderung des Arbeitsantritts aufgrund einer bereits bewilligten Kur. Werden diese Angaben nicht gemacht, hat der Arbeitgeber das Recht, den Vertrag anzufechten.
Wenn alle Vorstellungsgespräche absolviert wurden – ggf. gibt es auch noch eine zweite Runde für die Klärung von Detailfragen zu Arbeitszeiten oder dem Entgelt – steht die finale Entscheidung an. Zum einen verlassen Sie sich dabei natürlich auf die Fakten und die Erkenntnisse aus den Vorstellungsgesprächen. Zum anderen sollte bei der Entscheidung aber auch Ihr persönliches Bauchgefühl eine Rolle spielen. Wenn Sie bei einem Kandidaten trotz hervorragender Zeugnisse oder bester Referenzen ein komisches Gefühl haben, sollten Sie ihn nicht einstellen. Andererseits könnte aber auch ein sehr sympathischer Bewerber, der fachlich kleine Schwächen hat, die richtige Wahl sein, wenn er gut ins Team passt – mit einer gezielten Weiterbildung lassen sich die fehlenden Kenntnisse ausgleichen.
Tipp: Wenn Sie sich entschieden haben, sagen Sie den anderen Bewerbern nicht gleich endgültig ab. Manchmal entscheiden sich Kandidaten nach der Zusage nochmal kurzfristig um oder haben zwischenzeitlich bereits bei einem anderen Unternehmen einen Arbeitsvertrag unterschrieben – dann können Sie immer noch auf die anderen Bewerber ausweichen.
Das wichtigste Instrument der Personalauswahl, das Vorstellungsgespräch kennen Sie bereits. Darüber hinaus gibt es aber zahlreiche weitere Methoden, wie Sie mehr über den Bewerber in Erfahrung bringen können:
Ein weiterer Bereich sind verschiedene Testverfahren und Assessment Center, bei denen den Kandidaten zahlreiche Einzelaufgaben gestellt werden. Damit soll einerseits die Fachkompetenz auf den Prüfstand gestellt werden, andererseits werden dadurch aber die sogenannten Soft Skills, die persönlichen Charaktereigenschaften deutlich. Aufgrund des großen Aufwands – Assessment Center dauern oft mehrere Tage – werden sie überwiegend in größeren Unternehmen und vor allem bei Managern oder Spezialisten eingesetzt.
