Kontaktaufnahme und Präsentation der eigenen Firma

Sobald es im Rahmen der Importbeziehung „ernst“ wird, ist der inländische Unternehmer immer gezwungen sich und sein Unternehmen vorzustellen bzw. zu präsentieren und per E-Mail, Fax oder telefonisch Kontakt aufzunehmen. Dabei kann einiges schief gehen, was der erste Schritt in den Misserfolg eines Importgeschäfts sein könnte. Wir wollen Ihnen durch diesen Teil unserer Importreihe die Sitten und Gebräuche der Asiaten ein wenig näher bringen, so dass Sie auf derartige Zwischenfälle vorbereitet sind. Aber auch die richtigen Umgangsformen in Fernost sowie die angepassten Verhandlungsweisen und die Möglichkeiten der Kontaktaufnahme sollen das Importgeschäft ermöglichen und den Einstieg erleichtern.

Sitten und Gebräuche der Asiaten im Geschäftsleben

Im Allgemeinen ist es äußerst schwer eine allgemeingültige Anleitung für „richtiges“ Verhalten während eines Geschäftsgespräches oder innerhalb der Vertragsanbahnung zu beschreiben. Das große Volk der Asiaten mit wenigen Sätzen zu umreißen ist ebenso schwer wie dies beim europäischen versuchen zu wollen. Dort leben Engländer mit ihrem trockenem Humor, Spanier mit ihrem Feuer im Blut, wir bürokratischen Deutschen und viele andere Nationalitäten. Beim Versuch mit 5 Sätzen all diese Kulturen beschreiben zu wollen, würde selbst ein Schriftsteller Probleme bekommen. Daher kann es sich nur um grundlegende Gemeinsamkeiten handeln, welche auf den größten Teil der Asiaten zutreffend sind.

E-Mail, Telefon, Fax oder Brief?

Da Asiaten sehr stark in Hierarchien eingebunden sind und auch so denken, kann es für den Europäer nur gut sein, seinen Status so gut es geht zu präsentieren, um so eine gewisse Anerkennung in Asien zu erlangen. Das gilt vorzugsweise und besonders für die Chefetagen der Kooperationspartner. Dabei darf man auch im Anschreiben bzw. im Briefkopf eine etwas gewagtere Position angeben. So kann man aus dem Chef einen Geschäftsführer machen und seine Position dahingehend aufwerten. Auch den eigenen Titel (Dipl. Ing., Dipl. Betriebswirt) oder die eigene Berufsbezeichnung (Fliesenlegemeister, Supply Manager etc.) sollte man nicht vergessen. Für den Asiaten zeugt eine hohe Position und ein Titel innerhalb einer Firma von Zuverlässigkeit und Seriosität.

In Asien zählen Zahlen mehr als in Europa

Zunächst sollte man wissen, dass Zahlen in Asien eine wichtige Rolle spielen, wobei einigen Zahlen positive Eigenschaften andere wiederum negative nachgesagt werden. Im Allgemeinen sind ungerade Zahlen als böse Zahlen anzusehen, bis auf die Zahl „drei“. Diese repräsentiert wie auch die „acht“ Wohlstand, Glück und Erfolg. Japaner verehren die „zwei“ als Glückszahl, während dem die Chinesen mit der Zahl „acht“ Geld verdienen assoziieren, da die Wörter für „8“ und „ Geld verdienen“ im Chinesischen wohl ähnlich klingen. Ein absolutes Tabu ist in Japan die Zahl „vier“, sie steht für den Tod und wird daher gemieden.

Diese Vorkenntnisse sind für ein Telefonat oder den Mailverkehr unter Umständen wichtig, da die Asiaten ja auch in Telefonnummern und Kontonummern oben beschriebene Verknüpfungen sehen. Sollte das Importgeschäft in Asien auf Dauer und ausgeweitet werden, so ist eine Telefonnummer oder Faxnummer nach dem Muster 888333 sehr hilfreich. Die Kontonummer 4444 sollte man versuchen zu ändern.

Proben und Muster

Der Importeur sollte zunächst auf diesen Wegen versuchen Muster oder Proben zu erhalten oder einfach nur einen ersten Kontakt herzustellen. Dabei schauen die asiatischen Geschäftspartner nicht selten auf den Firmenauftritt des anfragenden Unternehmers. Hat dieser einen eignen Onlineshop, in welchem die Produkte verkauft werden können? Meint er es ernst oder will er nur exklusive Souvenirs ergattern? Wie groß ist das Unternehmen? Dabei sollte nicht zu sehr übertrieben werden, wobei ein gewisser Grad der Übertreibung immer akzeptiert wird.

Was ist sonst noch in Asien wichtig?

Der Importeur sollte jedoch keine schauspielerischen Fähigkeiten demonstrieren. In Asien ist etwas weniger mehr. Zuhören statt selbst reden, beobachten an stelle selbst tun. So lernen Sie am schnellsten mit der fremden Kultur umzugehen. Höflichkeit gegenüber den Menschen, nicht nur in Gegenwart der Geschäftspartner oder diesen gegenüber.

Besserwisserei, Allwissenheit und Ausfälligkeiten sollten Sie nicht nur gegenüber den Asiaten abschalten. Ohne diese Tugenden kommt man auf dem ganzen Erdball weiter in der Geschäftswelt. Auch Schadenfreude sollten Sie in Asien oder gegenüber Asiaten verbergen.

Bei der schriftlichen Anfrage per Briefpost könnte man neben der angemessenen Korrespondenz auch deutsche Sonderbriefmarken verwenden. Da diese in Asien sehr begehrt sind, kann man auf jeden Fall auf eine schnelle Antwort des Geschäftspartners hoffen.

Nichts desto trotz sollte der Schriftverkehr auf jeden Fall von einer sachkundigen Person oder einem Dolmetscher, besser noch von einem der Muttersprache des Geschäftspartners mächtigen Person überprüft und begleitet werden.

Konfuzius sagt

Konfuzius sagt: „Geduld ist die Kraft, mit der wir das Beste erlangen.“ Daher sollte der Europäer nicht unentwegt erzählen sondern durch viel Geduld und Zurückhaltung versuchen eine Vorteil aus dem Gespräch zu erlangen. So sieht es zumindest die asiatische Strategie bei einem Verhandlungsgespräch vor. Asiaten warten sehr gern während des Gesprächs auf Widersprüche des Gesprächspartners. Je mehr dieser erzählt, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Gesprächspartner was unverhofftes verspricht oder zusagt. Daher sollten die Aussagen vorher überlegt und formuliert sein. Der deutsche Geschäftspartner sollte während der Gespräche viel Geduld zeigen, so gelangen die Verhandlungen am ehesten zum gewünschten Ziel.

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