Am von Torsten in kurz notiert geschrieben und am 02.11.2020 um 12:52 aktualisiert
Spam

Warum landen meine Mails im Spam?

Kennen Sie das? Sie schreiben eine wichtige Mail und bekommen keine Antwort? Vermutlich ist Ihre Mail beim Empfänger im Spam-Ordner gelandet. Das ist der Tod jeder Newsletterkampagne und auch in vielen anderen Fällen eine ärgerliche Sache. Worauf Sie beim Verfassen der Mails achten sollten, damit sie nicht als Spam gekennzeichnet werden, erfahren Sie hier.

Brief mit @ Zeichen
Mails sind der moderne Brief. Auch sie kommen leider nicht immer an.
© 422737 / pixabay.com

Dingelstädt, 12. Oktober 2019 - Mails sind aus dem heutigen Unternehmer-Alltag nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen eine einfache und schnelle Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern, auch über weite Strecken hinweg. Im Gegensatz zum Telefon eignen Sie sich außerdem dazu Dateien zu versenden. Das macht sie perfekt für viele verschiedene Anwendungszwecke, wie beispielsweise die Online-Werbung. All diese Vorteile sind allerdings nicht von Bedeutung, wenn die Mails gar nicht beim Empfänger ankommen. Worauf Sie achten sollten, damit genau das nicht passiert, lesen sie in den folgenden Zeilen.

Darauf sollten Sie achten

  1. Zustimmung
  2. Seriöse Absenderadresse
  3. Sorgfältig formulieren
  4. Anhänge und Darstellungen
  5. Rechtliche Bedingungen
  6. Rückläuferadressen aus Liste entfernen

Zustimmung

Als Unternehmer sollten Sie darauf achten, dass Sie nur dann Mails an eine Person senden, wenn diese Ihnen auch die Zustimmung dazu gegeben hat. Eine gängige Methode, die sich im Marketing durchgesetzt hat, ist das sogenannte Opt-In-Verfahren, bei dem die Empfänger ihr Einverständnis nochmals bestätigen müssen, beispielsweise über einen Link in einer zugestellten Bestätigungs-Mail.

Seriöse Absenderadresse

Achten Sie darauf, eine seriöse Absenderadresse zu verwenden. Bewährt haben sich vor allem Wort- und Namenskombinationen, die zum Beispiel den Begriff Newsletter in der Adresse beinhalten.

Von Adressen mit seltsamen Aneinanderreihungen von Zahlen und Buchstaben sollten Sie absehen.

Gut: marketing@fiktive-firma.de

Schlecht: shjleq45@fiktive-firma.de

Sorgfältig formulieren

Beim Verfassen der Mail ist außerdem eine sorgfältige Formulierung wichtig.

Insbesondere im Betreff sollten Sie bereits einen seriösen Titel wählen, der das Thema der Mail wiedergibt. Leere Betreffzeilen und solche, die Worte wie „Gewinnen“, „Super-Sonder-Angebot“ oder ähnliches enthalten, führen meist zur Markierung als Spam.

Moderne Filter durchleuchten im Übrigen auch den Textinhalt der Mail. Sie sollten also auch dort auf solche Reizwörter verzichten

Wenn Sie einen Neukunden anschreiben, können Sie sich an diesen Tipps für das Gestalten eines Anschreibens zur Neukundengewinnung orientieren.

Anhänge und Darstellungen

Anhänge werden ebenfalls oft genutzt, um eine Mail als Spam zu identifizieren. Dabei kommt es darauf an, sich auf die richtigen Anhänge zu berufen. Insbesondere das PDF-File hat sich mittlerweile im Mail-Verkehr etabliert. Generell sollten Sie auch keine allzu großen Anhänge versenden. Mehr als 5 MB sollte der Anhang nicht groß sein, am besten sogar kleiner.

Außerdem sollten Unternehmer ihre Mails nicht im HTML-Format, sondern besser im Plain-Text-Format darstellen. Ersteres ist oftmals ein Erkennungszeichen für Spam-Mails.

Rechtliche Bedingungen

Am besten sollten Sie darauf hinweisen, dass jeder Mail-Empfänger den Erhalt der Mails kündigen kann. Die einfachste Methode ist es, am Ende der Mail einen Link anzugeben, über den die Kündigung erfolgen kann.

Rückläuferadressen aus der Liste entfernen

Sollten Unternehmer regelmäßig an dieselben Adressen versenden und erhalten Rückläufer, die nicht zustellbar sind, sollten diese Adressen aus dem Bestand gestrichen werden. Je mehr Rückläufer Unternehmer erhalten, desto größer ist die Gefahr, dass der Unternehmer als Spammer eingestuft wird. Der Versand der Mails sollte nur über einen seriösen Mailserver erfolgen, der auf einer Whitelist zu finden ist.

Hinweis: Mails sind ein wichtiger Bestandteil der Online-Werbung. Aber sie sind bei weitem nicht das einzige Werkzeug der Wahl, wenn es um modernes Marketing geht. In der Gründercheckliste finden Sie heraus, was Sie sonst noch zur Online-Werbung wissen müssen.

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