Reform des Reisekostenrechts: Diese Änderungen erwarten Sie

Allmählich wird es ernst: Die längst fällige Reform des Reisekostenrechts, die zahlreiche Vereinfachungen für Arbeitgeber und Selbstständige mit sich bringt, macht sich auf den Weg.

Bild: Benjamin Klack / pixelio.de

Am 25. Oktober 2012 hat der Bundestag das „Gesetz zur Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“ bereits durchgewunken (wir berichteten auf betriebsausgabe.de). Ende des Jahres wird nun noch die Zustimmung des Bundesrats erwartet. Deshalb sieht es aktuell danach aus, als könnte die Reform bereits mit Wirkung zum 1. Januar 2014 in Kraft treten. Sie sollten das Jahr 2013 daher nutzen, um sich frühzeitig auf die Änderungen einzustellen (vergleichen Sie hier mit den bisherigen Regelungen).

Vereinfachungen beim Verpflegungsmehraufwand 

Bisher lautete die Grundregel beim Verpflegungsmehraufwand:

6 Euro bei Abwesenheit > 8 Stunden
12 Euro bei Abwesenheit > 14 Stunden
24 Euro bei Abwesenheit > 24 Stunden

Diese Pauschalen werden folgendermaßen ersetzt:

12 Euro bei Abwesenheit > 8 Stunden
24 Euro bei Abwesenheit > 24 Stunden 

Somit müssen Sie zukünftig nur noch mit zwei Pauschalen arbeiten, was den Rechenbedarf wesentlich verringert. Die Arbeitnehmer profitieren von dieser Regelung, denn für sie erhöht sich die Pauschale, wenn sie zwischen acht und 14 Stunden unterwegs sind.

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"Ich habe eine Opens internal link in current windowReisekostenabrechnung als Vorlage erstellt und in die Gründercheckliste aufgenommen. Sehen Sie sich das mal an!"

Folgendermaßen rechnen Sie zukünftig Dienstreisen ab: 

  • eintägige Dienstreisen: ab 8 Stunden Pauschale von 12 Euro
  • mehrtägige Dienstreisen: pauschal 12 Euro für An- und Abreisetag (keine Prüfung erforderlich!), 24 Euro für die Zwischentage

Auf der Dienstreise zur Verfügung gestellte Mahlzeiten werden bis zu einem Wert von 60 Euro durch den Sachbezugswert bewertet. Eine Besteuerung erfolgt nicht. Wenn dem Arbeitnehmer jedoch eine Verpflegung gestellt wird, müssen Sie die Verpflegungspauschalen folgendermaßen kürzen:

  • Frühstück: 20 Prozent – 4,80 Euro
  • Mittagessen: 40 Prozent – 9,60 
  • Abendessen: 40 Prozent – 9,60 Euro

Alternativ können Sie als Arbeitgeber alle Mahlzeiten mit 25 Prozent pauschal besteuern und die Verpflegungspauschalen an die Mitarbeiter voll auszahlen.

Vereinfachung bei den Übernachtungskosten

Die Erstattung von Übernachtungskosten soll zukünftig ebenfalls einfacher erfolgen. Übernachtungskosten können weiterhin in unbegrenzter Höhe steuerfrei erstattet werden, wenn eine längerfristige Auswärtstätigkeit in Deutschland geplant ist. Allerdings wird dies von nun an auf höchstens zwei Jahre beschränkt.

Anschließend kommt nur noch die Erstattung der Kosten einer doppelten Haushaltsführung in Frage. Dabei werden die erstattungsfähigen Kosten auf monatlich 1.000 Euro beschränkt. Die Vereinfachung liegt darin, dass durch diese Beschränkung nicht mehr wie bisher die ortsübliche Durchschnittsmiete berechnet werden muss.

Vereinfachung bei den Fahrtkosten

Im Bereich der Fahrtkosten wird zunächst der neue Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ eingeführt, der die „regelmäßige Arbeitsstätte“ ersetzt. Die Entfernungspauschale wird zukünftig ausschließlich für Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gezahlt. Alle anderen Fahrten, die darüber hinaus anfallen, werden über die Kilometerpauschale oder den Nachweis der tatsächlich angefallenen Fahrtkosten abgerechnet.

Vorlagen zum neuen Reisekostenrecht

Neben einer Opens internal link in current windoweinfachen Vorlage zur Reisekostenabrechnung (inklusive pauschale Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen) bietet das Gründerlexikon auch eine sehr umfangreiche Vorlage zur Abrechnung von Spesen an. Die Spesenabrechnung ist wesentlich detallierter als die Reisekostenabrechnung. Sie bietet neben pauschalen Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen auch die Dokumentation für andere Reisekosten, zum Beispiel Taxifahrten, Parkplatzgebühren, Parkflächen, Übernachtungskosten, Bahnreisen und andere Reisekosten des Unternehmers.

Der Original Wortlaut des BMF

In folgendem PDF können Sie auf insgesamt 52 Seiten die Änderungen zum Reisekostenrecht ab dem ersten ersten 2014 nachlesen. Das Bundesministerium für Finanzen erklärt neben recht schwierigen Gesetzespassagen mit 53 Beispielen das Thema in der Gesamtbetrachtung doch recht anschaulich.



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