Gründerlexikon 2.0

Eine Sammelrechnung ist eine zusammenfassende Rechnung über mehrere Positionen, Dienstleistungen oder Lieferungen, die in einem festgelegten Zeitraum vereinbarungsgemäß für einen Kunden, einen Klienten, einen Patienten oder einen Vertragspartner erbracht worden sind.
Es wird unterschieden in Sammelrechnungen bei der Rechnungserfassung, im Vertrieb und bei der Leistung. Außerdem kann diese Rechnungsform auch ein statistischer Beleg für Komponenten unterschiedlicher Vertragskonten (Vertragskontokorrent) sein.

Rechnungserfassung

Hier wird eine Sammelrechnung anstelle einzelner Rechnungen erstellt, die unterschiedliche Lieferungen an den gleichen Kunden zusammenfasst.

Beispiel zur Rechnungserfassung

Ein Kunde bestellt mehrere unterschiedliche Artikel an aufeinander folgenden Zeitpunkten. Die Sammelrechnung erfasst und berechnet alle bestellten Artikel auf einer einzigen Rechnung oder fasst alle Bestellungen eines vereinbarten Zeitraumes zusammen.

Vertrieb

Hier wird eine Rechnung über die Lieferungen einer Gesamtabrechnungsperiode gestellt. Beispiel: Stromabrechnung oder Abonnements

Leistungsabrechnung

Hier wird eine Sammelrechnung gegenüber einer Abrechnungsstelle erstellt, zum Beispiel die Abrechnung eines Krankenhauses gegenüber der Krankenkasse, welche die Einzelrechnungen einer Behandlung auf einer Rechnung zusammenfasst.

Beispiel zur Leistungsabrechung

Die Rechnung umfasst Untersuchung, Diagnose, Operation, Verordnung von Medikamenten und Hilfsmitteln, Pflege, Essen und anderes mehr. Die Krankenkasse bekommt eine Sammelrechnung für die gesamte Behandlung des Patienten, anstelle von Einzelrechnungen.

Vertragskontokorrent

In dieser Form der Sammelrechnung, einem statistischen Beleg, sind alle Abrechnungen zusammengefasst, die als Einzelpositionen zunächst jeweils auf unterschiedlichen Vertragskonten geführt werden.

Beispiel Inkasso 

Ein Fall umfasst Mahnwesen, Zahlungsregulierung und Ausgleich. Der Beleg umfasst dann alle Daten bezüglich eines Klienten oder Falles.

Formale Aspekte

Die formalen Aspekte einer Sammelrechnung sind im im derzeit gültigen Erlass des BMF als Mindestanforderungen, die zwingend erhalten sein müssen, beschrieben:

1. Die Summe der Entgelte, Forderungen, Abrechnungsbeträge
2. Die Summe der sich daraus errechnenden Umsatzsteuerbeträge
3. Der genaue Abrechnungszeitraum
4. Die Einzelabrechnungen mit den übrigen Pflichtangaben für Rechnungen

Zweck einer Sammelrechnung

Sammelrechnungen sorgen für effizientere Abwicklung der Buchhaltungsarbeiten und verringern die Kosten für Buchungen auf dem Geschäftskonto.