Rechnungen richtig stornieren: Anleitung & Ratgeber

Wenn Sie bereits eine Rechnung an Ihren Kunden verschickt haben und im Nachhinein festgestellt wird, dass diese fehlerhaft ist, müssen Sie ein Rechnungsstorno durchführen. Wenn Sie den Fehler im Vorfeld bemerken, können Sie dagegen auf eine Rechnungsstornierung verzichten und einfach eine neue Rechnung ausstellen.

Eine Rechnung kann aus verschiedenen Gründen Fehler haben, so kann beispielsweise der Rechnungsbetrag bzw. Rechnungssumme versehentlich falsch deklariert worden sein, Sie haben die Rechnungsnummer doppelt vergeben oder die Rechnungsanschrift ist falsch. Fehlende Steuernummer oder fehlender Verweis auf eine Kleinunternehmerregelung (nur für Kleinunternehmer relevant) können ebenfalls Gründe für fehlerhafte Rechnungen sein. Oder Sie haben schlichtweg den Leistungsempfänger auf der Ursprungsrechnung fehlerhaft deklariert. In all diesen Fällen müssen Sie die Rechnung korrigieren.

In  § 14 Abs. 4 UStG  ist gesetzlich geregelt, welche Pflichtangaben in einer Rechnung angegeben werden müssen. Fehlende oder falsche Pflichtangaben sind Grund zur Rechnungsstornierung.

Leider nein. Laut Gesetz sind Sie als Rechnungssteller für eine Rechnungskorrektur verantwortlich. Der Leistungsempfänger kann nicht einfach selbst eine Rechnungsstornierung vornehmen oder eine Korrekturrechnung ausstellen. Auch wenn Sie sich einvernehmlich über eine Änderung einigen, müssen Sie den korrekten Weg in der Buchhaltung einhalten. So will es das Gesetz und das Finanzamt.

Ist eine fehlerhafte Rechnung bei Ihnen aufgefallen, müssen Sie diese entweder korrigieren oder stornieren. Ein Korrigieren ist nur dann möglich, wenn die Rechnung noch nicht bezahlt ist, Sie also noch keinen Zahlungseingang für die fehlerhafte Rechnung verbucht haben. In dem Fall stellen Sie eine Korrekturrechnung aus. Andernfalls müssen Sie wegem dem Fehler die Rechnung im Rahmen Ihrer Buchhaltung korrekt stornieren.

Unbezahlte Rechnungen müssen Sie nicht stornieren. Diese können Sie einfach im Rahmen einer Korrekturrechnung korrigieren. Sollten Sie ein professionelles Rechnungsprogramm nutzen, dann können Sie das sicher innerhalb der Software erledigen (abhängig natürlich von den angebotenen Funktionen).

Eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren ist relativ einfach. Sie erstellen eine Korrektur einer unbezahlten Rechnung mit neuer Rechnungsnummer und Rechnungsdatum und verweisen eindeutig auf die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der fehlerhaften Ursprungsrechnung. In der Buchhaltung wird diese dann als fehlerhaft ausgewiesen. Zur Verwirrung oftmals auch als kaufmännisch storniert.

Sie müssen beim Begriff Gutschrift ganz klar die umsatzsteuerliche und die kaufmännische Gutschrift unterscheiden.

Steuerrechtliche Gutschriften sind Rechnungsumkehrungen. Diese werden beispielsweise vorgenommen, wenn Provisionen gezahlt werden. Aus Steuersicht sind diese Gutschriften immer positiv. Ein Plus für den Empfänger.

Kaufmännisch jedoch werden Gutschriften auch als korrigierte oder neutralisierte Rechnungen bezeichnet, zum Beispiel im Falle einer fehlerhaften Rechnungsstellung oder wenn ein Kunde vom Rückgaberecht Gebrauch machen möchte. Hier ist der Betrag immer ein Negativbetrag. Grundsätzlich wird eine Gutschrift jedoch erteilt, wenn vertragliche Leistungen zurückgenommen werden

Eine Stornorechnung wird auch als Negierung bezeichnet. Hier wird die fehlerhafte Rechnung um die Menge der Produkte/ Dienstleistungen ausgeglichen. Originalrechnung und Storno ergeben dabei in der Summe immer Null.

Grundsätzlich handelt es sich um eine Gutschrift, wenn vertragliche Bestandteile nicht erfüllt wurden oder zurückgenommen werden müssen. So beispielsweise, wenn Sie nur eine Teillieferung erbringen konnten, ein Qualitätsmangel entstanden ist oder Rabatte nicht ausgestellt wurden. Bei einer Gutschrift liegt also keine fehlerhafte Rechnung als Grundlage vor. Ebenfalls können bei einer Gutschrift Datum und Inhalt von der Originalrechnung abweichen. Bei einer Stornorechnung nicht.

Der Gesetzgeber verbietet eine Gutschrift in Verbindung mit einer fehlerhaften Rechnung auszustellen. Das regelt das Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz. Hintergrund: eine Gutschrift erweckt den Eindruck, dass beim Kunden eine Steuerschuld besteht, da es sich um eine Rechnungsumkehr handelt. Was im Fall einer fehlerhaften Rechnung ja nicht stimmt.

Während das Korrigieren bzw. Ändern einer unbezahlten Rechnung relativ einfach ist, ist das korrekte Stornieren einer bereits beglichenen Rechnung deutlich aufwendiger. Dazu müssen Sie eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer sowie Rechnungsdatum und Verweise auf die Ursprungsrechnung (Rechnungsdatum und Rechnungsnummer der Originalrechnung) schreiben. Auf der neuen Rechnung weisen Sie den Rechnungsbetrag negativ aus. Jetzt müssen Sie noch die alte Rechnung als ungültig deklarieren. Bitte auf der Stornierung nicht den Begriff „Gutschrift“ verwenden. Besser als Titel: Stornorechnung, Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung.

Wenn Sie fehlerhafte Rechnungen nicht korrigieren, hat dies für Sie als Unternehmer schwerwiegende Folgen, denn das Finanzamt erkennt diese nicht als Betriebsausgaben an. Das bedeutet auch, dass der Vorsteuerabzug für diese Rechnung(en) nicht geltend gemacht werden kann.

Sind die in  § 14 Abs. 4 UStG  gesetzlich geregelten Pflichtangaben auf der Rechnung falsch, müssen Sie diese korrigieren. Haben Sie sich zum Beispiel bei der Produktbeschreibung vertippt, Sinn und Inhalt sind aber erkennbar, müssen Sie nicht zwangsläufig eine Korrektur schreiben. Kleinere Rechtschreibfehler führen nicht zur Ablehnung beim Finanzamt, solange nicht die Pflichtangaben betroffen sind. Wenn es sich aber zum Beispiel um die Rechnungssumme handelt, sollten Sie in jedem Fall die Rechnung stornieren bzw. die Ursprungsrechnung korrigieren. 

Teilweise kommt es auch vor, dass die Rechnungsvorlage einen Fehler enthält. In diesem Fall müssen Sie den Fehler auf der Rechnungsvorlage zunächst korrigieren und prüfen, welche Rechnungen davon betroffen waren.

Eine rückwirkende Rechnungskorrektur über das Jahr hinaus ist möglich. Die Vorsteuerabzüge können auch nachwirkend korrigiert werden. Gerade zu Jahresbeginn kann es passieren, dass Sie fehlerhafte Rechnungen aus dem Vorjahr stornieren oder korrigieren müssen. Wie lange Rechnungen nachträglich korrigiert werden dürfen, ist gesetzlich nicht festgeschrieben. Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus 2016 besagt jedoch, dass eine rückwirkende Rechnungskorrektur ohne anfallende Zinszahlungen zulässig ist.

Dauerrechnungen werden genauso behandelt, wie alle anderen Rechnungen auch. Es gibt keine besonderen gesetzlichen Anforderungen für den Umgang mit Dauerrechnungen. Sie können diese also genauso korrigieren oder stornieren wie Einzelrechnungen.