Was versteht man unter Raumkosten?

In einem Unternehmen entstehen häufig Betriebsausgaben und Kosten in Zusammenhang mit einem betrieblich genutzten Raum oder Gebäude. Diese Aufwendungen werden als Raumkosten bezeichnet. So können folgende Ausgaben Raumkosten sein:

  • regelmäßige Mietaufwendungen,
  • Kosten für Heizung,
  • Stromkosten,
  • Wassergeld,
  • Reparaturkosten,
  • Reinigungskosten und Reinigung,
  • Grundsteuer,
  • Gebäudeversicherungen,
  • Instandsetzung,
  • Schornsteinfegerkosten und
  • der Aufwand für die Hausverwaltung

Raumkosten mindern den Gewinn des Unternehmens. Voraussetzung dafür ist das Vorhandensein eines gültigen Mietvertrages. Darüber hinaus sollte auch geprüft werden, ob die Raumkosten zu 100% abzugsfähige Betriebsausgaben sind oder ob eine Korrektur aufgrund einer privaten Nutzung vorgenommen werden muss.

Welcher Räume können zu Raumkosten im Unternehmen führen?

  • Büroräume
  • Arbeitszimmer
  • Lagerräume
  • Verkaufsräume
  • kurzfristig angemietete Räume (Popup-Store oder Coworkingspace)
  • Besprechungsräume und Meetingräume
  • Behandlungsräume
  • Präsentationsräume
  • Vorbereitungsräume
  • Nebenräume wie: Küche, Toilette, Flur
     

Das Unternehmen hat zwei Räume mit einer Gesamtfläche von 200 m² per Vertrag gemietet. Der eine Raum mit einer Fläche von 50 m² wird jedoch vom Chef des Unternehmens privat genutzt. Daher können lediglich 75% der Mietaufwendungen und der Raumkosten als Betriebsausgabe gewinnmindernd geltend gemacht werden.

Fixe oder variable Kosten

Die Raumkosten können in fixe Kosten und variable Kosten geteilt werden. Zu den fixen Kosten gehören insbesondere:

  • Miete,
  • Leasing
  • Abschreibungen

Die variablen Kosten setzen sich vorwiegend zusammen aus:

  • Energie, Entsorgung
  • Raumnebenkosten
  • Steuern
  • Zinsen

Lesen Sie speziell zu folgenden Begriffen:

Welche Fehler werden hinsichtlich Raumkosten gemacht?

Fehler bei der Kalkulation von Raumkosten können für Unternehmen teuer werden. Ein häufiger Fehler besteht darin, die Kosten für Räumlichkeiten nicht vollständig zu berücksichtigen. Hierzu gehören nicht nur die Miete, sondern auch die Kosten für Heizung, Strom, Wasser und andere Nebenkosten. Darüber hinaus müssen auch die Kosten für die Einrichtung der Räumlichkeiten, wie z.B. Büromöbel oder IT-Infrastruktur, berücksichtigt werden.

Ein weiterer Fehler besteht darin, die Raumkosten nicht sorgfältig zu überwachen. In manchen Fällen kann es vorkommen, dass die Kosten für die Nutzung von Räumlichkeiten im Laufe der Zeit steigen, ohne dass dies bemerkt wird. Dies kann zu unerwarteten finanziellen Belastungen führen. Um solche Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen regelmäßig ihre Raumkosten überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Raumkosten als Betriebsausgabe absetzen

Raumkosten können in vielen Fällen als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Das bedeutet, dass sie steuerlich absetzbar sind und somit die Steuerlast des Unternehmens senken können. Um Raumkosten als Betriebsausgabe absetzen zu können, müssen sie jedoch in der Buchhaltung korrekt erfasst werden.

Buchung von Raumkosten

Die Buchung von Raumkosten erfolgt in der Regel über das Konto "Miete und Pacht". Hier werden alle Kosten erfasst, die im Zusammenhang mit der Nutzung von Räumlichkeiten anfallen. 

Darüber hinaus sind folgende Buchungskonten für Raumkosten zuständig:

  • Raumkosten
  • Leasing
  • Miete
  • Reinigungskosten
  • Instandhaltung
  • Raumnebenkosten
  • Abschreibung für betriebliche Räume
  • Betriebskosten

Der Buchungssatz für Raumkosten lautet in der Regel:

Aufwendungen für Raumkosten / Bank (oder Verbindlichkeiten)

  1. Lesen Sie sich weitere Themen zur Buchführung durch und verstehen Sie die Systematik!
  2. Sorgen Sie dafür, dass alle Belege und Ausgaben ordnungsgemäß sortiert und abgeheftet werden!
  3. Lesen Sie sich zum Beispiel auch durch, wie ein Kassenbuch geführt wird!
  4. Wenn Sie Fragen und Probleme zum Thema Raumkosten oder Buchführung haben, konsultieren Sie Ihren Steuerberater!
Bild Torsten Montag mit weißem Hemd, sitzend
Gründerlexikon-Redaktion Torsten Montag

Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.