Gründerlexikon 2.0

In einem modernen Unternehmen ist häufig vom Projektmanagement die Rede. Sprach man in der Vergangenheit noch vom Projektieren, hat sich die neue Bezeichnung recht schnell in den Branchen etablieren können. Das Projektmanagement dient im Grunde der Bewältigung einzelner Projekte.

Hierbei kann es sich um die Entwicklung neuer Produkte, aber auch um die Erweiterung der Werbeformen in einem Unternehmen handeln. Obwohl dieser Arbeitsbereich seit Jahren in Unternehmen weltweit vorhanden ist, findet man bis heute keine klassische Definierung. Grundsätzlich wird zwischen mehreren Definitionen in Bezug auf das Projektmanagement unterschieden.

Wie lässt es sich definieren?

Eine bundesweit geltende Norm beschreibt das Projektmanagement als die Gesamtheit aller Führungsorganisationen, der damit verbundenen Aufgaben, Techniken und zur Verfügung stehenden Mittel. In ihrer Gesamtheit sollen diese der Erfüllung einer Aufgabe, also eines Projektes dienen. Bei der Entwicklung neuer Werbemittel würde somit die Marktforschung genauso zum Projektmanagement zählen wie die Kalkulation der Kosten, der Einsatz der Mitarbeiter, die Entwicklung der ersten Entwürfe und die tatsächliche Umsetzung der neuen Kommunikationsmittel.

Über dem gesamten Projektmanagement steht grundsätzlich der Projektmanager. Hierbei kann es sich sowohl um den Chef eines Unternehmens oder den Abteilungsleiter als auch um eine spezielle Fachkraft handeln. Die Aufgabe des Projektleiters oder auch Managers ist es, die einzelnen Aufgaben zu überwachen und die Arbeiten zu delegieren. Somit wird beim Beispiel der Werbemittel der Entwurf des neuen Logos an einen Grafiker und die Kalkulation der Kosten an einen Controller übergeben.

Die ersten Schritte

Beim Projektmanagement handelt es sich um einen äußerst komplexen Arbeitsbereich, da es nicht nur die eigentlichen Strukturen, sondern auch alle vorhandenen Details umfasst. Um diesen Arbeitsbereich bewältigen zu können, wird das Projektmanagement in einzelne Strukturen und auch Schrittfolgen gegliedert. Zunächst erfolgt das Festlegen der eigentlichen Projektstruktur.

In diesem Schritt werden alle Arbeiten, die damit in Verbindung gebracht werden, gelistet und auch bewertet. Als Beispiel kann bei der Entwicklung neuer Werbemittel die Marktforschung, die Kundenbefragung und ein Brainstorming genannt werden.

Ein Team bilden

Im Anschluss werden alle Bereiche, die sich in der Projektstruktur wiederfinden, auf Mitarbeiter aufgeteilt. Hierbei kommt es insbesondere auf die Teambildung an. Grundsätzlich bilden alle Fachkräfte, die sich an einem Projekt beteiligen, ein Team. Für einen Projektleiter ist es jedoch schwer, ein großes Team problemlos zu überblicken. Aus diesem Grund werden weitere kleine Gruppen von Mitarbeitern gebildet, die im Projektmanagement genau definiert werden.

Der Entwurf für ein neues Logo wird demnach aus einem Team von Grafikern übernommen. Jede Gruppe wird einer Person unterstellt, die den ständigen Kontakt mit dem Projektleiter hält. Wichtig ist es, einzelne Abläufe und einfache Strukturen im Projektmanagement zu schaffen, die von Beginn an eingehalten werden.

Feste Ziele setzen

Wurden Gruppen gebildet und Aufgaben definiert, muss im Rahmen des Projektmanagements die Zielsetzung erfolgen. Sicherlich handelt es sich hierbei um den erfolgreichen Abschluss des eigenen Projektes, doch dieser ist das Hauptziel. Ein Projektmanagement erfordert jedoch auch Zwischenziele, die zum einen der Übersichtlichkeit, zum anderen aber auch dem Erfolg und der Motivation dienen. Die Zwischenziele sollten beim Projektmanagement vom Projektleiter in enger Kooperation mit den Gruppenleitern definiert werden.

Als Beispiel kann hierbei wieder die Entwicklung der Werbematerialien herangezogen werden. Der Projektleiter, zum Beispiel der Senior Art Director eines Unternehmens, setzt sich mit seinen Grafikleiter, den führenden Controllern und den ausgewählten Analysten zusammen und spricht mit ihnen einen konkreten Zeitrahmen für die einzelnen Aufgaben ab. So müssen die Maßnahmen der Marktforschung zum Beispiel in einem Zeitraum von zwei Wochen fertiggestellt werden. Die Auswertung erfolgt schließlich in der dritten Woche. Auf diese Art und Weise werden im Projektmanagement Ziele festgelegt und ein Zeitrahmen gesteckt.

Transparenz walten lassen

Das gesamte Projektmanagement muss transparent sein, denn nur so können Abläufe funktionieren und alle Mitarbeiter des Teams haben die Möglichkeit, sich effektiv einzubringen. Aus diesem Grund sollte der Plan, der zu Beginn der Arbeiten erstellt wird, jedem Mitarbeiter ausgehändigt werden. Hierbei handelt es sich sowohl um die festgelegten Ziele als auch um die einzelnen führenden Personen und Zahlen, wie zum Beispiel Kosten, die sich mit einem Projekt auseinandersetzen. Täglich liegt dieser Plan zudem an der passenden Stelle im Büro aus, sodass gegebenenfalls von Beteiligten nachgeschlagen werden kann. Bei der Transparenz von dem Projektmanagement spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Praktikanten in der Grafikabteilung oder einen alteingesessenen Buchhalter handelt. Wichtig ist es hierbei, Fairness walten zu lassen.

Jeder Mitarbeiter hat bei einem Projektmanagement eine bestimmte Aufgabe und mit dieser trägt er auch Verantwortung. Genau diese Verantwortung muss auch gegenüber den anderen Kollegen symbolisiert werden, denn nur so verhindert man bei einem großen Projekt Chaos und Zeitverschiebungen.

Quelle: