Lexikon zur Existenzgründung und Selbstständigkeit

Bereits im letzten Artikel dieser Serie haben wir gezeigt, wie wichtig Ihre Unterlagen für die professionelle Präsentation Ihres Unternehmens sind. Diesen Beitrag möchten wir nun voll den Unterlagen widmen. Doch zunächst stellt sich die Frage nach dem Transport der Unterlagen.

Ihr Aktenkoffer

Ihr Aktenkoffer gehört mit zu Ihrem Erscheinungsbild. Nutzen Sie kein veraltetes, abgegriffenes oder abgenutztes Stück, sondern besser ein modernes Modell, das sauber ist und nicht negativ auffällt. Auf dem Tisch hat der Aktenkoffer übrigens nichts verloren und sollte höchstens auf einen Stuhl gestellt werden. Denken Sie auch beim Aktenkoffer an Ihre Corporate Identity – entweder als Prägung oder als Druck sollte auf dem Koffer dezent Ihr Firmenlogo erkennbar sein. Falls diese nicht zu auffällig gewählt sind, könnten Sie Ihren Koffer sogar nach den typischen Unternehmensfarben wählen.

Da Menschen meist automatisch dorthin sehen, wo sich etwas bewegt, sollte auch der Inhalt Ihres Koffers ordentlich sein. Hier sollten weder die Unterlagen des vorhergehenden Termins herausblitzen, noch die Bild-Zeitung hervorlugen. Mehr Eindruck machen Sie, wenn sich ein Wirtschafts- oder Managermagazin zum Vorschein kommt. Tragen Sie den Koffer grundsätzlich mit der linken hat, damit die rechte Hand trocken bleibt für den nächsten Händedruck.

Unterlagen richtig handeln

Lassen Sie Ihre Unterlagen zunächst noch im Koffer. Wenn Sie sie zu früh herausholen, wird sich Ihr Gesprächspartner auf die Unterlagen konzentrieren und nicht mehr auf Sie. Falls Sie sich Notizen machen, tun Sie dies unbedingt immer so, dass der Kunde weiß, was Sie aufschreiben. Am besten ist es, wenn Sie nebeneinander sitzen und er mitlesen kann.

Legen Sie Unterlagen, die Sie für Ihre aktuelle Argumentation nicht unbedingt benötigen, beiseite, damit ihr Gesprächspartner dadurch nicht abgelenkt wird. Bedenken Sie, dass viele Unterlagen nicht von Professionalität zeugen, sondern Ihr gegenüber eher befürchtet, dass er sich durch diesen Wust an Informationen arbeiten muss. Geben Sie Ihrem Kunden stattdessen am Ende des Gesprächs die wichtigsten Unterlagen, sodass er diese in Ruhe durchsehen kann, wenn Sie gegangen sind. Alternativ können Sie ihm diese auch später mit einem nachfassenden Schreiben zusenden. Diese Unterlagen bieten zugleich auch den Aufhänger für Ihr nächstes Telefon an.

Ihre Notizen

Am besten Nutzen Sie Papier für Ihre Notizen, auf dem Ihr Firmenlogo aufgedruckt ist. Ganz besonders wirksam ist dies dann, wenn Sie dem Kunden einen Entwurf oder eine Notiz dalassen. Schreiben Sie in breiten Lettern und in einer dynamischen Art und Weise. Schreiben Sie eckig und weniger rund, verwenden Sie Druckbuchstaben. Dies wirkt auf den Kunden professionell und ausdrucksstark. haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, statt eines Kugelschreibers einen Füller zu verwenden? Auf keinen Fall sollte ein Werbekugelschreiber eingesetzt werden.
 

Quelle: