Lexikon zur Existenzgründung und Selbstständigkeit

Wer muss Bücher führen?

Ein Gewerbetreibender ist nicht automatisch auch buchführungspflichtig. DieBuchführungspflicht ist für Gewerbetreibende erst ab einem Gewinn von über 50.000,- EUR oder einem Umsatz von mehr als 500.000,- EUR bindend. Erreicht der gewerbliche Unternehmer diese Grenzen imGeschäftsjahr nicht, so kann er seinen Gewinn durch die Einnahmen – Überschuss - Rechnung (EÜR) ermitteln. Diese Gewinnermittlungsmethode ist kostengünstiger und einfacher zu erstellen. Freiberuflich tätige Unternehmer, wie beispielsweise Architekten, Unternehmensberater, Heilpraktiker, Ingenieure o.a. werden mit ihrem Gewinn bzw. ihren Umsätzen nicht diesen Grenzen unterworfen. Sie sind also nicht buchführungspflichtig und können demzufolge immer ihren Gewinn durch die Ermittlung des Überschusses der Einnahmen über die Ausgaben ableiten. Die Aufforderung zur Buchführungspflicht wird durch das zuständige Finanzamt automatisch erteilt. Es braucht also kein Gewerbetreibender ständig seinen Gewinn oder seine Umsätze überwachen und selbstständig die Gewinnermittlungsmethode wechseln.

Beginn und Ende der Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht beginnt mit der Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit. Dies kann unter Umständen bereits vor der Entstehung der Firma sein. Das Ende der Buchführungspflicht kennzeichnet die Aufgabe der gewerblichen Tätigkeit bzw. die Beendigung der Verteilung des Vermögens nach Abschluss der Liquidation, also nach der Insolvenz.

GoB - Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

In der GoB sind alle Grundsätze derBuchführung und Bilanzierung verankert, welche im Handelsgesetz niedergeschrieben stehen. Zu den wichtigsten Grundsätzen der Buchführung zählt zum Beispiel die Tatsache, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen können muss. Die einzelnen Buchungen müssen in der Entstehung und Abwicklung verfolgbar sein. Das verschleiern oder übermalen von Informationen oder Zahlen ist nicht gestattet und würde obigem Grundsatz zuwiderlaufen. Der ursprüngliche Inhalt muss immer nachvollziehbar sein.

Die Verwendung von Abkürzungen oder Symbolen ist nur dann gestattet, wenn die Bedeutung eindeutig feststeht. Es ist die deutsche Sprache und als Währung der € zu verwenden. Wird die Buchführung oder die Gewinnermittlung von einemSteuerberater durchgeführt, so braucht man sich in der Regel keine Gedanken darüber machen, ob die Vorschriften eingehalten werden. Auch mit der auf dem Markt erhältlichen Software, steht man in der Regel auf der sicheren Seite und erstellt die Buchführung im Sinne des Gesetzes.

Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungszeiträume

Der Abschluss eines Geschäftes heißt für den Gewerbetreibenden nicht gleichzeitig, dass auch sämtliche Unterlagen vernichtet werden können. Aufzeichnungen wie Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen und Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Dokumente wie empfangen oder gesendete Handels- oder Geschäftsbriefe müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Diese Pflicht ist notwendig, um dem Finanzamt im Fall einer Betriebsprüfung Beweise zu erbringen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzten Eintragungen vorgenommen worden oder in welchem die Inventare oder Bilanzen entstanden sind. Werden die auf zu bewahrenden Unterlagen maschinell gespeichert (auf CD oder anderen Bildträgern), dann müssen die entsprechenden Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden, welche zum Lesen dieser EDV – Medien notwendig sind.
 

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