Welche Auftragsverwaltung für welche Zielgruppe?

27. August 2010 in Buchführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 5 von 5 der Serie

Wir haben uns ausführlich mit drei verschiedenen Auftragsverwaltungssoftwareprodukten beschäftigt. Heute möchten wir uns noch den genauen Funktionsumfang ansehen und schließlich einige Empfehlungen darüber abgeben, welche Software für welchen Einsatzzweck am besten geeignet ist.

Der Funktionsumfang

 

Hersteller

Lexware

WISO

Billomat

Produkt

faktura+auftrag 2010

Mein Büro 2010 Standard

Tarif M
       

digitale Signatur

x

k. A.

x

individuelle Kundenpreislisten

x

x

-

Mahnwesen

x

x

-

Onlinebanking-Anbindung

x

x

-

Datenimport/-export

ASCII, DATEV

ASCII, DATEV

x

Abo-Rechnungen

x

-

x

Anbindung an MS Office

x

x

-

Paypal-Anbindung

-

x

-

individuelle Vorlagen

x

-

x

individuelle Berichte und Auswertungen

x

x

-

Umsatzsteuervoranmeldung

-

x

-

Erstellen einer EÜR

-

x

-

Rechnungsversand per Mail

x

x

x

Termin-/Aufgabenmanager

x

x

-

Lieferantenverwaltung

x

x

-

Bestellungen

x

x

-

Umwandeln von Angebot in Rechnung

x

x

x


x = ist vorhanden
- = ist nicht vorhanden
k. A. = keine Angaben vom Hersteller

Welche Software für wen?

Jedes der getesteten Softwareprodukte konnte auf einem oder mehreren Gebieten überzeugen. Dennoch sind nicht alle für dieselben Zielgruppen geeignet.

Einzelunternehmer, Freiberufler und kleine Unternehmen profitieren sicherlich von der Einfachheit der Online-Lösung von Billomat. Auch für mittelgroße Unternehmen kann das Produkt geeignet sein, wenn recht einfache Standard-Rechnungen verfasst werden und keine speziellen Funktionen erforderlich sind. WISO Mein Büro ist eine sehr gut geeignete Alternative, die durch einen größeren Funktionsumfang und dennoch eine klare Übersichtlichkeit überzeugt und somit sowohl für Einzelunternehmer als auch mittlere Unternehmen geeignet ist.

Lexware faktura+auftrag 2010 ist für sehr kleine Unternehmen nicht so gut geeignet, da viele mit der Fülle an Funktionen überfordert sind. Wer sich jedoch die Zeit nehmen möchte, um sich gut in die Software einzuarbeiten und eventuell auch eine Schulung besuchen möchte, erhält mit dem Lexware-Produkt einen fähigen Alleskönner an die Hand, der das Unternehmen auch über Jahre hinweg durch das Wachstum begleiten kann.

WISO Mein Büro 2010 – Alleskönner für Auftrag, Faktura & Co.

20. August 2010 in Buchführung by Sabine Hutter | 1 comment

Dieser Artikel ist Teil 4 von 5 der Serie

WISO Mein Büro 2010 richtet sich bewusst an kleine Unternehmen aus allen Branchen, Einzelunternehmer und auch Freiberufler. Das Unternehmen wirbt damit, dass sich gerade Gründer und Neueinsteiger in die Selbständigkeit schnell zurecht finden.

WISO Mein Büro 2010 zeigt gleich beim Einstieg in das Programm die „Heute“-Seite an, auf der alles Wichtige für den aktuellen Tag zusammengefasst ist, von Terminen über offene Bestellungen bis hin zu Mahnungen und Statistiken. So ist es leicht, den Überblick zu behalten. Rechnungen können sozusagen „interaktiv“ in das Rechnungsformular eingegeben werden, statt sie in einer Maske zu erfassen. Die Software erlaubt eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten.

Im Prinzip lässt WISO Mein Büro 2010 kaum eine Option aus, die kleine und mittlere Unternehmen für die Verwaltung ihrer Aufträge benötigen könnten. Faszinierenderweise ist es WISO dennoch gelungen, die Software übersichtlich und verständlich aufzubauen. Wichtige Funktionen sind schnell und bequem über die Menüs zu erreichen.

Vorteile

  • Die Nase vorn hat WISO Mein Büro 2010 bei der Anbindung an das Onlinebanking. So ist nicht nur der Abruf von Kontoauszügen über normale Bankkonten möglich, sondern auch eine Anbindung an Paypal und verschiedene Kreditkarten wurde mit der 2010er-Version realisiert.
  • Eine nützliche Erweiterung des normalen Funktionsumfangs einer Auftragsverwaltung ist die Verwaltung von Terminen und Aufgaben. So können nahezu alle wichtigen Details über die Geschäfte in einer Software verwaltet werden.
  • Mein Büro bietet zahlreiche Module, die über die klassische Auftragsverwaltung hinausgehen, beispielsweise die Verwaltung von Bestellungen, eine Textverarbeitung und eine Termin- und Aufgabenverwaltung. Somit erhalten die Kunden nicht nur eine Auftragsverwaltungssoftware, sondern ein Rundum-Talent für die gesamte Büroarbeit.
  • Der Einführungsassistent kann bei Bedarf beim Erkunden der Software behilflich sein. So bekommen die Kunden schneller einen Durchblick über die vielfältigen Funktionen.

Nachteile

  • Nachteilig bei WISO Mein Büro ist die Kostenpolitik des Unternehmens. So wird hier keine einmalige Gebühr für die Anschaffung berechnet, die dann bei Bedarf durch kostenpflichtige Updates ergänzt werden kann, sondern stattdessen sozusagen eine Jahresmietgebühr berechnet. Der Kaufpreis wird also genau ein Jahr später erneut fällig. Wird er nicht bezahlt, läuft die Nutzungsmöglichkeit automatisch aus. Die tragische Folge: Der Nutzer kann auf seine Daten erst wieder zugreifen, wenn er die Jahresgebühr bezahlt hat – bis dahin bleibt die Software gesperrt.
  • In der Standard-Version muss leider auf einen Großteil des Moduls „Auftragserfassung und Lieferscheine“ verzichtet werden, da es erst ab der Professional-Version verfügbar ist. Zudem fehlt in dieser Version die Möglichkeit, Formulare und Vorlagen individuell an die eigene Corporate Identity anzupassen.

Fazit

Wir finden: WISO Mein Büro 2010 ist ein gelungenes Softwareprodukt für die Auftragsverwaltung, das ebenso für Einzelunternehmer und Freiberufler als auch für kleine und mittelgroße Unternehmen geeignet ist. Man könnte das Programm also als echten Allrounder bezeichnen. Der Aufbau ist so einfach gestaltet, dass die Einarbeitung schnell geht. WISO Mein Büro 2010 sorgt also sogar für eine richtige Zeitersparnis.
 

Auftragsverwaltung so einfach wie nie mit Billomat

13. August 2010 in Buchführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 3 von 5 der Serie

Die Registrierung bei Billomat ist in wenigen Schritten erledigt. Schön übersichtlich ist das Angebot gleich auf den ersten Blick. Die so genannte Schaltzentrale zeigt kompakt die wichtigsten Informationen zu offenen und überfälligen Rechnungen, zur Umsatzentwicklung (Grafik) oder zu offenen Angeboten.

Billomat beschränkt sich aber in jeder Hinsicht immer auf die einfachste Variante der Auftragsverwaltung ohne unnötigen Schnick-Schnack. Kunden- und Artikelstammdaten können erfasst werden, Angebote werden angelegt, Rechnungen erstellt und schließlich die Zahlungseingänge zugeordnet.

Von den anderen Softwareprodukten, die Gegenstand dieses Tests sind, hebt sich Billomat allerdings durch das Zeiterfassungstool mite ab. Wer sich dort registriert, kann seine Zeiten, die für Aufträge anfallen, erfassen und automatisch in Rechnungen in Billomat einfließen und abrechnen lassen.

Vorteile

  • Der Wechsel zwischen den einzelnen Billomat-Tarifen ist einfach – so bleibt man flexibel. Das ist sehr wichtig, da in den einzelnen Paketen die Anzahl der Rechnungen und Angebote, die pro Monat geschrieben werden können, beschränkt ist.
  • Billomat hat sich bei der Gestaltung des Programms auf die wesentlichen Funktionen einer Auftragsverwaltung beschränkt. Das führt zwar zu einem geringeren Funktionsumfang, allerdings auch zu einem Maximum an Übersichtlichkeit.
  • Trotz der Einfachheit der Software können zahlreiche Einstellungen und Vorlagen gemäß der eigenen Vorstellungen und Bedürfnisse angepasst werden. Bei Bedarf kann Billomat so also doch im Rahmen der Möglichkeiten recht flexibel genutzt werden.
  • Es können mehrere Nutzer angelegt werden, sodass beispielsweise der Steuerberater oder die Buchhaltungsfachkraft Zugriff auf die in Billomat gespeicherten Daten erhalten können.
  • Ein großer Vorteil von Billomat ist sicherlich die Zeitersparnis, die durch die einfache und unkomplizierte Bedienung des Systems entsteht. Wo andere Systeme durch nicht nachvollziehbare Prozesse und ein nahezu überladenes Bild Pluspunkte verlieren, kann Billomat Boden gut machen.

Nachteile

  • Der Speicherplatz ist begrenzt. Im Tarif M können nur 100 MByte gespeichert werden.
  • Der Funktionsumfang ist im Vergleich zu unseren anderen zwei getesteten Softwareprodukten nicht der Rede wert. Es können zwar Kundenstammsätze angelegt und verwaltet werden, aber nützliche Funktionen wie individuelle Kundenpreislisten oder abweichende Liefer- und Rechnungsanschriften fehlen.

Fazit

Wir finden: Billomat ist eine gelungene Auftragsverwaltung, die sich vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen lohnen könnte. Auch Freiberufler werden in Billomat eine Variante finden, die einfach und komfortabel genutzt werden kann. Wer jedoch erhöhte Anforderungen an seine Auftragsverwaltung stellt und auch weiterführende Funktionen benötigt, wie beispielsweise ein anständiges Mahnwesen oder diverse Auswertungsfunktionen über Artikel und Kunden, wird wahrscheinlich mit Billomat nicht glücklich werden. Dennoch ein gutes Tool, das wir für eine einfache Auftragsverwaltung durchaus empfehlen können.
 

Buchhaltungssoftware oder Software für Gehaltsabrechnung gesucht?

12. August 2010 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Marktübersicht für kaufmännische Software auf www.Rechnungswesen-Portal.de

Die Auswahl einer geeigneten Software für ihr Rechnungswesen kann sehr zeitaufwendig und kostenintensiv sein. Dies vor allem vor dem Hintergrund, dass der Markt für kaufmännische Software kaum überschaubar ist und sich ständig weiterentwickelt.

Dies war der Ausgangspunkt für die Redaktion von Rechnungswesen-Portal.de, ein Verzeichnis mit möglichst allen Anbietern in diesem Softwaresegment zu schaffen. Um den Softwaresuchenden die Vorauswahl zu erleichtern, wird jedes Softwareprodukt mit einer umfangreichen Beschreibung, Produktbroschüren, Case-Studies und Screenshots vorgestellt. Ein einheitlicher vom Softwareanbieter ausgefüllter Fragebogen mit den für den Kauf relevanten Kriterien erlaubt einen direkten Vergleich der Anbieter. In Verzeichnissen untergliedert sind derzeit über 50 Anbieter von Buchhaltungssoftware oder anderen kaufmännischen Software-Lösungen. Über eine Datenbankabfrage kann mit den wichtigsten Kriterien eine grobe Vorauswahl erstellt werden.

Wer nicht selbst nach einer Software suchen möchte, kann seine Anforderungen an die von ihm gewünschte Software formulieren und eine Ausschreibung erstellen. Kaufinteressierte erreichen somit auf einen Schlag die gesamten im Softwareverzeichnis vertretenen Anbieter. Auf Wunsch kann dieser Service auch anonym erfolgen. D.h. die Redaktion von Rechnungswesen-Portal.de gibt die Kontaktdaten des Ausschreibenden nicht an die Softwareanbieter weiter, eingehende Angebote werden gesammelt an den Ausschreibenden weitergeleitet und Rückfragen gesammelt mit den Anbietern geklärt. Das dies viel Zeit sparen kann, liegt auf der Hand.

Mit diesem Service verfolgt das Team von reimus.NET das Ziel einen möglichst transparenten Marktplatz für Angebote aus dem Rechnungswesen und Controlling- Bereich zu schaffen, konsequent weiter. Für Interessenten an einer Controlling- Software steht mit gleicher Funktionalität wie beim Rechnungswesen-Portal auch das Controlling-Portal (www.Controlling-Portal.de) zur Verfügung.

Direktlink zum Softwareverzeichnis: http://www.rechnungswesen-portal.de/Marktplatz/Software/

Lexware faktura+auftrag 2010 – Rundum-Sorglos-Paket?

6. August 2010 in Buchführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 2 von 5 der Serie

Die Installation von Lexware faktura+auftrag geht einfach und schnell vonstatten. Sobald die Software gestartet ist, kann die Software entweder mit einem Testmandanten genauer unter die Lupe genommen werden oder mit dem Eingeben der Firmendaten begonnen werden. Der erste Blick in der Software gilt der Startseite. Von hier aus lassen sich zentral die wichtigsten Teilbereiche der Software aufrufen. Sie kann außerdem noch nach Bedarf mit weiteren zentralen Funktionen ergänzt werden, sofern gewünscht. Es können mehrere Funktionen parallel ausgeführt werden, zwischen denen dann problemlos schnell hin- und hergeschalten werden kann. Obwohl die Software nahezu unzählig viele Funktionen bietet, ist sie überraschend übersichtlich.

Das wichtigste Menü ist natürlich die Auftragsverwaltung. Über dieses Menü können direkt alle möglichen Auftragsarten abgewickelt werden wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Sammel- und Abschlagsrechnungen und Bestellungen. Die zur Verfügung gestellten Listen können individualisiert werden und durch gewünschte Felder erweitert werden. Auch das Filtern und Sortieren ist bequem möglich.

Vorteile

  • Die Software hat einen riesigen Funktionsumfang. Neben der normalen Auftragsverwaltung ist natürlich auch die Verwaltung der Stammdaten für Artikel, Kunden und Lieferanten möglich. Die Berichtszentrale ermöglicht den Druck vieler Statistiken und Listen.
  • Es ist eine vollwertige Anbindung an MS Office vorhanden.
  • faktura+auftrag kann bei einer Expansion des Unternehmens problemlos mit anderen Lexware Produkten wie im Baukasten-System erweitert werden.

Nachteile

  • Da die Software sehr umfangreich ist, kann es für Einsteiger schwierig sein, sich einzuarbeiten. Wer ein einfaches System sucht, bei dem er sich innerhalb weniger Minuten einigermaßen zurechtfindet, ist mit Lexware faktura+auftrag wahrscheinlich nicht so gut bedient.
  • Der Service kann recht penetrant werden, da mindestens einmal im Jahr unaufgefordert ziemlich teure Updates zugesandt werden und auch ständig Werbung für Schulungen und ähnliches ins Haus flattert.
  • Ein wirkliches Mahnwesen ist nicht enthalten. Dieses ist Teil der Buchführungssoftware von Lexware.

Fazit

Wir finden: Lexware faktura+auftrag ist eine hervorragende Software, die nahezu alle Funktionen bietet, die das Unternehmerherz begehrt. Vor der Anschaffung sollten Sie sich allerdings darüber im Klaren sein, dass die Fülle an Möglichkeiten manchmal auch undurchsichtig sein kann und der Überblick etwas leidet. Dennoch handelt es sich dabei um ein absolut empfehlenswertes Produkt, das ein sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis bietet. Es ist das perfekte Instrument für Kleinunternehmer mit gesteigerten Anforderungen und mittlere Unternehmen.
 

Welche Software für die Auftragsverwaltung ist am besten?

30. Juli 2010 in Buchführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 1 von 5 der Serie

Die meisten Selbständigen befinden sich regelmäßig in der schönen Situation, Rechnungen schreiben zu dürfen. Wer nur zwei oder drei große Kunden hat, wird kein Problem damit haben, hier den Überblick zu behalten. Je mehr Einzelkunden jedoch im Laufe der Zeit hinzukommen, desto größer wird der Aufwand für die Verwaltung der Rechnungen.

Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem eine notdürftig mit Word oder Excel erstellte Rechnung nicht mehr ausreicht. Ist es Ihnen auch schon einmal passiert, dass Sie unbezahlte Rechnungen übersehen haben, weil Sie Ihre offenen Posten nicht regelmäßig überprüfen und kein anständiges Mahnwesen etabliert haben? Kommt es vielleicht auch öfters vor, dass Sie mit leichten Kopfschmerzen an Ihre Büroarbeit denken? Dann ist es auch für Sie Zeit geworden, sich ernsthaft Gedanken über eine professionelle Fakturierungssoftware zu machen.

Was eine Auftragsverwaltung kann (und was sie nicht kann)

Nun, diese Frage ist natürlich leicht beantwortet: Sie kann Rechnungen schreiben. Wie unterschiedlich jedoch der Funktionsumfang der verschiedenen Softwareprodukte sein kann, werden wir später im direkten Vergleich auch noch sehen. Die meisten Softwareprodukte bieten eine Vielzahl weiterer Funktionsbereiche, zum Beispiel:

  • Verwaltung von Bestellungen
  • Erstellen von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften
  • Stammdatenpflege für Kunden, Lieferanten und Artikel
  • Mahnwesen
  • Berichtswesen

Eine reine Auftragsverwaltung ist allerdings gewöhnlich nicht in der Lage, eine vollständige Buchführung zu leisten. Manche Produkte verfügen über ein Modul, mit dem eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt werden kann. Für so manchen Kleinunternehmer kann dies bereits eine Komplettlösung darstellen. Allerdings können damit keine Bilanzen oder Umsatzsteuervoranmeldungen erstellt werden.

Welchen Funktionsumfang Sie benötigen, kann Ihnen niemand beantworten. Dies hängt von mehreren Kriterien ab. Eine Rolle spielt beispielsweise die Frage, wie viele Kunden vorhanden sind oder angestrebt werden. Auch die Komplexität der Rechnungen ist wichtig. Und natürlich auch die Unternehmensform/-größe sollte einbezogen werden.

Die Preise unserer Anbieter im Test

Unsere folgende Tabelle zeigt Ihnen, welche Kosten Sie für die verschiedenen Softwareprodukte einplanen müssen:

Hersteller

Lexware

WISO

Billomat

Produkt

faktura+auftrag 2010

Mein Büro 2010 Standard

Tarif M
       

Einmalige Anschaffung (inkl. USt)

109,90 Euro

--

--

Preis/Jahr (inkl. USt)

--

99,95 Euro

108,00 Euro

Update  Preis (inkl. USt)

79,90 Euro

--

--

Liquidität für Unternehmen durch Factoring Select

29. Juli 2010 in Buchführung by Evelyn Brandies | No comments

Factoring gewinnt seit vielen Jahren als Finanzierungsmodel nachhaltig an Bedeutung. Dennoch scheuen sich manche Unternehmer Factoring zu nutzen. Einerseits ist das Antragsverfahren ein komplexer Ablauf, andererseits herrscht oft Unsicherheit über die Akzeptanz beim Debitor. Oft möchte der Unternehmer auch situativ, je nach Liquiditätsbedarf, entscheiden, wann er vom Rechnungsankauf Gebrauch machen möchte. Dies ist im klassischen Factoring leider so nicht möglich und hindert einige Unternehmen daran sich mit der Nutzung von Factoring auseinander zu setzen.

Der Ankauf beim Factoring-Select erfolgt rein auf Basis der Bonität/ Rückversicherungsfähigkeit von Debitor und Kreditor. Die für die Beantragung übliche Betriebsprüfung (Audit), das Einreichen von Bilanzen und BWA sind nicht erforderlich. Auf Grund dieses sehr schlanken Antragsverfahrens kann in der Regel eine Vertragszusage innerhalb von 2-3 Tagen, nach Antragstellung und Prüfung des Limits erfolgen.

Vorfinanzierungszeitraum

Die Vorfinanzierung erfolgt für einen Zeitraum von bis zu 90 Tagen, bei einer sofortigen Auszahlungs-Quote in Höhe von 80 %. Den Einbehalt i.H.v. 20 % zahlt der Factor nach Rechnungsbegleichung des Debitors aus. Sollte der Debitor nicht zahlen können, beinhaltet das Factoring Select eine Forderungs-Ausfallversicherung. Der Unternehmer hat keine Andienungspflicht, keinen Mindestumsatz und kann Factoring Select jederzeit in ein „klassisches Factoring“ umwandeln.

Im Falle eines Rechnungsankaufes faxt der Unternehmer lediglich die anzukaufende Rechnung an den Factor. Dieser gibt ein Kaufangebot mit Angabe der ALL IN Gebühr auf Basis der Finanzierungslaufzeit ab, der Unternehmer nimmt das Angebot an, worauf der Factor die Auszahlung veranlasst. Somit ist ein sehr einfaches Handling, bei einem Höchstmaß an Flexibilität gewährleistet.

Audits entfallen

Auch die bei vielen Gesellschaften üblichen jährlichen 1-2 Audits (Kosten 750 € – 1.500 € pro Audit) entfallen. Die Gebühren (inkl. Zins und Forderungsausfallversicherung) starten bei 2,70 % und richten sich nach der Finanzierungsdauer. Bei entsprechenden Skontoerträgen im Materialeinkauf lässt sich Factoring Select nahezu kostenneutral darstellen.

Factoring Select ist somit das ideale Instrument ein Factoring hinsichtlich des Ablaufs und der Kundenakzeptanz bei ausgesuchten Debitoren „anzutesten“, bevor der gesamte Umsatz ins Factoring gebracht werden soll. Zielgruppe sind alle wachstumsorientierte Unternehmen aus Handel, Handwerk, Produktion und Dienstleistung.

Dieser Artikel wurde zur Verfügung gestellt von  www.factoring-mittelstand.de

Im Internet buchen, online Buchhaltungssoftware im Vergleich

6. Mai 2010 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Für die meisten Unternehmer und Existenzgründer sehr befremdlich und gewöhnungsbedürftig, Buchführung selber machen sowieso, aber dann noch im Internet? Die meisten kennen es wie folgt:

  1. Man sucht im Internet nach irgend einem Testbericht oder Vergleich.
  2. In den meisten Fällen findet man nicht aussagekräftige und fremd klingende Werbetexter. Hier entsteht schon mal der erste Frust.
  3. Nun sucht der Unternehmer direkt nach einer Buchführungssoftware.
  4. Da er ja nicht weiß, was gut oder schlecht ist, möchte er sein Geld nicht falsch investieren und sucht gleich nach irgend einem kostenlosen Buchhaltungsprogramm, welches man sofort downloaden und als so genannte Freeware auf dem eigenen Computer installieren kann.
  5. Dieses Programm ist selbstverständlich in den Funktionen sehr beschränkt, manchmal auch in der Nutzungsdauer, so dass nur 30 Tage getestet werden kann oder maximal 300 Buchungssätze angelegt und verarbeitet werden können. Das ist für einen Unternehmer selbstverständlich bei weitem zu wenig und für die künftige Arbeit nicht brauchbar.
  6. Frustration und Ärger über dieses deutsche Buchführungssystem und das Finanzamt macht sich breit.
  7. Der Unternehmer geht wieder auf die Suche, diesmal vielleicht über die Stiftung Warentest oder er fragt einen anderen Unternehmer, der natürlich auch nicht genau Bescheid weiß und selbst auch gar keine Ahnung von Buchführung hat. Er bekommt aber trotzdem eine Antwort mit irgend einem Programm, welches er aus fachmännischer Sicht überhaupt nicht einschätzen kann. Aber das Ziel liegt nun deutlich näher als ohne diesen eigentlich geistlosen und nicht aussagekräftigen Rat des befreundeten Unternehmers.
  8. Nun wird dieses Programm im Fachhandel gekauft und gleich zuhause installiert.
  9. Selbstverständlich kann man damit auch nicht das alles machen, was man von einem Buchführungsprogramm erwartet hat oder was die Tätigkeiten eines Unternehmers mit sich bringen. Zum Beispiel Rechnungen schreiben, Mahnungen versenden oder Angebote erstellen. Das Geld war eigentlich auch falsch investiert. Wieder macht sich schlechte Laune breit und der Hass auf den undurchsichtigen Markt, vielleicht auch auf den befreundeten Unternehmer (der hat das sicher mit Absicht gemacht) steigt.
  10. Letztlich bleibt der Gang zum Steuerberater, denn damit hat man mit Software, Buchführung, Sortieren von Belegen und vor allem der Einhaltung der deutschen Gesetze und der noch komplizierteren Bürokratie nichts mehr zu tun. Dafür bezahlt man eben einen etwas höheren Preis, als man ihn anteilig für eine entsprechende Software monatlich bezahlt hätte. Man kann aber nun endlich das machen, weswegen man sich selbstständig gemacht hat: Aufträge annehmen, Kunden zufrieden stellen, Rechnungen schreiben, sich einen guten Namen aufbauen, um noch mehr Aufträge annehmen zu können.

Läuft es nicht immer so? Selbst bei mir als gelernter Steuerfachangestellter, der jahrelang mit der Software der Datev gearbeitet hat und diesbezüglich sehr verwöhnt wurde, stellten sich zu Beginn meiner Selbständigkeit diese Probleme ein. Ich konnte die Datev Software nicht weiter nutzen, selbst wenn ich das Geld dazu gehabt hätte. Dies bleibt nur den der Datev angeschlossenen Steuerberatern offen. Ich war kein Steuerberater, konnte also nur eine sehr abgespeckte Lightversion der Datev (Rechnungswesen Compact) über meinen Steuerberater (bisherigen Arbeitgeber, der Steuerkanzlei) beziehen. Diese Software konnte vieles, jedoch nicht das was ich eigentlich als versierter Unternehmer und buchführungserfahrenen Gründer benötigte, meine Steuererklärungen (Umsatzsteuererklärung) sowie den Jahresabschluss zu erstellen.

Also wechselte ich das System und probierte innerhalb der letzten fünf Jahre circa drei verschiedene Produkte unterschiedlichen Herstellers aus. Darüber habe ich in der Serie mit dem Titel Vergleich von Buchführungsprogrammen berichtet. Dabei habe ich tabellarisch Buchhaltungsprogramme in unterschiedlichen Preisklassen vorgestellt, welche unterschiedliche Aufgaben erledigen oder eben auch nicht.

Buchführung online erstellen?

Ich habe in der oben genannten Serie nicht auf die immer bekannter werdende Form von Buchführung geachtet. Mit SaaS-Lösungen (Software as a Service) wird es in Zukunft immer populärer und interessanter, Software nicht zu kaufen und daheim zu installieren, sondern sie zu mieten und monatlich zu bezahlen. Hat den Vorteil, dass man sich nicht um Updates, rechtliche Aktualisierungen oder Programmfehler kümmern muss, sondern die Software einfach nach belieben nutzt, Daten eingibt und erfasst sowie abspeichert. Die Wartung, Sicherheit und Datenspeicherung übernimmt der Anbieter. Das spart sehr viel Zeit und kostet zu unserer Überraschung weitaus weniger, als wir erwartet hatten.

Einen Vergleich von Unternehmen, welche derzeit Buchhaltungssoftware online vermieten steuerberaten.de geführt und uns exklusiv zur Verfügung gestellt. Wir möchten es nicht versäumen, auch den Lesern unseres Angebots diesen sehr interessanten Testbericht für Buchhaltungssoftware vorzustellen.

Hier ein kleiner Auszug der getesteten Anbieter. Steuerberaten.de unterscheidet prinzipiell in Software für Kleinunternehmer und Software für große Unternehmen und den Mittelstand. SaaS-Lösungen für Kleinunternehmer werden teilweise sogar zum Nulltarif angeboten, die restlichen Produkte für größere Firmen für monatlich weniger als 50 €. Das ist aus unserer Sicht phänomenal. Steuerberaten.de bietet darüber hinaus auch Hilfestellung und Support für derartige SaaS-Lösungen an. Man nennt es dort sehr treffend betreutes Buchen, was bei mir sofort ein schmunzeln auf die Lippen zaubert, da ich bei diesem Wortspiel an betreutes Wohnen denken muss.

Aber nun genug geschrieben, lesen und testen sie einfach selbst:

online buchhaltung

Quelle: steuerberaten.de

Übernachtungen im Hotel ab sofort mit 7% Umsatzsteuer

3. März 2010 in Buchführung by Sabine Hutter | No comments

Seit dem 1. Januar 2010 werden Hotelübernachtungen mit dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent besteuert. Nach den monatelangen Forderungen ging die deutsche Regierung dabei auf die Wünsche der meisten Hoteliers ein. Was jedoch anfänglich eine weitere Entlastung darstellte, entwickelt sich mehr und mehr zum deutlichen Mehraufwand für Unternehmer. Letztlich müssen Hoteliers und Betreiber einer Pension darauf achten, dass ausschließlich Übernachtungen mit dem ermäßigten Steuersatz ausgestattet werden. Wellnessangebote, Frühstück und andere Verpflegungsleistungen müssen weiterhin mit 19 Prozent Umsatzsteuer geführt werden.

Welche Leistungen werden mit 19 Prozent versteuert?

Durch den ermäßigten Steuersatz für Hoteliers und Pensionsbetreiber stellen sich für Unternehmer in dieser Branche immer mehr Fragen. Demnach muss darauf geachtet werden, dass die Mehrzahl der Leistungen, die ein solcher Betrieb anbietet, auch weiterhin mit 19 Prozent besteuert werden muss. Ausschließlich Übernachtungen, die von Kunden in Anspruch genommen werden, sind von der ermäßigten Umsatzsteuer betroffen.

Der Umgang mit unterschiedlich hoch besteuerten Leistungen

Wenn Hotels und Pensionen Leistungspakete an den Kunden verkaufen, müssen sie bei der Rechnungslegung darauf achten, dass die einzelnen Leistungen mit den richtigen Steuersätzen ausgewiesen werden. Nimmt ein Kunde zum Beispiel zwei Übernachtungen mit Halbpension und einen Konferenzraum für einen Tag in Anspruch, müssen auf der Rechnung des Hotels zwei Steuersätze zu finden sein. Während sich die Umsatzsteuer von 7 Prozent ausschließlich auf die Übernachtung bezieht, müssen alle anderen Leistungen mit 19 Prozent besteuert werden.

Durch die neue Gliederung der Rechnungen entsteht für Unternehmer der Branche ein deutlicher Mehraufwand, der sich insbesondere bei der Rechnungslegung, aber auch bei der Angebotserstellung zeigt. Dieser Mehraufwand muss als deutlicher Nachteil für die Unternehmen gewertet werden.

Die Vorteile für Unternehmer

Obwohl die Nachteile der Steuerermäßigung in diesen Tagen zahlreichen Betrieben zu schaffen machen, darf nicht vergessen werden, dass durch diese auch Vorteile entstehen. An erster Stelle muss dabei der höhere Gewinn für Hotels und Pensionen genannt werden. Letztlich müssen die Betriebe weniger Steuern an das Finanzamt abführen und können dadurch ihren Gewinn erhöhen.

Quelle: http://www.selbststaendigentipps.de

Liquidität – eine planbare Größe

24. Januar 2010 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Existenzgründer haben häufig in ihrer Gründungsphase das Problem, das zwar anfängliche Investitionen finanziert wurden, jedoch das Geld für das laufende Geschäft nicht vorhanden ist. So fällt es dem Gründer dann schwerer, Material, Waren oder Mieten pünktlich zu bezahlen. Die Folge sind Mahnungen, Mahngebühren und -zinsen. Diese Aufwendungen belasten die angeschlagene Liquidität des Unternehmens zusätzlich.

Aber was ist überhaupt Liquidität eines Unternehmens?

Vereinfacht ausgedrückt kann man sagen, dass die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens Liquidität darstellt und somit die Fähigkeit künftig fällige Verbindlichkeiten zahlen zu können. Liquidität bekommt man nicht rein zufällig, sondern sie muss vorsätzlich geplant und kontrolliert werden. Zunächst ist dazu die möglichst exakte Ermittlung der künftigen Ein- und Auszahlungen nötig. Diese Daten müssen nach ihrer Fälligkeit sortiert werden. In einer so genannten Liquiditätsrechnung kann dann über einen Zeitraum von 12 Monaten eine Liquiditätsplanung vorgenommen werden. In dieser Planung werden unabhängig von handels- oder steuerrechtlichen Hintergründen die tatsächlichen Zu- und Abflüsse des Unternehmens aufgezeichnet. Zur optimalen Planung zählt auch die Analyse künftig anfallender Kosten. So zum Beispiel ist es notwendig Produktionsvorhaben hinsichtlich Material- oder Personalaufwand planen und somit für die Liquiditätsrechnung berücksichtigen zu können. Darüber hinaus sollte der Existenzgründer auch einmalige Zahlungen, wie beispielsweise jährlich fällige Versicherungsbeträge oder jahresendfällige Zinsbelastungen, bei der Planung nicht vergessen. Ein bedeutender Faktor der Liquiditätsrechnung und -planung stellt die Überwachung der Zahlungsziele dar. Der Unternehmer muss bei der Liquiditätsplanung die ihm eingeräumten Zahlungsziele, aber auch die von ihm gewährten Zahlungsziele berücksichtigen. Nur so ist eine korrekte, zeitlich richtig eingeordnete Erfassung der Zahlungsein- und ausgänge möglich. Bei umsatzsteuerpflichtigen Existenzgründern muss in der Liquiditätsplanung auch die Umsatz- bzw. Vorsteuer beachtet werden, da diese dem Unternehmen ebenfalls ab- bzw. zufließt und somit die Liquidität beeinflusst.

Was kann ein Unternehmer tun, um seine Liquidität zu verbessern?

Zunächst besteht die Möglichkeit, einen Kontokorrentkredit bei der Hausbank zu beantragen. Dabei sollte jedoch beachtet werden, dass dieser nur für eine kurzfristige Überbrückung der Zahlungsfähigkeit genutzt werden soll. Existenzgründer sollten nach der Finanzierungsregel handeln und langfristiges Vermögen nur durch langfristiges Kapital finanzieren. Das Anlagevermögen eines Unternehmens (PKW, Maschinen, Grundstücke oder Gebäude) sollte also durch Eigenkapital oder langfristiges Fremdkapital finanziert werden. Kontokorrentkredite sind für solche Finanzierungen ungeeignet, da sie nicht auf derartige Laufzeiten konzipiert wurden und dem Unternehmen somit teuer zu stehen kommen. Eine Liquiditätslücke kann auch durch dem Leasing geschlossen werden. Durch das Mieten von Betriebsmitteln ist eine Darlehensaufnahme nicht nötig. Darüber hinaus können auch steuerliche Vorteile das Leasing für Unternehmer attraktiver machen. Allein die Tatsache viele Forderungen gegenüber seinen Kunden zu haben macht ein Unternehmen nicht reich. Es ist notwendig diese Forderungen in Barvermögen umzuwandeln. Für diese Zwecke existiert das so genannte Factoring. Dabei werden Forderungen gegen eine Gebühr von anderen Firmen gekauft. Derartige Angebote sollten jedoch von einem Fachkundigen geprüft werden.

Vorkehrungen treffen, um nicht in eine Liquiditätsfalle zu geraten

Da seit einiger Zeit die Zahlungsmoral von deutschen Unternehmen stetig sinkt, ist das Vorhaben eines Existenzgründers, seine Liquidität zu verbessern nicht unbedingt leicht. Der Existenzgründer sollte vor dem Eingehen einer geschäftlichen Beziehungen die Liquidität des Geschäftspartners prüfen. Dies kann über die Hausbank oder so genannte Inkassounternehmen geschehen. Die Zahlungsbereitschaft der Kunden kann über die Gewährung eines Skontos erhöht werden. Es sollte stets ein konkretes Zahlungsziel auf den Rechnungen vermerkt sein. Die regelmäßige Überwachung der Zahlungsein- und ausgänge gehört ebenso zu den Voraussetzungen einer ordentlichen Liquiditätsplanung wie die Einrichtung eines funktionierenden Mahnwesens.

Die eigene Liquidität überprüfen

Um die Liquidität eines Unternehmens zahlenmäßig überprüfen zu können, ist die Berechnung von Liquiditätsgraden nötig. Liquiditätsgrade können in drei Stufen gegliedert werden. Die Liquiditätsgrade ermittelt sich folgendermaßen, wobei die kurzfristigen Verbindlichkeiten alle Schulden eines Unternehmens mit einer Laufzeit von bis zu einem Jahr darstellen.

Liquidität 1. Grades

flüssige Mittel (Bank, Kasse)
---------------------------------------   x 100%   
kurzfristige Verbindlichkeiten

Die Liquidität 1. Grades sollte bei 30 bis 50 % liegen, sodass im besten Fall die Hälfte der kurzfristigen Verbindlichkeiten des Unternehmens durch Kassen- und Bankbestände abgedeckt werden können.

Liquidität 2. Grades

flüssige Mittel + kurzfristige Forderungen
--------------------------------------------------------   x 100% 
kurzfristige Verbindlichkeiten

Der zweite Grad der Liquidität sollte deutlich größer als 100 Prozent sein. In dieser Stufe werden neben den Barmitteln auch die eigenen Forderungen berücksichtigt.

Liquidität 3. Grades

gesamtes Umlaufvermögen
---------------------------------------   x 100%
kurzfristige Verbindlichkeiten

Der letzte Grad der Liquidität sollte über 200 % liegen, was jedoch nur bei Unternehmen sinnvoll erscheint, welche Vorratsvermögen besitzen. So zum Beispiel ein Großteil der eBay – Händler. Anhand der Liquiditätsgrade des Unternehmens, kann festgestellt werden, ob die Liquidität der Firma ausreichend ist oder verbesserungswürdig.

Die Mindestbestandteile einer Rechnung

20. Dezember 2009 in Buchführung by Sabine Hutter | No comments

Eine Rechnung ist der typische und immer wiederkehrende Beleg in jeder Buchhaltung. Damit diese als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann, muss lediglich die betriebliche Veranlassung begründet werden können. Doch wer nun noch die Umsatzsteuer aus der Rechnung ziehen will, sollte bestimmte Mindestbestandteile überprüfen.

Unterschieden wird dabei in Kleinbetragsrechnungen, die unter 150 Euro Gesamtbetrag ausweisen, und herkömmliche Rechnungen, die über diesem Betrag liegen. Je nach Art der Rechnung werden unterschiedliche Bestandteile vom Gesetzgeber verlangt.

Die Kleinbetragsrechnung und ihre Bestandteile

In einer Kleinbetragsrechnung sind die Formvorschriften nicht ganz so starr festgelegt. Es müssen jedoch einige Punkte auf jeden Fall erfüllt werden, um diese Rechnungen auch umsatzsteuerlich berücksichtigen zu können. Zum einen müssen die vollständige Anschrift, sowie der Name des Rechnungsstellers enthalten sein. Das Ausstellungsdatum der Rechnung ist ebenfalls zwingend erforderlich. Hinzu kommt die Auflistung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen mit genauer Bezeichnung und Menge.

Der Bruttobetrag der Rechnung muss ebenfalls angegeben sein. Ein entsprechender Hinweis darauf, welcher Steuersatz angewendet wurde, muss ebenfalls erfolgen. Bei Blumen sind es beispielsweise sieben Prozent, bei Büroausstattung 19 Prozent. Sofern der Rechnungssteller die Umsatzsteuer nicht ausweisen muss, was insbesondere bei Existenzgründern und Kleingewerbetreibenden häufiger der Fall ist, muss ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung erscheinen.

Bestandteile einer Rechnung über 150 Euro

Eine Rechnung, die mehr als die 150 Euro Rechnungsbetrag aufweist, muss zusätzliche Bestandteile beinhalten. Hierzu zählen wieder Name und Anschrift des Ausstellers in vollständiger Form. Des Weiteren muss die Steuernummer auf der Rechnung vermerkt sein, alternativ ist auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer möglich, sofern vorhanden. Eine fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer ist ebenfalls Pflicht auf einer solchen Rechnung.

Des Weiteren werden Angaben zu Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen benötigt. Zudem ist ein Liefertermin zwingend erforderlich. Abgesehen davon sind die Netto-Beträge, die einzelnen Steuersätze, die Bruttobeträge und eventuell vorhandene Minderungen wie Rabatte auf der Rechnung zu vermerken. Neben dem Steuersatz muss auch der Steuerbetrag auf der Rechnung erscheinen. Sollte keine Steuer ausgewiesen werden, muss ein entsprechender Vermerk auf der Rechnung zu finden sein. Sofern Lieferungen oder Leistungen erfolgen, die mit einer Immobilie bzw. einem Grundstück in Zusammenhang stehen, muss ein Vermerk auf der Rechnung zu finden sein, die bei Nichtunternehmern auf die Aufbewahrungspflicht hinweist.

Quelle: http://www.betriebsausgabe.de

Der 360 Grad-Blick auf die Existenzgründung

19. November 2009 in Buchführung, Businessplan, Checklisten und E-Books by JWassink | No comments

Existenzgründer müssen neben einer zündenden Geschäftsidee auch bei den kaufmännischen Abläufen punkten. Denn ohne einen gewissen Grad an betriebswirtschaftlichem Know-how wird auch die beste Idee nicht erfolgreich sein. Wir geben Ihnen 7 Tipps, auf die Sie bei der Wahl einer kaufmännischen Lösung achten sollten.

 

Endlich auf eigenen Beinen stehen! Kein Chef, der einen zu Überstunden verdonnert, sondern man selbst verschiebt den Feierabend auf später. So sehen Vorstellung und gleichzeitig Realität vieler Existenzgründer aus. Ein eigenes Unternehmen führt meist zu einem radikalen Lebenswandel. Nach der zündenden Geschäftsidee und einem überzeugenden Businessplan fangen die Herausforderungen nämlich erst an. Behördengänge, Papierkram mit Verbänden und "nebenbei" Kunden gewinnen und Aufträge generieren.

 

Damit nach dem Anstoß nicht gleich der Abpfiff kommt, müssen neben einem Top-Produkt oder einer klasse Dienstleistung aber auch die notwendigen Prozesse im Hintergrund stimmen. Dass heißt, dass auch so ungeliebte Themen wie die Buchhaltung und die kaufmännischen Abläufe professionell erledigt werden müssen: von der Angebotserstellung und Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnung und gegebenenfalls Mahnung müssen diese Abläufe bei der Existenzgründung reibungslos funktionieren. Andernfalls ist schnell Ebbe in der Kasse und die Gründung gescheitert.

Nur wer also einen 360 Grad-Blick auf sein Unternehmen hat, behält den Überblick und somit auch seine Kunden. Denn die fachliche Kompetenz kann noch so groß sein: wenn Angebote auf sich warten lassen oder Rechnungen mehrmals versendet werden, sind die Kunden schnell verärgert.

  

Kundendaten und betriebswirtschaftliche Kennzahlen auf einem Blick

 

Doch wie kann man die Vielzahl an buchhalterischen Abläufen vernünftig managen? Konfuse Zettelwirtschaft sollte von Anfang an vermieden werden. Software-Programme wie Word und Excel sind ideal als Schreib- und Kalkulationswerkzeuge, haben aber nichts in der Buchhaltung und Warenwirtschaft zu suchen. So sollten Existenzgründer nicht davor scheuen eine professionelle kaufmännische Software einzusetzen. Es gilt als erstes kaufmännisches Know-how aufzubauen und eine Software auszuwählen, mit der das Management des eigenen Unternehmens ein Kinderspiel wird.

 

Für viele Gründer ist dieses Thema aber Neuland. Daher haben wir Ihnen 7 Punkte aufgelistet, auf die Sie bei der Auswahl einer betriebswirtschaftlichen Softwarelösung achten sollten:

1.      Wie ist das Bedienkonzept der Software angelegt? Eine intuitive Benutzeroberfläche und selbsterklärende Bedienung kann Berührungsängste nehmen.

2.      Sind alle Informationen, die ein Unternehmens-Chef benötigt, auf einen Blick ersichtlich? Ein Business Cockpit, das individuell angepasst werden kann und alle wesentlichen Kennzahlen auf einem Blick anzeigt, kann die Transparenz der Geschäftskennzahlen wesentlich erhöhen.

3.      Enthält das Programm von der Buchhaltung über die Warenwirtschaft bis hin zum Verwalten von Adressdaten alle Funktionen in einer Lösung und erlaubt die Arbeit auf einer Datenbasis? Ein Programm, das aus verschiedenen Modulen besteht und womöglich noch auf unterschiedliche Datenbasen zugreift, ist umständlich und kostet Zeit.

4.      Enthält die Software auch die Möglichkeit, neben Warenwirtschaft und Buchhaltung kleinere Marketing-Kampagnen aus dem Programm heraus zu starten und so gezielt Ihre Kunden z.B. an die jährliche Wartung oder einen besonders günstigen Kaufpreis zu erinnern?

5.      Erfüllt die Software alle Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und ist sie entsprechend zertifiziert?

6.      Neben dem Produkt spielt auch der Service bei der Wahl der Software eine große Rolle: Enthält das Angebot einen Wartungsvertrag, durch den sichergestellt ist, dass die Software kontinuierlich aktualisiert wird? Und gibt es kostenlose Updates, mit denen der Kunde bei allen relevanten gesetzlichen Aktualisierungen immer auf dem neuesten Stand arbeitet?

7.      Ein weiterer Aspekt ist die Qualität des Supports: Bietet das Softwarehaus die Möglichkeit, bei Installation, Einarbeitung oder im Alltag, Hilfe und Tipps von Experten einzuholen? Steht Ihnen - egal ob per Telefon, E-Mail oder Fax – ein fachkundiges Support-Team bei individuellen Fragen und Problemen zur Seite?

 

All in one: GS-Office 2010

 

Eine solche Kombination von Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung mit integriertem Service- und Support-Konzept, die auch eine 360 Grad-Sicht auf das Unternehmen erlaubt, findet sich zum Beispiel in der kaufmännischen Komplettlösung GS Office 2010 (www.gsoffice.de) von Sage. Das Unternehmen ist mit über 25 Jahren Erfahrung und 250.000 Kunden der führende Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software im deutschen Mittelstand. Mit der neuen Softwarelösung GS-Office 2010 bietet Sage mittelständischen Firmen nun eine voll integrierte kaufmännische Komplettlösung, die ihnen mehr Zeit für das Wesentliche lässt: Denn anders als bei modularen Programmen zahlreicher konkurrierender Software-Anbieter, müssen die Anwender bei GS-Office nicht zwischen den verschiedenen Anwendungen wechseln, um Eingaben in der Warenwirtschaft oder Buchhaltung vorzunehmen. Vielmehr arbeiten sie nur noch in einer Software und auf einer Datenbank und verringern so den Aufwand für die Bearbeitung ihrer kaufmännischen Vorgänge um ein Vielfaches: Von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung bis hin zur Auswertung seiner offenen Posten und Kosten erhält der Anwender eine 360 Grad-Sicht auf sein Geschäft. Sämtliche relevanten Daten stehen automatisch in einer Anwendung zur Verfügung und können sofort weiter verarbeitet werden. Eine doppelte Eingabe, Pflege oder Sicherung der Daten entfällt. Unternehmen können damit deutlich produktiver und schneller arbeiten, vereinfachen ihre Prozesse und schaffen so mehr Raum für das Wachstum ihres Geschäfts.

 

Eine betriebswirtschaftliche Software kann also dabei helfen, dass Existenzgründer nach dem Anstoß am Ball bleiben.

 

Autor: Anne Draeger, Sage Software GmbH

Mit der digitalen Signatur ergeben sich Vorteile

21. September 2009 in Buchführung by Sabine Hutter | No comments

Bereits im Jahre 2001 wurde die digitale Signatur „erfunden". Bis heute fristet sie jedoch ein eher wenig beachtetes Dasein, denn die meisten Kleinbetriebe und Mittelständler haben kein rechtes Vertrauen in die digitale Signatur. Das Ganze wird dadurch begünstigt, dass die Beantragung einer solchen Signatur Geld kostet und nur bei wenigen Unternehmen oder Einrichtungen möglich ist.

Kritiker erklären, dass durch die geringe Verbreitung und Vergabe der digitalen Signatur kein Vertrauen geschaffen würde. Deshalb verschließen sich Bürger und Unternehmen davor. Dabei wird häufig vergessen, welche Vorteile diese Variante bringen kann. Denn die elektronische Unterschrift kann in vielen Bereichen Zeit und Geld sparen.

Die e-Card-Strategie

Aus diesem Grund hat auch die Regierung einige Änderungen angestrebt. Unter dem Namen „e-Card-Strategie" wurde beschlossen, dass die Bürger mit signaturfähigen Karten ausgestattet werden. Diese müssen dann aber auch genutzt werden. Im Rahmen der Strategie soll die elektronische Gesundheitskarte eingeführt werden. Deren Einführung war bereits für 2006 geplant, wurde jedoch immer wieder verschoben. Nun geht man davon aus, dass sie im Jahr 2010 eingeführt werden kann. Genauso sind die elektronische Steuererklärung, kurz ELSTER, sowie die elektronische Einkommensnachweise, kurz ELENA, davon betroffen.

Bisher funktioniert die elektronische Steuererklärung zwar auch ohne Unterschrift, doch kritisieren Datenschützer dies bereits seit langem. Ebenfalls gehören zu ELENA nicht nur Einkommensnachweise. Ab 2009 wird ELENA eingeführt, ab 2012 ist es verpflichtend. Es gilt zunächst für sechs Bescheinigungen. Darunter sind die Bescheinigung für Elterngeld, Nebeneinkommensbescheinigungen und die Arbeitsbescheinigung für das Arbeitsamt zu nennen, wenn das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde. Ebenfalls gehören die Bescheinigungen für geringfügige Beschäftigungen und Nachweise nach dem Wohnraumförderungsgesetz sowie die Fehlbelegungsabgabe dazu. Später soll noch die Kindergeldabrechnung hinzu kommen.

Besondere Vorteile für Unternehmen

Ebenfalls ergeben sich aus der elektronischen Unterschrift Vorteile für Unternehmen. Beim E-Billing beispielsweise können Rechnungen elektronisch versandt werden. Zum einen kommen diese schneller zum Empfänger, zum anderen sparen sich Unternehmen teure Porto- und Druckkosten. Bisher wird das E-Billing noch wenig genutzt, denn die digitale Signatur ist dafür notwendig. Fehlt diese, ist ein Vorsteuerabzug der erhaltenen Rechnungen nicht möglich.

Im elektronischen Mahnverfahren ergeben sich deutliche Zeitvorteile. Wird ein Mahnbescheid online bis 9 Uhr beantragt, erhalten Unternehmen den Bescheid noch am selben Tag. Zum Vergleich: Bei der herkömmlichen Beantragung wird der Mahnbescheid nach drei bis vier Wochen ausgestellt. Die Fristen beginnen früher zu laufen und es ergeben sich Zinsvorteile.

Ab 2010 werden öffentliche Ausschreibungen überdies ausschließlich online erfolgen. Damit sind Unternehmen in der Pflicht, eine digitale Signatur zu beantragen.

Quelle: Pro Firma 12/2008, S. 76 - 79

Lohnabrechnung für Existenzgründer

14. August 2009 in Buchführung by JWassink | 1 comment

Selbst wenn die Selbständigkeit im Vorfeld sorgfältig geplant wurde, haben viele Unternehmen in der Aufbauphase mit einigen Hürden zu kämpfen. Die Kunden müssen von der Geschäftsidee überzeugt werden. Die finanziellen Mittel sind oftmals eingeschränkt und auch wirtschaftliche Engpässe sind keine Seltenheit. Da gilt es gerade in der Startphase aktiv nach Einsparpotenzialen zu suchen.
Kommt ein erster (oder gar mehrere) Mitarbeiter hinzu, frisst gerade die Lohnbuchhaltung unerfreulich viel Zeit und Geld. Bescheinigungen an die Sozial- und Krankenkassen müssen erstellt und Lohn- und Gehaltszettel für den Mitarbeiter ausgedruckt werden. Zwar gibt es zahlreiche externe Dienstleister wie Steuerberater oder Lohnbüros; diese verschlingen aber unnötig viel Budget, das gut für andere Dinge wie Akquise- oder Marketingaktivitäten benötigt wird. Hinzu kommt: Viele angebotene Software-Lösungen lohnen sich für Kleinunternehmen, gerade in der Startphase, häufig nicht. Oft sind sie zu überdimensioniert, teuer und erfordern spezifisches Fachwissen.

Nur zahlen, was auch tatsächlich genutzt wird

Dabei bietet gerade das Internet super Wege, wie es auch anders geht: „Software as a Service“ oder „Software zur Miete“ so lauten die vielversprechenden Angebote, mit denen gerade Gründer ihre ersten Mitarbeiter unproblematisch abrechnen können. So bietet etwa die Sage Software GmbH mit ihrem neuen Online-Lohnabrechnungsservice www.einfachLohn.de Existenzgründern und Selbständigen sowie Kleinunternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern, eine kostengünstige und attraktive Alternative zu komplizierten IT-Programmen oder kostspieligen Dienstleistern. Der neue Lohnabrechnungs-Service kann rund um die Uhr von jedem internetfähigen Computer abgerufen werden. In wenigen Schritten können Firmen, auch ohne spezielles Know-how, eine steuerrechtlich korrekte Lohnabrechnung erstellen. Zusätzlich werden auch die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen an die Krankenkasse und das Finanzamt erstellt und automatisch elektronisch an die jeweilige Institution gesendet. Des Weiteren stehen gesetzliche Änderungen tagesaktuell zur Verfügung, ohne dass Updates auf dem Rechner installiert werden müssen. Weitere nützliche Funktionen wie ein Lohnjournal, vorformatierte Überweisungsträger oder diverse Meldebescheinigungen stehen zum schnellen Download bereit und vereinfachen den Schriftverkehr mit den Mitarbeitern.
Der Vorteil der Lösung: Firmen zahlen auf www.einfachLohn.de nur für tatsächlich in Anspruch genommene Dienstleistung pro Lohnabrechnung. Diese ist ab 5,90 Euro erhältlich. Anwender sparen somit im Vergleich zu anderen Angeboten deutlich Kosten.

Sind die Kosten für das Arbeitszimmer abzugsfähig?

2. Juli 2009 in Buchführung by Evelyn Brandies | No comments

Bei der steuerlichen Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers gilt das „Alles oder Nichts Prinzip“. So ist ein Betriebsausgabenabzug nur dann zulässig, wenn das häusliche Arbeitszimmer Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung des Steuerpflichtigen ist. Ist das nicht der Fall, gilt ein striktes Abzugsverbot gem. § 4 (5) Nr. 6b EStG.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat festgelegt, in welchem Fall es sich um ein Arbeitszimmer handelt:

Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist, vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten dient (>BFH-Urteile vom 19. September 2002, - VI R 70/01 -, BStBl II 2003 S. 139 und vom 16. Oktober 2002, - XI R 89/00 -, BStBl II 2003 S. 185) und ausschließlich oder nahezu ausschließlich zu betrieblichen und/oder beruflichen Zwecken genutzt wird.

Häuslich oder Außerhäuslich?

Das Abzugsverbot gilt nur für das häusliche Arbeitszimmer. Bei einem außerhäuslichen Arbeitszimmer muss sich der Unternehmer keine Gedanken über den Umfang der Nutzung machen. Die Aufwendungen für ein außerhäusliches Arbeitszimmer sind im vollen Umfang Betriebsausgaben. Zur Abgrenzung zwischen häuslich und außerhäuslich dient das BMF Schreiben vom 3. April 2007 Az. IV B 2.

BMF Schreiben Abgrenzung häusliches und außerhäusliches Arbeitszimmer (PDF 65 KB)

Sonstige Räume

Werden sonstige Räume, die nicht dem Typus des häuslichen Arbeitszimmers entsprechen, beruflich genutzt, sind die Aufwendungen unbeschränkt als Betriebsausgaben abzugsfähig, gem. BFH Urteil VI R 15/07 vom 26. März 2009. Als sonstige Räume werden bspw. ein Lager, die Werkstatt oder als Ausstellungsraum genutzter Raum angesehen.

Nutzt ein Arbeitnehmer Räume zu beruflichen Zwecken, die nicht dem Typus des häuslichen Arbeitszimmers zugeordnet werden können, sind die durch die berufliche Nutzung veranlassten Aufwendungen grundsätzlich uneingeschränkt als Werbungskosten gemäß § 9 Abs. 1 Satz 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG) abziehbar.

BFH Urteil vom 26. März 2009 VI R 15/07 (PDF 16 KB)

Arbeitsmittel im Arbeitszimmer

Arbeitsmittel, wie der Schreibtisch oder Regale gehören nicht zur Ausstattung eines Arbeitszimmers gem. BFH-Urteil vom 21. November 1997 Aktenzeichen: VI R 4/97, BStBl 1998 II S. 351. Damit sind Arbeitsmittel nicht an die Abzugsfähigkeit des Arbeitszimmers gebunden. Solange Arbeitsmittel überwiegend beruflich genutzt werden, sind die Aufwendungen als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Jedoch fielen die Aufwendungen für Einrichtungsgegenstände, die als Arbeitsmittel i. S. des § 9 Abs. 1 Nr. 6 EStG zu beurteilen seien, nicht unter das Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG.

BFH Urteil vom 21. November 1997  VI R 4/97 (PDF 96 KB)

 

Online Rechner für Bewirtungskosten

13. Juni 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Viele Existenzgründer stellen mit einer ihrer ersten Fragen die, der möglichen Absetzbarkeit von entstandenen Betriebsausgaben oder Kosten. Dann kommt sofort der Satz: "Na dann gehen wir erst mal schön Essen und setzen das als Geschäftsessens ab."

Keiner weiß, das genau das Geschäftsessen die BEtriebsausgabe mit den steuerlich gesehen komplizierteste Regelungen ist. Warum? Weil der Gesetzgeber keine vollen Abzugsmöglichkeiten der entstanden Bewirtungskosten zulässt und daher der Unternehmer die ihm entstandene Bewirtungsrechnung aufteilen muss. Wie das genau geht, kann man mit folgendem Online Rechner für Geschäftsessen berechnen:

Diesen kostenlosen Onlinerechner gibt´s auf betriebsausgabe.de

Abschreibungen

26. Mai 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 20 von 20 der Serie

Die Abschreibungen oder auch Afa genannt (Absetzung für Abnutzung) dienen in der Buchführung den Werteverlust eines Wirtschaftsgutes zu ermitteln. Dieser Werteverlust ist in Abhängigkeit der Nutzungsdauer des Gegenstandes zu errechnen. Diese Art des Werteverzehrs wird jedoch nur bei Wirtschaftsgütern angewandt, welche mehr als ein Jahr im Betriebsvermögen des Steuerpflichtigen genutzt werden. Für die steuerliche Gewinnermittlung können mehrere Arten der Abschreibung angewandt werden. Dabei ist die Absicht des Unternehmers entscheidend, inwieweit er seinen Betriebsgewinn positiv oder negativ gestalten möchte. Neben der linearen Abschreibung darf auch die degressive Abschreibung sowie die Leistungsabschreibung angewandt werden.
Der Abschreibung über mehrere Jahre unterliegen jedoch nur Wirtschaftsgüter, bei welchen die Herstellungskosten oder Anschaffungskosten 1.000,- EUR (netto) überschreiten. Wirtschaftsgüter deren Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten 1.000,- EUR nicht übersteigen, werden auch als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bezeichnet und unterliegen als solche einer besonderen Regelung.
Neben den oben beschriebenen Abschreibungen existieren auch so genannte Sonderabschreibungen.

Wodurch kommt der Werteverlust eines Wirtschaftsgutes zu Stande?

Der Werteverlust kann sowohl durch neue Innovationen oder eine fortschreitende Forschung und Entwicklung herbeigeführt werden, aber auch durch die Witterung (Regen, Schnee oder Frost) oder durch den Verschleiß der Gegenstände.

Was ist die kalkulatorische Abschreibung?

Zu unterscheiden ist auch die bilanzielle Abschreibung von der kalkulatorischen Abschreibung. Die bilanzielle Abschreibung wird als Aufwand (Betriebsausgabe) im Jahresabschluss beziehungsweise in der Gewinnermittlung gewinnmindernd erfasst und vom Finanzamt insoweit anerkannt.
Die kalkulatorische Abschreibung jedoch dient nur der Ermittlung der Selbstkosten eines Produktes oder einer Dienstleistung. Sie wird allerdings nicht vom Finanzamt als Betriebsausgabe oder Aufwand anerkannt. Wie der Name schon sagt, dient die nur der Kalkulation und muss am Jahresende wieder umgekehrt werden.

Planmäßige und außerplanmäßige Abschreibung

Ebenso muss bei der Abschreibung zwischen planmäßiger und außerplanmäßiger Abschreibung unterschieden werden. Planmäßige Abschreibungen werden über einen Abschreibungsplan und in einem zeitlich begrenzten Rahmen ermittelt. Sie sind vom Unternehmer bereits vor der Anschaffung des Wirtschaftsgutes berechenbar.
Außerplanmäßige Abschreibungen können über die planmäßigen Abschreibungen hinaus zum Einsatz kommen. Voraussetzung dazu ist jedoch das eine Wertminderung des Wirtschaftsgutes von Dauer ist. Beispielsweise wird eine außerplanmäßige Abschreibung bei einem Gebäude ermittelt, wenn unmittelbar neben dem Gebäude eine Autobahn gebaut wird und somit der Wert des Gebäudes außergewöhnlich und auf Dauer wertgemindert wird.

Wie berechnet sich die lineare Abschreibung?

Voraussetzungen zur Anwendung der linearen Abschreibung: Die Wirtschaftsgüter, die zur Erzielung von Einnahmen dienen, müssen länger als ein Jahr genutzt werden.
Berechnung der jährlichen linearen Abschreibung: Afa Satz = 100 / ND

Afa Betrag = Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten / Nutzungsdauer

Der größte Vorteil der linearen Methode ist die sehr einfache Berechnung der jährlichen Abschreibungsbeträge. Nachteilig fällt die nicht zeitgerechte Berechnung aufgrund des nicht berücksichtigten Wertverlustes der Wirtschaftsgüter auf, da dieser meist wesentlich höher ist (bspw. bei Computern) als die lineare Abschreibung ihn ausrechnet.

Abschreibungsverlauf:    
Anschaffungskosten = 1.800,- EUR
Nutzungsdauer = 3 Jahre

1.800,00 EUR / 3 = 600,00 EUR Afa pro Jahr  

1.800,00 Wert im Jahr der Anschaffung
./.600,00 Afa 1. Jahr = Restwert 1.200,00 EUR
./.600,00 Afa 2. Jahr = Restwert    600,00 EUR
./.600,00 Afa 3. Jahr = Restwert        0,00 EUR

Wie berechnet sich die degressive Abschreibung?

Voraussetzungen für die Anwendung der degressiven Abschreibung ist ein bewegliches Wirtschaftsgut, welches länger als ein Jahr zur Erzielung von Einkünften genutzt werden muss.

Berechnung

  • höchstens das 2,5-fache des linearen Afa-Satzes
  • 25% dürfen nicht überschritten werden
  • es muss immer vom Restbuchwert ausgegangen werden

Beispiel

linearer Afa-Satz = 33,33%
degressiver Afa 2,5x33,33 % = 83,33% max. jedoch 25%

Der Vorteil dieser Abschreibungsmethode liegt in den hohen Afa-Beträge der ersten Jahren, welche eine hohe Gewinnminderung und somit eine hohe steuerliche Entlastung erzielen. Die degressive Abschreibung ist daher daher zeitgerechter und wertorientierter als die lineare Methode. Nachteilig ist jedoch die Tatsache, dass der Restbuchwert von Null rechnerisch nicht erreicht werden kann. Der Unternehmer kann sich aber durch den Wechsel der Afa – Methode ab dem Zeitpunkt, wo die Abschreibungsbeträge der linearen Afa größer sind, aus der Klemme helfen.

Vergleichsrechnung zwischen linarer und degressiver Abschreibung

Maschine:     AK = 50.000,- EUR
ND = 10 Jahre
Lineare Afa 10% (100/10)











Restbuch-
wert

 

 

Vorjahr

 

 linearer Afa-betrag Restbuch-
wert		 degressiver Afa-Betrag Restbuch-
wert		 Differenz degr. - lin. Afa
    100.000 €   10.000 €      90.000 €    25.000,00 €         75.000,00 €      15.000,00 €
       90.000 €   10.000 €      80.000 €    18.750,00 €         56.250,00 €        8.750,00 €
       80.000 €   10.000 €      70.000 €    14.062,50 €         42.187,50 €        4.062,50 €
       70.000 €   10.000 €      60.000 €    10.546,88 €         31.640,63 €           546,88 €
       60.000 €   10.000 €      50.000 €      7.910,16 €         23.730,47 € -      2.089,84 €
       50.000 €   10.000 €      40.000 €      5.932,62 €         17.797,85 € -      4.067,38 €
       40.000 €   10.000 €      30.000 €      4.449,46 €         13.348,39 € -      5.550,54 €
       30.000 €   10.000 €      20.000 €      3.337,10 €         10.011,29 € -      6.662,90 €
       20.000 €   10.000 €      10.000 €      2.502,82 €           7.508,47 € -      7.497,18 €
       10.000 €   10.000 €                    -   €      1.877,12 €           5.631,35 € -      8.122,88 €

Wechsel der Afa-Methode nach dem 4. Jahr.
Verbleibender Buchwert wird auf die Restnutzungsdauer verteilt.

 

Telefon, Handy und Internet

13. Mai 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 19 von 20 der Serie

Die Zahlungen eines Unternehmens für Telefon, Mobilfunk oder Onlinezugang stellen regelmäßig Betriebsausgaben dar. Dabei ist jedoch zu prüfen, ob eine private Nutzung vom Unternehmer oder seinen Angestellten vorliegt. Um diesen privaten Nutzungsanteil zu berücksichtigen, wird in der Regel am Jahresende eine Korrektur durchgeführt. Diese Korrektur kann beispielsweise durch einen Nachweis der Telefonrechnung (Einzelverbindungsnachweis) plausibilisiert wären. Da diese Methode jedoch recht zeitaufwändig ist, kann sich der Unternehmer einer pauschalen Methode bedienen und beispielsweise 30% der gesamten Telefonkosten als Privatanteil erfassen. Wahlweise können auch monatlich 30,- EUR korrigiert werden.

Von den Internetgebühren sind jedoch die Kosten für die Erstellung einer Internetpräsenz abzugrenzen.

Weiterführender Beitrag zur Privatnutzung von Telefon, Handy und Internet.

Zeitanteilige Abschreibung

7. Mai 2009 in Buchführung by Evelyn Brandies | No comments

Die Abschreibung von Wirtschaftsgütern muss im Anschaffungsjahr zeitanteilig erfolgen. Der Abschreibungszeitraum ist im § 7 (1) Satz 4 EStG geregelt:

4Im Jahr der Anschaffung oder Herstellung des Wirtschaftsguts vermindert sich für dieses Jahr der Absetzungsbetrag nach Satz 1 um jeweils ein Zwölftel für jeden vollen Monat, der dem Monat der Anschaffung oder Herstellung vorangeht.

Wird ein Wirtschaftsgut bspw. am 17. Mai des Jahres angeschafft, beträgt der Abschreibungszeitraum demzufolge 8 Monate.

Beispiel

Am 29. Juni des Jahres wird eine Digitalkamera im Wert von 1.680,- EUR netto angeschafft. Die Nutzungsdauer einer Kamera ist in der Abschreibungstabelle mit 7 Jahren angegeben. Die jährliche lineare Abschreibung beträgt somit 240,- EUR (1.680,- EUR / 7 Jahre).

Ermittlung der zeitanteiligen Abschreibung

Der Abschreibungszeitraum für die zeitanteilige Abschreibung des Anschaffungsjahres beträgt 7 Monate (Juni - Dezember). Damit dürfen im Anschaffungsjahr nur 7/12, das entspricht 140,- EUR des jährlichen Abschreibungsbetrages, berücksichtigt werden.

Raumkosten

5. Mai 2009 in Buchführung by Torsten Montag | 1 comment

Dieser Artikel ist Teil 18 von 20 der Serie

In einem Unternehmen entstehen häufig Betriebsausgaben in Zusammenhang mit einem betrieblich genutzten Raum. Diese Aufwendungen werden als Raumkosten bezeichnet. So können regelmäßige Mietaufwendungen, Nebenkosten wie Heizung, Strom oder Wasser, aber auch Reparaturkosten sowie Reinigungskosten, Grundsteuer, Gebäudeversicherungen, Schornsteinfegerkosten und der Aufwand für die Hausverwaltung als Raumkosten verstanden werden. Raumkosten mindern den Gewinn des Unternehmens. Voraussetzung dafür ist das Vorhandensein eines gültigen Mietvertrages. Darüber hinaus sollte auch geprüft werden, ob die Raumkosten zu 100% abzugsfähige Betriebsausgaben sind oder ob eine Korrektur aufgrund einer privaten Nutzung vorgenommen werden muss.

Beispiel

Das Unternehmen hat zwei Räume mit einer Gesamtfläche von 200 m² per Vertrag gemietet. Der eine Raum mit einer Fläche von 50 m² wird jedoch vom Chef des Unternehmens privat genutzt. Daher können lediglich 75% der Mietaufwendungen und der Raumkosten als Betriebsausgabe gewinnmindernd geltend gemacht werden.

Verpflegungspauschalen

28. April 2009 in Buchführung by Torsten Montag | 2 comments

Dieser Artikel ist Teil 17 von 20 der Serie

Durch Geschäftsreisen eines Unternehmers entstehen zusätzliche Aufwendungen für die Verpflegung des Unternehmers. Diese Zusatzkosten sind im Rahmen von Pauschalen als Betriebsausgaben abzugsfähig. So kann bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden ein Betrag von 6,- EUR geltend gemacht werden. Bei einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden erhöht sich der Betrag auf 12,- EUR und bei einer 24 – stündigen Abwesenheit können 24,- EUR gewinnmindernd geltend gemacht werden. Die Abwesenheitsdauer beginnt mit dem Verlassen der privaten Wohnung und endet mit der Rückkehr in diese.

Für Abwesenheiten im Ausland gelten entsprechend andere Pauschalen.

BMF Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland ab 01.01.2009 (PDF 34 kb)

Die Mehraufwendungen für Verpflegung (VMA) sollten nicht mit Bewirtungsaufwendungen oder Aufwendungen für das Personal verwechselt werden. Es handelt sich ausschließlich um die Verpflegung des Unternehmers. Um die Verpflegungskosten nachweisen zu können, sollte eine Reisekostenabrechnung erstellt werden.

Beispiel

Durch einen Auftrag ist ein Unternehmer gezwungen eine längere Dienstreise einzulegen. Er fährt am 5.2. um 9:00 Uhr von seiner heimatlichen Wohnung ab. Übernachtet bis zum 9.2. und kommt um 21:00 Uhr bei seiner Familie in seiner privaten Wohnung wieder an.
Somit kann er folgende Pauschalen geltend machen:
Abwesenheit von 14h – 24h = 12,- EUR (am 5.2. und am 9.2.) 2 x 12 EUR = 24,- EUR
Abwesenheit von mehr als 24h = 24,- EUR (am 6., 7. und 8.2.) 3 x 24 EUR = 72,- EUR

Fazit
Der Unternehmer kann für diese Abwesenheit insgesamt 96,- EUR Verpflegungsmehraufwendungen als Betriebsausgaben zum Einsatz bringen. Für Verpflegungsmehraufwendungen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug nutzen.

Kfz-Kosten

23. April 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 16 von 20 der Serie

Pkw

Privatvermögen oder Betriebsvermögen?

Der Unternehmer muss sich zunächst entscheiden, ob der Pkw dem Betriebs- oder Privatvermögen zugeordnet werden kann. Das Entscheidungskriterium dabei ist der Anteil der betrieblichen Nutzung. Liegt dieser über 50%, so gehört der Pkw zum notwendigen Betriebsvermögen. Der Selbstständige hat dabei kein Wahlrecht, er muss den Pkw dem Betriebsvermögen zuordnen.
Liegt der betrieblichen Nutzungsgrad unter 10%, so gehört das Fahrzeug zwingend zum Privatvermögen. Bewegt sich der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10 und 50%, so hat der Unternehmer das Wahlrechte und kann den Pkw entweder dem Betriebs- oder dem Privatvermögen zurechnen.

Wie wird der betriebliche Nutzungsanteil ermittelt?

Dieser Anteil kann dem Finanzbeamten am Besten durch regelmäßige Aufzeichnungen plausibilisiert werden. Es ist dabei jedoch nicht nötig ein Fahrtenbuch zu führen.

Aufnahme des Pkws in das Betriebsvermögen

Sofern die Verpflichtung oder die Entscheidung zur Aufnahme des Pkws in das Betriebsvermögen besteht, muss der Unternehmer diesen in sein Anlagenverzeichnis aufnehmen. Dies kann entweder in der laufenden Buchführung geschehen oder dem Finanzamt schriftlich (mit Kopie des Kaufvertrages) mitgeteilt werden. Eine fachkundige Person sollte diese Schritte begleiten.

Privatvermögen

Sofern der Pkw im Privatvermögen des Unternehmers verbleibt, können die Kosten für eine betrieblichen Nutzung über die Inanspruchnahme einer Kilometerpauschale abgerechnet werden. Der Unternehmer führt eine Reisekostenabrechnung, in der er die einzelnen Fahrten mit der tatsächlich zurückgelegten Wegstrecke aufführt. Die tatsächlich gefahrenen Kilometer sind mit einer Pauschale von 0,30 EUR pro Kilometer abzurechnen. Die so entstehenden Kosten sind Betriebsausgaben, welche jedoch nicht zum Vorsteuerabzug führen.
Wahlweise kann der Unternehmer auch die anteiligen tatsächlich angefallenen Kosten als Betriebsausgabe geltend machen. In diesem Fall ist ein Vorsteuerabzug möglich. Diese Variante stellt sich jedoch als sehr aufwändig dar und wird daher in den wenigsten Fällen genutzt.

Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer wirkt sich der Pkw im Privatvermögen folgendermaßen aus:

  1. Es besteht durch den Kauf des Pkws keine Möglichkeit die enthaltene Vorsteuer geltend zu mache.
  2. Ein späterer Verkauf / Entnahme des Fahrzeugs ist nicht umsatzsteuerpflichtig.
  3. Es muss keine private Nutzung versteuert werden.
  4. Es besteht ein Vorsteuerabzug für eindeutig betrieblich zuzuordnende Fahrten oder auch ein betrieblicher Unfall.
  5. Für die laufenden Kosten, zum Beispiel Kraftstoff oder Reparaturen kann in der Regel keine Vorsteuer geltend gemacht werden.

Betriebsvermögen

Wird das Fahrzeug dem Betriebsvermögen untergeordnet, so sind alle laufenden Kfz-Kosten sowie Reisekosten als Betriebsausgabe abzugsfähig. Darüber hinaus kann der Unternehmer auch die darin enthaltene Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Der Vorsteuerabzug gilt auch für den Kauf des Fahrzeugs. Der Verkauf sowie eine Entnahme in das Privatvermögen muss der Umsatzsteuer unterzogen werden. Außerdem muss eine monatliche private Nutzung versteuert werden, da die Finanzverwaltung davon ausgeht, dass der Unternehmer auch privat mit diesem Fahrzeug unterwegs ist. Bei der Ermittlung des privaten Nutzungsanteils kann der Unternehmer zwischen zwei verschiedenen Methoden wählen. Dabei sollte jedoch eine Vergleichsrechnung durchgeführt werden, um die günstigere Variante und somit den höchstmöglichen steuerlich nutzen zu wählen.

1%-Methode

Bei dieser Berechnungsmethode wird der private Nutzungsanteil pauschal ermittelt. Es spielt daher keine Rolle wie hoch dieser in Wirklichkeit war. Diese Methode ist relativ zeitunaufwändig, führt aber in vielen Fällen zu einem steuerlich ungünstigeren Ergebnis. Der Unternehmer muss von dem Bruttolistenpreis des Neuwagens monatlich 1% als Privatanteil korrigieren und versteuern. Somit ergibt sich pro Jahr eine Korrektur in Höhe von 12% was von der Summe seiner tatsächlich angefallenen Kfz-Kosten abgezogen wird. In einigen Fällen ist auch die Umsatzsteuer entsprechen zu berücksichtigen.

Fahrtenbuchmethode

Der Unternehmer kann auch regelmäßig ein Fahrtenbuch führen und somit den tatsächlichen privaten Anteil seiner Fahrten ermitteln. An das Fahrtenbuch stellt die Finanzverwaltung jedoch sehr hohe Anforderungen, was bei einer nicht ordnungsgemäßen Führung zur Verwerfung desselben führt. Das Fahrtenbuch muss lückenlos, vollständig und zeitnah geführt werden. Der am Jahresende ermittelte Privatanteil wird zur Korrektur der Kfz-Kosten genutzt. Das Fahrtenbuch enthält neben den Betriebs- und Privatfahrten, die Fahrten zwischen der Wohnung und dem Betrieb sowie Fahrten zum doppelten Haushalt des Unternehmers.
Eine Kostenvergleichsrechnung oder Günstigerprüfung sollte von einem sachverständigen Dritten z.B. ein Unternehmensberater oder Steuerberater durchgeführt werden.

Lkw

Bei Lastkraftwagen besteht in der Regel kein Zweifel an einer betrieblichen Nutzung, so dass eine Entscheidung dahingehend nicht getroffen werden muss. LKWs sind daher Betriebsvermögen.

Interessante Seiten im Web

Onlinerechner Vergleich Fahrtenbuchmethode und Reisekosten

Formular Reisekosten

Kfz–Kosten, pauschal oder tatsächlicher Aufwand?

16. April 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 15 von 20 der Serie

Eine der häufigsten Fragen von Existenzgründern ist die der Behandlung von anfallenden Kfz Kosten. Benzin, Diesel, Reparaturen, Versicherungen oder Steuern stellen Betriebsausgaben für den Unternehmer dar. Jedoch gibt es verschiedene Methoden, um diese Kosten gewinnmindernd zum Ansatz zu bringen. Zuvor sollte die Frage der Zugehörigkeit des Fahrzeugs zum Betriebsvermögen geklärt werden.

Wann zählt ein Kfz zum Betriebsvermögen?

Aufgrund der betrieblichen Nutzung des Fahrzeugs kann eine Einordnung vorgenommen werden. Liegt der Prozentsatz der betrieblichen Nutzung unterhalb der 10% Marke, so handelt es sich bei dem Kfz um notwendiges Privatvermögen. Der Unternehmer hat dahingehend keinerlei Möglichkeiten das Fahrzeug in das Betriebsvermögen aufzunehmen. Somit sind alle mit der Anschaffung im Zusammenhang stehenden Kosten nicht betrieblich abziehbar.

Bewegt sich die betriebliche Nutzung zwischen 10 und 50%, so besteht aufgrund des vorhandenen gewillkürten Betriebsvermögen ein Wahlrecht. Der Unternehmer kann entscheiden, ob das Fahrzeug Betriebsvermögen darstellt oder nicht.

Bei einer betrieblichen Nutzung über 50% besteht die Verpflichtung der Aufnahme des Kfz in das Betriebsvermögen.

Wie die Kfz Kosten nun zu behandeln sind, erfahren Sie im Lexikon der Betriebsausgaben unter den Stichwort Kfz Kosten,  Fahrtkosten und Reisekosten.

Vorweggenommene Betriebsausgaben

10. April 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 14 von 20 der Serie

Existenzgründer haben bereits vor der Gewerbeanmeldung und allen in diesem Zusammenhang stehenden Amtswegen Ausgaben für Telefon, Internet oder Parkgebühren. Aber auch Reisekosten, Eintrittsgelder für Messebesuche oder Bürobedarf müssen bereits vor der eigentlichen Geschäftstätigkeit verauslagt werden. Alle diese Zahlungen können als vorweggenommene Betriebsausgaben gewinnmindernd geltend gemacht werden. Voraussetzung für den Ansatz vorweggenommener Betriebsausgaben ist allerdings, dass der künftige Unternehmer für alle diese Ausgaben entsprechende Rechnungen oder Quittungen vorweisen kann und ein zeitlicher und wirtschaftlicher Zusammenhang existiert.
 

Nicht abzugsfähige Ausgaben

9. April 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 13 von 20 der Serie

Neben den nichtabzugsfähigen Betriebsausgaben existieren noch Kosten der privaten Lebensführung, welche ebenfalls nicht abzugsfähig sind. So können die Ausgaben für private Versicherungen wie Krankenversicherung, Rentenversicherung, Unfallversicherung, Lebensversicherung oder Zahlungen an Bausparkassen oder ähnliche Institute nicht gewinnmindernd eingesetzt werden.

Zu den nichtabzugsfähigen Ausgaben zählen auch Unterhaltsleistungen, festgesetzte Geldstrafen, Zahlungen an Parteien oder Vereine, die Einkommensteuer oder andere Personensteuern sowie die Umsatzsteuer.

Typische nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

30. März 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 12 von 20 der Serie

Im Einkommensteuergesetz existiert eine Liste von nichtabzugsfähigen Betriebsausgaben, welche zwar betrieblich veranlasst sind, jedoch in ihrer Art oder Höhe unangemessen sind bzw. der Einsatz derartiger Ausgaben Nichtunternehmern gegenüber ungerecht wäre.

Erläuterung der wichtigsten nichtabzugsfähigen Betriebsausgaben mit einem Beispiel

1. Geschenke an Personen, die Nichtarbeitnehmer des Unternehmers sind

Die Höhe der Aufwendungen für Geschenke an diese Personen darf bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern 35,- EUR netto nicht überschreiten.

Beispiel
Ein Unternehmer schenkt seinem Geschäftspartner einen Präsentkorb im Wert von 45,- EUR netto. Es handelt sich hierbei um nichtabzugsfähige Betriebsausgaben, da die Grenze von 35,- EUR überschritten wurde.

2. Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass

Bei geschäftlichen Bewirtungskosten anlässlich einer Besprechung oder ähnlichem, sind 30% der Aufwendungen nicht abzugsfähig.

Beispiel
Ein Unternehmer bewirtet einen Geschäftspartner und bezahlt dafür 100,- EUR. Als Betriebsausgaben kann er lediglich 70,- EUR geltend machen.

3. Mehraufwendungen für Verpflegung

Der Unternehmer kann bei einer auswärtigen Tätigkeit, zum Beispiel auf einer Geschäftsreise nicht die tatsächlichen Aufwendungen für seine Verpflegung geltend machen. Zu diesem Zweck hat der Gesetzgeber Pauschalen eingeführt, welche als Betriebsausgabe abzugsfähig sind. Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 und höchstens 14 Stunden können 6,- Euro als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Ab 14 Stunden verdoppelt sich dieser Betrag auf 12,- EUR und bei einer 24-stündigen Abwesenheit können 24,- EUR geltend gemacht werden.

4. Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder

Wird der Unternehmer aufgrund einer begangenen Ordnungswidrigkeit, zum Beispiel zu schnelles Fahren oder Falschparken, aufgefordert eine Geldbuße zu zahlen, so stellen diese Zahlungen keine Betriebsausgaben dar. Der Unternehmer muss derartige Sanktionen aus seiner privaten Tasche bezahlen.

5. Schmier- und Bestechungsgelder

Ebenso nicht abzugsfähig sind Zahlungen, welche zu Vorteilen beim zahlenden Unternehmer führen sollen und gleichzeitig in eine rechtswidrige Handlung oder eine Straftat münden könnten. Derartige Schmiergeldzahlungen oder Bestechungsgelder waren vor 1996 noch als Betriebsausgabe abzugsfähig. Somit konnte der Unternehmer durch die Zahlung von beispielsweise 10.000,- DM einen Auftrag akquirieren und gleichzeitig die gezahlten 10.000,- DM als Betriebsausgaben geltend machen.

Bewirtungsaufwendungen

26. März 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 11 von 20 der Serie

Der Unternehmer kann die Aufwendungen der Bewirtung eines Geschäftspartners aus einem geschäftlichen Anlass als Betriebsausgabe geltend machen. Hierzu ist jedoch zu beachten, dass die Aufwendungen angemessene sein müssen. Wann ein Geschäftsessen angemessen ist, entscheidet sich insbesondere durch die Höhe der Bewirtungskosten. Darüber hinaus darf es sich nicht um Aufmerksamkeiten wie eine Tasse Kaffee o.ä. handeln.

Geschäftlicher Anlass

Bewirtungskosten müssen aus einem geschäftlichen Anlass entstehen. Das können bspw. Besprechungen laufender Aufträge o.ä. sein. Auch potentielle Kunden des Unternehmers können bewirtet werden, um eventuelle Aufträge zu erhalten. Der Gesetzgeber verlangt jedoch vom Unternehmer, dass eine betriebliche Bewirtung regelmäßig um einen privaten Anteil korrigiert werden muss, da der bewirtende Unternehmer ebenfalls an der Bewirtung teilnimmt und diese Aufwendungen privat veranlasst betrachtet werden. Die regelmäßige Korrektur hat in Höhe von 30% der nachgewiesenen Aufwendungen zu erfolgen.

Formelle Anforderungen an den Bewirtungskostenbeleg

Der Beleg für die Kosten der Bewirtung sollte maschinell erstellt sein. Auf ihm muss der Ort und der Tag der Bewirtung, die Höhe der Bewirtungsaufwendungen (wobei diese jedoch nicht in einer Gesamtsumme angegeben sein sollten, sondern in die einzelnen Getränke und Speisen aufgegliedert werden müssen), der Anlass der Bewirtung sowie die Namen der bewirteten Personen (also auch der Name des Unternehmers selbst) aufgeführt sein. Zu guter letzt sollte der Unternehmer dem Beleg eigenhändig unterschreiben.

Vorsteuerabzug aus Bewirtungsbelegen

Durch die gesetzliche Regelung kann der Unternehmer 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben zum Ansatz bringen. Über den Vorsteuerabzug wurden in der letzten Zeit viel gestritten, so dass es häufig gegenteilige Urteile hagelte. Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 10.2.2005 Az. V R 76/03 die Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70% aufgehoben, so dass der Unternehmer von dem Bewirtungskosten den vollen Vorsteuerabzug geltend machen kann.

Fazit

Eine angemessene unternehmerische Bewirtung führt zu 70% Betriebsausgaben, jedoch zu 100% Vorsteuerabzug beim Unternehmer.

Beispiel für unangemessene Bewirtungskosten

Ein Unternehmer bewirtet einen Geschäftspartner in einem Fünfsternerestaurante für insgesamt 560,- EUR. Dabei wird u. a. eine Flasche edler Wein für 320,- EUR konsumiert. In diesem Fall kann durchaus die Angemessenheit der Bewirtung infrage gestellt werden, was auch von einem Betriebsprüfer durch das Finanzamt beanstandet würde.

Kostenloser Onlinerechner

Mit unserem kostenlosen Onlinerechner kann der Unternehmer die abzugsfähigen Betriebsausgaben ermitteln.

Geschenke an Geschäftspartner

19. März 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 10 von 20 der Serie

Unternehmer können Ihren Geschäftspartnern unentgeltliche Geld- oder Sachzuwendungen zukommen lassen. Diese betrieblich veranlassten Aufwendungen können dann gewinnmindernd angesetzt werden. Es darf allerdings keine Gegenleistung vom Geschäftsfreund vorliegen. Als Geschäftsfreunde sind insbesondere Lieferanten, Kunden, Handelsvertreter, freie Mitarbeiter, Arbeitnehmer der Geschäftsfreunde, Berater und andere betriebsbezogene Personen.

Betriebliche Veranlassung für Geschenke

Geschenke an Geschäftspartner müssen betrieblich veranlasst sein. Eine solche Veranlassung liegt vor, wenn bspw. eine der Geschäftspartner Geburtstag oder ein ähnliches Ereignis feiert. Geschenke sind bspw. Blumen, Präsente, Bücher oder Eintrittskarten. Allerdings sollte sehr genau auf die Höhe des Geschenkwertes geachtet werden, was jedoch nicht als Geste des Geizes oder der Sparsam des Schenkenden zu verstehen sein soll. Der Gesetzgeber hat für Geschenke an Geschäftsfreunde eine Freigrenze in Höhe von 35,- EUR (pro beschenkter Person und Jahr) netto für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer und 35,- EUR inkl. Umsatzsteuer für umsatzsteuerbefreite Unternehmer (z.B. Kleinunternehmer, welche zur Umsatzsteuerfreiheit optiert haben, Ärzte oder Versicherungsvertreter) festgelegt. Im Gegensatz zu einem Freibetrag führt das Überschreiten der Freigrenze zum kompletten Wegfall des Betriebsausgabenabzugs.

Beispiel 1

Der umsatzsteuerpflichtige Unternehmer Müller schenkt seinem Geschäftspartner zum 35. Geburtstag einen Blumenstrauß sowie ein gutes Buch für insgesamt 30,- EUR (inkl. USt). Müller kann als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer aus beiden Geschenken 7% Vorsteuer (da Blumen und Bücher ermäßigt besteuert werden, sonst 19%) vom Finanzamt zurück erstattet bekommen. Er macht insgesamt 28,04 EUR als Betriebsausgaben geltend.

Beispiel 2

Der selbe Unternehmer Müller macht einem anderen Geschäftsfreund ebenfalls zum Geburtstag ein Geschenk im Wert von 45,- EUR netto. Da es sich bei der gesetzlichen Regelung um eine Freigrenze handelt und Müller diese um 10,- EUR überschritten hat, kann Müller keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Auch Betriebsausgaben können bei Müller nicht berücksichtigt werden, so dass es sich im Endeffekt um eine private Ausgabe Müllers handelt.

Aufzeichungspflicht bei Geschenken

Zur Anerkennung von Geschenken an Geschäftspartner müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden. So z.B. muss auf dem Beleg der Name des Beschenkten stehen. Außerdem der Anlass des Geschenkes, z.B. Geburtstag, Jubiläum etc. Geschenke an die eigenen Arbeitnehmer fallen nicht unter diese Rubrik. Bewirtungskosten sind ebenfalls nicht unter die Geschenke an Geschäftsfreunde zu sehen. Hierzu existieren gesonderte Regelungen.

Der Beleg oder die Rechnung – was muss drauf stehen und was ist Verzierung?

5. März 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 9 von 20 der Serie

Rechnungen lassen sich prinzipiell in Ein- und Ausgangsrechnungen gliedern. Eingangsrechnungen sind dabei die, die der Unternehmer von anderen Geschäftsleuten erhält. Ausgangsrechnungen sind alle die Rechnungen, die der Unternehmer an seine Kunden schreibt. Da der Unternehmer bestrebt ist ordnungsgemäße Rechnungen an seine Kunden zu stellen und gleichzeitig auch stets bemüht ist, ordentlich ausgefüllte Rechnungen mit allen nötigen Bestandteilen zu empfangen, beziehen sich die steuerlich nötigen Bestandteile sowohl auf die Ein- als auch auf die Ausgangsrechnungen.

Warum muss die Rechnung ordnungsgemäß sein?

Die oberste Priorität hat bei der ordnungsgemäß ausgefüllten Rechnung die Tatsache des Vorsteuerabzuges. Denn nur eine vollständige Rechnung, mit allen erforderlichen Bestandteilen berechtigt den Rechungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Daher sollte der Unternehmer darauf achten, dass auch seine Ausgangrechnungen mit allen nötigen Bestandteilen versehen sind, so dass er seinen Kunden den Vorsteuerabzug nicht vorenthalten muss. Meist kommt es dann zu unangenehmen Rückfragen, die Rechnung muss erneut gestellt werden und alte Rechnungen müssen storniert werden. Aber was gehört auf eine ordentliche Rechnung mit allen nötigen Bestandteilen des Umsatzsteuergesetzes? Um eine eindeutige Antwort geben zu können, müssen Rechnungen zunächst in Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (inkl. Umsatzsteuer) über 150,- EUR (bis 31.12.2006 100,- EUR) bzw. weniger als 150,- EUR eingeteilt werden.

Kleinbetragsrechnungen unter 150,- EUR

In der Regel handelt es sich dabei um kleinere Anschaffungen wie Büromaterial, Kraftstoffquittungen uvm. Auf den Kleinbetragsrechnungen sind folgende Angaben zu machen:

1.    Der vollständige Name und die vollständige Adresse des leistenden Unternehmers
2.    Das Ausstellungsdatum
3.    Die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der erbrachten Leistungen
4.    Der Rechnungsbetrag und der darauf angewandte Steuersatz

Rechnungen über 150,- EUR Gesamtbetrag

Bei allen übrigen Rechnungen, deren Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer 150,- EUR übersteigt, sind einige Angaben zu machen, die über die der Kleinbetragsrechnungen hinaus gehen. Auf einer solchen Rechnungen sind folgende Bestandteile unterzubringen:

1.    Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers.
2.    Die Steuernummer in der Form xxx/xxx/xxxxx oder aus Sicherheitsgründen die Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers so bspw. DExxxxxxxxx.
3.    Eine fortlaufende Rechnungsnummer, wie bspw. 1/2009.
4.    Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der erbrachten Leistungen
5.    Das Rechnungsdatum
6.    Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung sofern vom Rechnungsdatum abweichend
7.    Der anzuwendende Steuersatz sowie den Steuerbetrag
8.    Nach Steuersatz und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselten Entgelte
 

Falscher Ausweis der Umsatzsteuer

Übrigens, unrichtig oder unberechtigter Ausweis von Umsatzsteuer verpflichtet auch zur Abführung des ausgewiesenen Steuerbetrages. Das heißt im Klartext, ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer, der trotz der Befreiung Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist, ist verpflichtet diese Steuer auch abzuführen. Dieser Fehler kann jedoch wieder rückgängig gemacht werden sofern, der Rechnungsempfänger die Vorsteuer noch nicht geltend gemacht hat oder er den unberechtigten Abzug rückgängig macht.

Folgende Bestandteile sind Verzierungen

Alle übrigen Angaben auf Rechnungen, wie bspw. eMail- oder Internetadressen, Gruß- oder Dankesworte, die Bankverbindung, Telefon- oder Handynummern, ja sogar die Unterschrift des Unternehmers und sein Stempel sind aus rein steuerlichen Gesichtspunkten kein ”Muss” für den Unternehmer.

Bestandteile der Gewinnermittlung

28. Februar 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 8 von 20 der Serie

Abhängig von der Frage, ob der Existenzgründer eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder eine Bilanz erstellen muss, setzen sich diese Gewinnermittlungen ganz unterschiedlich zusammen.

Bilanzierende Unternehmen

So muss der bilanzierende Unternehmer neben der Bilanz eine Gewinn- und Verlustrechnung und  Kapitalgesellschaften zusätzlich einen Anhang, einen Anlagenspiegel sowie einen Lagebericht dem Jahresabschluss hinzufügen. Für die Erstellung einer Bilanz ist eine doppelte Buchführung nötig, welche nach den Vorschriften der GoB erstellt werden muss.

Nichtbilanzierende Untenehmen

Bei nichtbilanzierenden Unternehmern ist eine EÜR ausreichend. Einnahmen und Ausgaben werden nach dem so genannten Zufluss-Abfluss-Prinzip erfasst. Das heißt, sie werden erst ergebniswirksam, wenn tatsächlich Geld geflossen ist. Bei diesen so genannten 4/3 Rechnern ist es nicht notwendig, aber auch nicht verboten, eine doppelte Buchführung zu erstellen. Es genügt, sämtliche Ausgaben gegen die Einnahmen zu rechnen. Dabei sollten aber Abschreibungen gesondert erfasst werden. Ein Lagebericht, Anlagenspiegel, Anhang oder eine Gewinn- und Verlustrechnung ist nicht nötig.
 

Gewinnermittlungsarten – Muss ich Bilanzieren oder reicht ein Einnahmen Überschuss Rechnung?

21. Februar 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 7 von 20 der Serie

Die meisten Existenzgründer stellen sich die Frage, ob Sie eine Bilanz am Jahresende erstellen müssen oder nicht. Prinzipiell existieren im deutschen Recht zwei gesetzliche Verpflichtungen. Zum einen das Handelsrecht und zum Anderen das Steuerrecht. Die beiden Rechtsvorschriften sind über eine so genannte Maßgeblichkeit miteinander verknüpft, so dass bestimmte Sachverhalte sowohl im Steuergesetz als auch im Handelsgesetz geregelt sind. Zur Anwendung können beide kommen.

Wer muss Bilanzieren?

Bilanzieren müssen grundsätzlich nur Kaufleute die ein Handelsgewerbe betreiben. Kaufmann ist wer ein in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigt. Dazu muss zunächst ein Handelsgewerbe betrieben werden. Genaue Grenzen zur Kategorisierung gibt das HGB nicht an. Im Steuergesetz gibt es eine Umsatz- und Gewinngrenze, welche eine Buchführungspflicht nach sich zieht. Sofern ein Gewerbetreibender also nicht nach HGB buchführungspflichtig ist, so ist er es beim Überschreiten der Grenzen nach Steuerrecht. Dabei ist ein Gewinn von mehr als 50.000 € oder ein Umsatz von mehr als 500.000 € ausschlaggebend. Vereinfacht kann also der Umsatz und der Gewinn als Anhaltspunkt zur Buchführungspflicht herangezogen werden.

Ausnahmen von der Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht gilt nicht für Freiberufler. Auch Land- und Forstwirte werden dahingehend etwas anders behandelt.

Der Existenzgründer sollte am Beginn seiner Tätigkeit also nie eine Bilanz erstellen lassen, sofern er im ersten Jahr obige Grenzen nicht überschreitet. Nicht zuletzt ist es auch eine Kostenfrage, denn die Erstellung einer Bilanz ist immer aufwendiger und damit teurer als die einer Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Die EÜR ist demzufolge für Existenzgründer und kleine Gewerbetreibende vollkommen ausreichend.

Nicht jeder Unternehmer ist zur Anlagenbuchführung verpflichtet

11. Februar 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 6 von 20 der Serie

Die Verpflichtung zur Aufzeichnung des Anlagevermögens besteht nur für die Unternehmer, die nach dem Gesetz verpflichtet sind Bücher zu führen, sprich buchführungspflichtige Selbstständige. Die Voraussetzungen dafür werden im Handelsgesetzbuch festgelegt und sind im Wesentlichen das Vorhandensein eines in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetriebes. GmbHs sind immer buchführungspflichtig.

Anlagenbuchführung nach Steuerrecht

In steuerlicher Sicht kann eine Abgrenzung direkt in Zahlen gefasst werden, was die Unterscheidung etwas erleichtert. So sind Unternehmer zur Buchführung nach dem Steuerrecht verpflichtet, wenn ihr Gesamtumsatz größer als 500.000,- EUR ist oder ihr Gewinn aus Gewerbebetrieb mehr als 50.000,- EUR zu Buche schlägt. Jeder Unternehmer sollte deshalb zunächst prüfen, ob er überhaupt Bücher führen muss oder ob der Gewinn auch durch eine einfache Einnahmen – Überschussrechnung (EÜR) ermittelt werden kann.
Kann der Gewinn durch eine so genannte Einnahmen - Überschussrechnung (auch: Vierdreirechnung) ermittelt werden, so ist die Führung einer Anlagenbuchhaltung nicht nötig.

Software zur Anlagenbuchführung

Anlagenbuchhaltungen werden meist mit speziellen PC-Programmen vorgenommen. In Ihnen werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes erfasst sowie Angaben zu den bereits aufgelaufenen Abschreibungen. Die Anlagenbuchhaltung ermöglicht am Jahresende eine detaillierte Aufschlüsselung hinsichtlich Art, Menge und wertmäßiger Zusammensetzung des Anlagevermögens. Außerdem können die Bestände am Anfang und am Ende des Geschäftsjahres ersehen werden, Zu- und Abschreibungen sowie Umbuchungen im Anlagevermögen. Zum Anlagevermögen gehören die so genannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (mit einem Wert zwischen 150,- EUR und 1.000 EUR netto) und alle anderen Wirtschaftsgüter über dieser Wertgrenze, die dauernd dem Unternehmen dienen. Das Ergebnis der Anlagenbuchführung können diverse Auswertungen zur bilanzpolitischen Entscheidungsfindung am Jahresende sein, aber vorwiegend der Anlagenspiegel, der das gesamte Anlagevermögen des Unternehmens übersichtlich ”widerspiegelt”.

Für alle nicht Buchführungspflichtigen wird von Fachleuten jedoch auch eine Anlagenbuchhaltung empfohlen. Zumindest die ordentliche Aufzeichnung und Dokumentation der angeschafften Wirtschaftsgüter. Dazu gehört insbesondere das Datum der Anschaffung, die genaue handelsübliche Bezeichnung des Wirtschaftsgutes, der Kaufpreis (ohne Umsatzsteuer) sowie die Nutzungsdauer (ersichtlich aus den amtlichen Abschreibungstabellen unter dem Stichwort ”Afa-Tabelle” auf der Seite www.steuernetz.de). Diese Informationen sollten übersichtlich in einer Tabelle gesammelt werden und durch entsprechende Kopien der Kaufbelege der Wirtschaftsgüter bestätigt werden. Somit hat der Unternehmer alle nötigen Informationen und Dokumente zusammen, um jederzeit die jährlichen Abschreibung für sein Unternehmen ermitteln und als Betriebsausgaben in seiner Einnahmen - Überschussrechnung zum Ansatz bringen zu können. Geringfügige Wirtschaftsgüter (GWG), die selbstständig nutzbar sind (Tische, Stühle, Regale, Lampen etc.) sollten gesondert in einem Verzeichnis für GWG erfasst und geführt werden.

Beispiel für einen Anlagenspiegel:

 

Anlageposten

AK/HK

Zugänge Abgänge

Kum. Ab-schreibungen

Abschreibungen Zuschreibungen

Buchwert zum 1.1.

Buchwert zum 31.12.

Immaterielle WGs

    80.000,00 €

  10.000,00 €

    40.000,00 €

         5.000,00 €

    40.000,00 €

    45.000,00 €

Grundstücke

    50.000,00 €

 

 

 

    50.000,00 €

    50.000,00 €

Gebäude

  450.000,00 €

    3.000,00 €

  300.000,00 €

         5.000,00 €

  150.000,00 €

  148.000,00 €

Maschinen

    10.000,00 €

 

      5.000,00 €

         1.000,00 €

      5.000,00 €

      4.000,00 €

Lkw

    50.000,00 €

 

    40.000,00 €

         8.000,00 €

    10.000,00 €

      2.000,00 €

Pkw

    10.000,00 €

 

      8.000,00 €

            500,00 €

      2.000,00 €

      1.500,00 €

Betriebsausstattung

    20.000,00 €

    5.000,00 €

    15.000,00 €

         1.000,00 €

      5.000,00 €

      9.000,00 €

Büroausstattung

      5.000,00 €

    1.000,00 €

      2.500,00 €

            750,00 €

      2.500,00 €

      2.750,00 €

Summe

  675.000,00 €

  19.000,00 €

  410.500,00 €

       21.250,00 €

  264.500,00 €

  262.250,00 €

 

AH = Anschaffungskosten
HK = Herstellungskosten
WG = Wirtschaftsgut
Kum. = Kummuliert (bis dato summierter Betrag)

Wenn das Geld nicht reicht, Privateinlagen und Privatentnahmen

6. Februar 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 5 von 20 der Serie

Privateinlage

Als Unternehmer müssen Sie häufig schnell handeln, so z.B. ein gutes Angebot schnell an Ort und Stelle kaufen. In solch einem Fall haben Sie nicht immer Geld aus Ihrer betrieblichen Kasse zur Verfügung. Sie bezahlen also mit Ihrem privaten Geld. Die Anschaffungen sind jedoch betrieblich veranlasst und somit als Betriebsausgabe abzugsfähig. In dieser Situation nehmen Sie selbstverständlich die Ausgabe nicht in das regelmäßig geführte Kassenblatt auf, sondern heften den entsprechenden Beleg gesondert von den Kassenbelegen ab.

Sie haben im Vormonat eine Ausgabe vergessen in das Kassenblatt zu schreiben?

Auch hier müssen Sie nicht auf die Betriebsausgabe verzichten, sondern heften den Beleg gesondert von der Kasse (abgeteilt durch ein Register oder Trennstreifen) ab. Derartige Ausgaben können mittels sogenannter Privatbuchungen, als Ersatz zur Bank- oder Kassenbuchung erfasst werden.

Privatentnahme

Das selbe gilt für eine regelmäßige Entnahme von Geld für ihren Lebensunterhalt. Sie nehmen sich also monatlich einen bestimmten Betrag aus der Geschäftskasse oder überweisen eine Summe regelmäßig auf Ihr privates Bankkonto (was übrigens nicht verboten ist, denn schließlich leben Sie von dem erwirtschafteten Geld). Diese Geschäftsvorfälle nennt man Privatentnahmen. Sie sollten das regelmäßig tun, jedoch immer unter Angabe eines Eigenbeleges. Sie erstellen einfach eine Quittung, auf der das Datum, der Betrag, der Ort, Ihr Name und Ihre Unterschrift ersichtlich ist. Zusätzlich wird unter Verwendungszweck das Stichwort „Privatentnahme“ vermerkt – so kann Ihr Steuerberater oder der Buchführende den Geldabfluss eindeutig und ohne weitere Fragen erfassen. Ebenso können Sie bei einer Banküberweisung eine Betextung hinterlegen, welche die Buchung als Privatentnahme kennzeichnet.

Privateinlage auf das Geschäftskonto

Ähnlich verhält es sich im umgekehrten Fall. Auf Ihrem Geschäftskonto ist kaum noch Geld, einen Kontokorrentkredit möchten Sie aus Kostengründen nicht nutzen und Sie wissen, dass in einigen Tagen ein größerer Betrag abgebucht wird. Sie überweisen einfach von Ihrem Privatkonto einen Betrag auf Ihr Geschäftskonto. Diese Buchung betexten Sie mit dem Stichwort „Privateinlage“. Sie müssen keine Erklärungen abgeben warum sie Geld einlegen oder entnehmen. Ebenso verhält es sich in der Kasse. Ist der Kassenbestand auf ein kritisches Niveau gesunken, so können Sie durch eine Privateinlage Liquidität in die Kasse spülen. Allerdings sollten Sie es damit nicht übertreiben, denn bei Finanzämtern kann es zu Misstrauen führen, wenn Sie häufig große Summen privat einlegen und entnehmen. In Zeiten des Schwindens von Bankgeheimnissen werden Sie als Steuerpflichtiger immer durchsichtiger, so dass Privatbuchungen schnell nachprüfbar sind. Häufig kommt es auch zur Vermutung das Schwarzgelder im Umlauf sind.

Geldtransit - die einfachste Lösung

Selbstverständlich können Sie auch Gelder zwischen Kasse und Bank transferieren. Diesen Vorgang können Sie als „Geldtransit“ betexten. Achten Sie stets darauf, das der von Ihrem Geschäftskonto abgehobene Betrag auch in Ihrem Kassenblatt wieder auftaucht. Durch die buchhalterische Maßnahme der Privatbuchungen können Sie dauerhafte Bankschulden vermeiden und somit auch hohe Zinsbelastungen.

Die Systematik der Buchführung – Das Ablagesystem

12. Januar 2009 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 4 von 20 der Serie

Ein Unternehmer sollte nicht nur aufgrund gesetzlicher Grundlagen seine Buchführung organisieren. Ebenso wichtig ist ein System der Ablage, was ihm und seine Buchführung bearbeitende Unternehmen wie Steuerberater, Buchführungsbüros usw. gestatten, wichtige Informationen und Belege schnell und sicher wieder zu finden.

So sortieren Sie die Belege in Kasse und Bank

Neben dem Kassenblatt mit den dazugehörigen Belegen sollte auch in der Bank eine dem Datum nach sortierte Reihenfolge genutzt werden. So sollten die Belege in der Reihenfolge abgeheftet werden, wie sie entweder im Kassenblatt eingetragen sind oder vom Bankkonto gebucht wurden. Die Kasse und das Bankkonto des Abrechnungszeitraums werden immer zusammen zur weiteren Bearbeitung gegeben. Um eine zeitnahe Buchführung erstellen zu können, ist es daher wichtig, dass Kontoauszüge regelmäßig bei der Bank geholt und diese dann direkt im Buchführungsordner abgeheftet werden. So können alle anfallenden Rechnungen und Ausgaben innerhalb kürzester Zeit sortiert und erfasst werden. Diese regelmäßigen Arbeitsschritte vermeiden ein sich Anstauen von Belegen und Rechnungen, welche am Monats- oder Quartalsende mühevoll dem Datum nach sortiert und abgeheftet werden müssen

Hier bekommen Sie ein kostenlose Vorlage für Ihr Kassenbuch

Belege sortieren spart Geld beim Steuerberater

Man sollte sich gleich zu Beginn der Selbständigkeit eine regelmäßige Zeit am Tag einräumen, in welcher derartige Buchführungsaufgaben erledigt werden können. Übrigens, im Rahmen der Existenzgründung gewährt die Bundesagentur für Arbeit einen Zuschuss, welcher von Unternehmensberatungen dazu verwendet werden kann, die Buchführungssystematik an dem speziellen Beispiel zu zeigen. So kann der Existenzgründer nach der Vorgabe lernen und in den nächsten Monaten dieses System übernehmen, um seine Buchführung für den Steuerberater selbst aufzubereiten. Diese Arbeit ist nur zu empfehlen, da sich Steuerberater und Buchführungsbüros in der Regel das Sortieren und ordentliche Abheften der Belege zur weiteren Bearbeitung extra bezahlen lassen. So kann der Selbständige durch eine ordentliche Ablage von Beginn an dieses Geld sparen.

Welche Ordner sollten Sie noch anlegen?

Zum Ablagesystem zählt aber noch mehr als nur die Buchführungsunterlagen für den Steuerberater aufzubereiten. Im täglichen Geschäftsverkehr fallen eine Unzahl von Briefen, Lieferscheinen und dergleichen an. Alle diese Dokumente sollten systematisch in Ordnern abgelegt werden. Empfehlenswert ist die Anlage folgender Ordner:

1.    Krankenkasse / Berufsgenossenschaft
2.    Finanzamt / Gewerbeamt
3.    BA (Bundesagentur für Arbeit) / Zuschüsse
4.    DRV (Deutsche Rentenversicherung)
5.    Banken

Diese Rubriken können zunächst auch in einem Ordner abgelegt werden. Die Untergliederung der einzelnen Ordner kann selbstverständlich individuell gestaltet werden. So zum Beispiel sind Rubriken wie Schriftverkehr, Anträge, Bescheide, Zuschüsse, Gesprächsnotizen usw. denkbar. Ein gut gegliedertes Ablagesystem hilft also in jedem Fall ein späteres Chaos zu vermeiden.

Bürobedarf, Sortiersysteme, Ablagesysteme, Ordner und Archivierung können Sie bequem im schaefer-shop.de bestellen.

Anlagevermögen - So heften Sie investitionen systematisch ab

Neben den genannten Ordnern und Ablagesystemen ist es auch für kleine Unternehmen zwingend notwendig das Anlagevermögen der Firma festzustellen. Dazu gehören alle Anschaffungen und Wirtschaftsgüter ab einem Wert von 150,- EUR, wenn Sie eigenständig nutzbar sind. So zum Beispiel Bürotische und Bürostühle, Schränke, Regale, Maschinen, Werkzeuge, Software, Pkws, Lkws, Computer uvm.

Jedes Jahr prüfen, was noch da ist

Der Unternehmer sollte jedes Jahr überprüfen, welche neuen Wirtschaftsgüter hinzu gekauft wurden, welche Vermögensgegenstände vorhanden und welche bereits verschrottet oder verkauft wurden. Diese Informationen können in einem sogenannten Anlagenspiegel festgehalten werden. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel der Steuerberater oder das Buchführungsbüro. Der Unternehmer kann aber einen erheblichen Teil dazu beitragen, dass am Jahresende alle nötigen Daten bereit stehen. Dazu empfiehlt es sich einen Ordner anzulegen, in welchem jeweils eine Kopie der angeschafften Wirtschaftsgüter abgeheftet wird. So werden Fragen am Jahresende nahezu überflüssig, denn alle Informationen zur Erstellung des Anlagenspiegels sind aus den abgehefteten Belegen ersichtlich.

Offene Posten

Es bietet sich auch bei kleineren oder jungen Unternehmen an, die offenen Posten der Firma extra abzuheften. Unbezahlte Eingangs- oder Ausgangsrechnungen werden in diesem Ablagensystem gesondert von der Finanzbuchführung aufbewahrt. So behält der Existenzgründer die Übersicht, von wem er noch Geld zu bekommen hat. Denn die jenigen melden sich meist nicht freiwillig und machen auf sich und ihre unbezahlte Rechnung aufmerksam.

Das Kassenblatt

16. Dezember 2008 in Buchführung by Torsten Montag | 1 comment

Dieser Artikel ist Teil 3 von 20 der Serie

Schenken Sie der Vorbereitung Ihrer Unterlagen zur Abgabe bei Ihrem Steuerberater besondere Beachtung. Falsch sortierte oder gar fehlende Beleg verfälschen Ihr betriebliches Ergebnis und führen im schlimmsten Fall zu einer fehlerhaften Steuerbelastung, d.h. Sie zahlen zu viel Umsatzsteuer.
Folgende Systematik stellt einen möglichen Idealfall dar und muss im Einzelnen nicht so aussehen. Bitte kontaktieren Sie zuvor Ihren Steuerberater und erarbeiten zusammen mit ihm ein passendes Konzept.

Eine ordnungsgemäße Buchführung besteht in den meisten Fällen aus einer Kasse und einer Bank. Die Kasse (mit Ihrem privaten Portmonee vergleichbar) dient dazu, kleinere Anschaffungen, wie Briefmarken, Bürobedarf, Reinigungsmittel, Kfz-Kosten, Benzin, Reparaturen etc. zu bezahlen. Also alle die Ausgaben, die Sie nicht durch eine Banküberweisung begleichen. Sammeln Sie die Belege und Kassenbons und heften Sie diese in einem dafür angelegten Ordner nach dem Datum ab. Sollte Ihre Buchhaltung noch nicht so umfangreich sein, dann können Sie selbstverständlich auch die Kassen- mit den Bankbelegen zusammen in einen Ordner heften.

Doch einfach nur abheften ist nicht ausreichend. Die Barausgaben müssen in einem Kassenbuch systematisch aufgeführt werden. Dieses Buch sollte regelmäßig, am besten täglich, geführt werden. Es wird das Datum, der Geldbetrag, eine passende Bezeichnung der Ausgabe sowie der laufende Kassenbestand erfasst. Zu diesem Zweck kann man in jedem gut geführten Schreibwarenladen ein „Kassenbuch“ erwerben, in welchem alle nötigen Dinge in einem Vordruck erfasst sind. Das Kassenblatt soll eine exakte Spiegelung Ihres täglichen Kassenbestandes sowie der Ein- und Ausgaben Ihrer Kasse widerspiegeln. Es darf also nie passieren, dass Ihr Kassenbuch einen Bestand von 123,89 EUR ausweist, beim Nachzählen Ihrer Kasse tatsächlich 245,67 EUR vorhanden sind. Ebenso existieren keine negativen Kassenbestände, denn weniger als nichts kann in Ihrer privaten Geldbörse auch nicht sein.

Muster KassenblattIn all diesen Fällen kann man von einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung sprechen und das Finanzamt wird bei einer Prüfung diese Kasse wegen Verstoßes gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) verwerfen. Jeder Vorgang sollte in einen separaten Zeile erfasst werden. Ein Kassenblatt könnte bspw. so aussehen:

 Eine Unterschrift, das Datum des Erfassungszeitraumes sowie einen Firmenstempel runden die Sache ab. Heften Sie das Kassenblatt als Deckblatt auf alle dazugehörigen Belege.

Auferstanden aus Ruinen – die degressive Abschreibung ist zurück

6. Dezember 2008 in Buchführung by Evelyn Brandies | No comments

Nach langem hin und her hta sich der Gesetzgeber entschlossen nach der Abschaffung die degressive Abschreibung zum 01.01.2009 wieder steuerlich zuzulassen. Darüber können Sie in unserem Artikel Degressive Abschreibung wieder da! im Betriebsausgabenlexikon mehr erfahren.

Wer muss Bücher führen?

5. Dezember 2008 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 2 von 20 der Serie

Wer muss Bücher führen?

Ein Gewerbetreibender ist nicht automatisch auch buchführungspflichtig. Die Buchführungspflicht ist für Gewerbetreibende erst ab einem Gewinn von über 50.000,- EUR oder einem Umsatz von mehr als 500.000,- EUR bindend. Erreicht der gewerbliche Unternehmer diese Grenzen im Geschäftsjahr nicht, so kann er seinen Gewinn durch die Einnahmen – Überschuss - Rechnung (EÜR) ermitteln. Diese Gewinnermittlungsmethode ist kostengünstiger und einfacher zu erstellen. Freiberuflich tätige Unternehmer, wie beispielsweise Architekten, Unternehmensberater, Heilpraktiker, Ingenieure o.a. werden mit ihrem Gewinn bzw. ihren Umsätzen nicht diesen Grenzen unterworfen. Sie sind also nicht buchführungspflichtig und können demzufolge immer ihren Gewinn durch die Ermittlung des Überschusses der Einnahmen über die Ausgaben ableiten. Die Aufforderung zur Buchführungspflicht wird durch das zuständige Finanzamt automatisch erteilt. Es braucht also kein Gewerbetreibender ständig seinen Gewinn oder seine Umsätze überwachen und selbstständig die Gewinnermittlungsmethode wechseln.

Beginn und Ende der Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht beginnt mit der Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit. Dies kann unter Umständen bereits vor der Entstehung der Firma sein. Das Ende der Buchführungspflicht kennzeichnet die Aufgabe der gewerblichen Tätigkeit bzw. die Beendigung der Verteilung des Vermögens nach Abschluss der Liquidation, also nach der Insolvenz.

GoB - Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

In der GoB sind alle Grundsätze der Buchführung und Bilanzierung verankert, welche im Handelsgesetz niedergeschrieben stehen. Zu den wichtigsten Grundsätzen der Buchführung zählt zum Beispiel die Tatsache, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen können muss. Die einzelnen Buchungen müssen in der Entstehung und Abwicklung verfolgbar sein. Das verschleiern oder übermalen von Informationen oder Zahlen ist nicht gestattet und würde obigem Grundsatz zuwiderlaufen. Der ursprüngliche Inhalt muss immer nachvollziehbar sein.

Die Verwendung von Abkürzungen oder Symbolen ist nur dann gestattet, wenn die Bedeutung eindeutig feststeht. Es ist die deutsche Sprache und als Währung der € zu verwenden. Wird die Buchführung oder die Gewinnermittlung von einem Steuerberater durchgeführt, so braucht man sich in der Regel keine Gedanken darüber machen, ob die Vorschriften eingehalten werden. Auch mit der auf dem Markt erhältlichen Software, steht man in der Regel auf der sicheren Seite und erstellt die Buchführung im Sinne des Gesetzes.

Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungszeiträume

Der Abschluss eines Geschäftes heißt für den Gewerbetreibenden nicht gleichzeitig, dass auch sämtliche Unterlagen vernichtet werden können. Aufzeichnungen wie Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen und Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Dokumente wie empfangen oder gesendete Handels- oder Geschäftsbriefe müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Diese Pflicht ist notwendig, um dem Finanzamt im Fall einer Betriebsprüfung Beweise zu erbringen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzten Eintragungen vorgenommen worden oder in welchem die Inventare oder Bilanzen entstanden sind. Werden die auf zu bewahrenden Unterlagen maschinell gespeichert (auf CD oder anderen Bildträgern), dann müssen die entsprechenden Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden, welche zum Lesen dieser EDV – Medien notwendig sind.
 

So sparen Sie mit dem Jahreswechsel Steuern

12. November 2008 in Buchführung by Evelyn Brandies | No comments

Einnahme-Überschuss-Rechner haben zum Jahreswechsel einen großen Vorteil gegenüber Bilanzierenden. Einnahmen werden nicht bei Rechnungsstellung sondern erst bei der Bezahlung erfasst. Durch ein längeres Zahlungsziel oder eine spätere Rechnungsstellung können so Einnahmen in das Jahr 2009 geschoben werden. Für Betriebsausgaben gilt das gleiche, sie werden zum Zeitpunkt der Bezahlung erfasst. Der Unternehmer kann daher den Einkauf von Büromaterial bereits im Dezember erledigen. Dazu zählen bspw. Toner für Drucker, Kopierer oder Fax; Papier, Ordner. eBay-Händler können ihren Bestand an Verpackungs- und Versandmaterialien aufstocken. Ebenfalls sollte das Warenlager überprüft werden. Waren, die sich saisonbedingt am Anfang des Jahres gut verkaufen lassen, können ohne weiteres bereits im Dezember eingekauft werden. Erfolgt die Bezahlung der Rechnungen noch im Dezember, mindert sich der Gewinn um diese Beträge. Die erstmals 2008 wirksame Regelung für das geringwertige Wirtschaftsgut bietet zum Jahresende ebenfalls Sparpotenzial. Ein am 25.12. für 950,- EUR (netto) angeschaffter Laptop muss in dem GWG Sammelposten 2008 erfasst und über 5 Jahre abgeschrieben werden. Dabei gilt nicht die zeitanteilige Abschreibung, was bedeutet, dass der Labtop mit der vollen Jahresabschreibung von 190,- EUR zuberücksichtigen ist und nicht mit einem zwölftel davon. So kann sich auch die neue GWG Abschreibung auf die Höhe der Betriebsausgabe 2008 auswirken und somit den Unternehmensgewinn beeinflussen.

Was ist Buchführung?

16. Oktober 2008 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 1 von 20 der Serie

Durch die Buchführung können der Unternehmer, das Finanzamt, die Gläubiger (Banken oder andere Geldgeber) innerhalb eines bestimmten Zeitraums (meist ein Kalenderjahr) alle Geschäftsvorfälle (z.B.: Einkauf von Ware, Bezahlung des Personals, Gutschrift einer Ausgangsrechnung usw.) zeitlich geordnet, systematisch, zeitnah und lückenlos begutachten. Sie erhalten somit einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens.

Durch die Buchführung und die damit verbundenen einheitlichen Regelungen sind Unternehmen und Wirtschaftsjahre vergleichbar, was die Voraussetzung für eine ergebnisorientierte Besteuerung ist. Darüber hinaus kommt der Unternehmer seiner Verpflichtung eines gesetzeskonformen Nachweises der wirtschaftlichen Lage seines Unternehmens nach. Er kann eine Dokumentation für den zu erstellenden Jahresabschluss aus der Buchführung ableiten. Im Übrigen, Buchführung und Buchhaltung ist in der Umgangssprache ein und dasselbe.

Was muss dabei beachtet werden?

Die wichtigsten Gebote sind in der GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) verankert. Eine unabhängige Person sollte sich bspw. in kurzer Zeit einen Überblick mittels der Buchführung verschaffen können. Die Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein. Eine klare und übersichtliche Form sind ebenso Voraussetzungen wie eine zeitnahe Aufstellung. Der Unternehmer sollte sich also nicht jahrelang Zeit lassen, denn dann nützt eine Buchführung niemanden mehr etwas. Die deutsche Sprache und der Euro als Währung dürfte auch jedem noch so Unverständigen einleuchtend sein.

Daneben existiert noch ein sogenanntes Verrechnungsverbot, d.h. der Unternehmer darf nicht einfach bestimmte Einnahmen mit bestimmten Ausgaben saldieren und so eventuell Zeit und Arbeit sparen. Allerdings sind nicht alle Unternehmer dazu angehalten eine Bilanz mit einer Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Diese Form der Gewinnermittlung ist nur für bestimmte Unternehmen vorgesehen, welche gewisse Umsatz- und Gewinngrößen mit ihrer Firma erreicht haben. Schließlich ist es auch für den Existenzgründer eine Kostenfrage, ob er eine Bilanz von seinem Steuerberater erstellen lassen muss oder ob eine einfache Einnahmen- Überschussrechnung ausreichend ist. Eine solche E/Ü – Rg. können Sie unter Umständen sogar selbst erstellen und somit Geld sparen.

Warum berichten wir?

Diese Frage lässt sich mit der Notwendigkeit bzw. der Anzahl der Anfragen unserer Leser erklären. Die regelmäßige Erstellung Ihrer Buchführung ist nicht etwa ein Zeitvertreib den das Unternehmertum so mit sich bringt, sondern eine gesetzlich verankerte Pflicht. Wir wollen Ihnen durch die Erläuterung grundsätzlicher Vorschriften und durch die Untermalung mit einfachen aber praxisnahen Beispielen zeigen, dass Buchführung kein „Buch mit sieben Siegeln“ sein muss.

Fahrzeuge im Betriebsvermögen

21. Januar 2008 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Ob ein Fahrzeug zum notwendigen Betriebsvermögen zählt, kann mit Hilfe der allgemeinen Regeln über die Zuordnung von Wirtschaftgütern ermittelt werden. Liegt die betriebliche Nutzung bei mehr als 50% ist das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zuzuordnen. Überlässt der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein Fahrzeug, das vom Arbeitnehmer versteuert wird, ist dieses Fahrzeug zu 100% dem Betriebsvermögen zuzuordnen. Aus der Sicht des Arbeitgebers hat die Überlassung eines Fahrzeuges an einen Mitarbeiter Entlohnungscharakter. Gehalt bzw. Lohn ist immer betrieblich veranlasst, wodurch der Unternehmer dieses Fahrzeug stets zu 100% betrieblich nutzt. Weiterhin ausschlaggebend kann die Tätigkeit z.B. im Außendienst oder als Taxifahrer sein, in diesem Fall ist das Fahrzeug in der Regel notwendiges Betriebsvermögen. Ebenso kann mittels Fahrtenbuch oder die Aufzeichnung eines repräsentativen Zeitraums zur Zuordnung herangezogen werden. Liegt die betriebliche Nutzung unter 50 %, kann dieses Fahrzeug trotz allem dem Betriebsvermögen zugeordnet werden. In diesem Fall findet die 1% Regelung zur Ermittlung der Privatnutzung keine Anwendung. Denn wird ein Fahrzeug im Betriebsvermögen zu weniger als 50% betrieblich genutzt, müssen die auf die Privatfahrten entfallenden Kosten herausgerechnet werden.

Gewinngrenze für Selbständige erhöht

17. Januar 2008 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Ab wann ein Gewerbetreibender buchführungspflichtig wird, hängt vom Jahresumsatz und vom erzielten Jahresgewinn ab. Beim Jahresumsatz liegt die Freigrenze bei 350.000,- EUR. Wichtig ist, ab dem Jahr 2008 erhöht sich die Gewinngrenze von 30.000,- EUR auf 50.000,- EUR. Das heißt, Gewerbetreibende, die die Gewinngrenze von 50.000,- EUR nicht überschreiten, können ihren Gewinn weiterhin mit der Einnahmen- Überschuss- Rechnung ermitteln. Erst ab einem Jahresgewinn von 50.000,- EUR besteht Bilanzierungspflicht.

Steuernummer oder UStIDNr auf der Rechnung?

22. November 2006 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Der Gesetzgeber verlangt beim Ausstellen von Rechnungen ab einem Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer von 100 EUR (150 EUR ab 1.1.2007) folgende Angaben:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. ...
Die vollständigen Angaben können aus dem Beitrag http://www.betriebsausgabe.de/rechnungen.php entnommen werden.
Der Auszug aus dem Umsatzsteuergesetz des §14 Abs. 4 zeigt, dass ein Unternehmer neben Adressdaten auch seine eigene, vom Finanzamt vergebene Steuernummer auf seinen Ausgangsrechnungen aufführen muss. Genau in dieser Tatsache liegt unseres Erachtens ein Sicherheitsrisiko, da mit Hilfe dieser Steuernummer telefonisch Daten des Steuerpflichtigen beim zuständigen Finanzamt abgerufen werden könnten. Da der Unternehmer das Wahlrecht zwischen Steuernummer und Umsatzsteueridentifikationsnummer besitzt, sollte auf den Ausgangsrechnungen stets die vom Bundesamt für Finanzen vergebene Umsatzsteueridentifikationsnummer im Format DExxxxxxxxx vermerkt sein. Durch diese Nummer ist eine Informationsspionage durch Dritte nicht möglich.

Außenstände aus dem Jahr 2003 sichern

21. Januar 2006 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Seit dem 1.1.2006 können Unternehmer ihre Außenstände des Jahres 2002 gegenüber ihren Kunden nicht mehr geltend machen. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, indem der Anspruch entstanden ist, so dass Rechnungen aus dem Jahr 2002 Ende 2005 verfallen könnten. Die 3-jährige Frist kann nur durch ein Mahnbescheid oder eine Klage verlängert oder gestoppt werden. Außergerichtliche Maßnahmen wie Mahnungen sind dagegen unwirksam. Unternehmer sollten diesbezüglich mit einem Anwalt sprechen, so dass ihre Ansprüche aus 2003 gesichert werden können.

Lexikon der Betriebsausgaben online

18. Januar 2006 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Was kann ich absetzen und wie viel kann ich absetzen? Die häufigsten Fragen werden von Existenzgründern im Zusammenhang mit Betriebsausgaben gestellt. Eine Zusammenfassung aller gängigen Betriebsausgaben ist im Onlinelexikon der Betriebsausgaben unter www.betriebsausgabe.de zusammengestellt. Spezielle Fragen können auch im Forum auf dieser Seite gepostet werden. Die Seite ist also nicht nur für Gründer interessant, sondern für alle Unternehmer: www.betriebsausgabe.de

Private Kfz – Nutzung prüfen

16. Oktober 2005 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Betriebsfahrzeuge werden in der Regel auch zu privaten Zwecken genutzt. Daher ist es notwendig eine Privatkorrektur der anfallenden Kfz – Kosten vorzunehmen. Dazu existieren zwei grundlegende Methoden, welche sich allerdings in ihrer Gewinnauswirkung sehr deutlich unterscheiden können. Zum Einen die sogenannte 1 % - Methode, welche eine pauschale Ermittlung des privaten Nutzungsanteils ausgehend vom Bruttolistenpreis des Fahrzeuges ist. Zum Anderen die Fahrtenbuchmethode. Hierbei wird der individuelle Privatanteil der Fahrten durch eine lückenlose Aufzeichnung ermittelt. Die persönliche Situation sollte jeder Existenzgründer mit einem Berater prüfen.

Ausgedruckte Kontoauszüge am heimischen PC fragwürdig?

24. September 2005 in Buchführung by Torsten Montag | No comments

Die Oberfinanzdirektion Münster hat mit einer Verfügung vom 17.5.2005 die Aufbewahrungspflichten eines Unternehmers hinsichtlich ihrer Online-Kontoauszüge konkretisiert. Bei einigen Geldinstituten werden Kontoauszüge auf Wunsch online bereitgestellt, so dass der Kunde diese selbst ausdrucken kann. Derartige Kontoauszüge können zum Zahlungsnachweis dienen, jedoch kommt der Unternehmer damit nicht seinen Aufbewahrungspflichten gemäß der Abgabenordnung nach. Diese Entscheidung wurde damit begründet, dass es sich um ein „originäres digitales Dokument“ handele, welches EDV-technisch modifiziert werden kann. Unter dieser Voraussetzung könne der Unternehmer seiner Verpflichtung einer ordnungsmäßigen Buchführung nicht nachkommen.