Am von Torsten in kurz notiert geschrieben
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Sicherheitsvorschriften

IT Security – Richtlinien im Unternehmen und Verhaltensregeln für Social Media

Wer ein Unternehmen mit mehreren Beschäftigten betreibt, braucht Richtlinien für die Abläufe im IT-Bereich, auch im Hinblick auf die verstärkte Nutzung der Social Media Kanäle. Um sensible Daten sowie das komplette System zu schützen, helfen klare IT Security-Regeln, die für alle Mitarbeiter verbindlich gelten. Generell gelten die folgenden Tipps auch für Gründer oder Einzelunternehmer im Home Office.

Schloss mit der Aufschrift Data Protection
Das Datenrisiko darf nicht unterschätzt werden.
© bykst / pixabay.com

Dingelstädt, 17.08.2018 - Die Einhaltung des Datenschutzes ist wichtiger denn je, wird in vielen Unternehmen jedoch oft noch lax gehandhabt. Ein gut strukturiertes Sicherheitskonzept hilft dabei, sensible Daten zu schützen und unberechtigte Zugriffe zu vermeiden. Das erfordert einiges an Knowhow und sollte unbedingt in die Hände eines IT-Profis gelegt werden. Der kümmert sich auch um die technische Überwachung, zum Beispiel der Kommunikationswege wie Email, Instant Messaging oder den Dateidownload. Systemintern können hier entsprechende Rechte vergeben und Begrenzungen eingerichtet werden. Über entsprechende Software können diese Kontrollen automatisiert werden

Geregelt werden sollte neben vielen anderen Punkten der Datenzugriff. Über die Einrichtung entsprechender Arbeitsgruppen und dort wiederum der Rechtevergabe, wird der Zugriff auf bestimmte vertrauliche Daten zugelassen oder verhindert. So sollten Praktikanten und Auszubildende zum Beispiel nicht uneingeschränkt auf die Daten der Führungsebene zugreifen können. Beispiele für IT-Sicherheitskonzepte finden sich zum Beispiel auf den Seiten des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik. Neben der Sicherung der Hard- und Software sollten schriftliche Verhaltensregeln verfasst werden, die regelmäßig aktualisiert und allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden müssen.

Aufklärung schützt vor Fehlern

Neben dem Sicherheitskonzept schützt eine Schulung und Aufklärung der Mitarbeiter über die Risiken – vor allem im Social Media Bereich – vor größeren Schäden im Unternehmen selbst. So sollten alle Mitarbeiter darüber informiert sein, dass ein wildes Anklicken unbekannter Links Viren und Malware in das Unternehmensnetz schleusen kann. Optimal sind regelmäßige Schulungen oder Meetings, in denen die Mitarbeiter im Unternehmen immer wieder bezüglich der Sicherheitsvorschriften gebrieft werden. Besonders eindringlich und hilfreich sind hier Praxisbeispiele – vielleicht auch aus dem eigenen Unternehmen – die die Gefahren zeigen, die beim leichtsinnigen Umgang mit On- und Offline-Informationen auftreten können. Einen besonders wichtiger Aspekt stellen die gesetzlichen Regelungen dar, die das Marken- und Urheberrecht betreffen. Gerade die Abmahnwellen der letzten Monate machen es erforderlich, hier sehr umsichtig vorzugehen. Selbstverständlich sollte sein, dass keine Betriebsinterna wie zum Beispiel Informationen aus der Produktentwicklung an die Öffentlichkeit gelangen. Alle relevanten Regelungen sollten in einer Social Media Guideline zusammengefasst sein.

IT-Nutzung im Unternehmen – Abgrenzung zwischen beruflich und privat

Im Bereich der Social Media Nutzung muss es eindeutige Richtlinien über die erlaubte Nutzung geben. In kleineren Unternehmen darf oft jeder alles, während größere Firmen hier oft so restriktiv vorgehen, dass eine Nutzung von Facebook oder anderen Social Media Kanälen gänzlich ausgeschlossen ist. Gehört Social Media zum Marketingkonzept einer Firma, dann müssen auch hier wieder die Mitarbeiter besonders sensibilisiert werden, die den Online-Auftritt betreuen, Richtlinien legen fest, wer posten darf und vor allem auch, welche Informationen des Unternehmens der Öffentlichkeit mitgeteilt werden. Dies gilt besonders dann, wenn die Social Media Kontakte Einblick in die Firmenabläufe erhalten sollen, um eine Kundenbindung zu erreichen.

Aufruf zum selbstverantwortlichen Handeln

In den Schulungen und Briefings für die Mitarbeiter sollte unbedingt auch das Bewusstsein der Eigenverantwortlichkeit gestärkt werden. Dies gilt gerade für die Social Media Aktivitäten und ist unabhängig davon, ob von der Firma aus der private oder der Unternehmens-Account bedient wird. Vor allem Beiträge, die im Namen des Unternehmens gepostet werden, sollten zumindest mit einem Namenskürzel einen Hinweis auf den Verfasser geben.

Kompetente Ansprechpartner schaffen

Für die Mitarbeiter im Unternehmen ist es wichtig und hilfreich, dass es Ansprechpartner mit Fachkenntnis gibt. Dies kann zum Beispiel der System-Administrator im Betrieb sein oder auch ein Mitarbeiter, der sich intensiv in die Thematik eingearbeitet und dafür zumindest teilweise von seinen anderen Aufgaben freigestellt wurde. Wer für die Social Media Accounts der Firma zuständig ist, sollte sich genau über die erforderlichen Einstellungen informieren, die ein Maximum an Datensicherheit bieten. Diese Personen sind auch zuständig, wenn ein Mitarbeiter negative Postings über das Unternehmen findet.

Mit der Nutzung des Internets sowie der Social Media Kanäle machen sich Unternehmen öffentlich und damit auch unter Umständen angreifbar. Klare Social Media Richtlinien helfen dabei, die größten Fehler zu vermeiden und die Reputation des Unternehmens zu beschädigen. Generell sollte man als Unternehmer seinen Mitarbeitern jedoch vertrauen und ihnen auch eine gewisse Eigeninitiative zugestehen. Denn der individuelle und persönliche Aspekt macht Social Media so interessant und wirks

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Screenshot www.siwecos.de

Gratis Websitescanner für Unternehmer

Webseiten von kleineren oder mittelständischen Unternehmen werden oft zum Angriffsziel von Hackern. Mit einem kostenlosen Webseitenscanner gefördert vom Bundesministerium für Wirtschaft (BMWi) jedoch kann gezielter Schutz davor gewährleistet werden. Eine Gruppe von IT-affinen Menschen hat für diesen Zweck ein solches Sicherheitstool entwickelt.

Diagramm, Nutzung ausgewählter Social Media Dienste

10 Gründe, warum Social Media nötig ist

Alles spricht von Social Media – immer noch. Für die meisten Unternehmen ist Social Media ein fester Bestandteil der Marketingstrategie. Unternehmen, die kein Social Media nutzen, sind schon so gut wie aus dem Rennen ausgeschieden. In einer Studie in den Fortune Top 100 Unternehmen zum Thema Social Media ergaben sich interessante Werte.

Social Media für Unternehmer

Förderung von Mitgliederzahlen & Interaktion in Social-Media-Communities von KMU

Eine Social-Media-Community zu pflegen ist keine leichte Arbeit. Ganz besonders, wenn es sich hierbei um die eigene Diskussionsplattform handelt. Egal ob Unternehmen, Verein oder Privatperson - wer eigenhändig ein Diskussionsforum fördern möchte, steht vor einigen Herausforderungen.