Am von Torsten in Buchführung und Steuererklärung geschrieben
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Abgrenzung

Geschäftsreise oder Privaturlaub, wann liegen Betriebsausgaben vor?

Bis vor einigen Jahren konnten die Kosten für eine Reise, die sowohl betrieblich als auch privat veranlasst war, überhaupt nicht als Betriebsausgaben angesetzt werden. Doch die Rechtsprechung des BFH änderte sich. Der Teil, der betrieblich veranlasst ist, darf angesetzt werden. Allerdings muss der Anteil der Reise zu mindestens 10 Prozent betrieblich veranlasst sein.

Palme am Strand
Kosten für den Urlaub als Betriebsausgaben ansetzen? So geht's!
© PublicDomainPictures / pixabay.com

Berlin, 31. Mai 2017 - Zwar können viele Termine per Telefon oder Internet geklärt werden, doch hin und wieder sind Geschäftsreisen für Unternehmer unumgänglich. Einige Selbstständige müssen auch Seminare oder Messen besuchen. Die Kosten dafür, dürfen sie zum großen Teil als Betriebsausgaben ansetzen. Dabei gelten allerdings gewisse Grenzen.

Die Kosten für Flug, Übernachtung, Seminargebühren usw. dürfen in voller Höhe angesetzt werden. Für Essen und Trinken gelten geringe Verpflegungspauschalen, denn schließlich müsste der Unternehmer dafür auch bezahlen, wenn er z Hause wäre. Diese sind unter anderem abhängig vom Reiseland. In Deutschland dürfen Selbstständige pro kompletten Tag 24 Euro ansetzen. Am An- und Abreisetag sind es 12 Euro (gilt auch bei 1-tägigen Seminaren von mehr als 8 Stunden Abwesenheit).

Privaturlaub und Geschäftsreise zusammen

Immer mehr Unternehmer vermischen jedoch Geschäfts- und Privatreisen. Warum auch nicht? Wer ein Seminar am Gardasee besucht, könnte so kostengünstig ein paar Tage Urlaub anhängen. Früher ging die Rechtsprechung dahingehend, dass die Kosten dafür nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden durften. Doch die Gerichte haben ihre Rechtsprechung in den vergangenen Jahren geändert.

BFH beschließt anteilige Aufteilung der Kosten

Mit Beschluss vom 21. September 2009 änderte der BFH seine Rechtsprechung dahingehend, dass die Kosten bei “gemischten” Reisen anteilig zu berücksichtigen seien. Das ist natürlich nur dann möglich, wenn es objektive Kriterien zur Abgrenzung gibt (BFH, Beschluss vom 21.September 2009, Az.: GrS 1/06).

Das Online Portal www.anwalt.de zeigt in einem Artikel einige Beispiele auf.

Ein Selbstständiger nimmt von Mittwoch bis Freitag an einem 3-tägigen Fachseminar teil. Weil er einmal dort ist, verlängert er den Aufenthalt um 2 weitere private Urlaubstage. Alle Aufwendungen, die direkt und nur in Verbindung mit dem Fachseminar standen, dürfen in voller Höhe angesetzt werden. Dazu würden zum Beispiel Seminargebühren und Übernachtungskosten gehören. Die Fahrtkosten dürfen anteilig als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. In dem Falle 3/5. 3 Tage waren betrieblich veranlasst und 2 Tage privat.

Aufwendungen müssen objektiv abgegrenzt werden

Der BFH entschied auch in einem anderen Fall darüber, dass die Kosten anteilig anzurechnen seien. Ein Arzt hatte am Gardasee ein Seminar besucht. Allerdings fanden nur am Morgen und späten Nachmittag Kurse statt. Tagsüber konnte er die Anlage für private Zwecke nutzen. Die Richter entschieden, dass in diesem Fall die Kosten zur Hälfte anzusetzen seine. Die eine Hälfte war betrieblich veranlasst. Die andere Hälfte ist dem Privatleben zuzuordnen (BFH, Urteil vom 21. April 2010, Az.: VI R 5/07).

Tipp: Nachweise gut aufheben

In jedem Fall sollten alle Nachweise gut aufgehoben werden. Und zwar, um sowohl gegenüber dem Finanzamt als auch einer eventuellen Steuerprüfung die betriebliche Veranlassung nachweisen zu können. Als relevante Unterlagen zählen Teilnahmebescheinigungen, Quittungen, Veranstaltungspläne usw.

Auch der Tankbeleg für Fahrten mit dem betrieblichen Fahrzeug ist ein wichtiger Nachweis. Glücklicherweise gibt es aber Möglichkeiten diese Betriebsausgaben trotz verlorener Tankbelege geltend zu machen.

So haben sich die Steuerfreibeträge im Zeitraum von 1999 bis 2010 entwickelt

Als Unternehmer und Steuerpflichtiger macht man sich im Laufe der Zeit doch die ein oder anderen Gedanken über die Gerechtigkeit von Steuerfreibeträgen bzw. deren Entwicklung.

Aufwendungen für Geburtstagsfeier können Betriebsausgabe sein

Unternehmer, die ihren eigenen Geburtstag oder denen ihrer Angestellten feiern, können die Kosten dafür zumindest unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben geltend machen. Dazu hat der Bundesfinanzhof in München mehrere Merkmale beschrieben, wie die Zeitschrift Der Steuerzahler in seiner Ausgabe von März 2017 auf Seite 38 beschreibt.

Kurse und Coaching zur Persönlichkeitsbildung sind selten Betriebsausgaben

So manch ein Unternehmer besucht diverse Kurse oder Coaching Programme mit persönlichkeitsbildendem Charakter. Die Aufwendungen dafür sollten wenn möglich natürlich als Betriebsausgaben angesetzt werden. Doch das ist nur in den wenigsten Fällen möglich, wie das Finanzgericht Hamburg kürzlich entschied.