Diese Akten dürfen Unternehmen ab dem 01.01.2017 vernichten

Trotz Digitalisierung kommen jedes Jahr immer mehr Akten und Dokumente hinzu. Was muss ein Unternehmer wie lange aufbewahren? Oder besser ausgedrückt: Welche Unterlagen darf ein Unternehmer ab dem 01. Januar 2017 vernichten? Und wann beginnt überhaupt die Aufbewahrungspflicht?

Aktenvernichtung
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Dresden, 29. Dezember 2016 - Nächste Woche ist bereits 2017. Der eine oder andere Selbstständige nutzt die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr um das Büro aufzuräumen. Welche Unterlagen dürfen ganz konkret ab dem 01. Januar 2017 vernichtet werden? Gemäß § 147 AO gibt es nur 2 Zahlen die sich ein Unternehmer merken muss: 6 und 10 Jahre.Die Aufbewahrungsfristen gelten sowohl für digitale als auch für physisch vorliegende Dokumente. Doch wann beginnt die Aufbewahrungsfrist? Meistens am Ende des Jahres, auf das sich die Akten beziehen. Wurde beispielsweise eine Rechnung in 2010 ausgestellt, so beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2010. Das trifft aber nicht auf alle Unterlagen zu. Ein Jahresabschluss kann frühestens erst im Folgejahr durchgeführt werden. Daher beginnt die Aufbewahrungsfrist in diesem Fall später. Beispiel: Der Jahresabschluss für 2005 wird 2006 fertiggestellt. Daher beginnt die Aufbewahrungsfrist hier erst am 31. Dezember 2006. Wird der Jahresabschluss noch später fertiggestellt, verschiebt sich der Beginn (und damit auch das Ende) der Aufbewahrungsfrist.

Übersicht, was 2017 vernichtet werden darf

Die folgende Übersicht bezieht sich darauf, was wann frühestens vernichtet werden darf, so akademie.de. Wie oben erläutert, muss der Unternehmer unbedingt darauf achten, wann der letzte Eintrag im jeweiligen Dokument vorgenommen wurde. Selbstverständlich sind auch wir nicht unfehlbar. Die Übersicht dient als Richtlinie und hat nicht den Anspruch der Vollständigkeit. Im Zweifelsfall sollten Unternehmer vor einer größeren Aktenvernichtung mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt Rücksprache halten.

Unterlagen / Dokumente / Akten Am 01.01.2017 zu entsorgende Unterlagen von:
Abrechnungsunterlagen 2006 
Abschlussbuchungsbelege 2006
Abschlusskonten 2006
Abschlussrechnungen 2006
Abschreibungsunterlagen 2006
Aktenvermerke 2010
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 2006
Angebote (versandte und erhaltene) 2010
Anhang (zum Jahresabschluss) 2006
Anlagenverzeichnis 2006
Arbeitsanweisungen 2006
Auftragsbestätigungen (versandte und erhaltene) 2010
Ausgangsrechnungen 2006
Auszahlungsbelege 2006
Bankbelege 2006
Belege 2006
Bestellungen (erhaltene und versandte) 2010
Betriebsabrechnungsbögen 2006
Betriebskostenabrechnung (ohne Buchuchsbelege) 2010
Betriebskostenrechnungen 2006
Betriebsprüfungsberichte 2010
Bewirtungsunterlagen 2006
Bilanzen usw. 2006
Bons 2006
Buchführungsunterlagen 2006
Buchungsanweisungen 2006
Buchungsunterlagen 2006
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) 2010
Datensicherungen 2006
Debitorenkonten /-listen 2006
Depotauszüge (Soweit nicht Inventare) 2006
EDV-Journal 2006
Einfuhrunterlagen 2010
Eingangsrechnungen 2006
Einzahlungsbelege 2006
Fahrtenbücher 2006
Finanzberichte 2010
Frachtunterlagen 2010
Gebrauchsmusterunterlagen 2010
Gehaltsabrechnungen 2006
Geschäftsberichte 2006
Geschäftsbriefe (Außer Rechnungen und Gutschriften) 2010
Geschenknachweise 2010
Gewerbesteuerunterlagen 2010
Gewinn- und Verlustrechnungen 2006
Grundbuchauszüge 2006
Handelsbriefe (Außer Rechnungen und Gutschriften) 2010
Handelsbücher 2006
Handelsregisterauszüge 2010
Inventare 2006
Investitionsunterlagen /-abrechnungen 2010
Jahresabschlüsse 2006
Journale 2006
Kassenbücher, -berichte, - blätter 2006
Kassenzettel (Buchungsunterlagen) 2006
Kassenzettel (die keine Buchungsbelege sind) 2010
Kaufverträge 2010
Kostenvoranschläge 2010
Ladescheine 2006
Leasingunterlagen 2010
Lieferscheine 2006
Lohnbelege 2006
Mahnbescheide 2010
Mahnungen 2010
Materialabrechnungen 2006
Materialentnahmescheine 2010
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) 2010
Nachnahmebelege 2006
Organisationsunterlagen der (EDV-) Buchführung 2006
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) 2010
Preislisten 2010
Preisvereinbarungen 2010
Privatentnahmebelege 2006
Prüfungsberichte 2006
Quittungen 2006
Rechnungen 2006
Reisekostenabrechnungen (für Angestellte und Unternehmer) 2006
Repräsentationskosten /-aufwendungen 2006
Sachkonten 2006
Schecks 2010
Schriftwechsel 2010
Spendenbscheinigungen 2006
Steuerbescheide, -erklärungen 2006
Stornobelege 2006
Telefonkostennachweise 2006
Überstundenlisten 2010
Überweisungsbelege 2006
Umsatzsteuervoranmeldungen 2006
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 2006
Verkaufsbücher 2006
Vermögensverzeichnis 2006
Verrechnungskonten 2006
Versicherungspolicen 2010
Verträge 2010
Vollmachten (Urkunden) 2010
Warenabgabescheine 2010
Warenbestandsaufnahmen 2006
Werbegeschenknachweise 2006
Werbekosten (Belege) 2006
Zahlungsbelege 2006
Zollbelege 2010

Ist noch etwas unklar geblieben? Stellen Sie uns Ihre Frage im Gründer Chat. Auch interessant: Das Merkblatt der IHK Hannover zu Aufbewahrungspflichten für Gewerbetreibende.

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