Am von Torsten in Buchführung und Steuererklärung geschrieben
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Bürokratie

Abkürzungsverzeichnis für Fahrtenbuch nötig

Viele Unternehmer die ein Fahrtenbuch nutzen, nutzen für ihre Aufzeichnungen Abkürzungen. “HH” ist auch schneller geschrieben als Hamburg und jeder sollte auch verstehen, was damit im Kontext gemeint ist. Doch das Finanzgericht Köln entschied in einem Urteil, dass Abkürzungen im Fahrtenbuch nur unter bestimmten Bedingungen verwendet werden dürfen.

Fahrtenbuch Abkürzungen Verzeichnis
© leandrodecarvalhophoto / pixabay.com

 Köln, 21. September 2016 - Ein selbstständiger Unternehmer nutzte ein Fahrtenbuch um den privaten Nutzungsanteil seine Fahrzeugs zu ermitteln. Im Rahmen einer Betriebsprüfung monierte der Prüfer jedoch das Fahrtenbuch und wandte rückwirkend die 1 Prozent Regelung an. Diese wäre dem Unternehmer jedoch viel teurer gekommen. Der Prüfer bemängelte unter anderem folgende Punkte:

  • Reiseziele seien nicht eindeutig bestimmt worden
  • Nicht immer wurde ein Reiseziel angegeben
  • Reiseziele seien ausschließlich durch Abkürzungen dargestellt worden

All die genannten Punkte machten es dem Prüfer, wie er meinte, nicht möglich, die einzelnen Fahrten nachzuvollziehen. Dagegen wehrte sich der Unternehmer und ging vor Gericht. Doch die Richter gaben ihm nicht Recht. Sie hielten das Fahrtenbuch ebenfalls für nicht ordnungsgemäß geführt, berichtet steuertipps.de.

Reiseziel muss durch Ort und Kunde genau definiert werden

Eine der Hauptgründe warum die Richte das Fahrtenbuch ebenfalls ablehnten war, dass der Unternehmer keine Ortsangaben zu den Reisezielen machte. Er benannte zwar die Kunden, aber nicht den Ort wo er sie traf. Der Selbstständige war zwar der Meinung, dass das genüge, schließlich lasse sich ja anhand der Rechnung nachweisen, wo der Kunde seinen Sitz hat. Doch die Richter bemerkten, dass er ja nicht zwangsläufig seine Kunden in deren Rechnungsadresse besuchen müsse.

Schon allein dass das BFH vorsieht, dass im Fahrtenbuch sowohl Geschäftspartner bzw. Kunde, als auch der Ort des Reiseziels benannt werden muss, zeigt, dass beide Eintragungen unumgänglich sind.

Abkürzungen müssen die Ausnahme bleiben und wenn doch, dann ein Verzeichnis

Ein weiterer Aspekt, warum das Fahrtenbuch abgelehnt wurde, waren die vielen Abkürzungen. Er hatte fast alle Reiseziele (Kunden, Geschäftspartner usw.) ausschließlich Abkürzungen angegeben. Angeblich aus Datenschutzgründen gegenüber Dritten. Außerdem seien alle Abkürzungen anhand der zugeordneten Rechnungen genau nachzuvollziehen. Auch das sahen die Richter anders. Es sei sehr wohl erlaubt, Abkürzungen zu verwenden. Doch diese müssten aus dem Kontext ganz klar hervorgehen. Oder aber in einem Erläuterungsblatt näher aufgeschlüsselt werden. “HH” für Hamburg wäre daher möglicherweise verständlich. Doch wenn Kundennamen mit Abkürzungen versehen werden, kann kein Prüfer aus dem Zusammenhang erkennen, wer damit gemeint ist. Daher sollten Unternehmer gerade bei Fahrtenbüchern ganz genau aufpassen. Gerade das ist ein Punkt bei dem Betriebsprüfer immer wieder gezielt nach Fehlern suchen. Das FG Köln hat beim BFH in München Revision zugelassen. Das Gründerlexikon bleibt weiter für seine Leser am Ball.

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