So schaffen Sie Platz für Ihre Dokumentenablage und Ihr Archiv

Als Existenzgründer fängt man klein an – auch beim Büroraum. Leider wird oftmals der erforderliche Platz für Verwaltung und Archiv falsch oder unzureichend eingeschätzt, so dass diese Räumlichkeiten nach kurzer Dauer aus allen Nähten platzen. Doch neben der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten muss auch die für das Finanzamt ordnungsgemäße Nachvollziehbarkeit der Schriftstücke berücksichtigt werden, und zwar von Anfang an einer Selbstständigkeit (§257 HGB und § 147 AO).

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Welche Form der Ablage ist die richtige?

Es richtet sich nach der Dokumentenart und der Zugriffshäufigkeit, welche Form der Ablage für den Unternehmer in Frage kommt:

•    Stehende Ablage: Stehordner gibt es von vielen Herstellern in unterschiedlichen Ausführungen, von klassisch grau-schwarz bis hin zu Design-Modellen. Für täglich anfallende, fortlaufende Schriftstücke (wie z. B. Lieferscheine) sind sie gut geeignet. Die Ordner bieten viel Stauraum für große Mengen von Dokumenten, sind aber aufgrund ihrer Größe auch sperrig, schwer und unhandlich. Täglich mit Ihnen zu arbeiten, sie zu ordnen und zu füllen nimmt viel Zeit in Anspruch. Nicht komplett gefüllte Ordner nehmen nichtgenutzten Stauraum in Anspruch.

•    Liegende Ablage: Die Übersichtlichkeit ist bei Schriftstücken, die aufeinander liegen, nicht gegeben. Somit ist diese Form der Ablage für den täglichen Zugriff die ungünstigste, da extrem zeitaufwendig.

•    Hängende Ablage: Häufig wird diese Art der Ablage mit Behörden und Ämtern in Verbindung gebracht, aber, sie ist die platz- und zeitsparendste Methode, seine Dokumente aufzubewahren. Sowohl als Wiedervorlage für den Schreibtisch (täglicher Zugriff) als auch für das Archiv bestens geeignet, da sie eine große Übersichtigkeit, einen schnellen Zugriff und eine große Erweiterungsflexibilität aufweist. Entsprechende Hängevorrichtungen, die für wenig Geld angeschafft und in bestehende Büromöbel integriert werden können, nehmen viele Schriftstücke auf relativ geringem Raum auf. Die mit der hängenden Ablageform oft verwechselte Pendelregistratur ist eine Alternative hinsichtlich des Platzbedarfs, die schnelle Übersicht über die Dokumente ist jedoch weniger gegeben als bei der hängenden Variante.

Die Alternative zur Papierablage – Digitale Archivierung

Im digitalen Zeitalter des 21. Jahrhunderts wird gern vom „papierlosen Büro“ gesprochen. Der Verzicht auf Papier soll nicht nur besonders umweltfreundlich sein, sondern auch die „Resoursen der Räumlichkeiten“ schützen. Unternehmer, die Experten im Umgang mit der EDV sind und sich ein geeignetes Dokumenten-Management-System (DMS) angeschafft haben, sparen viel Zeit und Raum.



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