Ordnung im Büro zahlt sich aus

Wir verraten Ihnen, wie Sie mit einem Frühjahrsputz im Büro Steuern sparen können. Zu Beginn eines neuen Jahres sollten sich Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler und auch kleine Gewerbetreibende einmal genauer mit den Unterlagen des vergangenen Jahres auseinandersetzen. Neben den Auflistungen zu Einnahmen spielen hierbei selbstverständlich auch die Betriebsausgaben, sowie alle anderen Unternehmensbelege eine entscheidende Rolle.

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Wer zu Beginn eines Jahres die eigenen Geschäftsunterlagen in Ordnung bringt, schafft sich nicht mehr nur eigenständig einen Überblick, sondern geht auch Streitigkeiten mit den Behörden aus dem Weg. Nahezu perfekt für den Frühjahrsputz im Büro bieten sich die ersten Tage im Januar an. Aber auf was sollte geachtet werden und inwieweit müssen bei den eigenen Betriebsunterlagen Ergänzungen vorgenommen werden?

Die Vorbereitung für die Steuerprüfung

Steuerprüfungen können überraschender kommen als es dem Unternehmer lieb ist. Um hier unnützen Kosten und vor allem auch einem ungünstigen Zeitaufwand aus dem Weg zu gehen, sollte man die Unternehmensunterlagen auf Vordermann bringen. Hierbei heißt es vor allem die Aufbewahrungsfristen von Unterlagen zu berücksichtigen.

Nach dem deutschen Recht müssen Betriebsunterlagen sechs beziehungsweise zehn Jahre aufbewahrt werden. Hierbei spielt die Art der Belege die ausschlaggebende Rolle. Ein Frühjahrsputz im eigenen Büro ist die beste Gelegenheit, alte Belege, die bereits über der Frist liegen, zu vernichten. Aber bereits hier lauert die erste steuerliche Falle, die auch mit einem Bußgeld vom Finanzamt bestraft werden kann. Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungsfrist erst zum Ende eines Jahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Kosten sparen und Vorteile erwirtschaften

Die meisten Unternehmen, ganz gleich wie groß diese sind und vor allem auch in welcher Branche sie tätig sind, entscheiden sich in Sachen steuerliche Abwicklungen für einen Profi. Hierbei handelt es sich keineswegs um eine schlechte Entscheidung. Ganz im Gegenteil. Zu beachten ist jedoch, dass man mit der Vorarbeit an der richtigen Stelle Beraterhonorare sparen kann. Mit ein wenig Ordnung und genauer Absprache lassen sich die finanziellen Aufwendungen für den Steuerberater minimieren.

Dies gilt aber nur, wenn man den Experten auch die Arbeit erleichtert. Aus diesem Grund bietet es sich für alle Unternehmer an, eigenständig eine Einnahmen-Überschussrechnung zu erstellen. Hierbei handelt es sich immerhin um einen der größten Kostenfaktoren in Sachen Steuerberater. Zudem sollte man sich mit dem eigenen Berater über die Aufbewahrung der Belege verständigen. Kleine Fehler verursachen hierbei bereits deutlich höhere Beraterhonorare.

Vorsteuerabsetzung - Auf die Regel folgt die Sonderregel

Grundsätzlich ist das Steuerrecht in Deutschland alles andere als durchsichtig. Wer hier bestehen möchte, sollte selbst wissen, was es mit Geschäftspartnern und Unterlagen auf sich hat. Gerade Scheinunternehmen haben sich zu einem brisanten Thema entwickelt. Um Bußgelder, Strafgelder und Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Unternehmer dauerhaft Belege sammeln.

Bestehen Beweise dafür, dass die Adresse des Rechnungsstellers wirklich richtig ist, müssen Unternehmer der Steuerprüfung auch nicht mit Angst entgegentreten. Auch für Überprüfungen dieser Art sollte man sich während des eigenen Büro-Frühjahrsputzes Zeit nehmen.

Anträge prüfen und Chancen nutzen

Während man sich mit den eigenen Betriebsunterlagen auseinandersetzt, sollte man auch an die Mitarbeitermotivation denken. Immerhin werden die meisten buchhalterischen Tätigkeiten in Unternehmen von entsprechenden Fachkräften bewältigt. Spricht man diesen ein Lob oder auch ein einfaches Dankeschön aus, wird man es von ihnen mit Sicherheit mit einem besseren Engagement bezahlt bekommen.

Zu Beginn eines Jahres sollte zudem geprüft werden, ob alle nötigen Anträge gestellt wurde. Hierbei handelt es sich insbesondere um Angelegenheiten, die das Finanzamt betreffen. Wer seine Umsatzsteuer nicht im Voraus entrichten möchte, sollte sich vergewissern, dass für ihn eine Istversteuerung besteht. Somit müssen Steuern nur dann gezahlt werden, wenn das Unternehmen auch einen entsprechenden Zahlungseingang verbuchen kann.

Auch beim eigenen Fahrtenbuch ist vorausschauendes Denken das Wichtigste. Ein regelmäßiges Führen und das Vergleichen mit Alternativen machen sich in jedem Fall bezahlt.



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