Elektronische Signatur - Anwendung bei Kontoauszügen?

Jedes Unternehmen und jede Privatperson benötigt als Nachweis für Einnahmen oder Ausgaben, die gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden bzw. für die Umsatzsteuer eingenommen wurde, einen Kontoauszug.

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Dabei gehen die Banken immer mehr zu einem elektronischen Kontoauszug über oder bieten sowohl das Zusenden des Kontoauszuges als auch den elektronischen Kontoauszug an. Bei manchen Banken erhält der Kunde ausschließlich einen elektronischen Kontoauszug. Handelt es sich bei dem Kunden um ein buchführungspflichtiges Unternehmen, fordert die Finanzbehörde zum elektronischen Kontoauszug eine elektronische Signatur dazu. Andere Unternehmen sowie Privatpersonen benötigen keine elektronische Signatur.

Mit Signatur speichern

Diese elektronische oder digitale Signatur erhält das Unternehmen in seinem Internet-Account zusammen mit dem Kontoauszug. Beides wird gemeinsam abgespeichert. Fehlt die elektronische Signatur zur PDF-Datei, die die Kontoumsätze enthält, droht eine Schätzung des Finanzamtes. Wird das elektronische Dokument ausgedruckt und das Originaldokument auf dem Server der Bank gelöscht, kann das Finanzamt bei einer Steuerprüfung ebenfalls zu einer Schätzung greifen. Es gilt daher immer noch die Regelung des Bayrischen Landesamt für Steuern vom 28.07.10, DB 2010 S. 2140:

"Damit es mit dem zuständigen Finanzamt bei einer Belegprüfung nicht zu Schwierigkeiten kommt, sollte eine Speicherung der elektronischen Kontoauszüge im PDF-Format vorgenommen werden. Somit bleibt auch das originale Dokument erhalten. Trotzdem ist es unabdingbar, dass die Unveränderlichkeit der Kontoauszüge sichergestellt wird. User sollten daher unbedingt auf die digitale Signatur der Kontoauszüge achten und den Kontoauszug zusammen mit dem Echtheitszertifikat der Bank abspeichern."

Originaldokumente nicht löschen

Deshalb sollte man sicherheitshalber sowohl die Originaldokumente auf dem Bankserver belassen als auch lokal die Kontoauszüge nach Möglichkeit mit einer elektronischen Signatur speichern. Liefert die Bank keine digitale Signatur zum Kontoauszug dazu, stehen immer noch die Originaldokumente auf dem Server zur Verfügung und erfüllen dort alle Anforderungen einer Steuerprüfung.



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