Diese Eingangspost müssen Sie aufbewahren

Nachdem wir uns im letzten Teil unserer Serie zur E-Mail-Archivierung bereits mit den aufzubewahrenden ausgehenden E-Mails befasst haben und um die Bedeutung der E-Mail-Archivierung in Unternehmen wissen, wollen wir uns heute mit eingehenden E-Mails befassen. Denn auch hier gibt es rechtliche Rahmenbedingungen, die Sie als Unternehmen einhalten müssen.

Bild: pixelc reatures / pixabay.com

HGB und AO schreiben vor, welche E-Mails aufbewahrt werden müssen

Wie bereits im letzten Teil unserer Serie erwähnt, müssen nach HGB und AO sämtliche steuerrechtlich relevanten E-Mails aufbewahrt werden. Dies gilt nicht nur für ausgehende E-Mails, sondern in gleichem Umfang für eingehende E-Mails. Dabei gelten Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren für:

  • Handelsbriefe
  • Auftragsbestätigungen
  • Auftragsänderungen
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Versandanzeigen und
  • Reklamationsschreiben.

Insgesamt zehn Jahre müssen dagegen die E-Mails aufbewahrt werden, die sonstige steuerrechtlich relevante Daten enthalten, wie:

  • Bilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Buchungsbelege
  • Lageberichte, sowie
  • Bücher und Aufzeichnungen.

Ausdrucken reicht nicht

Ebenfalls sehen die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“, kurz GDPdU vor, dass ein Ausdruck betreffender Mails und deren Abheften nicht als rechtssicheres Aufbewahren der E-Mails gilt. Ebenso wenig ist es erlaubt, die E-Mails in nicht auswertbaren Dateiformaten zu speichern. Hierzu zählt vor allem das PDF-Format.

Grundsätzlich müssen die gespeicherten Daten auch hier wieder lesbar gemacht werden können, die Kosten hierfür trägt regelmäßig der Steuerpflichtige selbst.

Lesen Sie im nächsten Teil die wichtigsten Tipps zur korrekten E-Mail-Archivierung.

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