Die 5 wichtigsten Tipps zur korrekten E-Mail-Archivierung

Wie wir bereits in den letzten Teilen unserer Serie zur E-Mail-Archivierung erfahren haben, müssen Sie bestimmte eingehende und ausgehende E-Mails rechtssicher archivieren. Deren Ausdruck oder das Speichern im PDF-Format reichen hierbei nicht aus. Welche weiteren Punkte Sie beachten sollten, wollen wir Ihnen im heutigen Artikel zeigen.

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1.    Tipp: Anlagen archivieren

Vielfach stellt sich die Frage, ob Anlagen zu E-Mails tatsächlich mit archiviert werden müssen. Hierbei gilt, dass diese nur dann mit gesichert werden müssen, wenn die E-Mails ohne sie unverständlich wären.

2.    Tipp: Nicht zustande gekommene Geschäfte

Beziehen sich E-Mails auf Geschäftsabschlüsse, die nicht zustande gekommen sind, so müssen diese auch nicht aufbewahrt werden. Das gilt also für die Kommunikation vor der Erteilung des Auftrages, wie Angebote, Anfragen und Co.

3.    Tipp: Art und Weise der Archivierung

Für die Form der Archivierung gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Es muss aber sicher gestellt werden, dass die E-Mails jederzeit lesbar gemacht werden können und dann mit den Originalen bildlich übereinstimmen müssen.

4.    Tipp: Verschlüsselte E-Mails

Grundsätzlich ist es auch möglich, die E-Mails in verschlüsselter Form zu archivieren. Allerdings gilt dies nur dann, wenn die E-Mails auch korrekt wieder entschlüsselt werden können. Es dürfen auch keine verschlüsselten E-Mails an das Finanzamt übergeben werden, dies gilt selbst dann, wenn ein Programm zur Entschlüsselung mit geliefert wird.

5.    Tipp: Rückstellungen für die E-Mail-Archivierung

Der Bundesfinanzhof entschied schon 2002, dass für die künftigen Kosten der E-Mail-Archivierung, zu der Unternehmen nach HGB bzw. AO verpflichtet sind, Rückstellungen im Jahresabschluss zu bilden sind.

Fazit: E-Mail-Archivierung nicht auf die leichte Schulter nehmen

Sie sehen also, dass es viele rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten gilt, wenn es darum geht, E-Mails rechtssicher zu archivieren. Deshalb sollten Sie in Ihrem Unternehmen gezielt auf eine rechtskonforme Speicherung Ihrer Daten achten und auch Ihre Mitarbeiter dahingehend sensibilisieren.

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