Büroumzug - Fünf Tipps, wie Selbständige bares Geld sparen können

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Bei Existenzgründung oder Expansion des Unternehmens sind meist neue Büroräumlichkeiten gefragt. Dabei entstehen durch den Umzug hohe Kosten für Provision, Kaution, Möbeltransport, Ausfallzeiten und vieles mehr. Mit Hilfe der folgenden 5 Tipps lassen sich die Ausgaben, aber auch der Stress erheblich reduzieren.

1. Maklerprovision, Kaution und Umzugskosten sind steuerlich absetzbar

Passende Immobilien sind schwer zu finden. Deshalb ist man oft gezwungen, den neuen Firmenstandort von einem Makler vermitteln zu lassen. Die dafür fällige Provision zahlt zum Teil der Staat, da sie als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann. Bei Anmietung von neuen Räumlichkeiten wird außerdem eine Kaution gefordert, die man beim Vermieter als Sicherheit leisten muss. Den entsprechenden Betrag darf man bei der Steuererklärung im Rahmen der Gewinnermittlung später berücksichtigen. Der eigentliche Umzug mit all seinen Kosten kann selbstverständlich ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden.

2. Doppelte Mietzahlungen vermeiden

Um doppelte Mietzahlungen zu vermeiden, sollte der alte Mietvertrag rechtzeitig gekündigt werden. Ist eine Einhaltung der Kündigungsfrist nicht möglich, kann man in Absprache mit dem Vermieter einen Zwischen- oder Nachmieter stellen. Zur Suche bietet sich eine kostenlose Anzeige im Internet an.

3. Umzugsunternehmen rechtzeitig buchen

Man kann zwar einen Büroumzug auch in Eigenregie bewältigen, aber selbst wenn das Umzugsgut überschaubar ist, empfiehlt sich die Beauftragung einer professionellen Firma. Der Do-it-yourself-Umzug ist sicher billiger, aber durch den Zeitaufwand und die körperliche Belastung für gewerbliche Zwecke eher ungeeignet. Hinzu kommt, dass man dann selbst für Umzugsschäden haftet und die Helfer nicht versichert sind.

Bestenfalls sollte man eine Möbelspedition beauftragen, die auf Firmenumzüge spezialisiert ist.

Damit stellt man sicher, dass alles reibungslos abläuft. Der Umzugstermin sollte nicht am Monatsersten oder in der Monatsmitte liegen, denn zu diesen Terminen ziehen die meisten Leute um und man hat weniger Verhandlungsspielraum beim Umzugsunternehmen.

Für die Wahl des richtigen Umzugspartners empfehlen sich Portale wie Umzug.de. Hier kann man sich von diversen lokalen Anbietern unverbindlich einen Kostenvoranschlag erstellen lassen und die Gesamtkosten vergleichen. Einige Speditionen bieten zusätzlich auch sogenannte Frühbucherrabatte an, wenn man den Auftrag mindestens 4 Wochen vor Umzug vergibt.  

4. Kartons kaufen statt mieten

Umzugskartons kann man neu oder gebraucht kaufen, aber auch leihen. Leihen ist oftmals nicht günstiger, da die Gebühren vom Rückgabezeitpunkt und dem Zustand der Kartons abhängig sind. Besser man kauft neue Kartons und verkauft sie nach dem Umzug wieder weiter. Noch günstiger sind gebrauchte Umzugskartons, jedoch kann man sich dabei nicht auf eine einwandfreie Qualität verlassen. Kartons, die am Umzugstag reißen, erhöhen den Stressfaktor nur unnötig.

5. Gute Planung reduziert den Verdienstausfall

Ein Büroumzug ist ein zeitaufwändiges Projekt und sollte daher auch genau geplant werden, damit sich der Verdienstausfall in Grenzen hält. Durch einen Projektplan mit exakter terminlicher und personeller Aufgabenverteilung behält man den Überblick, wann von wem was erledigt werden muss. Im Internet gibt es dafür nützliche Tools zur Umzugsplanung. Zeitlich am günstigsten ist ein Umzug am Wochenende, da dies den Arbeitsausfall in Grenzen hält.  

Im Vorfeld sollte auch ein Halteverbot bestellt werden, damit die Spedition direkt vor der alten und neuen Adresse parken und ungehindert ein- und ausladen kann. Dies kann online erledigt werden. Zu einem Pauschalpreis erhält man hier alle behördlichen Genehmigungen und Formalitäten.

Das Umzugsgut sollte im Vorfeld in einer Inventarliste erfasst werden, damit man Regressansprüche für eventuelle Umzugsschäden geltend machen kann.

Besonders sinnvoll ist es außerdem, der Spedition einen genauen Einrichtungsplan für das neue Mietobjekt zu erstellen, der genau zeigt, in welchem Raum die jeweiligen Umzugskartons abgestellt werden sollen. Die Kartons und das Mobiliar müssen anschließend entsprechend dem Einrichtungsplan und mit genauer Raumangabe beschriftet werden. Zusätzlich sollte man noch bestimmen, was zuerst verpackt und welche Räume zuerst geleert werden. Das Be- und Entladen sowie das Auspacken wird dadurch erheblich verkürzt, da die Umzugshelfer nicht ständig Nachfragen müssen.



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