Bürokratie in modernen Büros – Entbürokratisierung 4.0

Bürokratie war lange Zeit eines der Unwörter schlechthin – verdammt und gleichzeitig vergöttert, je nach Betrachtungsweise. Es wurde zwar jahrelang die Entbürokratisierung gefordert, doch leider scheint sie wie eh und je allgegenwärtig zu sein.

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Beispiele für „moderne“ Bürokommunikation

Ich weiß ja nicht, wie es Ihnen geht – aber haben Sie noch ein Fax? Also ich nicht, denn für die zwei oder drei Faxe, die ich im Jahr verschicke, muss das auch irgendwie anders gehen. „Irgendwie anders“ trifft es auch ganz gut, denn momentan mache ich das so: Ich bekomme ein Fax oder ein Dokument, das ich ausfüllen soll, per Mail. Ich drucke es erst einmal aus und fülle es von Hand aus (weil ja leider die wenigsten in der Lage sind, ordentliche PDF-Formulare zu erstellen). Anschließend scanne ich es wieder ein und schicke es per Mail zu meiner Mutter, die ein Fax hat. Sie druckt es wieder aus und faxt es über ihr Faxgerät. Ähm, ja… Ich schäme mich schon.

Ebenso hirnrissig ist das Ablagesystem: Ich drucke alle abzulegenden Dokumente aus und lege sie in Ordnern ab, für die ich in meiner Wohnung eigentlich überhaupt keinen Platz habe. Dabei hätte ich sie auf meinem Computer so schön geordnet. Allerdings sind die gesetzlichen Vorschriften für die digitale Archivierung von Dokumenten so undurchsichtig, dass ich es bisher nicht wage, auf eine rein digitale Archivierung umzustellen. Also produziere ich täglich immer noch mehr Papier und verschwende immer noch mehr Geld für unnötige Druckvorgänge.

Entbürokratisierung durch den Staat?

Auch die Bundesregierung ist immer auf der Suche nach Entbürokratisierung. Dazu wurden 2006, 2007 und 2009 die Mittelstands-Entlastungsgesetze erlassen, die immerhin dafür gesorgt haben, dass zahlreiche unnütze Gesetzesparagraphen entfallen sind. Dadurch mögen zwar einige Erleichterungen eingetreten sein, die dem Bürokratieabbau dienlich waren. Allerdings merkt man davon in der Praxis nicht viel. 

Das mag vielleicht daran liegen, dass sich der Gesetzgeber ständig wieder etwas Neues einfallen lässt, um die Unternehmer zu „ärgern“. Man denke nur an die Einführung des ELENA-Verfahrens, die für die Arbeitgeber viel Arbeit mit sich gebracht hat und jetzt ist unklar, ob es überhaupt auf Dauer bestehen bleiben soll. Nicht zu vergessen die elektronische Lohnsteuerkarte, die sich immer mehr verzögert, weil die Einführung scheinbar schon für den Staat zu viel Arbeit ist. Die Verpflichtung, alle Steuererklärungen per ELSTER abzugeben, scheint zwar auf den ersten Blick dem Bürokratieabbau zu dienen, denn dadurch wird Papier vermieden. Allerdings führt es dazu, dass jeden Monat Tausende kleine Unternehmen vor ihrem PC sitzen, mit ELSTER-Updates kämpfen, die leider selten so funktionieren, wie sie sollen, und dadurch noch mehr Zeit verschwenden, als hätten sie das Formular gleich von Hand ausgefüllt.

Insgesamt betrachtet dürfte die Entbürokratisierung in deutschen Büros und Unternehmen noch lange ein Traum bleiben, weil weder der Staat noch die Unternehmer selbst dazu in der Lage sind, gewisse bürokratische Vorgänge zu ändern und zu vereinfachen und sie vor allem einfach so zu belassen.



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