Buchhaltungsprogramme Online oder Offline: wer hat die Nase vorn?

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Traditionell agieren die Buchhaltungsprogramme offline, nun haben sie jedoch starke Konkurrenz in Form der Online Buchhaltungsprogramme bekommen. Dies stellt die Nutzer vor die Frage, welche Variante zu bevorzugen ist.

Bereits vor der Ausweitung des Angebots sahen sich Unternehmensverantwortliche mit wichtigen Entscheidungen konfrontiert. Denn die Auswahl an Buchhaltungsprogrammen ist schon lange groß und reicht von allumfassender Buchhaltungssoftware für Großbetriebe bis hin zu gekürzten Versionen für die geringeren Ansprüche. Auch kostenlose Buchführungsprogramme (Freeware) lässt sich bei der Buchhaltungssoftware finden und kann für Kleinstbetriebe eine überlegenswerte Alternative sein. Hier musste immer eine konkrete Auswahl getroffen werden, die nun durch die Option online oder offline nochmals erschwert wird.

In diesem Zusammenhang ist es natürlich von herausragender Bedeutung, zu realisieren, wo die Vor- und Nachteile von Online, wie auch Offline Buchhaltungsprogrammen liegen. Denn nur so lässt sich unter Abwägung der Fakten mit den eigenen Bedürfnissen das ideale Buchhaltungsprogramm ermitteln.

Vergleichskriterium Offline Buchhaltung Online Buchhaltung
Installation •    Erfordert Installation des Buchhaltungsprogramms •    Online Registrierung unter Eingabe persönlicher Daten erforderlich
Geschwindigkeit •    Geschwindigkeit hängt von der des Computers bzw. Netzwerks ab •    Geschwindigkeit wird durch Internetgeschwindigkeit definiert
Aktualisierung •    Kundenservice informiert online über Aktualisierungen
•    Upgrades verursachen Kosten und müssen in Eigenverantwortung angeschafft und installiert werden
•    dadurch eventuell zeitweise Ausfall des Programms
•    Aktualisierungen werden automatisch vom Betreiber vorgenommen
•    Abwicklung elektronisch
•    keine Zusatzkosten
•    garantierte Einhaltung der Rechtsvorschriften
•    kein Programmausfall bei Updates
Flexibilität / Mobilität •    Eher eingeschränkt
•    agiert zumeist nur innerhalb eines Netzwerkes oder auf einem definierten PC
•    Zugriff von allen internetaktiven Computern unter Eingabe der Login Daten möglich
Endgerätekompatibilität •    Keine Endgerätekompatibilität vorhanden •    Gegebenenfalls können gewisse Endgeräte involviert werden
Abhängigkeit Internet •    agiert unabhängig vom Internet
•    Serviceleistungen online abrufbar
•    abhängig von Netzwerk oder PC
•    benötigt zwingend eine Internetanbindung
•    ohne diese ist keine Buchung möglich
Steuerberaterkonformität •    Daten gelangen via externem Datenträger oder eMail zum Steuerberater
•    Schnittstellen eingeschränkt
•    Paralleler, externer Zugriff durch Steuerberater möglich
Teamwork / multiple Benutzer •    gemeinsame Nutzung erfordert Netzwerk
•    zeitgleicher Zugriff nur eingeschränkt möglich
•    Zugangsdaten ermöglichen den multiplen Zugriff auf das Programm, auch gleichzeitig
Schnittstellen •    Schnittstellen sind standardisiert •    Keine Standardisierung der Schnittstellen
•    Involvierung von Online Partnern
Datensicherheit •    Daten bleiben betriebsintern
•    bei Defekten am PC oder Netzwerk gehen Daten verloren
•    deshalb zusätzliche Speicher-maßnahmen notwendig
•    Datenwiederherstellung induziert großen Verwaltungsaufwand
•    keine automatischen Backups
•    Dateneingabe online notwendig
•    automatische Nutzung mehrfacher Speicherorte bei professionellen Kooperationspartnern
•    automatische Backups
Kosten •    einmalige Anschaffungsgebühr für Softwareerwerb
•    keine einzukalkulierenden Folgekosten
•    ggf. kostenpflichtige Updates
•    Registrierung erfolgt kostenlos
•    Updates kostenlos
•    monatlich festgelegte Nutzungsgebühr über die komplette Laufzeit hinweg.
Kundensupport •    Kundensupport hat keinen externen Zugriff auf das Programm
•    deshalb müssen Probleme präzise beschrieben werden
•    ggf. kann der Kundensupport Einsicht in das Programm halten
•    unter Umständen externe Problemlösung möglich

Resümee der Gegenüberstellung

Wie an der tabellarischen Übersicht zu Online und Offline Buchhaltungsprogrammen deutlich wird, haben beide Varianten einige Vorteile, die klar für sie sprechen. Gleichzeitig gibt es jedoch sowohl bei der Online wie auch Offline Buchhaltunggewisse Defizite, die bislang noch nicht gänzlich überwunden sind.

Eines der umstrittensten Themen ist in diesem Zusammenhang die Datensicherheit, denn Datenschutz muss sich jedes Unternehmen auf die Fahnen schreiben. Bei der Offline Buchhaltungsversion bleiben die Daten innerhalb des Unternehmens. Damit diese auch bei einem PC-Crash nicht verloren gehen, ist allerdings in Eigenregie aktive Datensicherung zu betreiben.

Bei der Online Buchhaltung legt man die buchhalterischen Daten in Bezug auf die Sicherung in die Hände des Betreibers und dessen Kooperationspartner, die ihre professionellen Server für die Datensicherung zur Verfügung stellen. Dadurch muss der Unternehmer sich selbst nicht mehr um die Vervielfältigung wichtiger Fakten kümmern. Der Anbieter steht für die Sicherheit, aber auch für den Schutz der Daten ein. Um davon profitieren zu können, muss der Unternehmer jedoch bereit sein, die Verantwortung der Datensicherung Dritten zu überlassen.

Auch die Frage der Geschwindigkeit ist beim Vergleich zwischen Online und Offline Buchhaltung höchst interessant, vor allem in Kombination mit der Flexibilität und Mobilität. Diese ist bei der offline Version eindeutig eingeschränkt, agieren solche Programme doch in Abhängigkeit vom Computer oder dem Netzwerk. Deshalb ist die Geschwindigkeit des Programms auch nur von der des PC's oder Netzwerks abhängig, was diese Buchhaltungssoftware vergleichsweise zügig macht.

Dem gegenüber kann die Online Buchhaltung flexibel abgehandelt werden, auch via SmartPhone oder Notebook von unterwegs. Allerdings ist man hier auf die Qualität der Internetverbindung angewiesen, denn das Prinzip ist ganz einfach: Kein Internet, keine Buchhaltung. Langsames Internet, langsame Buchhaltung.

Grundsätzlich wird deutlich, dass es keine eindeutigen Hinweise für oder wider die Online oder Offline Buchhaltung gibt. Deshalb bleibt dem Unternehmer unter Vergegenwärtigung der Vor- und Nachteile individuell abzuwägen, welche Buchhaltungsversion seinen Ansprüchen am zuträglichsten ist.

Zur Herausgeberin der Darstellung

Die dieser Zusammenfassung zugrunde liegende Gegenüberstellung von Online und Offline Buchhaltungsprogrammen basiert auf den thematischen Abhandlungen von Carolin Weiser.

Sie arbeitet bei e-conomic und hat dort die Position der Community Managerin inne. Ihre fundierte Ausbildung basiert auf einem Studium an der Pariser Science Po - L'Institut d'études politiques (IEP) sowie der Business School in Kopenhagen. In ihrer wissenschaftlichen Arbeit setzte sie sich damit auseinander, welche Vorteile die SaaS für Betriebe im Klein- und Mittelstand bietet.

Zum Unternehmen

E-conomic ist eine Software, die der Online Buchhaltung dient. Mit mehr als 35.000 Unternehmen und 3.500 Steuerberatern, die e-conomic Onlinebuchhaltung nutzen, suchte sich der Betrieb auch in Europa seinen Kundenstamm. Seither ist e-conomic mit einem europäischen Hauptsitz in Kopenhagen vertreten und wächst stetig in der Gunst der Kunden, auch innerhalb Deutschlands.



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