Auftragsabwicklung für Handwerker: Umgehen Sie diese Fallstricke bei Angebot, Auftrag und Rechnung

Viele Handwerker kennen die Problematik, dass ihre Kunden eine schlechte Zahlungsmoral an den Tag legen. Beinahe jeder Rechnung müssen sie nachlaufen, damit sie ihr Geld bekommen, oder sich gar mit den Kunden herumstreiten.

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Das liegt oft an den Kunden, die ihre Rechnungen nicht pünktlich bezahlen – aber oft genug auch an den Handwerkern.

Typische Fehler

Vermeiden Sie die folgenden Fehler, um Ihren Kunden keine Angriffsfläche für Streitigkeiten zu bieten:

  • Angebot ohne Details: Lassen Sie sich nicht darauf ein, ein Angebot abzugeben, bevor Sie den exakten Leistungsumfang kennen. Sie riskieren sonst, dass Ihr Kunde später plötzlich mit weiteren Wünschen daherkommt, die Sie zum gleichen Preis „mit erledigen“ sollen.
  • Einbeziehung der VOB bei Privatkunden: Die VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) kann als AGB gewertet werden. Die Erklärung von AGB gegenüber Privatpersonen ist jedoch als rechtlich kritisch anzusehen. Vermeiden Sie diese Problematik, indem Sie einen Vertrag auf Basis des BGB schließen. Falls Sie unbedingt die VOB als Vertragsbasis wollen, müssen Sie Ihrem Kunden den Text der VOB aushändigen.
  • Keine Abschlagszahlungen: Abschlagszahlungen sind auch bei Verträgen mit Privatkunden durchaus üblich. Allerdings müssen Sie die Möglichkeit von Abschlagszahlungen bereits im Angebot erwähnen. Wenn Sie später bei der Schlussrechnung einen Zahlungsausfall haben sollten, hält sich Ihr Verlust durch die Bezahlung der Abschläge in Grenzen.
  • Mündlicher Auftrag: Lassen Sie sich die Auftragserteilung immer schriftlich bestätigen, um im Streitfall beweisen zu können, dass eine Beauftragung vorlag. Sie können den Kunden die Auftragserteilung auf Ihrem Exemplar des Angebots bestätigen lassen, dann ist der Angebotsumfang auch gleich abgesegnet.
  • Mängel: Wenn Ihr Kunde einen Mangel entdeckt, sollten Sie ihn sofort beheben, um ihm keinen Grund zur Zahlungsverweigerung zu geben. Sollten Sie selbst Bedenken bezüglich der Auftragsausführung haben, sollten Sie diese unverzüglich schriftlich mitteilen.
  • Nicht prüffähige Rechnung: Prüffähig ist eine Rechnung dann, wenn der Bauherr nachvollziehen kann, was genau abgerechnet wurde. Wenn Sie beispielsweise bei einem größeren Projekt nur eine Position mit dem Gesamtpreis stehen haben, reicht das definitiv nicht aus.
  • Fehlende Angaben in der Rechnung: Die Rechnung muss auch den Mindestbestandteilen gemäß Umsatzsteuergesetz genügen. Dazu gehören beispielsweise eine einmalige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, Ihre Anschrift und die des Kunden, und der Lieferzeitpunkt.

Vorgehensweise im Fall einer Kündigung

Ihr Kunde kann den Werkvertrag jederzeit kündigen. Natürlich muss er Ihnen den Aufwand bezahlen, der bereits angefallen ist. Wenn Sie im Anschluss Probleme damit haben, für Ihre Mitarbeiter eine andere Arbeit zu finden, müssen auch die dadurch entstehenden Kosten bezahlt werden. In diesem Fall dürfen Sie pauschal 5 Prozent des in Rechnung gestellten Teilpreises ansetzen.

Wenn Ihr Kunde Sie mit Sonderanfertigungen oder Einzelstücken beauftragt hat, die Sie anderweitig nicht verkaufen können, muss Ihr Kunde zudem das Material bezahlen, auch wenn die betreffenden Stücke nicht mehr eingebaut worden sind.

Vorsicht bei der Preisgestaltung

Zunächst sollten Sie den Unterschied zwischen Angeboten und Kostenvoranschlägen kennen. Es gibt vier Varianten, die Ihnen zur Verfügung stehen:

  • Kostenvoranschlag: Sie schätzen Ihren Aufwand an Material und Arbeitszeit. Der Preis kann später um bis zu zehn Prozent und mehr ausfallen – ein Gericht hat sogar einmal 28 Prozent durchgehen lassen.
  • Festpreis: Sie kalkulieren den gesamten Aufwand und geben einen Festpreis an, an den Sie gebunden sind. Abweichungen davon sind nur möglich, wenn der Kunde nachträglich weitere Leistungen fordert.
  • Einheitspreis: Die Abrechnung erfolgt anhand eines Leistungsverzeichnisses, das Einheitspreise angibt (vor allem im Bau verbreitet).
  • Stundenzettel: Auf einem Stundenzettel halten Sie die gearbeitete Arbeitszeit fest. Lassen Sie sie immer vom Kunden abzeichnen, um später Streitigkeiten zu vermeiden. Anhand des Stundenzettels stellen Sie den tatsächlichen Aufwand in Rechnung.

Für welche dieser Varianten Sie sich entscheiden, hängt vom Kunden und von der Art des Auftrags ab. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile. Aber wenn Sie unsere Tipps befolgen, gehen Sie immer auf Nummer sicher.



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