Administrative Entlastung durch eine Assistenz / Sekretärin

Überlegen Sie als Unternehmer in der Existenzgründungsphase sehr genau, welche Mitarbeiter Sie für welchen Bereich einstellen, und wieviel Sie benötigen, denn Personalkosten können gerade am Anfang das Budget sehr belasten. Dennoch müssen alle Bereiche mit qualifiziertem Personal besetzt sein, auch in der Verwaltung.

Bild: Joergelman / pixabay.com

Folgende administrative Aufgaben kann der Unternehmer von Beginn an an eine/n Mitarbeiter/in übertragen

•    Telefonservice
•    Postbearbeitung (auch elektronisch, vor allem E-Mail-Bearbeitung)
•    Geschäftskorrespondenz
•    Dokumentenmanagement
•    Terminplanung
•    Reiseplanung und –abrechnung
•    Einkauf
•    Rechnungslegung / vorbereitende Buchhaltung
•    Gästebewirtung

Vertrauen Sie dieser Fachkraft und setzen Sie vor allem auf Kommunikation und Vertrauen zu ihr. Nur, wenn Sie als Unternehmer alle Informationen, die die Bürofachkraft für ihre Arbeit benötigt, immer aktuell von Ihnen erhält, wenn die Assistenz über alle administrativ wichtigen Vorgänge durch Sie informiert wurde, kann sie in Ihrem Sinne arbeiten, Ihnen den Rücken freihalten und Sie unterstützen.

Planen Sie täglich 15 Minuten ein, in denen Sie Ihre Sekretärin / Ihre Assistenz über alles Wichtige des Tages informieren, ihr die Aufgaben übertragen, die sie an diesem Tag erledigen soll und schaffen Sie so eine klare Aufgabenübergabe und Transparenz was Ihre Wünsche an die Arbeit dieser/s Mitarbeiterin/s angeht. So schafft diese Fachkraft viel Freiraum für Sie als Unternehmer sich auf das zu konzentrieren, was den Erfolg seiner Unternehmung ausmacht.

Sparen Sie nicht an der fachlichen Qualität des Positionsinhabers: Eine fundierte kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau, geprüfte Sekretärin o. ä.) oder entsprechende Berufserfahrung sollte diese Person besitzen, damit sie wirklich die „rechte Hand“ des Unternehmers werden kann und ihn wirklich entlastet. Dieser „Verwaltungsbereich“ ist Schnitt- und Koordinationsstelle für alle anderen Aufgaben des Unternehmens und repräsentiert Sie als Unternehmer sowohl nach innen als auch nach außen ist stellt eine personifizierte Visitenkarte Ihres Unternehmens dar!



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