Ab dem 1. Juli 2011 Rechnungen ohne Signatur

Die deutsche Bundesregierung hat mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 eine große bürokratische Hürde für die deutschen Unternehmer aus dem Weg geräumt. Diesen Bürokratieabbau wünschten sich die Unternehmer schon seit geraumer Zeit. Endlich wurde mal ein Gesetz verabschiedet das den Namen Vereinfachung und Abbau von Bürokratie auch verdient. Insgesamt sollen die deutschen Unternehmen durch den beschlossenen Bürokratieabbau rund 4 Milliarden Euro jährlich einsparen.

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Umsatzsteuerliche Gleichstellung

Der EU Rat hat von seinen Mitgliedern gefordert, die Rechnungsstellungsvorschriften innerhalb der EU zu vereinheitlichen. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist die Bundesregierung dieser Forderung nachgekommen. Rechnungen die mit Hilfe einer elektronischen Übermittlung versendet werden, müssen genauso zum Vorsteuerabzug berechtigen, wie eine Papierrechnung. Damit sind die elektronischen Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt.

Bisher wurden elektronische Rechnungen nur mit Signatur zum Vorsteuerabzug beim Finanzamt akzeptiert. Wichtig: die Mindestbestandteile einer Rechnung müssen vorhanden sein - die Rechnungsvorlage erläurtert die einzelnen Bestandteile.

Welche Rechnungen fallen unter die Neuregelung?

Alle Rechnungen die ein Unternehmer in elektronischer Form empfängt, profitieren von der Neuregelung. Dazu zählen Rechnungen die per Mail, als PDF Anhang oder direkt als Textdatei empfangen werden. Ebenso dazu zählen die Rechnungen, die sich der Unternehmer direkt von der Seite des Leistungserbringers downloadet.

Beispiel

Einige große Versicherungsunternehmen und Anbieter von Telekommunikationsleistungen sind dazu übergegangen, den Kunden einen besonderen Service anzubieten. Die Rechnungen werden im passwortgeschützten Kundenbereich zum Download bereitgestellt. Der Unternehmer bekommt als Information lediglich eine E-Mail, dass die Rechnung ausgestellt wurde und nun gedownloadet werden kann. Auch diese Rechnungen zählen zu den elektronisch übermittelten Rechnungen.

Formvorschrift für die Rechnungsübermittlung?

Den Unternehmern wird kein technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrieben. Ob die Rechnungen direkt als E-Mail, als PDF als Textdatei oder in einer anderen elektronischen Form versendet werden, kann der Unternehmer frei entscheiden. Wichtig ist nur, dass der Rechnungsempfänger der Übermittlung zugestimmt hat.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Ganz ohne Regelungen kommt aber auch dieses Gesetz nicht aus. Der Unternehmer ist verpflichtet, die Rechnung auf Echtheit der Herkunft, auf die Unversehrtheit des Inhalts und auf die Lesbarkeit abzuprüfen. Dies soll durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren geschehen. Der Prüfvorgang zwischen Rechnung und Leistung muss verlässlich und nachprüfbar sein. Wie diese Prüfung im Unternehmen abläuft, bleibt dem Unternehmer selbst überlassen. Er muss kein spezielles Prüfverfahren einführen. Ein eingerichtetes Rechnungswesen bzw. Buchhaltung kann zur Rechnungsprüfung bereits ausreichen.

Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen

Die empfangenen elektronischen Rechnungen sind in elektronischer Form aufzubewahren. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist muss die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertung gewährleistet sein. Die reguläre Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt für Unternehmer zehn Jahre.

Was bedeutet das für den Unternehmer?

Der Unternehmer kann die elektronisch empfangen Rechnungen nicht einfach ausdrucken und zur Aufbewahrung abheften. Um der gesetzlichen Pflicht Genüge zu tun, müssen die elektronischen Rechnungen auf Datenträgern abgelegt werden, die keine nachträgliche Änderung mehr zulassen. Beim heutigen Stand der Technik kommen dafür nur einmal beschreibbaren CDs oder DVDs in Frage.

Vorteile für die Unternehmer zusammengefasst

Der Rechnungsaussteller spart Personalkosten, Papier und Portokosten für den Druck und Versand der Rechnungen. In Absprache mit seinem Kunden kann der Aussteller frei entscheiden, in welcher elektronischen Form er die Rechnung zustellt. Aufwändige und kostenintensive Signaturverfahren sind nicht mehr notwendig.

Der Rechnungsempfänger hat den Vorteil, dass der Vorsteuerabzug jetzt auch für elektronisch empfangene Rechnungen möglich ist. Der Empfänger kann frei entscheiden mit welchem Prüfverfahren er die Echtheit der Rechnung kontrolliert.

Das Bundesfinanzministerium hat ein 6-seitiges PDF für alle Fragen zur Neuregelung bereitgestellt: Fragen und Antworten elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 (PDF, 29 KB)

Anmerkung der Redaktion

Der Bundesrat hat in seiner 885. Sitzung am 8. Juli beschlossen, dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 nicht zuzustimmen. Solange die Zustimmung noch aussteht, müssen die elektronischen Rechnungen noch mit einer digitalen Signatur versehen werden.

Nachtrag zum 23. September 2011

Der Bundesrat hat mit seinem Beschluss vom 23. September 2011 dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zugestimmt. Das bedeutet, dass elektronisch versandte Rechnungen und auch ohne qualifizierte Signatur für den Vorsteuerabzug gelten. Dafür muss der Unternehmer zwingend ein verlässliches Prüfverfahren innerhalb der Firma anwenden.

Wir dürfen auf die nächsten Betriebsprüfungen gespannt sein. Erst dann wird sich zeigen, wie die Finanzämter die Regelungen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 umsetzen, welche Rechnungen sie anerkennen und welche Rechnungen nicht dem Raster entsprechen.



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