4 Methoden, wie Ihr Mail-Postfach während Ihres Urlaubs sauber bleibt

Urlaub ist bei vielen Selbstständigen Mangelware. Umso wichtiger ist es deshalb, dass sie die wenigen Wochen im Jahr, die sie sich gönnen, wirklich zur Erholung nutzen und die Seele baumeln lassen. Doch wie soll man das eigentlich schaffen, angesichts des überquellenden E-Mail-Postfachs, das wie ein Damoklesschwert über den Stränden der Karibik zu schweben scheint? Ich zeige Ihnen heute, wie Sie während Ihres Urlaubs Ihr Mailpostfach in Ordnung halten, ohne den ganzen Tag erreichbar sein zu müssen.

Bild: Stefan Bayer / pixelio.de

Die radikale Methode: Einfach alle E-Mails automatisch löschen lassen

Große Opens external link in new windowKonzerne wie Daimler machen es schon seit Jahren vor: Die einfachste (und zugleich radikalste) Methode, um das Postfach sauber zu halten, ist die Löschung aller eingehenden E-Mails. Hierzu richten Sie entweder in Outlook oder direkt am Mailserver die entsprechende Funktion ein, die eingehende E-Mails direkt löscht.

Dies macht aber natürlich nur dann Sinn, wenn Sie den Absender auch darüber informieren. In Ihrer Abwesenheitsnotiz muss er unbedingt darüber in Kenntnis gesetzt werden, dass seine E-Mail gelöscht wird und er sie ggf. nach Ihrem Urlaub erneut verschicken muss. Sofern vorhanden, können Sie ihn hier auch an Ihren Vertreter verweisen, um dringende Anliegen zügig klären zu können.

Möchten Sie die E-Mails während Ihres Urlaubs konsequent löschen, stellen Sie vorab bitte folgende Überlegungen an:

  • Nicht jeder liest Abwesenheitsnotizen vollständig, möglicherweise sind Ihre Kunden verärgert, wenn sie auf ihre vermeintlich angekommene E-Mail nie eine Antwort bekommen (ein Aufmerksamkeit erzeugender Betreff kann Abhilfe schaffen).
  • Überlegen Sie sich, ob Sie diese Methode auch für externe Absender nutzen oder doch lieber auf die unternehmensinterne Kommunikation beschränken wollen.
  • Formulieren Sie eine Abwesenheitsnotiz mit einer gehörigen Portion Charme, damit das Löschen der E-Mails von Ihren Kunden positiv aufgenommen wird und Sie sie nicht verärgern.
  • Belassen Sie die eingegangenen E-Mails auf dem Mailserver und löschen Sie sie nur per Filter in Ihrem E-Mail-Programm – so können Sie sie bei Bedarf noch einmal abrufen, wenn Ihnen doch eine wichtige E-Mail entgangen ist, die Sie benötigen. 

Die entspannte Methode: E-Mail-Bearbeitung durch einen Vertreter

Wenn Sie im eigenen Unternehmen eine adäquate Vertretung haben, kann Ihnen dies das Leben schon enorm erleichtern – in diesem Fall bräuchten Sie diesen Artikel aber wahrscheinlich gar nicht zu lesen. Möglicherweise kann ein Familienmitglied, das über Ihr Geschäft Bescheid weiß, das Beantworten der wichtigsten E-Mails übernehmen. Ist das nicht der Fall, können Sie auf einen externen Helfer zurückgreifen.

Arbeiten Sie beispielsweise mit einer virtuellen persönlichen Assistentin zusammen (z. B. von eassistentin.de hier Testbericht zu eassistenin.de lesen!). Diese kann im Urlaub gleich mehrere Aufgaben für Sie übernehmen:

  1. den Posteingang auf neue E-Mails überprüfen
  2. Werbung und Spam löschen
  3. einfache E-Mails schreiben und Anfragen beantworten
  4. Anfragen an Kollegen weiterleiten
  5. wichtige E-Mails vorsortieren
  6. in Notfällen mit Ihnen Kontakt aufnehmen

Am sinnvollsten ist es, wenn Sie mit Ihrer VPA auch im laufenden Betrieb immer wieder zusammenarbeiten, sodass sie Ihr Geschäft ein wenig kennt. Dies erleichtert die Beantwortung von E-Mails enorm. Andernfalls planen Sie vor Ihrem Urlaub ein wenig Zeit für die Einarbeitung ein. Der Vorteil dieser Variante liegt aber auf der Hand: Ihr Postfach ist weitgehend aufgeräumt, wenn Sie nach Hause kommen und trotzdem konnte der Betrieb normal weitergehen und die Kunden mussten nicht warten.

Übrigens: Virtuelle private Assistenten kosten zwar natürlich Geld – aber nicht annähernd so viel, wie Sie vielleicht denken. Das Outsourcen solcher Aufgaben lohnt sich für Unternehmer nahezu immer, zumindest wenn Ihnen Ihre Gesundheit etwas wert ist.

Die prophylaktische Methode: E-Mails von vornherein vermeiden

Natürlich können Sie nur bedingt beeinflussen, welche E-Mails Sie während Ihrer Abwesenheit bekommen. Dennoch können Sie mit ein wenig Vorarbeit dafür sorgen, dass sich Ihr Postfach im Urlaub nicht zu schnell füllt:

  1. Informieren Sie Ihre Kunden schon einige Wochen vor dem Urlaubsantritt über Ihre Abwesenheit. Sie wissen dann bereits, dass sie Ihnen während dieser Zeit keine E-Mails zu schicken brauchen. Ein kleiner Hinweis in der E-Mail-Signatur kann diesbezüglich sehr hilfreich sein.
  2. Verschicken Sie wenige Tage vor Ihrem Urlaub eine Mail an Ihre wichtigsten Geschäftspartner, in der Sie schildern, wie sie in welchen Zeiträumen (nicht) erreichbar sind.
  3. Richten Sie Ihren Spamfilter korrekt ein, damit Ihr Postfach nicht vor Spammails überquillt.
  4. Bestellen Sie nicht benötigte Newsletter und Werbung ab. Was sich nicht abbestellen lässt, lassen Sie automatisch per Filter in den Papierkorb verschieben.
  5. Erhalten Sie regelmäßig Infomails oder Newsletter, die Sie zwar brauchen, aber nicht zwingend immer sofort lesen müssen, lassen Sie diese per Filter in entsprechende Unterordner verschieben. Ihr Postfach bleibt frei und wenn Sie sie brauchen, wissen Sie, wo Sie sie finden.
  6. Wickeln Sie laufende Projekte soweit möglich vor Ihrem Urlaub ab, sodass währenddessen weniger Kommunikation anfällt.

Die halbherzige Methode: Wenn Sie doch nicht ganz ohne können

Nicht jeder Selbstständige bringt es übers Herz, sich im Urlaub komplett von der Firma zu verabschieden und den Dingen einfach ihren Lauf zu lassen. Natürlich gibt es eine weitere Möglichkeit, um Ihr Postfach am Überquellen zu hindern: den regelmäßigen Blick ins Postfach. Damit dieses aber nicht in einen Arbeitsurlaub ausartet, gibt es einige Regeln zu beachten:

  1. Beschränken Sie sich auf ein bestimmtes, kurzes Zeitfenster, in dem Sie sich um Ihre E-Mails kümmern (z. B. eine halbe Stunde gleich nach dem Frühstück). Den restlichen Tag bleiben die Mails tabu.
  2. Vielleicht schaffen Sie es sogar, die Mailabrufe auf alle paar Tage zu beschränken, damit Sie nicht jeden Tag am Smartphone oder Notebook hängen.
  3. Antworten Sie im Urlaub nur in absoluten Not- und Ausnahmefällen auf E-Mails. Erledigen Sie vom Urlaubsort aus keine Standardkorrespondenz, auch wenn Sie dies nur wenige Minuten kosten würde. Ihre Antworten werden wiederum Mails nach sich ziehen und ehe Sie sich versehen, schreiben Sie noch viel mehr E-Mails.

Tipp: Nutzen Sie den Blick ins Postfach, um sich zu vergewissern, dass nicht der Notstand ausgebrochen ist, aber halten Sie sich vom Alltagsgeschäft fern.

Wenn das Postfach doch voll ist: Der Ein-Tag-Vorher-Trick

Wissen Sie schon jetzt, dass weder eine virtuelle Assistenz noch das Löschen aller E-Mails eine Lösung ist und Sie aber im Urlaub trotzdem keine Nachrichten lesen wollen, nutzen Sie diesen Trick: Geben Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz nicht das korrekte Datum Ihrer Rückkehr an. Stattdessen sitzen Sie bereits einen Tag früher als angegeben an Ihrem Schreibtisch und Sie können in aller Ruhe die aufgelaufenen E-Mails abarbeiten, ohne dass sofort Stress aufkommt. Tipp: Wenn Sie Ihr Outlook auf „Offline“ stellen und Ihre Antworten erst am Tag darauf verschicken lassen, merkt niemand, dass Sie bereits früher zurück waren.

 

 



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