Wozu brauche ich einen Zeitplan?

Im Rahmen der Existenzgründung werden viele Aufgaben fällig – von Behördengängen über die Beantragung von Fördermitteln bis hin zur Gewinnung neuer Kontakte, Lieferanten und natürlich erster Kunden. Damit Sie im Dschungel der Aufgaben den Überblick nicht verlieren, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Berater für die Existenzgründung einen Zeitplan erstellen und diesen auch einhalten. Wie fast alles im Leben bringt auch ein Zeitplan nicht nur Vorteile – doch überwiegen sie ganz eindeutig.

Was Ihnen ein Zeitplan bringt

Der häufig verwendete Begriff „Zeitmanagement“ ist im Prinzip irreführend, denn Zeit lässt sich nicht managen. Sie können aber sehr wohl steuern, was Sie mit der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit anfangen. Ein Zeitplan unterstützt Sie dabei:

  • Sie behalten stets den Überblick über die anstehenden Aufgaben und können diese korrekt priorisieren (was muss heute unbedingt fertiggestellt werden?).
  • Sie übersehen keine wichtigen Fristen (z. B. für die Beantragung von Fördermitteln oder die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung).
  • Verschieben sich Termine, können Sie einfach umplanen und etwas anderes vorziehen – Ihr Zeitplan gerät nicht ins Wanken.
  • Wenn Sie einen Zeitplan erstellen, können Sie Routineaufgaben zu Blöcken zusammenfassen, damit Sie für deren unstrukturierte Abarbeitung nicht ständig die Erledigung anderer wichtiger Aufgaben unterbrechen müssen.
  • Ein Zeitplan kann Sie auch in psychologischer Hinsicht unterstützen. Indem Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und sich nicht in „Kleinstaufgaben“ verlieren, haben Sie am Ende des Tages viel geschafft und können stolz auf sich sein. Sie verhindern, dass der Aufgabenberg Sie schon bald „überrollt“.

Sie können einen Zeitplan erstellen, indem Sie elektronische Werkzeuge verwenden, beispielsweise ToDo-Software, Zeitplan-Programme, Online-Projektlösungen in der Cloud oder in Form eines Wikis. Zudem gibt es eine große Auswahl an kostenfreien oder auch kostenpflichtigen Zeitplan Vorlagen für MS Office (z. B. Excel oder Word), in die Sie Ihre Termine nur noch eintragen müssen. Durch elektronische Planungstools gewinnen Sie gegenüber eines manuellen Kalenders an zeitsparenden Funktionen, beispielsweise die Möglichkeit einfacher Verschiebungen, der automatischen Eintragung von Serienterminen oder die automatische Erinnerung an wichtige Termine. Zudem können Sie Ihre Termindatenbank sortieren und durchsuchen, um sich noch schneller zurechtzufinden.

passfoto torsten montag
Download-Tipp: Muster Zeitplan zur Existenzgründung

Als Existenzgründer müssen Sie Ihre Zeit richtig nutzen und planen. Ein korrekt erstellter Zeitplan kann Ihnen dabei helfen. Somit können Sie sowohl den zeitlichen Ablauf planen als auch Ihre Aufgaben strukturieren.

Und hier können Sie unsere Vorlage "Muster Zeitplan zur Existenzgründung" herunterladen.

Dennoch sollten Sie die von uns zur Verfügung gestellten Informationen nur als Anregung nutzen und Ihren eigenen Zeitplan erstellen.

Zeitplan erstellen: Die Stolperfallen

Wenn Sie Ihren Zeitplan erstellen, sollten Sie darauf achten, dass Sie sich nicht verzetteln und mehr Zeit mit dem Verwalten der Aufgaben als mit der eigentlichen Abarbeitung verbringen. Einen Zeitplan zu erstellen, kann zeitraubend sein, besonders wenn sich häufig Termine verschieben oder Sie sehr flexibel arbeiten. Umso wichtiger ist es, dass Sie sich gut organisieren.

Entscheiden Sie sich für eine Methode, mit der Sie persönlich gut arbeiten können. Software und Programme können Ihnen das Leben erleichtern – ohne entsprechende EDV-Kenntnisse sorgen sie aber schnell für zeitraubende, technische Probleme. Entscheiden Sie sich für eine EDV-Lösung, wählen Sie im Idealfall ein Modell, bei dem Sie auch via Smartphone oder Tablet auf die Daten zugreifen können (z. B. eine Cloudlösung oder eine Software mit Synchronisationsfunktion). So werden Sie unabhängig von Stromausfällen oder technischen Problemen, durch die Sie Ihren Computer gegebenenfalls temporär nicht verwenden können – Ihr erstellter Zeitplan wäre dann nämlich nicht verfügbar.

Zu guter Letzt darf auch der psychologische Aspekt nicht außer Acht gelassen werden: Sieht man die Flut an Aufgaben vor sich niedergeschrieben, kann dies als sehr erdrückend empfunden werden. Macht sich dann das Gefühl breit, dass all das gar nicht zu schaffen ist, kann dies bis zur Lähmung führen. Dieses Problem existiert zwar auch ohne einen Zeitplan, wird durch diesen aber erst überdeutlich vor Augen geführt.

Was Ihnen ein Zeitplan bringt und welche negativen Aspekte Sie zugleich in Kauf nehmen müssen, wissen Sie jetzt. Welche Opens internal link in current windowInhalte Sie in Ihrem Zeitplan berücksichtigen sollten, wenn Sie mit einem Terminkalender oder einer Opens internal link in current windowSoftware wie Excel Ihren Zeitplan erstellen, lesen Sie im nächsten Artikel.

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