Welche Inhalte gehören in den Zeitplan?

Nachdem wir uns mit den Grundlagen (Opens internal link in current windowWozu brauche ich einen Zeitplan?) sowie den Opens internal link in current windowVor- und Nachteilen des Zeitplans beschäftigt haben, wenden wir uns heute den Inhalten des Zeitplans zu. Grundsätzlich besteht der Zeitplan aus zwei Hauptkomponenten: den Aufgaben und den zugeordneten Terminen bzw. Zeiträumen, zu denen sie zu erledigen sind. Die Schwierigkeit dabei, einen Zeitplan zu erstellen, liegt jedoch in der richtigen Aufgabengröße. Sollen nur die wichtigsten Meilensteine auf dem Weg zur Selbstständigkeit aufgeführt oder die Aufgaben bereits in ihre Einzelaufgaben zerlegt aufgeschlüsselt werden?

Zeitplan Inhalte: Vom Allgemeinen bis ins Detail

Gantt Diagramm mit abgerissenem Bildrand

Ehe Sie Ihren Zeitplan erstellen können, müssen Sie sich Gedanken machen, welche grundsätzlichen Schritte Sie während der Existenzgründung zu erledigen haben. Beispiele hierfür wären unter anderem:

  • Teilnahme an einem Existenzgründerseminar
  • Beantragung von Fördergeldern (z. B. bei der KfW-Bank)
  • Abschluss benötigter Versicherungen (z. B. Krankenversicherung, Betriebshaftpflichtversicherung)
  • Planung von Werbemaßnahmen
  • Eröffnung eines Geschäftskontos
  • Finanzierungsgespräch mit der Hausbank
  • Einholung notwendiger Genehmigungen (z. B. in der Gastronomie und im Handwerk)
  • Gewerbeanmeldung bzw. Anmeldung einer freiberuflichen Tätigkeit
  • Klärung steuerlicher Angelegenheiten

Diese und weitere wichtige Hauptpunkte können Sie bereits in Ihren Zeitplan eintragen. Häufig wird dieser in Form eines sogenannten Gantt-Diagramms aufbereitet, da dieses die Abhängigkeiten einzelner Aufgaben sowie ihre Dauer und zeitliche Lage ideal abbildet. Dabei können Sie bereits die grundsätzliche Dauer der Meilensteine festhalten.

Die Detailplanung: Aufteilung in kleine Arbeitspakete

Nun gehen Sie in die Detailplanung für Ihren Zeitplan. Sie brechen alle Meilensteine auf Arbeitspakete herunter, also in die kleinstmögliche Arbeitseinheit. Als Beispiel ziehen wir hier das Thema „Werbemaßnahmen“ heran, das wir nun in die verschiedenen einzelnen Arbeiten aufgliedern. Dabei könnte möglicherweise folgende Untergliederung entstehen:

  • Designer mit Entwurf eines Firmenlogos beauftragen
  • Visitenkarten und individuelles Briefpapier bestellen
  • Webdesigner mit Erstellung der Firmenwebsite beauftragen
  • Teilnahme an Networking-Veranstaltungen
  • Termine für die Herausgabe von Pressemitteilungen
  • einen Corporate Blog und/oder einen Firmenaccount bei Facebook aufbauen
  • Eintragung in Verzeichnisse (z. B. Gelbe Seiten für regional tätige Unternehmen)
  • klassische Werbemaßnahmen planen und beauftragen (z. B. Zeitungsannoncen, Broschüren)

Auch für die verschiedenen Einzelaufgaben halten Sie in Ihrem Zeitplan sowohl die Dauer als auch den Zeitpunkt fest. Wichtig ist es hier, ausreichend Pufferzeiten einzukalkulieren, denn nicht immer wird alles wie geplant verlaufen.

Schon die obige Auflistung zeigt deutlich, wie die Abhängigkeiten der Zeitplan Inhalte untereinander die Zeitplanung anderer Teilaufgaben beeinflussen kann. Braucht der Logodesigner zu lange mit dem Firmenlogo, klappen auch die pünktliche Veröffentlichung von Werbung oder die Bestellung von Visitenkarten nicht mehr rechtzeitig. Verschiebt sich die Geschäftseröffnung, weil eine notwendige Genehmigung nicht früh genug erteilt wurde, müssen Sie auch die zugehörige Pressemitteilung verschieben.

Wie Sie den Überblick behalten

Je nachdem, welche und wie viele Hauptpunkte Sie in Ihre Zeitplan Inhalte aufnehmen, kann es dank der vielen Einzelaufgaben schnell sehr unübersichtlich werden. Arbeiten Sie mit einer Opens internal link in current windowZeitplan Software können Sie in der Regel die Hauptstränge „einklappen“, sodass Sie nur noch die Meilensteine sehen können. So behalten Sie den grundsätzlichen Überblick, können die Einzelaufgaben aber jederzeit aufklappen und so einsehen.

Führen Sie Ihren Zeitplan manuell, können Sie ebenfalls mit dem Gantt-Diagramm arbeiten. Im Schreibwarenhandel gibt es entsprechende Vorlagen im Poster-Format für die Wand, in das Sie die entsprechenden Balken einfügen können. Den Überblick können Sie bei dieser Variante einfacher behalten als am Computer, da sich Ihr Blickfeld hier nicht auf den kleinen Ausschnitt Ihres Bildschirms beschränkt, sondern Sie das gesamte Diagramm erfassen können.

Welche Inhalte Ihr Zeitplan aufweisen sollte, wissen Sie jetzt. Wo Sie eine Opens internal link in current windowVorlage für einen Zeitplan finden, erfahren Sie im nächsten Teil unseres Ratgebers.

Folgende Fragen sind von Bedeutung:

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