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Messevorbereitung: Mitarbeiter und Messestandbesetzung planen

Erfolgreiche Messeauftritte lassen sich nicht alleine mit dem richtigen Messestand und der Auswahl einer geeigneten Messe realisieren. Das A und O, das Kapital eines jeden Unternehmens, sind die Mitarbeiter. Wenn auch Sie einen erfolgreichen Messeauftritt planen, sollten Sie dieses wichtige Kapital nicht einfach ignorieren, sondern gezielt auf Ihre Mitarbeiter bauen und mit ihnen reden.

Aus dem Inhalt zur Messevorbereitung:

Konzert, Publikum
Bild: TechLine / pixabay.com

Frühzeitige Informationen für die Mitarbeiter

Je früher Sie Ihre Mitarbeiter informieren, umso besser stehen die Chancen, dass sie sichausreichend auf die Messe vorbereiten können. Geben Sie frühzeitig die Standbesetzung bekannt, so können Ihre Mitarbeiter mit der zusätzlichen Belastung planen und auch die privaten Belange entsprechend organisieren.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter ebenfalls über die gewünschte Kleiderordnung. Außerdem sollten Sie klare Zuständigkeiten verteilen. In der Regel werden nur wenige Mitarbeiter für die Messe eingesetzt, den Messestand dafür aber während der gesamten Zeit betreuen. Deshalb sollten Sie auch darauf achten, dass die Chemie zwischen den eingesetzten Mitarbeitern stimmt. Wenn Sie zusätzlich klare Zuständigkeiten benennen, können Sie Meinungsverschiedenheiten und andere Differenzen noch weiter verringern.

Kosten sparen durch rechtzeitige Vorbereitungen

Ebenfalls helfen Ihnen frühzeitige Vorbereitungen der Messe beim Sparen. Denn je eher Sie Hotelzimmer oder andere Übernachtungsmöglichkeiten buchen, desto besser stehen Ihre Chancen, günstige Zimmer zu finden. Außerdem können Sie durch Fahrgemeinschaften zum Ort der Messe weitere Einsparungen erzielen.

Bedenken Sie bei allem Sparwillen aber: Eine Messe ist immer eine Prestigefrage. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter deshalb in guten Hotels übernachten. Schulen Sie sie vor der Messe ausgiebig über die Produkte und andere wichtige Infos, die Kunden erwarten. Je professioneller Ihre Mitarbeiter auftreten, desto höher der Erfolg der Messe für das gesamte Unternehmen.

Erfolgreicher Messeauftritt durch die richtige Anmeldung

Schon bei der Anmeldung zur Messe müssen Sie einige Punkte beachten. Informieren Sie sich im Voraus, bis wann die Anmeldung erfolgt sein muss und welche Unterlagen Sie einreichen müssen. Bedenken Sie, dass Sie durch eine frühzeitige Anmeldung bei einigen Messen auch noch Einfluss auf Ihren Standort haben.

businessman, Uhr
Bild: geralt / pixabay.com

Sie sollten sich für Ihren Messestand, sofern möglich, einen Platz wählen, an dem die Besucher auf jeden Fall vorbei kommen. Ideal wäre ein Messestand direkt am Eingang, so werden alle Besucher der Messe automatisch auch bei Ihnen vorbei kommen. Dadurch steigen Ihre Chancen automatisch.

Wer mit wem?

Achten Sie ebenfalls darauf, welche Aussteller in direkter Umgebung Ihres Messestandes vertreten sein werden. Schlecht wäre es beispielsweise, wenn Sie mit einem direkten Konkurrenten, der die gleichen Produkte wie Sie anbietet, unmittelbar nebeneinander platziert würden. Sinnvoller ist es, wenn in unmittelbarer Umgebung Aussteller zu finden sind, die ergänzende Produkte zu Ihren anbieten.

Dann können nicht nur Kunden einen deutlichen Mehrwert erhalten, Sie selbst haben so auch die Chance, Gespräche zu führen und Kooperationen anzubahnen. Durch zusätzliche, ergänzende Angebote an Ihre Kunden können Sie für diese den Mehrwert steigern.

Frühe Anmeldung und Rabatte?

Rabatte werden Sie für eine frühzeitige Messeanmeldung in der Regel nicht erhalten. Dennoch lohnt sich die frühzeitige Anmeldung alleine aufgrund der oben aufgeführten Punkte. Sie sollten dabei stets bedenken: Je früher Sie sich für die Messe entscheiden, desto mehr Zeit bleibt Ihnen, diese auch gut vorzubereiten. Schließlich muss der Messestand entwickelt werden und auch die Produkte, die Sie vorstellen wollen, sollten sorgfältig ausgewählt werden.

Weitere Tipps zur Anmeldung bei einer Messe

Zum Abschluss noch ein paar Tipps.

  • dem Veranstalter die gewünschte Platzierung vorschlagen,
  • Unterlagen zum Standplatz anfordern
  • einen Hallenauszugs-, Belegungsplan beim Veranstalter anfordern und
  • des Ausstellerhandbuch nach Erscheinungsdatum fragen
  • ggf. vorhandene Fragen zum Standbauunternehmen und dem zuständigen Spediteur auf dem Messegelände (Forwarder) klären
  • ggf. eine Anzahlung leisten

So planen Sie die Messestandbesetzung richtig ein

Um eine erfolgreiche Messeteilnahme gewährleisten zu können, müssen Sie auch für die richtige Messestandbesetzung sorgen. Achten Sie deshalb auf eine genaue Planung. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen gilt oft, dass jeder Mitarbeiter, der nicht vor Ort im Haus ist, fehlt. Deshalb sollten Sie frühzeitig planen, welche Mitarbeiter Sie als Messestandbesetzung einsetzen.

Mann am Messestand
Bild: Hans / pixabay.com

Verkäufer müssen in jedem Fall anwesend sein

Da die Messe vor allen Dingen der Kundengewinnung, sowie dem Knüpfen von Kontakten dienen wird, sollten Sie in jedem Fall Verkaufspersonal bei der Messestandbesetzung mit berücksichtigen. Hierbei gilt, dass Sie die besten Verkäufer Ihres Unternehmens auf die Messe bringen sollten. So steigern Sie Ihre Chancen auf Erfolg.

Idealerweise sorgen Sie vor der Messeteilnahme noch für Schulungen, wie man auf die Kunden zugehen sollte und diese an den eigenen Stand holt. Denn es reicht keinesfalls aus, lediglich am Stand zu warten, bis die potenziellen Kunden selbst kommen.

Keine Fluktuation bei der Standbesetzung

Achten Sie ebenfalls darauf, dass Ihre Standbesetzung nicht wechselt. Gerade bei mehrere Tage andauernden Messen kommt vielleicht mancher Besucher mehrfach an Ihren Stand. Sind dann immer andere Mitarbeiter anwesend, wirkt dies unprofessionell.

Sie können natürlich ebenso die Möglichkeit nutzen, professionelle Standbesetzungen für die Messe zu buchen. Bedenken Sie dann aber, dass Sie diese Personen erst einmal hinsichtlich Ihrer Produkte und Leistungen schulen müssen. Schließlich sollen sie den Kunden etwas verkaufen, was nur mit Hintergrundwissen möglich wird.

Achten Sie aber genauso bei Ihren eigenen Mitarbeitern darauf, dass die Standbesetzung stets ausreichende Kenntnisse rund um die Produkte, deren Herstellung und Lieferzeiten aufweist. Notfalls schulen Sie vor der Messe nach.

So bereiten Sie Ihren Messestand optimal vor

Sind Sie in einem Einzelunternehmen selbstständig oder führen Sie ein kleineres oder mittleres Unternehmen, ist das Ausführen von Aufträgen nur eine von vielen wichtigen Aufgaben. Planen Sie eine Existenzgründung oder haben Sie den Weg in die Selbstständigkeit bereits gefunden, ist es sehr wichtig, dass Sie sich auf dem Markt etablieren.

Messestand
Bild: Hans / pixabay.com

Bevor Sie die Kunden von Ihren Leistungen überzeugen können, müssen Sie einen gewissen Bekanntheitsgrad haben. Es ist wichtig, dass Sie Werbung schalten und sich gute Eröffnungsangebote überlegen. Diese können Sie besonders gut auf einer Messe präsentieren. Um die Aufmerksamkeit der Besucher zu erregen, sollten Sie Ihren Messestand optimal einrichten.

Das Einrichten eines Messestandes erfordert einiges Know-how

Möchten Sie Ihr Unternehmen auf einer Messe präsentieren, sollten Sie verschiedene Dinge beachten. Sie wollen das Interesse der Besucher wecken und diese von Ihrem Angebot überzeugen. Dies ist auf einem hartumkämpften Markt nicht einfach, wenn Sie nicht das Glück haben, eine Opens internal link in current windowMarktnische mit einem einzigartigen Angebot zu bedienen. Eine Messe bietet Ihnen die Möglichkeit, sich und Ihre Produkte ansprechend zu präsentieren und so auf Ihr Unternehmen aufmerksam zu machen. Wichtig ist jedoch, dass Sie Ihren Messestand zweckmäßig und repräsentativ einrichten. Sollte genug Platz vorhanden sein, können Sie auch Sitzmöglichkeiten wie einen bequemen Sitzsack aufstellen. Das strahlt Gemütlichkeit aus und lädt zum zwangslosen Plausch ein.

Das Wichtigste ist aber: Der Interessent muss sich ohne viele Worte zurechtfinden und ohne viele Umwege an die Informationen kommen, die er sucht. Einen Messestand optimal einzurichten, ist nicht schwer, wenn Sie einige Dinge beachten. Sie müssen gar nicht so viel investieren, was zu Beginn sicher ein wichtiger Aspekt für Sie ist. Wichtig ist es, dass Sie gut organisieren und präsentieren und dass Sie wissen, was der Besucher von den Informationen, die er an Ihrem Messestand bekommt, erwartet. Das Einrichten erfordert Wissen darüber, wie ein Messestand funktioniert und welche Aufgaben er erfüllen sollte.

Die richtige Menge an Informationen bereitstellen

Wenn Sie selbst oder einige Ihrer Mitarbeiter an Ihrem Messestand präsent sind, können Sie viele auftretende Fragen persönlich beantworten. Sie sollten jedoch den Andrang nicht unterschätzen, vor allem dann nicht, wenn es sich um eine Publikumsmesse handelt. Ist das Interesse an Ihrem Unternehmen groß, was Sie ja mit dem Messestand bezwecken, werden Sie nicht jede Frage beantworten und nicht auf jeden der Besucher persönlich eingehen können. Aus diesem Grund müssen Sie Materialien bereitstellen, die Antworten auf die Fragen der Messebesucher geben. Die Materialien müssen informativ sein und die Informationen sollten übersichtlich aufbereitet sein. Ihre Aufgabe zur Vorbereitung der Messe ist es, die Materialien zu entwickeln und produzieren zu lassen. Werbeartikel, die Besucher an Ihren Stand locken sollen, sind ein nettes Gimmick, jedoch sollten Sie Ihren Focus auf die gute Aufbereitung von Informationen legen, anstatt auf der Messe wahllos Werbebotschaften zu verteilen. Erstellen Sie Flyer mit wichtigen Informationen zu Ihrem Unternehmen und eine Mappe, in der die Kunden alles finden, was Sie wissen sollten, wenn Sie sich für Ihre Angebote oder Dienstleistungen interessieren.

Eine gute Übersicht ist nicht nur wichtig, wenn Sie Ihre Werbeträger erstellen, sondern auch an Ihrem Messestand. Legen Sie keine großen Berge an Informationsmaterial heraus, sondern nur einige wenige Flyer oder Mappen. Die Interessenten fragen, wenn Sie weitere Informationen möchten, und so kommen Sie miteinander ins Gespräch. Würden Sie Ihre Werbeträger in großen Mengen herausgeben, sammeln einige Besucher diese wahllos ein, ohne dass Sie auf sich aufmerksam machen konnten. Das wollen Sie mit Ihrem Messestand sicher nicht erreichen.

Das Verteilen von Informationsmaterial gegen eine Gebühr hat sich übrigens nicht bewährt. Investieren Sie in die Werbungskosten, es wird sich auszahlen. Gerade bei jungen und unbekannten Firmen wird ein Besucher nicht bereit sein, eine Informationsmappe gegen eine Gebühr entgegen zu nehmen.

Achten Sie auf eine gute Lage des Messestandes

Wichtig ist, dass Sie einen Messestand mieten, der zentral gelegen ist. Schauen Sie sich das Messegelände oder die Halle ganz genau an, bevor Sie sich für die Miete eines Standes entscheiden. Achten Sie auch auf eine richtige Größe. Möchten Sie nur Informationen verteilen, reicht ein kleiner Stand aus. Nutzen Sie besondere Accessoires wie Schilder oder bedruckte Luftballons, um auf sich aufmerksam zu machen. Legen Sie das wichtigste Material in kleinen Stückzahlen wie beschrieben aus und stellen Sie sich für ein Gespräch zur Verfügung. Auf internationalen Messen ist es wichtig, dass Sie oder eine andere Person die englische Sprache beherrschen.

Möchten Sie Produkte präsentieren, achten Sie darauf, dass Sie eine Fläche mit ausreichend Platz mieten. Auch hier gilt: Übersicht, keine Überfrachtung. Die Messebesucher sollten hautnah mit Ihrem Produkt in Berührung kommen können. Nur bei sehr hochwertigen Produkten empfiehlt sich eine Präsentation hinter der Glasscheibe oder das Schild "bitte nicht berühren". Wenn es finanziell vertretbar ist, sollten Sie jedoch beides versuchen zu vermeiden.

Ordung und Übersicht

Achten Sie während des Messebetriebes darauf, dass Ihr Stand immer "aufgeräumt" aussieht. Nutzen Sie die Fläche hinter sich, um Produkte in Regalen zu präsentieren, die Sie auf Wunsch zur Hand nehmen und erklären können. Bieten Sie Dienstleistungen an, eignen sich große Poster, die wichtige Informationen zu Ihrem Unternehmen und den Angeboten vermitteln. Der gesamte Stand sollte farblich einheitlich gestaltet sein. Es bieten sich die Farben des Logos Ihres Unternehmens an. Zu bunt ist ungünstig, ebenso darf die Gestaltung nicht langweilig sein.

Einen Messestand einzurichten, erfordert viel Fingerspitzengefühl und den Blick des Besuchers. Vor Ihrer ersten Messe, auf der Sie Ihr Unternehmen präsentieren, ist es sinnvoll, selbst eine zu besuchen. So bekommen Sie ein Gefühl für die Bedürfnisse des Besuchers und können diese Erfahrungen an Ihrem Messestand umsetzen.

Checkliste zur Messevorbereitung

  1. Bereiten Sie den Messebesuch gut vor und entwerfen Sie übersichtliches und informatives Werbematerial.
  2. Achten Sie auf die richtige Größe des Standes und auf eine gute Lage, die sich im "Lauf" des Publikums befindet.
  3. Ordnen Sie alle Elemente, die Sie präsentieren möchten, übersichtlich an. Vermeiden Sie das massenhafte Ausgeben von Werbematerial.
  4. Produktpräsentationen sollten hautnah erfolgen. Verbotsschilder und Glaskästen sollten nach Möglichkeit tabu sein.
  5. Besucher wollen informiert sein. Überfrachten Sie Ihren Stand nicht. Weniger ist immer mehr.
  6. Suchen Sie das Gespräch mit Ihren Besuchern.
  7. Ihr Messestand sollte seriös wirken, nicht zu bunt, nicht zu eintönig, informativ und keinesfalls langweilig.

Lesen Sie, was Sie zum Thema Messe wissen müssen!

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Foto Torsten Montag

Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder probieren Sie den Geschäftsideenfinder!

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