So bereiten Sie Ihre nächste Messe erfolgversprechend nach

Der Satz „Nach der Messe ist vor der Messe" lässt sich sehr gut auf jede Messe anwenden. Denn erst, wenn die eigentliche Messe vorbei ist, beginnen die Hauptaufgaben, nämlich die Nachbereitung der Messe. Hier sollten Sie besonders schnell agieren, denn erschreckend ist es, dass mehr als die Hälfte aller Messebesucher nie wieder etwas vom Aussteller hören. Deshalb sollten Sie die folgenden Tipps möglichst zeitnah umsetzen.

Mirkrophon,  Meeting im Hintergrund
Bild: fill / pixabay.com

Aktionen und Aktivitäten stehen an erster Stelle

In Ihren Messeberichten haben Sie Ihre Kontakte schriftlich festgehalten, ebenso wie weitere Maßnahmen, die durchzuführen sind. Nehmen Sie die Daten der Kunden, Partner, Konkurrenten, Lieferanten oder der Presse in Ihrer Datenbank auf. Vermerken Sie bei jedem Kontakt, welche weiteren Maßnahmen zu erledigen sind.

Verschicken Sie Kataloge und Angebote möglichst zeitnah. Ebenso sollten Sie Muster sehr schnell versenden oder auch Pressemitteilungen über die Messeteilnahme. Beherzigen Sie hierbei grundsätzlich die Regel: Binnen sieben Tagen nach der Messe sollten alle Kontakte entsprechend ihren Wünschen bedient worden sein. Ausnahmen gelten natürlich für auf der Messe ausgelöste Aufträge, bei denen spätere Liefertermine vereinbart wurden.

Werten Sie die Messe richtig aus

Ebenfalls geht es darum, die Messe richtig auszuwerten. Anhand der bereits auf der Messe erzielten Verkäufe können Sie eine erste Einnahmenschätzung vornehmen. Noch einige Monate später können Sie auch die tatsächlichen Einnahmen, die aus der Messe entstanden sind, ebenfalls bewerten. Aus potenziellen Neukunden oder Interessenten könnten bereits echte Kunden geworden sein, die schon Aufträge ausgelöst haben. Fassen Sie alle Einnahmen zusammen.

Addieren Sie dann alle Ausgaben der Messe, angefangen vom Messestand über daseingesetzte Personal, etwaige Schäden an Mustern oder die anteiligen Abschreibungskosten für den Stand selbst auf. Daraus ergeben sich die Kosten für die Messe. Stellen Sie diese den Einnahmen gegenüber, können Sie auswerten, ob die Messe für Sie erfolgreich war oder nicht und darauf basierend künftige Messeauftritte planen.

Auch der Standabbau muss geplant werden

Wenn Sie eine Messe erfolgreich hinter sich gebracht haben, ist die Freude sicherlich groß. Auch der Drang, wieder nach Hause zu kommen und sich von den stressigen Tagen zu erholen, ist nicht zu unterschätzen. Lassen Sie es aber gar nicht erst zu einer solchen Aufbruchsstimmung kommen, denn der Standabbau einer Messe ist ebenso wichtig, wie alle Vorbereitungen für selbige.

Abschlussgespräche und Standabbau

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, die an der Messe beteiligt waren, sich noch einmal über die Messe auszutauschen. So frisch in Erinnerung können noch viele Punkte aufgezählt werden, die beim nächsten Messebesuch besser laufen könnten.

Ebenfalls sollten Sie genau festlegen, wer den Stand abbaut. Bei einem gemieteten Standwird dies der Vermieter übernehmen. Bleiben Sie dennoch vor Ort, um zu prüfen, ob auchkeine Schäden am Messestand vorhanden sind. Sind Sie nicht vor Ort, können auch Schäden, die erst beim Abbau durch den Vermieter geschehen sind, Ihnen angelastet werden. Haben Sie den Messestand gekauft, sollten Sie natürlich ebenso auf einen sauberen Abbau achten, bei dem nichts beschädigt wird. Schließlich soll der Stand bei der nächsten Messe wieder zum Einsatz kommen.

Beschädigungen genau erfassen

Trotz aller Vorsicht: Bei einer Messe kommt es immer wieder zu kleineren Beschädigungen. Vermeiden Sie aber unnötige Kosten, indem Sie den Stand fachmännisch abbauen. Evtl. Schäden an einzelnen Mustern oder dem Stand selbst, sollten Sie schriftlich festhalten. So können die Schäden bis zur nächsten Messe in Ruhe behoben werden und werden nicht erst bemerkt, wenn der Stand erneut aufgebaut wird.

Achten Sie außerdem darauf, welche Muster beschädigt sind, wie und ob diese repariert werden können. Andernfalls stehen Sie bei der nächsten Messe mit beschädigten Produkten da. Zu guter Letzt müssen Sie die Standfläche sauber und geräumt an den Messebetreiber übergeben. Hierfür sollten Sie ein Abnahmeprotokoll verlangen.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

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