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Rekrutieren Sie nun aktiv Ihre ersten Mitarbeiter strategisch!

Wenn Sie an dieser Stelle bereits wissen, dass Sie kein Personal benötigen, können Sie dieses Kapitel auch überspringen.

In der Personalkostenkalkulation haben Sie sich bereits über den Umfang und die Art des Personals Gedanken gemacht. In erster Linie müssen Sie selbstverständlich selbst wissen, ob und wie viel Personal Sie benötigen.

Doch wenn möglich fangen Sie zunächst allein an. Später, wenn sich alles so entwickelt wie Sie sich das vorstellen, können Sie immer noch jemanden einstellen. Außerdem kommt mit (mehr) Personal auch mehr Bürokratie auf Sie zu, wie zum Beispiel Gehaltsberechnung, Anmeldung bei den Sozialversicherungsträgern, zusätzliche Kosten für Lohnbuchhaltung usw.


Ob Sie wirklich Personal benötigen, können Sie mit einer Personaleinsatzplanung und strategischen Personalplanung ermitteln.

Mein Tipp:

Probieren Sie zu Beginn Ihrer Geschäftstätigkeit so wenig wie möglich Personal einzustellen. Jeder Euro den Sie zusätzlich ausgeben, belastet Ihr Budget. 

Personal von Anfang an richtig planen

Sie glauben, dass Sie die täglichen Aufgaben und den Betriebsablauf in Ihrem Unternehmen nicht alleine schaffen werden und überlegen deshalb, bereits zur Start-Up-Phase Personal einzustellen. Ihre Überlegungen, wie Sie den Arbeitsalltag am besten meistern sind wichtig und gut. In Sachen Personalplanung sollten Sie auch strukturiert und überlegt vorgehen. Grundsätzlich können Sie das Recruiting von Ihrem Personal selber vornehmen oder mit Unterstützung von externen Dienstleistern. Dennoch sollten Sie im Vorfeld für Ihr Unternehmen eine klare Personalstruktur selbst festlegen. Denn niemand kennt Ihren Betriebsbedarf so gut, wie Sie als Unternehmensführer.

Grundsätze der Personalplanung

Bei den ersten Personalplanungen sollen Sie sich auf die ersten drei Jahre nach Ihrer Unternehmensgründung fokussieren. Folgende Fragen sollten Sie sich bei den ersten Überlegungen zur eventuellen Einstellung neuer Mitarbeiter stellen:

  • Welchen Bedarf an Mitarbeiter brauchen Sie?
  • Ab wann brauche ich neue Mitarbeiter? Sofort, nach einem halben Jahr, etc.
  • Welche Qualifikationen brauchen meine Mitarbeiter? Ohne spezielle Ausbildung als Hilfskraft, mit bestimmten Skills, Fachkraft, strategische Unterstützung…
  • Welche Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen brauchen Sie mit welchem Stundeneinsatz? Halbtagskraft, Ganztagskraft, 450-Euro Kraft….
  • Brauchen Sie kurz-, mittel-, oder langfristig die Mitarbeiter?
  • Welche Aufgaben sollen Ihre Mitarbeiter übernehmen, welche Zuständigkeiten sollen sie bekommen?



Strategische Personalplanung

Die Aufgaben und Tätigkeiten, die Sie in Ihrem Personaleinsatzplan erfasst haben, können Sie nun zuständigem Personal zuordnen. Alle Arbeiten, die Sie selber nicht mehr schaffen oder die Ihre Qualifikationen nicht decken, müssen Sie an Personal aufteilen oder an externe Dienstleister vergeben. Ab Besten bilden Sie dazu zunächst Jobfamilien. Zum Beispiel in einer Tischlerei können das sein: Ausgelernter Tischlermeister, Hilfsarbeiter, Bürofachkraft zur Buchhaltung, Angebots- und Rechnungsschreibung, Jemand der ans Telefon geht, Reinigungskraft, Auszubildender oder Praktikant.
Nun wissen Sie, welche Tätigkeiten in Ihrem Betriebsalltag anfallen, welchen Zeitrahmen diese ca. in Anspruch nehmen werden und haben einen Überblick, welche Jobs in Ihrem Betrieb nötig sind, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten.
Als Start Up werden Sie nun wahrscheinlich priorisieren müssen. Sie werden wahrscheinlich nicht die finanziellen Mittel haben, um sofort alle Jobfamilien besetzen zu können.

Jetzt müssen Sie überlegen:

  • Welchen Mitarbeiter möchten Sie wann einstellen?
  • Welche Kräfte brauchen Sie lang- oder kurzfristig?
  • Welche Aufgaben können Sie am Anfang alleine stemmen, welche auf keinen Fall?
  • Welche finanziellen Mittel stehen Ihnen für zusätzliches Personal zur Verfügung?

Dies noch einmal an dem Beispiel der Tischlerei erläutert: Am Anfang wird der Tischlermeister selber die Aufträge abarbeiten können und braucht keinen zusätzlichen Angestellten. Auch die Werkstatt wird er alleine reinigen können sowie die Neukundengenerierung übernehmen. Eventuell auch Angebote und Rechnungen alleine schreiben können. Zu überlegen wäre, ob eine Hilfskraft für Handwerksarbeiten nötig ist, die nicht alleine erledigt werden können. Zudem wird der Tischler viel in der Werkstatt und beim Kunden sein. Kann er hier zudem Anrufe von Kunden entgegen nehmen, Termine vereinbaren und Fragen beantworten? Oder ist der Einsatz einer Telefonisten sinnvoll, die bei der Terminplanung und Kundenbetreuung behilflich ist? Sie wollen ja nicht schon am Anfang Ihre Kunden vergraulen, weil Sie nicht erreichbar sind, Termine versäumen oder Telefonate abwimmeln, weil Sie keine Zeit für ein freundliches Kundengespräch haben. Das würde Sie und Ihr Unternehmen nicht nach vorne bringen.

Personaleinsatzplan erstellen

Um den Bedarf an Mitarbeitern definieren zu können, ist es hilfreich einen Personaleinsatzplan zu erstellen. In einer Tabelle erfassen Sie dazu alle Aufgaben an allen Werktagen, die die in Ihrem Betriebsalltag anfallen. Wichtig ist, dass Sie den Aufgaben einen geschätzten Zeitaufwand zuteilen. Jetzt haben Sie schon mal den Einsatzbedarf.

Ihre Planung zeigt Personalbedarf auf

In manchen Situationen geht der Weg am eigenen Personal nicht vorbei. Falls das bei Ihnen auch so ist, dann können Sie erste Kontakte knüpfen. Sei es mit einem  Personalberater oder direkt mit interessierten Personen beziehungsweise Subunternehmern. Fragen Sie direkte Kontakte, ob noch Interesse an der Tätigkeit besteht. Klären Sie mit Ihrem Personalberater alle relevanten Fragen ab, wie zum Beispiel Vergütung, Arbeitsverträge, Qualifikationen etc. Wenn Sie mit Subunternehmern zusammen arbeiten wollen, treffen Sie alle Vorbereitungen und klären Sie die Vertragsbedingungen.
Egal ob Personalberater, persönlicher Kontakt oder externer Dienstleister: Geben Sie bei den ersten Gesprächen auch das Datum Ihrer Geschäftsaufnahme weiter, sodass diese sich ebenfalls darauf einstellen können.


Empfehlung: Personal auf Veränderungen vorbereiten

Sie haben zwar in Ihrer Personalplanung eine gewisse Kapazität eingeplant, doch kann sich diese natürlich je nach Geschäftsentwicklung ändern. Wenn Sie jetzt Ihr Personal rekrutieren, dann bereiten Sie Ihr künftiges Personal schon jetzt auf Veränderungen vor, sowohl positiv als auch negativ.

Sagen Sie, dass Sie zunächst Ihre Geschäftstätigkeit aufnehmen und dass Sie je nach Entwicklung die Arbeitsverträge auch anpassen möchten. Spielen Sie mit offenen Karten, das macht es Ihren Angestellten einfacher, künftige Änderungen zu akzeptieren. Schließlich können Sie die Zukunft auch nicht vorhersehen. Falls der potentielle Angestellte jedoch stur auf seinen Bedingungen bestehen bleibt, dann überlegen Sie es sich bitte zweimal, ob Sie diese Person wirklich einstellen möchten.

Fazit

Diesen Schritt werden Sie sicher nicht erst einen Tag vor Geschäftseröffnung durchführen. Hier ist es ebenfalls notwendig, dass Sie mehrere Aufgaben parallel erledigen. Dieser Artikel sollte Ihnen lediglich die letzten Impulse geben und Sie anregen, sich nochmals mit den letzten Details auseinanderzusetzen.

Bald ist es soweit, in Kürze eröffnen Sie Ihr Geschäft. Auch bei diesem Thema gibt es einiges zu beachten. Was? Das erfahren Sie im nächsten Artikel: Feiern Sie Ihre Geschäftseröffnung!

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Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder erkundigen Sie sich jetzt unverbindlich zu meinem Existenzgründerseminar für zu Hause!


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