Vergleich verschiedener VPA-Dienste: Ihr persönlicher Virtueller Assistent

Vielleicht haben Sie schon einmal von "virtuellen Assistenten" gehört. An einen virtuellen Assistenten können Sie Aufgaben auslagern, für die Sie selbst keine Zeit haben. Der Clou daran ist: Sie sehen Ihren Mitarbeiter nie und er kostet Sie keine Sozialabgaben oder ähnliche Kosten und dennoch ist er immer für Sie da.

Wie ein virtueller Assistent arbeitet

Sie wenden sich zunächst an einen Dienstleister, geben an, welche Art von Aufgaben Ihr Assistent übernehmen soll und in welchem Umfang die Arbeiten in etwa anfallen. Schon kurz darauf bekommen Sie Ihren virtuellen Assistenten oder sogar mehrere zugewiesen. Arbeitsaufträge erteilen Sie entweder per Email oder Telefon - ein persönlicher Kontakt besteht im Regelfall nicht.

Die Unterschiede im Vergleich zur Einstellung eigenen Personals sind groß:

  • Kosten sinken und steigen mit dem Arbeitsaufkommen
  • Abrechnung gewöhnlich auf Stundenbasis
  • kein direkter Kontakt
  • auf Abruf verfügbar
  • keine Ausfälle durch Krankheit, Urlaub etc.

Wann Sie von einer virtuellen Assistenz profitieren können

Die meisten Gründer und Jungunternehmer neigen dazu, mehr zu arbeiten als eigentlich gut für sie ist. Von Tagen mit acht Arbeitsstunden wagen sie nicht einmal zu träumen - 70 Stunden die Woche sind da schon realistischer. Aber selbst wenn dies nicht der Fall ist, kann es sinnvoll sein, bestimmte Aufgaben zu delegieren.

Mehr Zeit für wichtige Aufgaben

Ihr virtueller Assistent verschafft Ihnen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Häufig schlagen sich Unternehmer stundenlang mit ihrer Buchhaltung herum. Tatsächlich würde ein professioneller Buchhalter für diese Aufgaben nur einen Bruchteil dieser Zeit brauchen. Wenn Sie nun einen virtuellen persönlichen Assistenten in Anspruch nehmen, gewinnen Sie sehr viel Zeit, die Sie in nützlichere Aufgaben stecken können - z.B. die Akquise neuer Kunden, die Auftragsabwicklung oder den Kundenservice.

Endlich wieder ein Privatleben

Wenn Sie die Familie und Freunde solcher jungen Existenzgründer befragen, werden Sie meist dieselben Antworten bekommen. Man sieht ihn viel zu wenig, man lebt nur noch nebeneinander her. Nur allzu oft zerbrechen ganze Familien an dem Druck, der durch eine Unternehmensgründung entstehen kann. Ein virtueller, persönlicher Assistent kann Ihnen die Freizeit verschaffen, die Sie für den Erhalt Ihres Privatlebens benötigen. In diesem Fall erkaufen Sie sich Ihre Freizeit zwar mehr oder weniger teuer. Allerdings werden Sie mit einem zufriedenstellenden Privatleben auch lieber und effizienter arbeiten - und schon ist Ihr neuer Assistent wieder ein Gewinn für das Unternehmen.

Wann lohnt sich eine virtuelle Assistenz?

Rein aus finanzieller Sicht gesehen lohnt sich eine virtuelle Assistenz in dem Moment, in dem Sie mehr Geld verdienen als der Service kostet. Natürlich muss man diesen Aspekt nicht zwingend aus finanzieller Sicht betrachten, denn auch mehr Freizeit kann einen Gewinn bedeuten.

Risiken von virtuellen Assistenten

Es wäre sicherlich falsch zu behaupten, dass ein virtueller Assistent nur Vorteile bringt. Natürlich kann es auch hier Probleme und Risiken geben, die Sie besser beachten sollten, bevor Sie sich für einen Serviceanbieter entscheiden.

Die Qualität entscheidet

Ein Assistent ist Ihnen natürlich nur dann wirklich eine Hilfe, wenn er alle übertragenen Aufgaben zur Zufriedenheit erledigt. Die Serviceanbieter haben mit der gleichen Problematik zu kämpfen wie jeder andere Unternehmer auch: Gutes und qualifiziertes Personal ist schwer zu finden. Deshalb sollten Sie zunächst prüfen, ob der ausgewählte Assistent ausreichend qualifiziert ist, um die zu erledigenden Aufgaben zufriedenstellend auszuführen. Außerdem sollten Sie sich von Zeit zu Zeit immer wieder davon überzeugen, dass die Sorgfalt nicht nachlässt. Dies gilt ganz besonders, wenn Ihr Assistent direkten Kontakt zu Ihren Kunden hat.

Vertrauen

Vertrauen kommt natürlich nicht von einer Minute auf die andere. Für ein erfolgreiches Delegieren ist Vertrauen aber die wichtigste Voraussetzung. Wenn Sie auch nach einer gewissen Zeit der Zusammenarbeit kein richtiges Vertrauen zu Ihrem virtuellen Assistenten schöpfen können, sollten Sie sich nach einer Alternative umsehen. Solange Sie nämlich immer misstrauisch sind, kontrollieren Sie automatisch mehr. Und das wiederum kostet Sie bereits wieder die Zeit, für deren Gewinnung Sie so teuer bezahlen.

Vorsicht bei Kundenkontakt

Immer wenn es um Aufgaben geht, für die ein direkter Kontakt mit den Kunden erforderlich ist, sollten Sie sich genau überlegen, ob ein virtueller Assistent für Sie das Richtige ist. Eine einfache Telefonauskunft, die sozusagen nach "Schema X" erteilt werden kann, kann problemlos von einem Callcenter oder Telefondienst erteilt werden. Wenn aber die Kunden beispielsweise anrufen, um einen Termin mit Ihnen abzustimmen oder um eine persönliche Beratung zu erhalten, wäre der Telefonservice lediglich eine nutzlose Zwischenstufe, die Ihnen keinerlei Freiraum verschafft und die gleichzeitig die Distanz zum Kunden erhöht.

Vorsicht bei Dienstleistern aus dem Ausland

Immer häufiger werden Assistenzaufgaben zu Spottpreisen übernommen. Möglich wird dies durch billige Arbeitskräfte aus Indien oder ähnlichen Ländern, in denen die Löhne vergleichsweise sehr niedrig sind. Meist weisen diese Arbeitskräfte sogar eine bessere Arbeitsmoral und Qualität auf als deutsche Mitarbeiter. Allerdings ist durch die Sprachbarrieren (oft wird in Englisch kommuniziert) die Kommunikation erschwert und einen Auftrag "mal eben" auf Zuruf zu erteilen, ist nicht so einfach.

Virtuelle Assistenten - Welche Aufgaben sind für das Outsourcing geeignet?

Grundsätzlich können alle Aufgaben outgesourct werden, die a) nicht zwingend direkt im Betrieb erledigt werden müssen und die b) Ihre persönliche Beteiligung nicht unbedingt erfordern. Dementsprechend vielfältig sind auch die Aufgabengebiete der einzelnen Dienstleister.

Assistenzdienste

Dies ist aktuell sicherlich einer der aufstrebendsten Bereiche. Im Assistenzbereich kann eine Vielzahl von Aufgaben erledigt werden, beispielsweise:

  • Internetrecherchen
  • Verfassen von Briefen nach Vorgaben
  • Erstellen von Präsentationen und Rede-Manuskripten
  • Verfassen von Berichten, Reports usw.
  • Reisebuchungen

Die Preise hierfür variieren sehr stark. Bei den meisten Anbietern sinkt der Stundenpreis, je höher das monatliche Kontingent ausfällt. Die Preise bei Strandschicht.de bewegen sich beispielsweise ab günstigen 6 Euro pro Stunde. Freedays hingegen berechnet ab 17,85 Euro Euro pro Stunde. Bei mein-virtuellerassistent.com kommen Sie auf ab 10  Euro die Stunde.

Telefonservices

Auch telefonieren müssen Sie sicherlich nicht zwingend selbst. Eine Vielzahl von Telefondiensten und professionellen Callcentern übernimmt gerne Ihre Telefonate für Sie. Telefondienste gehen in Ihrem Namen ans Telefon, helfen den Anrufern weiter soweit möglich oder nehmen Nachrichten und Rückrufbitten für Sie entgegen. Der Vorteil für Sie ist, dass Sie nicht mehr ständig von einzelnen Telefonaten aus der Arbeit gerissen werden, sondern sich feste Zeiten zum Telefonieren reservieren können und den Rest des Tages davon unbehelligt bleiben.

Auch hier variieren die Tarife der einzelnen Anbieter wieder stark. Hier einige Beispiele:

  • Ebüro: ab 39 Euro Grundgebühr + 0,74 Euro pro angenommenen Anruf
  • Calloffice: ab 19,99 Euro Grundgebühr + 1 Euro pro angenommenem Anruf
  • Vipo Deutschland: ab 39 Euro Grundgebühr + 0,69 Euro pro Minute Telefonat

Um hier den günstigsten Anbieter herauszufinden, sollten Sie zunächst einmal analysieren, wie viele Telefonate durchschnittlich in Ihrem Unternehmen eingehen. Kalkulieren Sie außerdem mit ein, dass bei einem entsprechenden Unternehmenswachstum auch das Telefonaufkommen mitansteigen wird.

Buchhaltungsservices

Wer keine Ausbildung oder Weiterbildung im Buchhaltungsbereich besitzt, wird sich mit dieser Aufgabe immer unnötig lang aufhalten - die nötige Routine für diese umfangreiche Aufgabe fehlt. Deshalb wird die Buchhaltung häufig an Buchhaltungsservices ausgegliedert. Sie beschäftigen sich nicht mehr mit dem Sortieren und Verbuchen von Belegen und Quittungen. Stattdessen übergeben Sie Ihre Unterlagen regelmäßig an einen Buchhaltungsdienst, der diese Aufgaben für Sie übernimmt. Das Praktische: Sie bekommen nicht nur die Arbeit abgenommen, sondern werden gleichzeitig auch noch mit interessanten Auswertungen und Statistiken über Ihr Unternehmen versorgt.

Die Preise für Buchhaltungsservices lassen sich kaum pauschal angeben. Im Regelfall werden Sie aufgefordert, bei den entsprechenden Dienstleistern ein individuelles Angebot anzufordern.

Vergleich verschiedener VPA-Dienste: Ihr persönlicher Virtueller Assistent

Obwohl das Thema das virtuellen Assistenten spätestens seit dem Traum von der Opens internal link in current window4-Stunden-Woche immer mehr an Brisanz gewinnt, gibt es derzeit nur wenige Dienste, die dieses Prinzip erfolgreich in die Tat umsetzen. Wir haben eine Weile für Sie recherchiert und die Dienste herausgesucht, bei denen Sie Ihren persönlichen virtuellen Assistenten buchen können.

Vergleich virtueller Assistenten

Zur Erläuterung des Vergleichs:

  • Sprache: Hier geht es um die Sprache, die von den VPAs gesprochen werden. Angegeben sind hier die Sprachen, die jeder VPA im Unternehmen sprechen muss. Es ist aber bei einigen Diensten durchaus möglich, weitere Sprachen zu fordern, was dann allerdings die Kosten in die Höhe treiben kann.
  • Preisspanne: Die Preisspanne kommt durch die verschiedenen Vergütungsmodelle zustande. Meist sinkt der Stundensatz, je mehr Stunden man pro Monat bucht. Die Preisspanne ist stets in Form von Stundensätzen angegeben.
  • Währung: Es geht hier um die Währung, in der die Rechnung gestellt wird. Relevant ist dies vor allem bei den Unternehmen mit Sitz im Ausland.
  • Geschäftszeiten: Dies sind die Zeiten, innerhalb derer der VPA zur Verfügung steht. Wenn eine 24-stündige Abdeckung angegeben ist, wird dies nicht über eine tatsächliche 24-stündige Verfügbarkeit des persönlichen Assistenten realisiert, sondern über die Arbeit in verschiedenen Zeitzonen. In eiligen Fällen kann dann auf einen anderen VPA zurückgegriffen werden, der in einer anderen Zeitzone und damit zeitversetzt zum eigenen VPA arbeitet.

Vergleichstabelle Virtuelle Assistenten (VPA)

Firma

Sitz

Sprache

Preisspanne

Geschäftszeiten

mein-virtuellerassistent

Dtl.

Deutsch, Englisch

10 – 15 €

Mo. – Fr. 9.00 – 20.00

Sa. – So. 10.00 – 18.00 (50% Aufschlag)

strandschicht

Dtl.

Deutsch, Englisch

6 – 15 €

Mo. – Fr. 8.00 – 20.00

Sa. – So. 10.00 – 18.00 (50% Aufschlag)

getfriday

Indien

Englisch

5,25 – 11,25 €

8.00 – 17.00 (24h in dringenden Fällen)

free-days

Dtl.

Deutsch

19 – 29 €

Mo. – Fr. 9.00 – 20.00

Sa. – So. 10.00 – 17.00 (50% Aufschlag)

Opens external link in new windoweAssistentin
(Diese VPAs nutzt das Gründerlexikon, sehr empfehlenswert)

Dtl.

Deutsch Englisch Russisch

4,99 €

Mo.-Fr. indiv. vereinbar 
Sa.-So. 50% Aufschlag

bpovia
(Nicht zu empfehlen,
hier der ausführliche Testbericht)

China

Englisch

7,5 – 15 $

8.30 – 18.30 (24h in dringenden Fällen)

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Meine Eindrücke

Mit Getfriday konnten schon viele Kunden positive Erfahrungen machen. Allerdings hat der Dienst zum Ende des Jahres 2010 seinen deutschen Dienst eingestellt, weil – man höre und staune – man das erforderliche (deutschsprachige) Personal vor Ort nicht organisieren konnte und nicht genügend Nachschub für die vielen Interessenten liefern konnte. Immer noch zur Verfügung steht der englische Getfriday-Dienst, was aber natürlich nicht mehr annähernd so komfortabel ist.

Strandschicht war einer der ersten Anbieter in Deutschland, die das Konzept populär gemacht haben. Grundsätzlich sympathisch macht ihn die Tatsache, dass hinter Strandschicht zwei Deutsche stecken, die das Konzept offenbar recht professionell aufgezogen haben. Mich persönlich stört die Tatsache, dass ich dort bisher immer mehr oder weniger auf Chaos gestoßen bin. Vor etwa anderthalb Jahren hatte ich dort einmal eine Anfrage per Mail gestellt, die dann erst Wochen später beantwortet wurde. Zu diesem Zeitpunkt hatte ich dann aber den Bedarf glücklicherweise längst anderweitig gedeckt. Auch heute konnte das Unternehmen sich nicht gerade vorteilhaft präsentieren. Nachdem meine Recherche auf der Website ergab, dass die Unterseite mit den Preisen gerade nicht aufrufbar war, stellte ich eine Nachfrage beim Service per Mail. Die Antwort kam prompt innerhalb einer Stunde. Enthalten waren alle möglichen Informationen, nur nicht die, nach denen ich gefragt hatte. Ob sich diese Schluderei nun in der Arbeit der Assistenten widerspiegelt, kann ich logischerweise nicht beurteilen, doch wirft es kein gutes Licht auf das Unternehmen.

Free-Days macht einen professionellen Eindruck. Hier fällt allerdings auf, dass es sich scheinbar um ein eher kleines, deutsches Team handelt. Auch die Preise von bis zu 29 Euro pro Stunde können mit den anderen Offerten nicht annähernd mithalten. In der Preisklasse 19 bis 29 Euro pro Stunde kann man sich schon problemlos einen festen Assistenten einstellen oder einen beliebigen deutschen Büroservice beauftragen. Davon abgesehen wird Free-Days aber im Internet von vielen Kunden als sehr professionell und engagiert weiterempfohlen. Insofern ist der Dienst wohl sein Geld wert.

Den professionellsten Eindruck unter den deutschen Anbietern macht Mein-VirtuellerAssistent. Die Website ist gut strukturiert und bietet alle wichtigen Informationen für Interessenten auf einen Blick. Auch die Preise für die VPA bewegen sich hier auf einem interessanten Niveau.

Bpovia ist ein Anbieter aus China. Die Preise bewegen sich hier meist bei 12 Dollar die Stunde (die 7,5 Dollar bekommt man nur bei einer Buchung eines VPA in Vollzeit). Ich persönlich würde angesichts des Preises eher zunächst die günstigeren deutschen Dienste ausprobieren, einfach aufgrund des Vorteils, dass die VPAs der deutschen Sprache mächtig sind.

Die Entscheidung

Meine Entscheidung fiel letztendlich auf eAssistentin und das habe ich bis heute nicht bereut. Der Web-Auftritt des Unternehmens ist klar strukturiert und lässt keine Fragen offen. Meine Anfragen werden prompt beantwortet, Aufträge werden sehr gewissenhaft und akurat abgearbeitet und selbst bei einem erhöhten Auftragsvolumen werden ganz unkompliziert und flexibel weitere Arbeitskräfte hinzugezogen, so dass die Erledigung der Aufgaben ohne Verzögerung funktioniert. Das ganze läuft in deutscher Sprache und ohne Verständigungsschwierigkeiten. Und was ich nicht vergessen möchte: Der Preis ist unschlagbar günstig!

Fazit

Grundsätzlich lässt sich sagen: Probieren geht hier wirklich über studieren. Die Verluste halten sich ja in Grenzen, wenn es nicht klappen sollte. Wenn jedoch die Aufgaben grundsätzlich für die Auslagerung an einen VPA geeignet sind, hat man durchaus gute Chancen, bei eAssistentin, Strandschicht, Free-Days und Mein-VirtuellerAssistent gute Leistungen zum niedrigen Preis zu bekommen.

Haben Sie vielleicht bereits selbst Erfahrungen mit VPAs gemacht? Dann würden wir uns sehr freuen, wenn Sie uns davon berichten würden!

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