Zeitverschwender, Zeitfresser und versäumtes Empowerment

Zeitfresser sind der größte Feind Ihrer Freizeit. Halten Sie sich folgenden Teufelskreis vor Augen: Sie werden während der Arbeit häufig gestört oder lassen sich ablenken. Dadurch werden Sie nicht pünktlich fertig. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie machen Überstunden oder Sie nehmen die Arbeit mit nach Hause. In beiden Fällen leidet Ihre Freizeit. Zeitfresser sind ein Problem, das sich im Laufe der Zeit einschleicht und sich dann nach und nach potenziert. Im Klartext bedeutet das: Viele der völlig überlasteten Unternehmer, die 70-Stunden-Wochen arbeiten, könnten relativ normale Arbeitszeiten haben, wenn sie sich ihrer Zeitfresser bewusst würden.

Zeitfresser Definition: Was genau ist das eigentlich?

Natürlich fressen Zeitfresser die Zeit nicht wirklich auf. Aber sie sorgen dafür, dass Sie Ihre Zeit nicht so nutzen können, wie Sie wollten oder sollten. Auf das Berufsleben bezogen bedeuten Zeitfresser fast immer, dass Ihnen Ihre Freizeit nur noch eingeschränkt zur Verfügung steht. Zeitfresser sind der kurze Blick in die Timeline bei Facebook, der doch etwas länger dauernde Plausch auf dem Flur oder das Verzetteln bei größeren, unübersichtlichen Projekten.

Obwohl durchaus immer wieder dieselben Probleme auf den im Netz geisternden Top 10 Listen der größten Zeitverschwender stehen, sind sie eine höchst individuelle Angelegenheit. Der eine surft kaum im Web, während der andere im Viertelstundentakt seine privaten E-Mails checkt. Der nächste telefoniert täglich eine Stunde mit seiner Frau, während ein anderer stundenlang damit beschäftigt ist, seine Arbeit in To-Do-Listen zu verwalten, anstatt sie einfach zu tun.

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Übrigens

Zeitfresser beschränken sich nicht nur auf das Büro. Auch auf der Baustelle, beim Kunden oder beim Lieferanten lauern sie. Viele Menschen kennen auch Zeitfresser im Alltag – jede Hausfrau wird Ihnen bestätigen können, dass sie von Zeit zu Zeit unliebsame Aufgaben vor sich her schiebt oder sich bei all den vielen, kleinen Tasks manchmal ein wenig verzettelt.

Zeitfresser eliminieren: Erste Hinweise zur Vorgehensweise

Machen Sie sich zunächst bewusst: Sie können Zeitfresser nicht komplett beseitigen. Als im Berufsleben stehender Mensch müssen Sie von Zeit zu Zeit Ihre Nase in Bücher stecken, sich mit Kollegen austauschen und Kontakte pflegen. Dennoch lassen sich die meisten Zeitfresser zumindest soweit ausschalten, dass sie nicht mehr Ihren Arbeitstag bestimmen, sondern zum „schmückenden Beiwerk“ verkommen.

Außerdem sollten Sie sich dessen bewusst sein, dass Sie nicht alles von heute auf morgen regeln können. Wählen Sie eine Politik der kleinen Schritte. Nehmen Sie sich einen Zeitfresser vor, gehen Sie diesen konzentriert an und widmen Sie sich erst dann dem nächsten, wenn Sie den vorherigen auf das gewünschte Mindestmaß reduziert haben. Wer alles auf einmal will, bekommt nämlich am Ende gar nichts.

Zunächst: Zeitfresser identifizieren

Im ersten Schritt sollten Sie Ihre Zeitfresser identifizieren. Eine einfache, wenn auch etwas aufwändige Methode ist: Legen Sie neben sich einen Zettel. Sobald sich eine Ablenkung ankündigt, notieren Sie Beginn und Ende. Dieses Protokoll führen Sie eine Woche lang. Anschließend können Sie auswerten, durch welche Ablenkungen Sie am meisten Zeit verlieren und wo Sie ansetzen können. Oftmals ist es schockierend, wie viel wertvolle Arbeitszeit eigentlich verloren geht – dies spornt umso mehr an, etwas an diesem Zustand zu ändern.

Die schlimmsten Zeitfresser – und wie Sie sie beseitigen

Sie haben Ihre Zeitfresser identifiziert und möchten sich jetzt daran machen, sie zu beseitigen? Dann ist einiges Fingerspitzengefühl gefragt, denn Sie müssen oftmals nicht nur sich selbst überlisten, sondern vor allem auch Ihre Kollegen und mitunter sogar Kollegen und Familie dazu erziehen, Ihre neuen Regeln zu akzeptieren. Die wichtigsten Zeitfresser mit möglichen Lösungsansätzen habe ich hier für Sie zusammengefasst:

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Einige Zeitfresser mit Lösungsvorschlägen

Zeitfresser

Lösung

Surfen im Internet und Social Media

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Kommunikation (z. B. Telefonate, E-Mails, Post)

Spielereien / Probleme mit der Technik

Konzentration auf die falschen Aufgaben

Über Problemen grübeln

Zu viel auf einmal tun wollen

Ständige Hast und Unruhe

Schreibtisch-Chaos

Suchen kostet Zeit

Nicht Nein sagen können

Perfektionismus

Unentschlossenheit

Regelmäßige Unterbrechung Ihrer Tasks

Plaudereien

Besprechungen

„Schieberitis“ – Aufgaben aufschieben

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Grundsätzliche Strategien gegen Zeitfresser

Wenn Sie zufällig unter einem dieser Zeitfresser leiden, helfen Ihnen die genannten Lösungsansätze vielleicht schon weiter. Größer ist aber die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auch mit persönlichen Zeitfressern zu kämpfen haben, die sich nicht mit pauschalen Lösungsansätzen beseitigen lassen. Deshalb habe ich hier noch einige weitere Ansätze zusammengetragen, die Ihnen dabei helfen können, Ihre persönlichen Zeitfresser zu identifizieren und zu beseitigen:

  • Umdenken: Die wichtigste Basis aller dauerhaft wirksamen (!) Methoden finden Sie nur in sich selbst. Denken Sie darüber nach, was Ihnen im Leben wichtig ist. Ist es wirklich die Arbeit oder sind es nicht viel mehr die schönen Momente mit Ihrer Familie, das gute Gefühl am Feierabend, die Füße hochlegen zu dürfen, oder sich am Wochenende beim Sport verausgaben zu können? Wenn Sie kein Hobby haben, suchen Sie sich eines. Schaffen Sie einen Ausgleich zur Arbeit, auf den Sie sich freuen können und der Sie motiviert, dranzubleiben und Ihren Job in der dafür angedachten Zeitspanne zu erledigen. Solange Sie diesen Umdenkprozess nicht vollzogen haben, werden Sie mit jeder noch so tollen Methode scheitern.
  • Leistungsvermögen: Berücksichtigen Sie bei Ihrer Planung Ihre persönliche Leistungskurve. Die meisten Menschen haben vormittags von etwa 8.00 bis 12.00 Uhr sowie noch einmal abends von 18.00 bis 21.00 Uhr ein Leistungshoch, während die Leistung nach dem Mittagessen sowie am späten Abend rapide abfällt. Natürlich können diese Phasen abhängig von Ihrem Schlafverhalten unterschiedlich aussehen. Beobachten Sie Ihr eigenes Leistungsvermögen zu unterschiedlichen Zeiten und nutzen Sie Ihre Leistungshochs gezielt für schwierigere Aufgaben aus.
  • Tapetenwechsel: Wenn es Ihnen im Betrieb schwerfällt, sich nach außen abzuschotten, sodass Sie in Ruhe arbeiten können, versuchen Sie es doch einmal mit einem Tapetenwechsel. Packen Sie Ihr Notebook oder Unterlagen, die Sie noch durchgehen müssen, ein und verlassen Sie das Büro. Lassen Sie sich im Botanischen Garten nieder oder arbeiten Sie von einem Café aus – hier stören garantiert keine Mitarbeiter und durch die neue Umgebung wird Ihre Kreativität gefördert.
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Kaufen Sie sich ein Bahnticket und fahren Sie einfach ohne bestimmtes Ziel umher. Ohne WLAN und Telefon können Sie sich im Zug fernab von allen möglichen Ablenkungen perfekt auf Ihre Arbeit konzentrieren.

  • Raus aus dem Trott: Wenn Sie schon seit einer halben Stunde vor Ihrem Bildschirm sitzen und nichts zustande bekommen, unterbrechen Sie die Abwärtsspirale. Stehen Sie auf, bewegen Sie sich, machen Sie gezielt etwas anderes, egal ob Sie kurz einen Kaffee in der Kaffeeküche trinken oder einen erfrischenden Spaziergang unternehmen. Bei Ihrer Rückkehr wird es Ihnen wieder leichter fallen, sich zu konzentrieren.
  • Entrümpeln: Zu viel Gerümpel im eigenen Zuhause oder am Arbeitsplatz blockiert den Menschen auf einer psychischen Ebene. Auch wenn es zwar seltsam erscheinen mag, Zeitmangel mit zusätzlichen Aufgaben bekämpfen zu wollen, sollten Sie zunächst Entrümpeln. Lassen Sie Ihre Arbeit liegen (auf ein paar Tage kommt es jetzt auch schon nicht mehr an!) und beginnen Sie im Büro damit, alte Akten auszusortieren oder kaputte Gegenstände zu werfen. Machen Sie zuhause weiter und misten Sie Schränke aus, ebenso wie den Keller oder den Dachboden. Sie werden feststellen, dass es Ihnen schon bald leichter fallen wird, sich auf Ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren.
  • Schlafen: Wenn Sie sich nur schlecht konzentrieren können und müde sind, kann es manchmal schon reichen, einfach mehr zu schlafen. Gönnen Sie sich ab und an ein kurzes Nickerchen in der Mittagspause oder gehen Sie eher ins Bett – so fällt es Ihnen leichter, typische Zeitfresser zu umgehen.
  • Ernährung: Ernähren Sie sich gesund. Frühstücken Sie morgens reichhaltig, um sich für den Tag zu wappnen. Mittags verzichten Sie besser auf die Schweinshaxe in der Kantine, denn zu schweres Essen liegt im Magen und macht Sie müde und träge.
  • Spaß haben: Natürlich kann Arbeit nicht immer Spaß machen – aber zumindest der Grundtenor sollte positiv sein. Wenn Sie feststellen, dass ein Kunde Sie von Anfang an nur ärgert, stoßen Sie ihn ab und wenden Sie Ihre Energie lieber dafür auf, Ihren bevorzugten Kunden mehr Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Dabei können Sie sich vom Pareto-Prinzip leiten lassen: 20 Prozent Ihrer Kunden bringen Ihnen 80 Prozent Ihrer Umsätze ein – auf diese Kunden sollten Sie sich konzentrieren.
  • Websites blockieren: Wenn Sie merken, dass sich für bestimmte Websites (z. B. Facebook) bereits ein gewisser Automatismus in Ihrem Geist etabliert hat, der Sie dazu „zwingt“, immer wieder diese Seite aufzurufen, können Sie sich selbst austricksen. Mit Browser-Plugins wie LeechBlock für Firefox oder StayFocused für Google Chrome können Sie bestimmte Websites entweder für eine bestimmte Zeitspanne komplett sperren oder auch die Nutzung auf 15, 30 oder 60 Minuten pro Tag begrenzen.

Ich hoffe, dass Ihnen diese vielen Tipps weiterhelfen können, effizienter zu arbeiten und Ihre Freizeit bewusster erleben zu können. Verzweifeln Sie nicht, falls es ab und an Rückschläge geben wird – solange Sie daran arbeiten, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

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