Was muss ich beachten, wenn ich meine Rechnungen per E-Mail versenden will?

Elektronische Rechnungen beziehungsweise Rechnungen per E-Mail zu versenden, hat sich längst durchgesetzt. Es spart nicht nur Kosten, sondern auch Zeit. Gemäß einer Studie von Deutsche Bank Research, kostet Sie der Versand einer Papierrechnung durchschnittlich 6,40 Euro mehr als eine Rechnung per E-Mail. Doch nicht für jeden Unternehmer sind elektronische Rechnungen sinnvoll. Falls Sie beispielsweise eine Mode-Boutique eröffnen, werden Sie Ihren Kunden wohl kaum eine Rechnung per E-Mail versenden, sondern weiterhin den klassischen „Kassenbon“ aushändigen.

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail auch ohne digitale Signatur und ohne das sogenannte EDI-Verfahren versandt werden. Heute werden elektronische Rechnungen daher häufig als Anhang einer Mail (zum Beispiel als PDF-Datei) versandt oder als Link zum Download. Welche Variante sich für Ihr Unternehmen eignet, hängt von der Anzahl Ihrer Rechnungen ab. Opens internal link in current windowOnline Rechnungsprogramme, die sich für elektronische Rechnungen eignen, habe ich Ihnen bereits vorgestellt. 

Zwar wurde dadurch einiges vereinfacht, dennoch gibt es immer noch einige Dinge, die Sie beachten müssen, damit Sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten.

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Mein Tipp:

Für eingehende elektronische Rechnungen sollten Sie sich ebenfalls eine separate E-Mail Adresse anlegen. Diese können Sie dann in den Briefkopf und Ihre E-Mail Signatur einfügen. So haben Sie stets einen Überblick über ein- und ausgehende Rechnungen.

Das müssen Sie bei Rechnungen per E-Mail beachten

  1. Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen. Das kann jedoch auch stillschweigend erfolgen, indem der Empfänger nicht widerspricht und die Rechnung einfach bezahlt.
  2. Auch Ihre Rechnungen per E-Mail müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren und auf Verlangen dem Finanzamt zugänglich machen.
  3. Es genügt jedoch nicht, die Rechnung lediglich auszudrucken und abzuheften. Sie muss auch elektronisch so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht mehr geändert werden kann.
  4. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen Sie außerdem die Echtheit, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des elektronischen Dokumentes gewährleisten. Der Gesetzgeber schreibt hierzu vor, dass Sie ein internes Kontrollsystem einführen. Wie das konkret auszusehen hat, ist jedoch nicht vorgeschrieben. Eine einfache Buchhaltung ist in der Regel ausreichend.
  5. Ich empfehle Ihnen außerdem einen Online Service wie Google Mail. Dort können Sie nicht nur Ihre Rechnungen speichern, sondern die gesamte E-Mail-Korrespondenz.
  6. Für elektronische Rechnungen gelten auch dieselben Opens internal link in current windowinhaltlichen Pflichtangaben, wie für eine Papierrechnung.

In diesem Abschnitt haben Sie sich umfangreich zum Thema Opens internal link in current windowRechnungen schreiben informiert. Optimal wäre es nun, wenn alle Ihre Kunden Ihre Rechnungen auch pünktlich zahlen würden und Sie das gar nicht erst überprüfen müssten. Doch in der Praxis läuft das leider meist ein wenig anders. Daher geht es nun weiter mit dem Thema: Opens internal link in current windowVergessen Sie Ihr Mahnwesen nicht!

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

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