Vier Tipps zum Umgang mit Praktikanten

Der beste Weg für Schüler, Studierende und Absolventen um Berufserfahrung zu sammeln, ist ein Praktikum in einem Unternehmen, Verein oder einer Institution. Während eines festgelegten Zeitraums werden sie in die betrieblichen Tätigkeiten eingeführt und „schnuppern“ quasi die Luft des Arbeitsalltags. Dabei gibt es besonders vonseiten des Unternehmens einige Punkte, die es zu beachten gilt, um sich einerseits rechtlich abzusichern und andererseits eine adäquate Durchführung zu gewährleisten. Welche das sind, erfahren Sie in diesen vier Tipps zum Umgang mit Praktikanten.

3 Praktikanten am Tisch. Einer davon hält die Hand mit gespreizten Fingern vor sich und grüßt. Hier Tipps zum Praktikum
Bild: Sprachschuleaktiv / pixabay.com

1. Das A und O ist eine Praktikumsvereinbarung

Denn in dieser werden von vornherein alle wichtigen Details rund um das Praktikum abgeklärt. Während ein Vertrag bei einem freiwilligen Praktikum nicht zwingend notwendig ist, gehört er allerdings bei Pflichtpraktika, Volontariaten sowie Traineestellen zum Standard. Folgende Punkte sollte er beinhalten:

  1. Angaben zur Person (Name, Geburtsdatum, Anschrift)
  2. Zeitraum bzw. Dauer des Praktikums
  3. Arbeitszeiten (sowohl tägliche als auch wöchentliche)
  4. Leistungen des Arbeitgebers (Unterweisungspflicht, Praktikumsverordnung, eventuell die Ausstellung eines Zeugnisses)
  5. Leistungen des Praktikanten (Überblick über die täglichen Aufgaben, eventuell einen Absatz zur Schweigepflicht)
  6. Sofern vorhanden: Vergütung, Urlaub, Kündigung
  7. Ort, Datum, Unterschrift 

Eine vertragliche Regelung kann für beide Seiten von Vorteil sein, denn die Vereinbarung basiert auf rechtliche Grundlagen, an die sich alle Parteien halten müssen.

2. Mindestlohn – Ja oder Nein?

Seit der Einführung des Mindestlohns ist es gesetzlich geregelt, dass Angestellte einen Mindestlohn erhalten. Dieser beträgt zum aktuellen Zeitpunkt 8,84 Euro. Generell gilt, dass auch Praktikanten einen Anspruch darauf haben. Dafür müssen allerdings bestimmt Voraussetzungen erfüllt werden. Diese sind:

  • Es muss sich um ein freiwilliges Praktikum handeln. Das bedeutet, dass es nicht im Rahmen eines Betriebs-, Pflicht- oder Vorpraktikum stattfindet.
  • Der Zeitraum muss mindestens drei Monate umfassen. Bei allen Praktika, die sich zeitlich darunter befinden, liegt es in Ihrem Ermessen, ob Sie es vergüten wollen oder nicht.
  • Die Person muss mindestens 18 Jahre und damit volljährig sein.

Achtung: Wird das Praktikum verlängert und überschreitet dadurch die Grenze von drei Monaten, sind Sie zu einer rückwirkenden Zahlung des Mindestlohns verpflichtet. Es gibt allerdings eine Ausnahme, die von der Mindestlohnregelung ausgenommen ist: Handelt es sich nämlich um ein Pflichtpraktikum, welches Schüler oder Studierende im Rahmen ihrer Ausbildung absolvieren müssen bzw. welches als Voraussetzung für einen Studiengang oder eine Lehre absolvieren müssen, sind Sie nicht dazu verpflichtet, 8,84 Euro pro Stunde zu zahlen.

3. Praktikanten richtig abrechnen

Sofern Sie einem Praktikanten ein Gehalt auszahlen, können Sie dieses entweder als Minijob oder nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen abrechnen, wie bei einem normalen Mitarbeiter. Dafür tragen Sie die notwendigen Daten in Ihr Lohnabrechnungsprogramm ein. Den Rest übernimmt automatisch die Software bspw. Lohn Gehalt Pro von Lexware. Nötige Formulare, Anmeldungen oder Abrechnungen können dann elektronisch an das Finanzamt weiterleitet werden. Anders verhält es sich jedoch mit den Sozialversicherungsbeiträgen, denn diese sind abhängig von der Art des Praktikums:

Zwischenpraktikum (vorgeschrieben)

Kein Entgelt

Keine Sozialversicherungsbeiträge

Mit Entgelt

Keine Sozialversicherungsbeiträge, allerdings Insolvenzgeldumlage & Erstattung von Aufwendungen bei Mutterschaft oder Krankengeld

Zwischenpraktikum (freiwillig)

Mit Entgelt

Sofern auch weiterhin das Studium im Vordergrund steht. Entfallen die Beiträge. Beachten Sie trotzdem die Vorschriften für Studierende.

Schülerpraktikum (vorgeschrieben)

Keine Sozialversicherungsbeiträge

Vor- oder Nachpraktikum (freiwillig)

  • Die Abrechnung erfolgt wie bei einem normalen Beschäftigungsverhältnis entweder als kurzfristige Beschäftigung oder als Minijob (bis 450 Euro).
  • Liegt der Verdienst zwischen 450 und 850 Euro, tritt die Gleitzonenregelung in Kraft. Die Sozialversicherungsbeiträge werden anteilig 50:50 zwischen dem Arbeitgeber und dem Praktikanten aufgeteilt.

Pflichtpraktikum

Kein Entgelt

  • Keine Kranken- sowie Pflegeversicherungsbeiträge
  • Fixbeiträge bei der Renten- & Arbeitslosenversicherung

Entgelt bis 325 Euro

Normale Beiträge zur Kranken-, Arbeitslosen-, Pflege- sowie Rentenversicherung

Entgelt über 325 Euro

Beiträge werden zur Hälfte vom Arbeitgeber und Praktikanten getragen.

Ausführliche Informationen zu den Sozialversicherungsbeiträgen stellt die Industrie- und Handelskammer auf ihrer Seite zur Verfügung. Einen guten Überblick können Sie sich beispielsweise hier verschaffen.   

4. Wie lange darf ein Praktikant arbeiten?

Ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie als Arbeitgeber von Praktikanten beachten müssen, sind die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiten, die sowohl Schüler als auch Studierende nicht überschreiten dürfen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen richten sich nach dem Alter der Person. Informieren Sie sich daher im Vorfeld über das Jugendarbeitsschutzgesetz sowie das Arbeitszeitgesetz.

Unter 15 Jahre

  • Maximal 7 Stunden täglich
  • Nicht mehr als 35 Stunden wöchentlich

15 bis 18 Jahre

  • handelt es sich um ein Pflichtpraktikum während der Schulzeit, dann gelten auch nur maximal 7 Stunden täglich und nicht mehr als 35 Stunden in der Woche.
  • Findet das Praktikum während der Ferien statt, dürfen Schüler 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich arbeiten.

Ab 18 Jahre

 Gelten die üblichen Regelungen von 8 Stunden am Tag sowie 40 Stunden in der Woche.

Das Jugendarbeitsschutzgesetz sieht außerdem eine Nachtruhe von 20.00 Uhr bis 6.00 Uhr vor, die nur in Ausnahmefällen unterbrochen werden darf. Beachten Sie außerdem die vorgeschriebenen Ruhepausen: Den Praktikanten stehen bei einer Arbeitszeit von vier bis sechs Stunden eine Pause von 30 Minuten, bei mehr als sechs Stunden sogar von 60 Minuten zu. Bei volljährigen Praktikanten sind es 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit sowie 45 Minuten bei mehr als neun Stunden.

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