Lehrlinge finden mit dem richtigen Anforderungsprofil

In der Praxis scheitert die Besetzung aller Lehrstellen auch des Öfteren daran, dass die Arbeitgeber gar nicht wissen, was sie eigentlich genau wollen. Machen Sie sich daher im allerersten Schritt genau über diesen Aspekt Gedanken. Mithilfe einiger Leitfragen können Sie das Anforderungsprofil für Ihre zukünftigen Auszubildenden schnell festlegen. 

Ein Mann mit einer Brille sitzt und schreibt etwas
Bild: StartupStockPhotos / pixabay.com

Inhaltsverzeichnis

Leitfragen zum Anforderungsprofil

Beantworten Sie zunächst die folgenden Fragen für sich:

  • Welche kommunikativen Fähigkeiten sollte Ihr Lehrling mitbringen? (z. B. Kontaktfähigkeit, Aufgeschlossenheit)
  • Wo sollten die Stärken im sozialen Bereich liegen? (z. B. Teamfähigkeit, Kompromissbereitschaft, Kooperationsfähigkeit)
  • Wie wichtig ist Ihnen das Auftreten? (z. B. Erscheinungsbild, höfliche Umgangsformen)
  • Welche Kenntnisse setzen Sie voraus? (z. B. EDV-Kenntnisse, Sprachkenntnisse)
  • Welche Fähigkeiten müssen vorhanden sein? (z. B. räumliches Vorstellungsvermögen, Kreativität, schnelle Reaktion, Ausdauer)
  • Muss Ihr Lehrling körperlich belastbar sein? 

Muss-, Soll- und Kannkriterien

Anhand dieser Fragen können Sie schnell und einfach herausfinden, wie Ihr zukünftiger Auszubildender „gestrickt“ sein muss. Doch Vorsicht: Schießen Sie sich nicht auf zu viele Detailanforderungen ein, denn sonst hat kaum ein Auszubildender mehr eine Chance, Ihre Kriterien zu erfüllen.

Teilen Sie daher Ihre gefundenen Anforderungen in drei Gruppen ein:

  • Musskriterien: In diese Gruppe gehören die Anforderungen, die zwingend erfüllt sein müssen. Beschränken Sie sich auf zwei bis drei Kriterien, die Ihnen besonders wichtig erscheinen. Bewerber, die die Musskriterien nicht erfüllen, sind auszusortieren.
    Beispiele: EDV-Kenntnisse bei Fachinformatikern oder Vorkenntnisse im Rechnungswesen bei Bürokaufleuten
  • Sollkriterien: Im Bereich der Sollkriterien wünschen Sie sich zwar, dass sie von Bewerbern erfüllt werden, aber das Ausbildungsziel ist nicht in Gefahr, wenn dies nicht der Fall ist. Bewerber, die diese Kriterien erfüllen, kommen in die engere Auswahl. Der Rest bleibt aber als „Notnagel“ weiterhin im Rennen.
    Beispiele: Bestimmter Notenschnitt im Zeugnis
  • Kannkriterien: Die Kannkriterien sind eher als optional anzusehen. Sie sind nicht entscheidend, wenn es um die Vergabe der Ausbildungsplätze geht, aber machen Ihnen unter Umständen die Entscheidung leichter, wenn Gleichstand zwischen mehreren Bewerbern herrscht.
    Beispiele: Sprachkenntnisse bei Berufen, bei denen Fremdsprachen eigentlich keine Rolle spielen, soziales Engagement in der Schule oder in der Freizeit

Mit dem Anforderungsprofil zum perfekten Auszubildenden

Sobald Sie Ihr Anforderungsprofil exakt definiert haben, wird es für Sie später ein Kinderspiel, geeignete Auszubildende auszuwählen. Sie müssen nämlich nur noch anhand der Bewerbungsunterlagen überprüfen, ob alle gewünschten Musskriterien erfüllt sind und schon haben Sie die Kandidaten, die in die engere Auswahl kommen können.

Auszubildende auswählen: Einstellungstests und Kompetenzchecks

Einstellungstests sind längst kein Auswahlinstrument mehr, das nur den großen Unternehmen vorbehalten bleibt, auch in kleineren Unternehmen werden sie inzwischen eingesetzt. Sie bieten die Möglichkeit, sich schnell einen Überblick über die vorhandenen Bewerber zu verschaffen.  Was nämlich gewöhnlich fehlt, ist ein einheitlicher Maßstab, mit dem die Schüler gemessen werden können. 

Kompetenzchecks

Kompetenzchecks für angehende Auszubildende werden von einer Vielzahl von Institutionen angeboten, beispielsweise von den Arbeitsagenturen und den IHKs. Die Schüler können sich hier zu oft sogar mehrstündigen Tests anmelden. Diese dienen nicht nur der Überprüfung ihrer Ausbildungsreife, sondern können gleichzeitig auch genutzt werden, um den Schülern eine mögliche Richtung für ihre spätere berufliche Tätigkeit aufzuzeigen. Durch die Testfragen kann analysiert werden, in welchen Bereichen die Stärken des Schülers liegen und welche Ausbildungsberufe sich demnach für ihn eignen würden.

Solche Kompetenzchecks haben für Arbeitgeber den Vorteil, dass die Auszubildenden ihren Ausbildungsberuf nicht mehr willkürlich wählen. Stattdessen wird genau analysiert, ob sie die Fähigkeiten für das Berufsbild mitbringen. Dies führt zu passgenaueren Bewerbungen.

Betriebsinterne Einstellungstests

Viele Unternehmen führen betriebsinterne Einstellungstests durch. Dies hat den Vorteil, dass bei der Entwicklung gezielt die Eigenschaften abgeprüft werden können, die für das Unternehmen wichtig sind. Wenn es beispielsweise Auszubildende für einen sehr „mathematik-lastigen“ Ausbildungsberuf sucht, wird es die Mathematikaufgaben in den Vordergrund rücken.

Bewertung der Ergebnisse von Tests

Schwierig ist die Bewertung von Einstellungstests. Welchen Wert möchte man den Ergebnissen beimessen? Sollen Sie das Hauptkriterium für die Einstellung sein? So kann es passieren, dass ein Schüler, der sonst sehr schlechte Noten hat, in der engeren Auswahl landet, weil er an diesem einen Tag gute Ergebnisse abgeliefert hat. Ebenso kann ein Schüler mit guten Noten durch das Raster fallen, weil er zufällig am Tag des Einstellungstests schlecht drauf war.

Deshalb ist eine Überbewertung der Testergebnisse nicht empfehlenswert. Wesentlich wichtiger ist, dass auch andere Entscheidungskriterien einbezogen werden, beispielsweise die Zeugnisbewertungen oder die Ergebnisse aus einem etwaigen Vorstellungsgespräch.

Dennoch können Einstellungstests und Kompetenzchecks dem Arbeitgeber eine grobe Richtung vorgeben und zeigen, welche Bewerber am ehesten für den jeweiligen Ausbildungsberuf geeignet sind. Eine Garantie für eine erfolgreiche Ausbildung gibt es sowieso nie.

Lesen Sie in den nächsten Teilen dieser Serie, wie Unternehmen mit Bewerbern umgehen können, die den eigentlichen Anforderungen offensichtlich nicht genügen.

Einstellungsgespräch/Vorstellungsgespräch

Das Einstellungsgespräch sollte immer geführt werden, bevor ein Bewerber als Lehrling eingestellt wird. Jetzt ist der Punkt gekommen, an dem Sie Ihr eingangs festgelegtes Anforderungsprofil wieder herausholen sollten. Überlegen Sie sich im Vorfeld Fragen, mit deren Hilfe Sie die Erfüllung der gestellten Kriterien abgeprüft werden kann. Fragen Sie alles, was Sie fragen möchten – ruhig auch etwas, womit der Bewerber überhaupt nicht rechnet. So finden Sie nämlich leicht heraus, ob er so ist wie er sich gibt, oder ob er im Vorfeld in Bewerbungstrainings auf sein Vorstellungsgespräch vorbereitet wurde.

Schriftliche Bewerbung

Auch aus der schriftlichen Bewerbung können Sie einiges herauslesen. Sehen Sie sich unter diesen Aspekten an:

  • Ordentlichkeit/Sauberkeit
  • Vollständigkeit
  • Rechtschreib-/Grammatikfehler

Viele Bewerber erhalten bei der Gestaltung ihrer Bewerbung Unterstützung. Wenn eine Bewerbung vor Rechtschreibfehlern nur so strotzt oder ganz schmutzig ist, sollten Sie aufmerksam werden.

Die zweite Chance für Auszubildende

Wie erkennt man, ob ein Bewerber ausbildungsreif ist? Machen es die guten Noten aus? Zeigt er sich beim Vorstellungsgespräch mit gepflegten Umgangsformen? Fakt ist: Sie sehen es einem Bewerber nicht an der Nasenspitze an, ob er sich später als absoluter Bringer oder als totaler Reinfall erweisen wird. Doch wie soll man dann Auszubildende auswählen? 

Ein Experiment mit Christian Rach

Sicherlich kennen Sie Christian Rach, den Sternekoch, der neben seiner RTL-Sendung „Rach, der Restauranttester“ 2010 auch die Dokumentation „Rachs Restaurantschule“ produzierte. Zwölf Kandidaten, denen man objektiv gesehen keinerlei Ausbildungschance mehr zuschrieb, gab er die Möglichkeit, sich für eine Berufsausbildung als Koch oder im Service in seinem neu eröffneten Restaurant zu qualifizieren. Vom ehemaligen Gefängnisinsassen über alleinerziehende Mütter ohne Ausbildung bis hin zu Schulabbrechern und Arbeitslosen – alles war dabei. Normalerweise würde man erwarten, dass jeder dieser Kandidaten seine Chance mit Handkuss ergreift und sich von seiner besten Seite zeigt – die Erfahrungen waren offensichtlich andere:

  • ständiges Zuspätkommen oder gar nicht Erscheinen
  • mangelndes Interesse an den Grundlagen des Berufs
  • mangelnde Leistungsbereitschaft
  • keine Bereitschaft, die privaten Probleme in den Hintergrund zu rücken
  • schlechte Lernbereitschaft

Im Endeffekt stellte sich allerdings auch heraus, dass bei einigen der Kandidaten die Befürchtungen oder Vorurteile im Vorfeld unbegründet waren – sie entwickelten sich zu kompetenten und leistungsbereiten Mitarbeitern, die froh darum waren, eine zweite Chance bekommen zu haben.

Nur Mut, der Test lohnt sich vielleicht

Nun haben natürlich die wenigsten Unternehmer die Möglichkeit, solche „Sozialprojekte“ zu starten und zu schauen, was sich ergibt. Dennoch sollten sich durchaus auch normale Unternehmer die Idee durch den Kopf gehen lassen. Sehen wir uns folgendes Szenario an: Sie erhalten eine Bewerbung von einem Einser-Schüler. Sie stellen ihn vom Fleck weg ein und er macht sich während der Ausbildung prächtig. Der Auszubildende hat Ambitionen und kündigt im Anschluss an seine Ausbildung, weil er studieren gehen möchte.

Dieser Auszubildende war nun zwar unproblematisch und wahrscheinlich einfach zu handeln – allerdings bleibt er Ihnen nicht dauerhaft erhalten.

Stellen Sie sich umgekehrt aber vor, Sie geben einem Bewerber eine Chance, der sie eigentlich objektiv betrachtet nicht verdient. Unter Umständen wird er Ihnen dafür so dankbar sein, dass er sich richtig ins Zeug legt. Die Wahrscheinlichkeit ist sehr groß, dass er Ihrem Unternehmen später treu bleibt. Was nützt Ihnen schon die Ausbildung toller Auszubildender, wenn Sie später nicht von deren Wissen und Erfahrungen profitieren können?

Im nächsten Teil dieser Serie zeigen wir, wie Sie mithilfe von Kompetenzchecks und Einstellungstests die Ausbildungsreife junger Menschen testen können.

Gute Azubis trotz schlechter Noten – so finden Sie sie

In meiner früheren Tätigkeit als Personalreferentin war ich auch mit der Auswahl und Einstellung der gewerblichen Auszubildenden zuständig. Dabei habe ich festgestellt, dass man grundsätzlich drei Typen von Auszubildenden unterscheiden kann:

  • Theoretiker: Der Theoretiker hat sehr gute Noten, hat aber seine Stärken nicht unbedingt im handwerklichen Bereich – hier kann er nur mit durchschnittlichen Leistungen aufwarten.
  • Praktiker: Der Praktiker kann im schulischen Bereich nicht punkten und kämpft nicht selten mit Problemen wie Prüfungs- und Versagensängsten. Er stellt sich dafür als handwerkliches Ass heraus.
  • Durchschnitt: Die Noten sind durchschnittlich, ebenso wie die handwerklichen Leistungen.

Welchen dieser drei Typen würden Sie sich aussuchen? Der Durchschnittsazubi schafft es durch die Prüfung und wird Ihnen wahrscheinlich treu bleiben, allerdings nie herausragende Leistungen bringen. Auch den Praktiker können Sie nach der Ausbildungproblemlos übernehmen. Allerdings bereitet er Ihnen während der Ausbildungszeit mehr Sorgen und verursacht einen größeren Aufwand. Den Theoretiker bringen Sie problemlos durch die Ausbildung. Allerdings wird er sich danach relativ schnell „abseilen“ und eine Schule besuchen. Tut er dies nicht, wird er es im handwerklichen Bereich wie der Durchschnittsazubi nie zu überragenden Leistungen schaffen.

Für Ihren Fachkräfte-Nachwuchs im Unternehmen würde Ihnen der Praktiker am meisten bringen – und ihn können Sie durchaus auch bei den weniger fähigen Bewerbern finden.

Praktika anbieten

Bieten Sie Praktika für Bewerber an, die Sie auf den ersten Blick noch nicht überzeugen konnten. Lassen Sie die Praktikanten während ihrer Anwesenheit im Betrieb gerne auch einmal verantwortungsvolle Aufgaben übernehmen – so können Sie sich am einfachsten ein Bild darüber verschaffen, ob er nicht nur bereit ist, Verantwortung zu übernehmen, sondern auch gerne leistungsbereit und diszipliniert an die Arbeit geht.

Übrigens muss es sich dabei nicht unbedingt um die typischen einwöchigen Schnupperlehren handeln, zu denen Schüler der achten und neunten Jahrgangsstufen gewöhnlich antreten. Sie können Praktikumsstellen beispielsweise auch für ausbildungssuchende Schulabgänger anbieten. Sie haben dann die Möglichkeit, individuelle Förderprogramme der Arbeitsagentur in Anspruch zu nehmen und längerfristige Praktika anzubieten. Sie bieten die Möglichkeit, einen noch tiefergehenden Einblick in die Persönlichkeit des Bewerbers zu erhalten. Wenn Sie feststellen, dass er für den Beruf geeignet ist, können Sie ihn direkt in ein Ausbildungsverhältnis übernommen. Sollte keine Eignung vorliegen, kann das Praktikumsverhältnis jederzeit beendet werden.

So finden Sie Auszubildende auf unkonventionelle Art und Weise

Im Folgenden erläutern wir Ihnen einige Möglichkeiten, auf die Sie vielleicht teilweise noch gar nicht gekommen sind:

  • Praktika/Ferienjobs/Schnuppertage: Bieten Sie Stellen für Schnupperlehrlinge, Praktikanten oder Ferienjobs an. Alle drei Arten sind sehr begehrt und sind eine Möglichkeit für Sie, sich als attraktiver Ausbilder darzustellen.
  • Kinowerbung: Kinowerbung ist wesentlich günstiger als die meisten Unternehmer denken, erreicht aber wie kaum ein anderes Medium genau Ihre Zielgruppe. Hier können Sie sich positiv darstellen und einen Vorteil hat das Kino allen anderen Werbeformen gegenüber: Der Kinobesucher hat kaum eine Möglichkeit, sich Ihrer Botschaft zu entziehen.
  • Radiospots: Das Radio erreicht eine breite Streuung. In einem kurzen Spot können Sie ihr Lehrlingsgesuch problemlos unterbringen und dadurch nicht nur Jugendliche, sondern auch Eltern erreichen.
  • Aushänge: Sie können Ausbildungsangebote auch per Aushang verbreiten und zwar überall dort, wo sich Jugendliche bevorzugt aufhalten. Geeignet sind beispielsweise Schwarze Bretter in den Schulen, Aushangtafeln in Jugendzentren, Sportvereinen usw. Sprechen Sie Aushänge aber immer vorher mit den Verantwortlichen ab.
  • Plakatanzeigen: Entwerfen Sie Plakate, die ein echter Hingucker sind und platzieren Sie sie strategisch klug an Bushaltestellen, Bahnhöfen oder natürlich auch in Schulen.
  • Schülerzeitungen: Schülerzeitungen eignen sich einerseits für die Platzierung von Werbung für Ihre Ausbildungsplätze (Sponsoren sind für solche Projekte immer gesucht!), andererseits aber auch für Erfahrungsberichte von Ihren Auszubildenden. Sie werden von Schülern, Lehrern und Eltern gelesen.
  • Ausbildungsmessen: Ausbildungsmessen sind in den letzten Jahren immer mehr im Kommen. Hier können Sie Ihr Unternehmen präsentieren und gleichzeitig Kontakt zu den Jugendlichen und Schulabgängern herstellen. Auch normale Messen und Gewerbeausstellungen eignen sich, um auf sein Gesuch hinzuweisen.
  • Betriebsbesichtigungen/Tag der offenen Tür: Veranstalten Sie Besichtigungen Ihres Betriebs und gehen Sie mit diesen Angebot gezielt auf Schulen zu. In der Regel wird Ihr Angebot gerne angenommen. Die Jugendlichen erhalten so einen kleinen Einblick in den Alltag als Azubi in Ihrem Betrieb.
  • Vorträge: Besonders im Rahmen der Berufsorientierung können Sie Schulen anbieten, Vorträge zu halten. Themen sind beispielsweise der Ablauf einer Ausbildung in Ihrem Betrieb, mögliche Ausbildungsberufe oder einfach Tipps für die Berufswahl.
  • Mundpropaganda: Fordern Sie Ihre Mitarbeiter dazu auf, aktiv für Ihre Lehrstellen zu werben, beispielsweise im Freundeskreis oder im Verein. Fördern Sie dies auch durch betriebsinterne Aushänge.
  • Projekttage: Führen Sie Projekttage durch, in deren Rahmen Jugendliche Ihren Betrieb kennenlernen können. Ein gutes Beispiel ist hierfür der Girl’s Day, bei dem Mädchen in typische Männerberufe schnuppern können.
  • Lokale Berichterstattung: Viele lokale Tageszeitungen bieten die Möglichkeit, Artikel zu veröffentlichen. So schaffen Sie es, regelmäßig in aller Munde zu sein. Berichten Sie beispielsweise über den Start eines neuen Lehrjahres, über den erfolgreichen Abschluss Ihrer Auszubildenden oder über Erfolgsquoten.
  • Arbeitsagentur: Auch über die Arbeitsagentur können Sie passende Auszubildende finden. Für die Einstellung von Schulabgängern, die nicht gleich im Anschluss an ihren Schulabgang eine Ausbildungsstelle gefunden haben, können Sie manchmal sogar ein kostenloses Praktikum als Test nutzen oder eine Förderung erhalten. 
  • Sponsoring: Im Bereich des Sponsorings bieten sich zahlreiche Möglichkeiten. Denken Sie nur an Banden- oder Trikotwerbung im örtlichen Sportverein oder die Stellung von Informationsmaterial für Schulen.
  • Social Media: Der Social Media-Kanal gehört heute mit zu den wichtigsten Strategien, um sich als modernes und attraktives Unternehmen zu präsentieren. Berichten Sie bei Facebook, SchülerVZ & Co. regelmäßig über Ihre Ausbildung und scharen Sie möglich viele „Freunde“ um sich. Sie alle bekommen es über ihre Profile mit und Ihr Unternehmen ist stets im Bewusstsein der Jugendlichen verankert.

Die Mischung bringt’s

Sie werden am besten fahren, wenn Sie sich aus den genannten Möglichkeiten mehrere heraussuchen und sie gezielt zu verfolgen. Weniger Sinn macht es dagegen, jede dieser Möglichkeiten zu nutzen, denn dann machen Sie zwar alles, aber nichts ganz. Seien Sie mit Leib und Seele dabei und Sie werden Ihre Lehrstellen bald wieder besetzen können.

Halten Sie Ihre Auszubildenden bei der Stange!

Wenn Sie einmal viel Arbeit in die Gewinnung neuer Azubis gesteckt haben, sollten Sie auch dafür sorgen, dass Sie die Früchte dieser Arbeit auch ernten dürfen. In der Praxis kündigen nämlich viele Azubis noch vor dem ersten Arbeitstag ihre Lehrstelle oder „schmeißen“ die Lehre während der Probezeit. Sie sollten sich daher nach der Vertragsübersendung nicht zurücklehnen und Däumchen drehen, sondern immer mit Ihren zukünftigen Azubis in Kontakt bleiben, um sich ihre Treue schon heute zu sichern. 

Halten Sie den Kontakt

Um Ihre Azubis bei der Stange zu halten, müssen Sie den Kontakt halten. Hierfür haben Sie viele Möglichkeiten:

  • Veranstalten Sie einen Informationstag, zu dem Sie Ihre Lehrlinge und deren Eltern einladen. Wenn Sie die Eltern auf Ihrer Seite haben, steigt die Wahrscheinlichkeit enorm, dass Ihnen auch die Azubis treu bleiben. An diesem Tag können Sie beispielsweise eine Führung durch das Unternehmen veranstalten, die Arbeitsplätze der Lehrlinge zeigen und über die Ausbildung informieren. Außerdem können sich Eltern und Azubis schon vor dem ersten Arbeitstag kennenlernen und sich austauschen.
  • Verschicken Sie ein kleines Präsent zum Geburtstag Ihrer Auszubildenden oder gratulieren Sie zum erfolgreichen Schulabschluss.
  • Informieren Sie über freiwillige Sonderleistungen und zeigen Sie Ihrem Azubi, welche Vorteile ihm die Ausbildung in Ihrem Hause bietet.

Der erste Arbeitstag ist oft entscheidend

Den ersten Arbeitstag Ihrer Lehrlinge sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn oft ist er dafür entscheidend, ob sich Ihre Auszubildenden im Unternehmen wohlfühlen oder nicht. Nehmen Sie sich Zeit, um sie persönlich zu begrüßen. Wenn Sie keine Zeit haben, sie den durch den ganzen Tag zu begleiten, sollten Sie dafür feste Ansprechpartner/Paten abstellen, die sich um die neuen Kollegen kümmern. Eine Firmenbesichtigung gehört zum ersten Tag ebenso dazu wie eine Vorstellungsrunde mit allen wichtigen Kollegen. Erklären Sie genau den Arbeitsplatz und gehen Sie mit Ihren Azubis durch, in welchen Ausbildungsabschnitten die Ausbildung erfolgen wird.

Regeln und Verbote muss es in jedem Betrieb geben. Vermeiden Sie es allerdings, Ihren Lehrlingen auf einen Schlag sämtliche Regeln aufzusagen – das wirkt extrem negativ und verbohrt. Lassen Sie die Regeln besser über den Tag verteilt immer wieder einfließen und formulieren Sie sie zwar positiv, aber dennoch verbindlich. Nach der Einführung können Sie langsam in den Arbeitsalltag einsteigen. Vermeiden Sie aber den sprichwörtlichen „Fall ins kalte Wasser“, denn das schreckt nur ab. Steigern Sie langsam die Anforderungen – so können Sie sicher sein, dass Ihre neuen Auszubildenden auch mitziehen und nicht auf der Strecke bleiben.

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