Wie oft sollte ich meine Kontoauszüge prüfen?

So gut Ihr System für die Nachverfolgung von offenen und gemahnten Rechnungen auch sein mag, es steht und fällt mit der regelmäßigen Prüfung Ihrer Kontoauszüge. Doch was ist eigentlich „regelmäßig“? Wie oft sind die Kontoauszüge zu prüfen? Dieses Thema möchte ich heute etwas genauer beleuchten.

Rechtliche Pflichten

Es gibt kein Gesetz, das vorgibt, in welchem Rhythmus Sie Ihre Kontoauszüge zu prüfen haben. Im Grunde genommen wären Sie dazu überhaupt nicht verpflichtet, gäbe es nicht die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung. Sie führen dazu, dass Sie sich zwangsweise mit Ihren Kontoauszügen beschäftigen müssen, denn ohne sie ist eine ordentliche Buchführung definitiv nicht möglich.

Hinzu kommt außerdem Ihre Prüfpflicht in Hinblick auf eventuelle falsche Abbuchungen. Ihre Bank gibt in ihren AGB eine Frist vor, innerhalb derer Sie falsche Buchungen reklamieren können. Diese kann beispielsweise sechs Wochen ab dem Rechnungsabschluss betragen. Möchten Sie nach dieser Frist eine Abbuchung stornieren lassen, benötigen Sie weiterführende Nachweise. Aufgrund der europäischen Zahlungsdienstrichtlinie verjähren Ihre Ansprüche allerdings spätestens 13 Monate ab der fraglichen Abbuchung. Schon alleine deshalb sollten Sie Ihre Kontoauszüge regelmäßig prüfen.

Regelmäßige Prüfung empfehlenswert

Für Ihre Liquidität ist eine regelmäßige Prüfung Ihrer Kontoauszüge im wahrsten Sinne des Wortes Geld wert. Denn wenn Sie dies nicht tun, haben Sie auch nie einen Überblick über aktuell noch offene und anzumahnende Forderungen. Schon so mancher Unternehmer musste mit ansehen, wie aus dem schlecht zahlenden Kunden ein insolventer Kunde wurde – und hätte sein Geld vielleicht noch bekommen, hätte er sein Mahnwesen pünktlich betrieben.

Von daher gilt: Je öfter Sie die Kontoauszüge prüfen, umso besser. Besonders in kleinen Unternehmen wird dies sicherlich nicht täglich gemacht, denn die Prüfung kostet natürlich auch Zeit, die im stressigen Alltag erst einmal gefunden werden muss. Im Idealfall setzen Sie sich einmal pro Woche hin und kümmern sich gezielt um Ihr Mahnwesen und in diesem Zuge auch um die Kontoauszüge. Spätestens jedoch, wenn Sie zum Monatsende hin die Buchführung und Ihre Umsatzsteuervoranmeldung erledigen, müssen Sie sich ohnehin mit den Kontoauszügen beschäftigen und können dann auch gleich Mahnungen verschicken.

Vieles im Mahnwesen lässt sich automatisieren, beispielsweise die Nachverfolgung von Fälligkeitsdaten und Zahlungseingängen. Vielleicht kann Ihnen dabei eine Opens internal link in current windowForderungsmanagement-Software weiterhelfen; deshalb werden wir diese im nächsten Artikel genauer unter die Lupe nehmen.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

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