Informieren Sie sich regelmäßig über den Bonitätsindex Ihrer Kunden?

Damit gar nicht erst allzu hohe offene Forderungen entstehen, sollten Sie sich von vornherein und auch während des laufenden Kundenverhältnisses regelmäßig über Ihre Kunden sowie deren Zahlungsverhalten informieren. Vor allem bei größeren Rechnungsbeträgen bzw. Aufträgen, sollten Sie sich sehr gründlich über die Bonität Ihrer Kunden informieren. Denn kommt dieser seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nach, könnte Sie das in ernste finanzielle Schwierigkeiten bringen. Insbesondere der Bonitätsindex ist hierfür die ausschlaggebende Größe, um die Bonität festzustellen.

Sie können neben den internen auch externe Informationsquellen für die Einschätzung der Bonität Ihrer Kunden nutzen. Welche Quellen in Frage kommen und wie Sie diese richtig analysieren, zeigen wir Ihnen an dieser Stelle.

Befragen Sie Wirtschaftsauskunfteien

Wirtschaftsauskunfteien sammeln jede Menge Daten zu den Unternehmen. Überprüfen Siehaftungsrechtliche Aspekte, wie die Frage, wer für das Unternehmen haftet und ob die Haftung begrenzt ist. Auch sollten Sie prüfen, wer Verträge abschließen darf und ob das Unternehmen nur mit dem Geschäftsvermögen haftet oder die Inhaber bzw. Gesellschafter auch mit ihrem privaten Vermögen für die Verbindlichkeiten aufkommen.

Betrachten Sie außerdem die Jahresabschlüsse. Sie geben Aufschluss über liquide Mittel des Unternehmens, sowie die Entwicklung der vergangenen Jahre. Dabei können Sie ebenfalls einen Vergleich mit anderen Unternehmen derselben Branche durchführen. Die Eigenkapitalquote eines Unternehmens sollten Sie bei der Prüfung zusätzlich berücksichtigen. Insbesondere der Anteil von Eigen- und Fremdkapital sollte im Verhältnis betrachtet werden.

Die Wirtschaftsauskunfteien können Ihnen ebenfalls Auskünfte über das Zahlungsverhalten liefern. Erfahrungen anderer Unternehmen, sowie ausgefallene Zahlungen werden stets dokumentiert. Gleiches gilt für Veränderungen im Zahlungsverhalten während der letzten Monate. Zudem können Sie Bonitätsbeurteilungen erhalten, hinsichtlich des Ausfallrisikos, das die Wirtschaftsauskunftei ermittelt oder hinsichtlich der Zahlungsweise. Auch ein empfohlener Kreditrahmen kann dabei abgefragt werden.

Nutzen Sie Bankenauskünfte und die Schufa

Außerdem können Sie Bankenauskünfte nutzen. Häufige Überziehungen des Kontos, das Verhältnis von Einnahmen und Ausgaben, sowie die Kreditwürdigkeit des Unternehmens werden Sie dabei in Erfahrung bringen können. Ebenfalls sieht die Bank, ob das Unternehmen seinen Zahlungsverpflichtungen immer nachgekommen ist.

Zusätzliche Informationen erhalten Sie auch von der Schufa, allerdings nur, wenn Sie deren Vertragspartner sind. Sie kann Ihnen Auskunft über die Zahlungsfähigkeit und -willigkeit des Unternehmens geben und aufzeigen, ob bzw. wie oft Mahnbescheide und Vollstreckungsbescheide ergangen sind.

Bedeutung des Bonitätsindex

Auskunfteien bedienen sich zusätzlich eines Bonitätsindexes, um die Bonität von Kunden zu klassifizieren. In diesen Index fließen verschiedenste Risikofaktoren ein, beispielsweise:

  • Zahlungsweise
  • Krediturteil
  • Bilanzbonität
  • Unternehmensentwicklung
  • Auftragslage
  • Rechtsform
  • Branche
  • Alter des Unternehmens
  • Umsatz
  • Anzahl der Arbeitnehmer
  • Umsatz pro Arbeitnehmer
  • gezeichnetes Kapital

Aus dem errechneten Bonitätsindex können Sie auf die Bonität schließen. Bei Creditreform gelten beispielsweise folgende Abstufungen:

Bonitätsindex

Bonität

100 – 149

ausgezeichnete Bonität

150 – 199

sehr gute Bonität

200 – 249

gute Bonität

250 – 299

mittlere Bonität

300 – 349

schwache Bonität

350 – 499

sehr schwache Bonität

500

mangelhafte Bonität

600

ungenügende Bonität

Das Gegenstück der SCHUFA ist der sogenannte SCHUFA-Score. Je besser der Index ist, desto größer auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Rechnungen später auch bezahlt werden. Garantien gibt es jedoch nicht.

Der Bonitätsindex als Indikator für schlechtere Zahlungsfähigkeit

Betrachten Sie den Bonitätsindex im zeitlichen Verlauf, indem Sie ihn bei schwierigen Kunden regelmäßig abrufen, beispielsweise im quartalsweisen oder halbjährlichen Turnus, können Sie Veränderungen frühzeitig erkennen. Häufen sich aufgrund von Zahlungsschwierigkeiten negative Einträge bei der Auskunftei, verschlechtert sich zwangsläufig auch der Bonitätsindex.

Stellen Sie bei einem Kunden eine solche Verschlechterung fest, sollten Sie zeitnah Maßnahmen ergreifen. Prüfen Sie zunächst das Zahlungsverhalten, das er bezüglich Ihrer Rechnungen an den Tag legt. Sollten Sie Zweifel an der Zahlungsfähigkeit des Kunden haben, sollten Sie darüber nachdenken, risikobehaftete Zahlungsmethoden nicht mehr anzubieten. Dies bedeutet, dass sowohl die Zahlung auf Rechnung ausscheiden als auch längere Zahlungsziele gekappt werden sollten. Im Idealfall stellen Sie auf Vorkasse oder Nachnahmelieferung um.

Tipps zur Liquiditätsplanung: Zahlungsverzug soll nicht in den Ruin führen

Tipp1: Planen Sie Ihre Ein- und Auszahlungen

Wie eingangs erwähnt, werden Sie, wenn Sie Rechnungen schreiben, zu einem Kreditgeber. Säumige Zahler könnten Ihre Existenz gefährden - bedenken Sie diesen Punkt! Daher sollten Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung die Eingänge Ihrer Kunden nicht zu optimistisch planen. Gehen Sie davon aus, dass einige Kunden nicht rechtzeitig zahlen werden. In der Regel werden Zahlungsziele auch ausgenutzt, setzen Sie diese also auch nicht zu hoch an und berücksichtigen Sie dies bei Ihren Ausgaben.

Tipp 2: Rechtzeitig Gedanken über Forderungsfinanzierung machen

Die Finanzierung Ihrer Forderung kann Sie selbst in Liquiditätsschwierigkeiten bringen. Machen Sie sich deswegen rechtzeitig Gedanken darüber, wie Sie Ihre Forderungen finanzieren möchten. Das könnte beispielsweise über Kreditlinien bei Ihrer Hausbank erfolgen. Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Hausbank, nicht erst dann, wenn Sie Ihre Kreditlinien ausgeschöpft haben. Denn dann ist Ihre Verhandlungsposition ganz schlecht.

Eine weitere Alternative könnten auch Forderungsverkäufe bzw. Factoring sein. Mit diesem Thema werden wir uns im Abschnitt Factoring als Weg aus dem Mahnwesen beschäftigen.

Tipp 3: Externe Hilfe in Anspruch nehmen

Zur Vermeidung bzw. Minimierung von Forderungsausfällen kann eine Bonitätsprüfung bei Neukunden eine effektive Maßnahme sein. Das ermöglicht Ihnen die Einschätzung der Kreditwürdigkeit und Zahlungsfähigkeit des Kunden im Vorfeld. Die Bonität können Sie beispielsweise bei der Schufa, bei Creditreform oder Genios anfragen. Ebenfalls sinnvoll ist eine stetige Prüfung der Kreditwürdigkeit bestehender Kunden, um Veränderungen im Zahlungsverhalten des Kunden frühzeitig zu erkennen. Gerade bei Kunden mit großen Auftragssummen ein wichtiger Punkt, der für Sie im Zweifel bei Zahlungsausfall ernste finanzielle Probleme mit sich bringen könnte.

Was bestimmt und beeinflusst das Zahlungsverhalten meiner Kunden positiv und negativ?

Auch wenn Sie die Zahlungsfähigkeit Ihrer Kunden geprüft haben, bedeutet dies noch lange nicht, dass sie dann auch tatsächlich pünktlich zahlen. Es gibt aber durchaus Möglichkeiten, mit denen Sie das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden beeinflussen können. Immerhin möchten Sie Ihre Zeit für die Arbeit verwenden und nicht etwa für das Schreiben von Mahnungen. 

Wie beeinflussen Sie das Zahlungsverhalten positiv?

Auch wenn es auf den ersten Blick so erscheinen mag, als hätten Sie mit der Zahlung des Kunden wenig zu tun – den Überweisungsträger muss er immer noch selbst ausfüllen –, gibt es dennoch einige Ansatzpunkte, um das Zahlungsverhalten positiv zu beeinflussen:

  • Kommunikation: Besprechen Sie mit dem Kunden vorab das Zahlungsziel und einigen Sie sich auf eine gemeinsame Lösung. Gerade in großen Unternehmen ermöglichen es die Prozesse der Rechnungsprüfung von vornherein nicht, eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von sieben Tagen oder gar sofort zu bezahlen, z. B. weil es nur ein- oder zweimal pro Woche einen großen Zahlungslauf gibt.
  • Zahlungsmöglichkeiten: Machen Sie es dem Kunden leicht, seine Rechnung zu bezahlen. Dies bedeutet im Klartext: Akzeptieren Sie verschiedene Zahlungsmethoden. Abgesehen von der klassischen Überweisung gibt es ja schließlich auch noch PayPal, Schecks, Kreditkarten oder auch die gute alte Barzahlung.
  • Bankeinzug: Der Bankeinzug bzw. das Lastschriftverfahren macht Ihnen zwar ein wenig Arbeit, sorgt aber für dauerhaft pünktliche Zahlungen (Kontodeckung vorausgesetzt). Versuchen Sie deshalb, Ihre Kunden für das Lastschriftverfahren zu gewinnen.
  • Vorkasse: Vorkasse wird von den Kunden nur ungern gewählt – sie müssen in Vorleistung gehen und unter Umständen verzögert sich dadurch auch noch die Lieferung. Gewöhnlich lassen sie sich aber mit einem kleinen Rabatt in Höhe von 2 bis 3 Prozent des Rechnungsbetrags davon überzeugen. Ihr Zahlungsausfallrisiko minimiert sich dadurch quasi auf null.
  • Skonto: Auch Skonti sind seit jeher eine gute Möglichkeit, um Zahlungen zu beschleunigen. Jeder Kunde, der nur annähernd wirtschaftlich denkt, wird versuchen, den Nachlass durch eine pünktliche Zahlung auszunutzen.
  • Reklamationen: Reagieren Sie auf Reklamationen prompt und lösen Sie das Problem des Kunden. Solange die Leistung nicht zu seiner vollen Zufriedenheit erfolgt ist, wird es schwierig, ihn von einer pünktlichen Zahlung zu überzeugen.
  • Mahnung: Wenn es doch einmal etwas länger dauert, lohnt sich bei Kunden, die normalerweise rechtzeitig bezahlen, ein freundlicher Anruf statt einer harten Mahnung. Auch mit einem Augenzwinkern formulierte Zahlungserinnerung haben sich bewährt ;-)

So bremsen Sie Ihre Kunden eher aus

Um Ihre Kunden in ihrem Zahlungsverhalten auszubremsen, eignet sich im Endeffekt alles, wodurch Sie den Kunden verärgern oder dafür sorgen, dass er die Rechnung schlichtweg vergisst. Hier einige Beispiele:

  • Sie hängen die Rechnung unkommentiert an eine E-Mail und der Kunde bemerkt den Anhang gar nicht erst.
  • Sie legen die Rechnung in ein geliefertes Paket ganz unten – vor lauter Füllmaterial übersieht der Kunde sie.
  • Sie lassen nur eine einzige, für den Kunden unpraktische Möglichkeit der Bezahlung zu.
  • Sie erwarten die Zahlung „per sofort“ und schicken direkt nach wenigen Tagen eine schriftliche Mahnung hinterher.
  • Sie haben auf seine Reklamation nicht (ausreichend) reagiert.
  • Ihr Kunde ist verärgert darüber, dass Sie ihm einseitig ein sehr kurzes Zahlungsziel auferlegt haben.

Damit es nicht allzu oft zu verspäteten Zahlungen kommt, sollten Sie die Zahlungsmodalitäten gemeinsam mit Ihren Kunden festlegen.

Tipp1: Planen Sie Ihre Ein- und Auszahlungen

Wie eingangs erwähnt, werden Sie, wenn Sie Rechnungen schreiben, zu einem Kreditgeber. Säumige Zahler könnten Ihre Existenz gefährden - bedenken Sie diesen Punkt! Daher sollten Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung die Eingänge Ihrer Kunden nicht zu optimistisch planen. Gehen Sie davon aus, dass einige Kunden nicht rechtzeitig zahlen werden. In der Regel werden Zahlungsziele auch ausgenutzt, setzen Sie diese also auch nicht zu hoch an und berücksichtigen Sie dies bei Ihren Ausgaben.

Zahlungsmodalitäten rechtssicher vereinbaren

In der Praxis ist es üblich, das Zahlungsziel auf der Rechnung zu vermerken – es wird dem Kunden dann einseitig auferlegt. Dies ist so erlaubt und zulässig. Aber: Sie sollten sich dessen bewusst sein, dass auch bei Angabe eines bestimmten Zahlungstermins nicht automatisch der Verzug eintritt, wenn dieser überschritten wird.

Bei einer Überschreitung werden Geschäftskunden automatisch nach 30 Tagen in Verzug gesetzt. Bei Verbrauchern gilt dies sogar nur dann, wenn Sie ihn im Vorfeld ausdrücklich darauf aufmerksam gemacht haben, dass er nach 30 Tagen in Verzug gerät. Im Alltag sind dies rechtliche Haarspaltereien. Kommt es allerdings zu einem Rechtsstreit wegen einer nicht ausgeglichenen Forderung, können Sie wegen solcher Ungenauigkeiten dazu verpflichtet werden, Ihre Anwaltskosten selbst zu tragen. Es lohnt sich also, alles genau zu klären.

Wussten Sie das schon?

Auf der rechtlich sicheren Seite sind Sie, wenn Sie mit dem Kunden bereits vor der Leistungserbringung über das Zahlungsziel sprechen und dieses vertraglich vereinbaren – am besten lassen Sie es sich per E-Mail/Fax bestätigen oder nehmen es in die Auftragsbestätigung auf.

Übrigens: Ein Skonto wird immer nur auf Warenlieferungen und Material gewährt, niemals aber auf Arbeitsstunden.

Torsten Montag

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