Vorsteuer und Umsatzsteuer in der Buchführung

Was ist Vorsteuerverprobung?

Mittels dieser Berechnung überprüft das Finanzamt, ob die geltend gemachten Vorsteuerbeträge mit den Betriebsausgaben des Unternehmens übereinstimmen. Dies wird vorzugsweise bei Betriebsprüfungen durchgeführt, um Steuerhinterziehung bzw. Schwarzgelder aufzudecken. Mögliche Fehlerquellen können in der versehentlichen Erfassung von Abzugsbeträgen oder einer nachträglichen Stornierung von Rechnungen liegen. Eine Abstimmung der Konten durch den Unternehmer ist eine vorbeugende Methode, um dem Vorwurf eines Betrugsversuchs entgegenzuwirken. Die Vorgehensweise ist verhältnismäßig einfach. Der Unternehmer addiert alle Aufwandskonten, also alle verbuchten Betriebsausgaben. Weiterhin sind dieser Summe geleistete Anzahlungen sowie Käufe des Anlagevermögens mit Vorsteuerabzug (bspw. Pkws, Maschinen etc.) hinzuzufügen. Aus dem so entstehenden Betrag ist die abzugsfähige Vorsteuer zu ermitteln. Dieser Betrag ist mit den Vorsteuerkonten der Buchführung zu vergleichen.
Beispiel:

Konto Telefon: 100 EUR (netto)
Konto Benzin: 500 EUR (netto)
Konto Fachzeitschriften 150 EUR (netto)

1. Summe mit 16% Vorsteuersatz 600 EUR
2. Summe mit 7% Vorsteuersatz 150 EUR

Daraus resultierende Vorsteuer:
1. 96 EUR (bei 16% Umsatzsteuer)
2. 10,50 EUR (bei 7% Umsatzsteuer)

Vergleich mit den auf den Vorsteuerkonten gebuchten Beträgen:
1. Auf dem Konto Vorsteuer 16% wird ausgewiesen: 96 EUR
2. Auf dem Konto Vorsteuer 7% wird ausgewiesen: 10,50 EUR

Ergebnis: Die Vorsteuerverprobung hat zu keinerlei Beanstandungen geführt.

Ergeben sich aus dieser Verprobung Abweichungen, so ist auf ein Rechen- oder Tippfehler zu schließen. Im schlimmsten Fall handelt es sich um vorsätzliche Steuerhinterziehung. Vgl. auch Umsatzsteuerverprobung.

Was ist Vorsteuer?

Unternehmer erhalten häufig Eingangsrechnungen. Die dort ausgewiesene Umsatzsteuer, wird aus Sicht des zahlenden Unternehmers Vorsteuer genannt. Sofern der Rechnungsempfänger umsatzsteuerpflichtig ist, kann er die in seinen Eingangsrechnungen enthaltenen Vorsteuerbeträge durch die Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt erstattet bekommen. Der Unternehmer muss dazu die zu zahlende Umsatzsteuer mit der erstattungsfähigen Vorsteuer verrechnen. Dies geschieht entweder monatlich, quartalsweise oder jährlich, was von der Höhe der im Vorjahr gezahlten Umsatzsteuer abhängig ist. Existenzgründer sind allerdings davon unabhängig stets zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und damit zur Erstattung der Vorsteuer verpflichtet. Der Unternehmer verletzt durch das Saldieren der Steuerbeträge das Verrechnungsverbot nicht. Die Vorsteuer stellt eine Forderung dem Finanzamt gegenüber dar. Voraussetzung dazu ist eine vom Rechnungsaussteller ordnungsgemäß ausgefüllte Rechnung, welche sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen Komponenten enthalten muss.

Beispiel:
Ein Unternehmer erhält eine ordnungsgemäß erstellte Rechnung in Höhe von 189,50 EUR für Büromaterial wie Ordner, Stifte und Papier. Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer kann er die in diesem Betrag ordnungsgemäß ausgewiesene Vorsteuer in Höhe von 26,14 EUR (16% aus 189,50 EUR) beim Finanzamt im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen.

Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen – Vereinfachung der Vorsteuerberechnung

Welche Mindestinhalte ein Beleg haben muss, um als Nachweis für den Vorsteuerabzug zu gelten, können Sie hier nachlesen.

Es gibt allerdings auch eine vom Gesetzgeber gewährte Ausnahmeregelung, der sogenannte Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen. Diese vereinfachte Ermittlung der Vorsteuerbeträge steht bestimmten Berufsgruppen offen und ist im Opens external link in new window§23 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zu finden.

Der Vorsteuerabzug nach Durchschnittsätzen

Beim Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen darf ein bestimmter Prozentsatz des Nettoumsatzes pauschal als abzugsfähige Vorsteuer angesetzt werden. Unerheblich sind hier die tatsächlichen Betriebsausgaben, wie hoch der Prozentsatz ist, der abgezogen werden darf, ist von der Art der Tätigkeit abhängig. Alle Vorschriften, die sonst für den Vorsteuerabzug gelten, sind für diesen Fall irrelevant. Die Ermittlung der Durchschnittssätze, also der prozentualen Abzüge sind nach statistischen Werten ermittelt. Insgesamt gibt es 58 Berufsgruppen, die diese Möglichkeit nutzen können, die Pauschalsätze liegen zwischen 1,5% (für Notare und Rechtsanwälte) und 12,5% (für Brennstoff-Einzelhändler).

Grundvoraussetzungen für den pauschalen Vorsteuerabzug

Sinn des Vorsteuerabzuges nach Durchschnittssätzen ist es, eine Arbeitserleichterung für Unternehmen und Finanzämter zu schaffen. Profitieren sollen kleinere Unternehmen, deshalb ist diese Möglichkeit der Umsatzsteuerberechnung reglementiert. Damit das Verfahren verwendet werden kann, müssen folgende Voraussetzungen im Unternehmen erfüllt sein:

  • Das Unternehmen muss der Regelbesteuerung unterliegen.
  • Für die Berufsgruppe, zu dem das Unternehmen gehört, müssen Durchschnittssätze festgelegt sein (lt. Anlage zu den Opens external link in new window§§ 69, 70 UStDV).
  • Der Nettoumsatz im Vorjahr darf eine Summe von 61.356 Euro (§ 69 Abs. 3 UStDV) nicht überschreiten.
  • Der Gewinn wird mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelt.
  • In den letzten fünf Kalenderjahren darf eine pauschale Vorsteuerermittlung nicht widerrufen worden sein.

Wer darf den pauschalen Vorsteuerabzug anwenden?

In der Anlage zu den Opens external link in new window§§69 und 70 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) ist festgelegt, für welche Berufsgruppen diese vereinfachte Form der Vorsteuerberechnung möglich ist und welche Prozentsätze angesetzt werden dürfen. Untergliedert ist die Anlage in zwei Abschnitte, getrennt nach Berufsgruppen, die Durchschnittssätze für alle Vorsteuerbeträge ansetzen dürfen (Abschnitt A) und solche, die nur für einen Teil der Vorsteuer Durchschnittssätze anwenden können (Abschnitt B).

Beispielhaft hier einige Berufe, die jeweiligen Durchschnittssätze sind in Klammern angegeben:

Abschnitt A

  • Bau- und Möbeltischlereien (9,0%)
  • Buchbindereien(5,2%)
  • Elektroinstallateure (9,1%)
  • Hoch- und Ingenieurbau (6,3%)
  • Kraftfahrzeug-Reparaturbetriebe (9,1%)
  • Zimmereien (8,1%)
  • Brennstoff-Einzelhandel (12,5%)
  • Drogerien (10,9%)
  • Obst- und Gemüsehändler (6,4%)
  • Textilgeschäfte (12,3%)
  • Gaststätten (8,7%)
  • Taxiunternehmen (6,0%)
  • Grafiker (5,2%)
  • Hochschullehrer (2,9%)
  • Journalisten (4,8%)

Abschnitt B

  • Architekten (1,9%)
  • Rechtsanwälte und Notare (1,5%)
  • Schornsteinfeger (1,6%)
  • Wirtschaftsprüfer (1,7%)

Zu beachten ist hierbei, dass es nicht in erster Linie auf die Berufsbezeichnung ankommt, sondern darauf, dass die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit auch typisch für die angegebene Berufsgruppe ist. Häufig können selbst die zuständigen Finanzbeamten nicht klar definieren, welche Tätigkeiten nun berufstypisch sind. Dieser Umstand birgt das Risiko, dass sich erst im Rahmen einer Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden herausstellt, ob der Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen rechtmäßig angewandt wurde. Zu zaghaft sollte man hier allerdings nicht vorgehen, zumal wenn man selbst der Auffassung ist, dass die Tätigkeit berufstypisch ist.

Wie Betriebsprüfer einem Unternehmen zu Leibe rücken können und welche Taktiken sie anwenden, haben wir bereits an anderer Stelle beschrieben.

 

Der Nettoumsatz als Grundvoraussetzung

Seit 1993 gilt der Nettoumsatz von 61.356 Euro als Obergrenze für den pauschalen Vorsteuerabzug. Dabei ist zu beachten, dass dieser Wert sich nicht auf den Gesamtumsatz im Unternehmen bezieht, sondern nur auf die Tätigkeit, die unter die Berufsgruppen fällt, die zum Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen berechtigt ist. Wer also verschiedene Tätigkeiten ausübt, kann für den begünstigten Zweig die Pauschale in Anspruch nehmen, auf den Rest des Unternehmens wird die herkömmliche Umsatzsteuerberechnung angewandt.

Hinsichtlich des Nettoumsatzes ist zu beachten, dass bei der Vorsteuerpauschalierung auch Verkäufe von Anlagevermögen zum Umsatz gezählt werden. Dies kann zur Folge haben, dass nur durch den Verkauf von Anlagevermögen aus dem Betrieb die Höchstgrenze überschritten und damit der pauschale Vorsteuerabzug unzulässig wird.

Existenzgründer rechnen mit Prognosen

Wer als Existenzgründer den Vorsteuerabzug nach Durchschnittsätzen anwenden will, hat keinen Vorjahresumsatz, auf den er als Richtwert zurückgreifen kann. Hier wird mit dem voraussichtlichen Umsatz gerechnet. Prognostiziert der Gründer einen Umsatz, der unter dem Grenzwert von 61.346 Euro liegt, darf er für dieses Jahr die vereinfachte Berechnung anwenden, selbst wenn sich am Ende des Wirtschaftsjahres herausstellt, dass der Umsatz höher war. Im zweiten Jahr darf eine Hochrechnung aus dem ersten Jahr zugrunde gelegt werden.

Die Berechnung der Vorsteuerpauschale – Bemessungsgrundlagen

Als Grundlage für die Berechnung des pauschalen Vorsteuerabzuges gilt zum einen der für die Berufsgruppe angegebene Prozentsatz, zum anderen der Nettoumsatz, der in dieser Berufsgruppe im Jahr erzielt wurde. Zum Umsatz gehören alle Umsätze eingerechnet, die der Unternehmer erzielt hat. Dies gilt für umsatzsteuerpflichtige ebenso wie für umsatzsteuerfreie Leistungen. 

Eine Ausnahme bilden hier Umsätze, die gemäß Opens external link in new window§4, Nr. 21 UStG umsatzsteuerfrei sind wie die Leistungen als Lehrer oder Dozent. Umsätze, die durch den Verkauf des gesamten Betriebes erzielt wurden, dürfen nicht in den pauschalen Vorsteuerabzug mit einberechnet werden. Wird die Differenzbesteuerung im Unternehmen angewandt, dann zählt die Differenz zwischen Verkauf- und Einkaufspreis als Bemessungsgrundlage für den Umsatz.

Was es sonst noch in Sachen Differenz-Besteuerung zu beachten gibt, insbesondere, wenn es um Verkäufe bei ebay gibt, haben wir hier ausführlich beschrieben.

Eine Vorsteuerpauschale kann im Übrigen auch dann erhoben werden, wenn keine tatsächlichen Betriebsausgaben vorhanden sind oder keine Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer vorliegen. Weiterhin gilt für die Obergrenze des Nettoumsatzes, dass die Vorsteuerabzugspauschale auch dann angewandt werden darf, wenn der Umsatz im laufenden Jahr den Grenzwert überschreitet, da als Richtwert der Vorjahresumsatz herangezogen wird.
Umsätze, die aus folgenden Geschäftsvorgängen erzielt werden, dürfen nicht zum Nettoumsatz hinzugerechnet und damit auch nicht für den pauschalen Vorsteuerabzug in Ansatz gebracht werden:

  • Einfuhr und innergemeinschaftlicher Erwerb von Gegenständen
  • Geld- und Kreditgeschäfte
  • Verkauf von Grundstücken
  • Versicherungsleistungen
  • Unterricht

Unternehmer mit verschiedenen Betriebszweigen

Häufig gibt es innerhalb eines Unternehmens mehrere Geschäftsfelder, die möglicherweise nicht alle für den pauschalen Vorsteuerabzug zugelassen sind. Hier gibt es, je nach Berufszweigen verschiedene Varianten:

  • Sind alle ausgeübten Tätigkeiten in der Opens external link in new windowAnlage zur UStDV zu finden und überschreiten dies Tätigkeiten nicht den maximalen jährlich zugelassenen Nettoumsatz, darf für jede Tätigkeit der angegeben Vorsteuerabzug pauschal getätigt werden. Arbeitet man zum Beispiel hauptberuflich als Bautischler und übt eine Nebentätigkeit als Schriftsteller aus, können für beide Berufe die jeweiligen Vorsteuerpauschalen angesetzt werden.
  • Ebenfalls möglich ist der pauschale Abzug, wenn nur ein Teil der Tätigkeiten zum Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen berechtigt ist. In diesem Fall werden die Betriebskosten zugeordnet und für den zur Pauschale berechtigten Anteil am Umsatz kann der vereinfachte Abzug angewandt werden. Für die weiteren Umsätze muss die herkömmliche Umsatzsteuerberechnung zum Ansatz kommen. Stammen allerdings mindestens 75% des Umsatzes aus der zum pauschalen Vorsteuerabzug berechtigten Tätigkeit, dann darf die Pauschale der Haupttätigkeit angewandt werden. Im Einzelhandel wird dieser Prozentsatz mit 50% angesetzt.

Antrag auf Vorsteuerpauschale stellen

Erfüllt ein Unternehmen sämtliche Voraussetzungen für den pauschalen Abzug, dann kann die Pauschale durch den entsprechenden Eintrag im Formular für die Umsatzsteuer-Voranmeldung, bzw. die Umsatzsteuererklärung geltend gemacht werden. Im Formular ist dazu die Zeile „Vorsteuerbeträge, die nach den allgemeinen Durchschnittssätzen berechnet sind (Opens external link in new window§23 UStG)“ vorgesehen. Mit dem Eintrag der pauschalen Vorsteuer ist gleichzeitig der Antrag auf pauschalen Abzug gestellt, legt das Finanzamt dagegen keinen Widerspruch ein, kann der Antrag als bewilligt angesehen werden.

Wechsel der Besteuerungsart

Hat man mit diesem formlosen Antrag zum Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen gewechselt, ist eine Rückkehr zur Normalbesteuerung jederzeit wieder möglich. Dann jedoch ist man für die nächsten fünf Wirtschaftsjahre auf die Normalbesteuerung festgelegt. Generell ist der Wechsel immer nur zum Jahresanfang möglich. Sinn macht ein Wechsel zum Beispiel, wenn in einem Wirtschaftsjahr hohe Ausgaben geplant sind und damit auch hohe Vorsteuerbeträge anfallen.
Ein Wechsel der Besteuerungsart wird auch dann nötig, wenn die Voraussetzungen für die Durchschnittsbesteuerung wegfallen, das kann zum Beispiel durch einen Wechsel der Tätigkeit, den Eintritt der Bilanzierungspflicht oder durch eine Erhöhung des Nettoumsatzes der Fall sein.

Für wen lohnt sich der Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen?

Immer dann, wenn relativ wenige Betriebsausgaben anfallen, kann der Vorsteuerabzug sich ausgesprochen günstig auswirken, denn es kommt nicht auf die tatsächlichen Ausgaben an. Selbst wer keinerlei Betriebsausgaben nachweisen kann, darf die Durchschnittsbesteuerung anwenden. Da es sich bei dieser vereinfachten Art der Besteuerung nur um ein Angebot handelt, kann man sich als Unternehmerfrei entscheiden. Stellt sich am Jahresende nach Prüfung aller Belege heraus, dass ein pauschaler Vorsteuerabzug günstiger ist, nimmt man ihn in Anspruch.

Ebenfalls lohnenswert ist die Durchschnittsbesteuerung, wenn sehr viele kleine Belege anfallen und die Gewinnermittlung manuell durchgeführt wird. Dadurch wird die Abrechnung erheblich erleichtert und viel Zeit eingespart.

Alles über Betriebsausgaben finden Sie im Opens external link in new windowLexikon der Betriebsausgaben

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