Testbericht: Lexoffice "Buchhaltung & Berichte"

Die Registrierung

Die Registrierung bei Lexoffice gestaltete sich sehr einfach, lediglich E-Mail-Adresse und Passwort und schon konnte ich loslegen. Meine E-Mail-Adresse musste ich nachträglich verifizieren, nichts ungewöhnliches in dieser Branche, darüber hinaus bekam ich per E-Mail gleich die nächsten Schritte, was sich als Anfänger äußerst angenehm empfand, da ich so direkt einen Leitfaden für die Software bekam und nicht selbst suchen musste, was ich nun als erstes einstellen müsste.So angeleitet, vervollständigte ich zunächst meine Firmenprofil, einige Erfahrungen dabei möchte ich im folgenden Abschnitt festhalten.

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Und so einfach geht´s:

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Firmendaten vervollständigen

Firmendaten erfasssen
Firmendaten erfasssen

Ich empfand es als sehr hilfreich, dass in einigen Textfeldern Vorgabewerte (bspw. Geschäftsführer oder Unternehmenssitz) enthalten sind. So muss man als Benutzer nicht lange rumrätseln, was wohl dort einzutragen ist.

Die Übertragung der Belege an den Steuerberater ist eine sehr hilfreiche und zeitsparende Funktion, funktioniert leider nur dann, wenn der Steuerberater auch bei der DATEV gelistet ist und mit der Software der DATEV arbeitet. Das ist heutzutage leider nicht immer der Fall.

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Mit der Datev Schnittstelle Geld sparen

Wenn Ihr Steuerberater bei der DATEV ist und sie zu DATEV connect freischaltet, spart er bei der Erstellung Ihrer Buchführung einiges an Zeit. Fragen Sie ihn, ob er einen Teil dieser Ersparnis in Form einer günstigeren monatlichen Buchführungsrechnung an Sie weitergeben kann. 

Die Angaben zur Firma sind sehr übersichtlich und einfach zu verstehen. Sie sind ein Teil vieler weiterer Einstellungen, wie beispielsweise der Daten zum Benutzer, zu den Services und den Produkten der Firma, zu den Nummernkreisen, zur Exportfunktion und andere mehr. Insgesamt ist dieser Bereich sehr übersichtlich aufgebaut. Sehr einfach und intuitiv können Produkte, Services und auch Serienrechnungen angelegt werden. Notwendige Informationen werden von Lexoffice an der richtigen Stelle abgefragt.

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Nummernkreise anlegen

Standardmäßig sind bereits fünf Nummernkreise für die Dokumente und zwei Nummernkreise für Kunden und Lieferanten definiert. Wünschenswert wäre hier die Individualisierung von Nummernkreisen, sodass etwa jeder Kunde seinen eigenen Rechnungsnummernkreis erhält.

Nunmehr möchte ich sämtliche Bereiche in der Software begutachten, Vor- und Nachteile, kurz: Meine Erfahrungen hinsichtlich der Bedienbarkeit aber auch der fachlichen Umsetzung der Software beschreiben. Darüber hinaus möchte ich auch auf den Umstand hinweisen, dass die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen keine Steuerberater oder ausgebildete Steuerfachangestellte sind und die Software dahingehend prüfen. Beginnen wir mit dem Dashboard, also der Hauptübersicht der Software:

Das Dashboard

Lexoffoce Dashboard
Das Lexoffice Dashboard

Das Dashboard, auch Hauptübersicht oder Startseite genannt, vermittelt eine übersichtliche Darstellung der angelegten Firma und zeigt ggf. noch zu erledigende Aufgaben des Unternehmers. Vom Dashboard aus kann der Nutzer recht schnell neue Rechnungen oder andere Firmendokumente erstellen, eine grafische Übersicht zu Einnahmen und Ausgaben erhalten, einen Status zu offenen und fälligen Rechnungen sowie zur Umsatzsteuer erhalten und letztlich auch aktuelle Kontostände der angelegten Firmenkonten ablesen. Insgesamt sehr übersichtlich gestaltet, absolut informativ, so dass der Unternehmer direkt beim Betreten von Lexoffice einen Gesamtüberblick zu seiner Firma erhält, so wie es sein soll.

Die Belege

Vom Dashboard gelangt man über die obere Hauptnavigation zum Bereich Belege. In diesem Abschnitt werden sämtliche Ausgangs- und Eingangsbelege der Firma erstellt, archiviert und wenn nötig auch nach offenen oder stornierten Belegen gefiltert. Die Belege können durchsucht, bearbeitet, versendet, gedruckt oder exportiert werden.

Nach dem Klick auf einen Beleg kann für diesen eine Zahlung erfasst oder mit ihm verbundene Daten abgerufen. Nun stellt sich die Frage, wie bekomme ich als Unternehmer die Belege in dieses System? Das geschieht über den Knopf „+ Neuer Beleg"

neuer Beleg

Diese Funktion ermöglicht eine neue Rechnung, ein Angebot, eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein, eine Rechnungskorrektur, eine Serienrechnung zu erstellen oder Beleg (etwa eine Eingangsrechnung wie die Telefonrechnung) zu erfassen und so diese Dokumente dem System und der später in diesem Bericht folgenden beschriebenen Arbeitsweise zur Verfügung zu stellen.

Belege erfassen

Belege in Lexoffice zuordnen
Belege werden in Lexoffice mit Zusatzinformationen versehen.
Belege werden in Lexoffice einer Überweisung zugeordnet
Belege werden in Lexoffice einer Überweisung zugeordnet.

Das Hochladen von Belegen ist relativ einfach möglich. Sehr zeitaufwendig ist jedoch die Nachbearbeitung jedes einzelnen Beleges, da dort Belegnummer, Belegdatum und der Betrag nachträglich in eine Eingabemaske getippt werden muss. Ehrlicherweise bin ich davon ausgegangen, dass die Software meinen Beleg gescannt und die relevanten Daten ausliest und mir zumindest vorschlägt, sodass ich nur noch bestätigen muss. Das bedeutet für mich einen erheblichen Mehraufwand, mit dem ich nicht gerechnet hatte.

Beispiel:

Bei einem durchschnittlichen Unternehmen mit etwa 30 Eingangsrechnungen (Betriebsausgaben wie Handy, Material, Benzin) und vielleicht 10 Ausgangsrechnungen kommt man bei zwei Minuten Bearbeitungszeit pro Beleg allein durch die Erfassung der Belege (immerhin 40 Zettel) auf 80 Minuten monatliche Arbeitszeit (einscannen, downloaden oder abspeichern, hochladen zu Lexoffice, Dateneingabe des Beleges) mit diesen System. Zwar bietet Lexoffice an, Belege per Drag and Drop äußerst komfortabel hoch zu laden, jedoch müssen die Belege zunächst auf meinem Computer vorhanden sein, so dass ich vorher scannen und somit Digitalisierungsarbeit leisten muss.

passfoto torsten montag
Verbesserungsvorschlag für die Belegerfassung via Mailanhang

Wünschenswert ist eine separate E-Mail-Adresse, an welche ich meine Belege per E-Mail senden kann. Das wäre die beste Vorgehensweise für Unternehmer wie mich, die ihre Belege mit dem Scanner ein scannen und automatisch per E-Mail versenden können. Aber auch die folgend beschriebene Variante per Smartphone-App. stellt eine sehr gute Alternative dar und erleichtert die Arbeit bei der Belegerfassung ungemein.

Unterstützung der Belegerfassung durch App

Diejenigen Unternehmer, die über ein Smartphone oder Tablet verfügen, können die Belegerfassungsapp (Scanapp) von Lexoffice nutzen. (Bei Opens external link in new windowGoogle Play oder Opens external link in new windowApp Store laden)

Diese App wird mit dem Zugang zu Lexoffice via Anmeldung verbunden und hilft anschließend dabei, Belege mit dem Smartphone zu fotografieren und zu Lexoffice hoch zu laden. Dort können anschließend die so generierten Rechnungen und Belege, wie in diesem Testbericht beschrieben, weiterverwendet werden. Doch nun zum dritten Bereich, den Finanzen:

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Die Finanzen

Dieser Bereich ist in vier Unterbereiche gegliedert, wobei in der Bankübersicht alle bestehenden Bankkonten untereinander stehen und neue Bankkonten sowie Paypal-Konten eingerichtet werden können.

Die Bankübersicht: Mit Bankkonto verbinden

Das Einrichten eines Bankkontos habe ich mit einem Paypal Konto und weiteren online Banken ausprobiert. Das Ergebnis können Sie in diesem Abschnitt nachlesen. Diese Funktion hat mich besonders überrascht, so dass ich mich dazu entschlossen habe, mit meinem Geschäftskonto die Funktion direkt auszuprobieren.

1. Konto: DAB

Hier entstand leider eine Fehlermeldung, was letztlich wohl an der deutschen Anlagen Bank lag:

Eine Verbindung zwischen Ihrer Bank und lexoffice ist leider nicht möglich. lexoffice unterstützt ausschließlich HBCI+ mit PIN/TAN.

2. Konto: DiBa

Das Verbinden des Onlinekontos der DiBa mit Lexoffice hat einwandfrei beim ersten Versuch geklappt. (Hinweis: die DiBa bietet ausdrücklich keine Geschäftskonten ein, Unternehmer haben nur die Möglichkeit ein kostenloses privates Girokonto als Geschäft und du zu verwenden, müssen aber damit rechnen, dass sie von der DiBa auf bestehende Allgemeine Geschäftsbedingungen diesbezüglich hingewiesen werden.)

3. Konto: Paypal

Auch das Verbinden des Paypal-Kontos mit Lexoffice hat super einfach geklappt. Login, Bestätigung, fertig. So wünscht man sich das als Unternehmer: Ich möchte mit einer Software arbeiten, die mir nicht zusätzliche Probleme bereitet, sondern mir Probleme abnimmt. 

Genehmigung für Haufe Lexware via Lexoffice Verknüpfung mit paypal herzustellen
Genehmigung für Haufe Lexware via Lexoffice Verknüpfung mit paypal herzustellen.

Bankvorgänge

Dieser Abschnitt in Lexoffice listet sämtliche Geldein und -ausgänge des jeweiligen Bankkontos übersichtlich im linken Bereich des Bildschirms auf. Der rechte Bereich des Bildschirms zeigt eine Übersicht der vorhandenen und noch nicht zugeordneten Belege mit einem Vorschaubild. Nun kann der Unternehmer jede einzelne Bankbuchung mit einem offenen Beleg verknüpfen. Über einen Filter kann auf dieser Seite in den Belegen und den Bankbuchungen gesucht oder bereits erledigte Vorgänge ausgeblendet werden. Insgesamt sehr übersichtlich und wenn alle Belege tatsächlich auf beschriebene Weise vorhanden sind, für die zukünftige Arbeit in der Unternehmensbuchführung sehr hilfreich. (Siehe dazu: das richtige Archivsystem einrichten)

Überweisungen

Sollte der Unternehmer ein Onlinebankingkonto richtig mit Lexoffice verknüpft haben, kann er über diesen Bereich im Menü Finanzen auch Überweisungen tätigen, ohne dazu die Webseite zu seiner Bank verlassen zu müssen. Sehr komfortabel können die Empfänger aus dem Bereich Kontakte (wird im Folgenden noch beschrieben) genutzt werden. Auf diese Weise hat der Unternehmer alle Daten und alle Möglichkeiten auf einer Webseite zusammengefasst und spart sich somit wertvolle Zeit, denn er muss nicht mehr Kontaktdaten suchen oder Webdienste wechseln, um etwa Überweisungen zu tätigen.

Kasse

Kassenanfangsbestand in Lexoffice erfassen
Kassenanfangsbestand in Lexoffice erfassen
Kasseneintrag erfassen mit Suchfilter
Kasseneintrag erfassen mit Suchfilter

Der letzte Bereich in der Kategorie Finanzen ist dem Kassenblatt gewidmet. Diese für viele Unternehmer als lästige Aufgabe empfundene regelmäßige Tätigkeit wird von Lexoffice mithilfe eines einfachen Formulars angeboten. Dabei fällt äußerst positiv eine Stichwortsuche für die Einnahmen bzw. Ausgaben auf, hier muss der Unternehmer nur den Beginn eines Wortes eintippen und er erhält mögliche Einnahmen oder Ausgaben in der richtigen Kategorie vorgeschlagen. Das spart nochmals enorm viel Zeit beim Schreiben des Kassenblattes.

Das Kassenblatt wird darüber hinaus automatisch mit den notwendigen Informationen wie Anfangsbestand, aktueller Bestand, Monat, Jahr und den einzelnen Einträgen geführt. Es kann selbstverständlich gedruckt werden und merkwürdigerweise können sogar einzelne Einträge nachträglich gelöscht werden, was für den Unternehmer an sich zunächst hilfreich erscheint, für die Einhaltung der GoB jedoch ein Problem darstellen könnte.

Das Kassenblatt verfügt beim Erfassen von Einnahmen oder Ausgaben über eine so genannte Split-Funktion. Dabei können Teilbeträge erfasst und auch unterschiedliche Steuersätze in einem Betrag berücksichtigt werden.

Die so erfassten Einnahmen und Ausgaben in der Kasse werden allerdings nicht in der Belegsammlung berücksichtigt, so dass Barbelege scheinbar von Lexoffice nicht verarbeitet und berücksichtigt werden. Das wiederum finde ich als Unternehmer nicht besonders sinnvoll, denn diese Belege zählen ebenso zur Buchführung und dürfen daher nicht ignoriert werden. Gerade in der Kassenabrechnung ist es besonders wichtig, Barausgaben mit einer Quittung zu dokumentieren, da insbesondere von Betriebsprüfungen vom Finanzamt im punkto Kasse ein besonderer Augenmerk gelegt wird. Hier werden sehr viele Korrekturen zu Ungunsten des Unternehmers vorgenommen, weil die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt wurde. Das bestätigt ganz eindeutig mein kleiner Ratgeber zur Betriebsprüfung.

Ich möchte mich im nächsten Abschnitt den Kontakten des Unternehmers widmen, was sich an vierter Stelle in der oberen Hauptnavigation wieder findet:

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Die Kontakte

Im Bereich Kontakte können Kunden und Lieferanten verwaltet werden. Umfangreiche Filter verhelfen zur schnellen und übersichtlichen Arbeit. Kontakte können im- und exportiert sowie neu angelegt werden. Die Detailansicht zeigt den Umsatz, alle offenen Rechnungen sowie eine grafische Übersicht zum aktuellen Kontakt.

Die so verwalteten Kontakte werden im gesamten Lexoffice genutzt. Es können erfasste Belege einem bestimmten Kontakt zugeordnet und später bearbeitet werden. Auch bei einer Überweisung kann auf diesen Kontaktpool zugegriffen werden.

Die Buchhaltung

Der letzte Abschnitt in der Hauptnavigation ist wiederum in acht Unterabschnitte gegliedert, welche ich an dieser Stelle einzelnen durchgehen und beschreiben möchte.

Offene Posten

In dieser Übersicht werden automatisch die offenen Posten der Firma gelistet. Die einzelnen Datensätze sind sortier- und filterbar (nach Kunden, Lieferanten, offene Kundenrechnungen und offene Lieferantenrechnungen). Am unteren Bildschirm sieht man eine Differenz aus den noch zu erhaltenen und noch zu zahlenden Beträgen. Eine Gesamtübersicht kann gedruckt werden.

Umsatzsteuer

Dieser Bereich stellt mehr oder weniger eine Kopie des amtlichen Umsatzsteuervorauszahlung-Formulars dar. Der Unternehmer kann am Kopf der Seite den Monat und das Jahr wählen sowie seine Umsatzsteuereinstellungen aktualisieren.

Der Rest der Seite wird aus den vorhandenen Lexoffice Daten automatisch erstellt. Am Ende ist eine umsatzsteuerliche Erstattung oder eine Zahllast abzulesen. Dieses Formular kann zum Einen gedruckt und zum Anderen direkt ans Finanzamt per Elster übermittelt werden. Für die Datenübermittlung sind weitere Einstellungen nötig.

Zusammenfassende Meldung

Für dieses Formular gilt dasselbe wie bereits bei der Umsatzsteuer beschrieben.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Diese Methode der Gewinnermittlung wird vorwiegend bei kleinen Unternehmen und steuerbefreiten Kleinunternehmern angewandt. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird automatisch aufgrund der im System vorhandenen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erstellt. Sie kann sowohl im amtlichen als auch im nicht amtlich Formular ausgegeben werden. Für die Verwendung der richtigen Variante sind entsprechende Vorschriften des Steuerrechts zu beachten.

Gewinn-und Verlustrechnung

Diese Aufstellung ist ähnlich der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, jedoch für bilanzierende Unternehmen vorgeschrieben. Eine Bilanz hingegen wird nicht angeboten, daher kann ich die Verwendung der beiden Berechnungsmethoden nicht nachvollziehen. Für den Existenzgründer, den Kleinunternehmer und auch den nicht bilanzierenden Unternehmer ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung vollkommen ausreichend.

Kontenübersicht

In dieser Übersicht werden sämtliche benutzte Buchführungskonten gelistet und mit dem entsprechenden Saldo zur Verfügung gestellt. Diese Kontenübersicht kann gedruckt und exportiert werden. Für Unternehmer, die ihre Buchführung selbst erstellen eine ziemlich hilfreiche Übersicht. Unternehmer, die einen Steuerberater für die regelmäßige Erledigung der Buchführung in Anspruch nehmen, ist die Kontenübersicht wahrscheinlich nur von informativer Natur.

Kontenübersicht in Lexoffice
Übersicht der verwendeten Konten, ähnlich der Summen- und Saldenliste

Buchungsübersicht

Die Buchungsübersicht zeigt eine Liste aller erzeugten Buchungen, welche um eigene Buchungen wie private Kfz Nutzung oder private Telefonnutzung, Lohn und Gehalt erweitert werden kann. Auch hier können Belege hinzugefügt werden, etwa um die Anschaffung von Wirtschaftsgütern zu dokumentieren. Für den fachlich versierten Unternehmer kann in dieser Buchungsübersicht zu jeder einzelnen Buchung die Kontierung im gewählten Kontenrahmen sowie Buchungsdatum, Benutzer, Kategorie und Bezeichnung abgelesen werden.

Alle Buchungen in einer Übersicht, auch Journal genannt
Alle Buchungen in einer Übersicht, auch Journal genannt.

Anlagen

Dieser Bereich überrascht mich besonders, wenn eine Software wie Lexoffice den Anlagenbuchführungsbereich zu einem solchen Preis mit anbietet.

Liste der Anlagen in Lexoffice
Liste der Anlagen in Lexoffice
passfoto torsten montag
Anlagenbuchführung nur für erfahrene Unternehmer

Vorweg sei gesagt, Anlagenbuchführung sollte nur von den Unternehmern durchgeführt oder vorbereitet werden, die grundlegende Kenntnisse im Bereich Anlagenbuchführung und Abschreibung besitzen. Andernfalls könnte es passieren, dass sie dem Steuerberater mehr Arbeit bereiten, als notwendig ist, was wiederum zu zusätzlichen Kosten führt.

Abschreibungsverlauf Lexoffice
Abschreibungsverlauf Lexoffice
Anlagengut anlegen in Lexoffice
Anlagengut anlegen in Lexoffice mit intelligentem Erfassungsfilter, sehr hilfreich.

Prinzipiell ist der Bereich der Anlagen sehr gut gegliedert, sodass der Unternehmer als zentralen Bestandteil dieser Seite eine Liste sämtlicher Anlagengüter sieht. Diese Liste kann er nach Jahren filtern. Im rechten Bereich des Bildschirms sieht man Details zum aktuell angeklickten Anlagengut. So werden Name, Anschaffungskosten und Anschaffungsdatum sowie Laufzeit sehr übersichtlich gezeigt. Sämtliche Ansichten können gedruckt werden.

Ein zentraler Bestandteil dieser Ansicht ist das Anlegen neuer Wirtschaftsgüter. Nach einem Klick auf diesen prominenten Button öffnet sich das Erfassungsformular, hier werden die Details zum Anlagen gut erfasst. Dass die Inventarnummer nicht automatisch vergeben wird, ist dabei eher untergeordnet und trägt nicht zur Unübersichtlichkeit oder zu anderweitigen Missverständnissen dieses Bereiches bei.

Insgesamt ist der Bereich der Anlagen sehr übersichtlich gestaltet, es sind keine größeren Kenntnisse erforderlich, denn der Benutzer bekommt sofort bei fachlich unkorrekten Eingaben Fehlermeldungen oder Bearbeitungshinweise angezeigt. Ein Abspeichern ist an der Stelle erst gar nicht möglich.

Hilfe

Screenshot Hilfe Video Lexoffice bei youtube

Die in der Hilfe zur Verfügung gestellten Videos sind top, gut strukturiert, kurz und bündig. An den nötigen stellen liefern Infoboxen zielgerichtet Erklärungen, warum etwas so ist und nicht anders. (z.B.: der Nummerkreis für Lieferanten und Kunden). An einigen Stellen hätte man sich direkt fachliche Hintergrundinformationen gewünscht, was jedoch auch absichtlich unterdrückt sein könnte, denn der Unternehmer soll wahrscheinlich während der Arbeit mit Lexoffice nicht durch Fachtermini abgelenkt werden. Sollte trotzdem fachliche Hilfe nötig sein, existiert eine Wissensdatenbank, die der Unternehmer zu jeder Zeit im Bereich Hilfe anzapfen kann. Diese Wissensdatenbank beantwortet zu einer Vielzahl von steuerrechtlichen, buchhalterischen und softwaretechnischen Bereichen in Lexoffice Fragen. Sollte das nicht reichen, kann Lexoffice direkt per E-Mail aus dem System kontaktiert werden. Auch eine Feedbackfunktion kann der Unternehmer nutzen, um für das Lexoffice Team hilfreiche Ideen oder einfach nur ein Feedback zur Verfügung zu stellen.

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Allgemeine Feststellungen und Fazit des Testberichts

Siegel Gründerlexikon "sehr empfehlenswert"

Lexoffice hat mich persönlich extrem überrascht, wie viele Funktionen man für kleines Geld nutzen kann. Wer darüber hinaus mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, kann sich als Unternehmer finanztechnisch auf der sicheren Seite sehen. Absolute fachliche Kompetenz gepaart mit extremer Kostenorientierung.

Unterschiedliche Preismodelle geben den Bedürfnissen jedes Unternehmers nach, so kann sich jeder das aussuchen, was er benötigt. Besonders erfreulich stellt sich für mich die Tatsache heraus, dass ich diese Software stets und ständig, von jedem Computer mit Internetanschluss nutzen kann. Die appgestützte Belegerfassung steuert ihr Übriges bei. Und, ich bin als Unternehmer nicht mit Aktualisierungen der Software, Fehlermeldungen und anderen zeitraubenden administrativen Aufgaben beschäftigt.

Lexoffice ist auch durch die nötige Navigation im Browser gut bedienbar und stürzt nicht ab oder verliert etwa bereits eingegebene Daten, wenn der User im Browser zurück oder vorwärts springt.

Insgesamt ist Lexoffice für den Preis und die gebotene Leistung samt der Übersichtlichkeit absolut empfehlenswert. Dass jeder Unternehmer außerhalb vom Gründerlexikon die Software 30 Tage bei vollem Funktionsumfang testen kann, kann ich nur bestätigen, denn genau diesen 30-Tage-Test habe ich für meinen Testbericht auch genutzt. Sie müssen nun entscheiden:

 

In diesem Sinne wünsche ich viel Spaß beim Testen.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

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