Die größten Irrtümer bei der Buchhaltung

In diesem Artikel möchte ich Ihnen einige Irrtümer zeigen, die Unternehmer gern begehen. Das hat nicht unbedingt etwas mit Existenzgründern zu tun, denn auch bei langjährigen Selbständigen habe ich die folgenden Sprüche oft gehört. Ich habe zu diesem Thema die Steuerberaterin Frau Katrin Kotz gebeten, aus Ihrer Praxis einige Irrtümer zu nennen und zu erläutern. Ich hoffe doch, dass der ein oder andere von Ihnen diese Irrtümer in seinem eigenen Sprachgebrauch wieder erkennt und absofort nicht mehr begeht. Los geht´s ...

1. "Krankenkassenbeiträge sind Betriebsausgaben."

Viele Existenzgründer werden erstmals mit der Tatsache konfrontiert, dass sie die Krankenkassenbeiträge in voller Höhe selber finanzieren müssen. Bisher wurden die Beiträge ja direkt vom Arbeitgeber an die Krankenkasse bezahlt. In diesem Zusammenhang taucht bei meinen Mandanten immer wieder die Frage auf, wo finde ich in der betriebswirtschaftlichen Auswertung die Krankenkassenbeiträge. Wenn die Krankenkassenbeiträge von meinen Einnahmen berechnet werden, müssen sie auch meinen Gewinn mindern. Dies ist leider nicht der Fall. Die Krankenkassenbeiträge sind sogenannte Sonderausgaben. Diese Sonderausgaben können zwar steuerlich geltend gemacht werden, aber eben nicht im betrieblichen Bereich und damit auch nicht in derselben Höhe wie beispielsweise die Miete für die Büroräume.

Viele weitere mögliche Betriebsausgaben finden Sie in Opens external link in new windowmeinem kostenlosen eBook der Betriebsausgaben (PDF, 344kb, 14 Seiten).

2. "Wenn ich mir ein Gehalt zahle, zahle ich weniger Steuern."

Diese Aussage höre ich sehr häufig von Handwerkern. Bei Einzelunternehmern wird die Einkommensteuer auf den Gewinn berechnet. Der Unternehmer hat kein Gehalt, er hat Privatentnahmen. Diese Privatentnahmen kann er von seinem Geschäftskonto auf sein Privatkonto überweisen (das nennt man in der Buchführungssprache Opens internal link in current windowdann Geldtransit). Die Privatentnahme stellt keine Betriebsausgabe dar und mindert nicht den Gewinn und somit auch nicht die Einkommensteuer.

Hinweis: Prüfen Sie zunächst, ob Sie überhaupt ein Opens internal link in current windowGeschäftskonto führen müssen?

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3. "Ich habe immer genug Geld, um meine Steuern zu zahlen."

Auf die Steuertermine ist Verlass. Sie stehen so fest wie Heiligabend auf den 24. Dezember fällt. Ebenso wie viele Geschenke auf die letzte Minute besorgt werden, ist selten genug Liquidität vorhanden, um die Steuern zu bezahlen.

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie haben einen Auftrag angenommen, den Sie vorfinanzieren sei es, indem Sie Personal oder Waren einkaufen. Mitten in der Abwicklung bleibt die Maschine (Computer, LKW oder Montageband) stehen und Sie brauchen Ersatz. Selbst wenn Sie jetzt genügend zur Seite gelegt haben, um die Einkommensteuer-Vorauszahlung zu bezahlen, werden Sie kein Geld mehr übrig haben. Die Auftragsabwicklung geht vor.

Achten Sie darauf, dass Sie einen Puffer für Ihre Liquidität zurück legen und für den Notfall auf ein Opens internal link in current windowgutes Verhältnis zu Ihrer Hausbank, die Ihnen in dieser Situation finanziell den Rücken frei halten kann.

4. "Kleinunternehmer zahlen keine Einkommensteuer."

Der Kleinunternehmer ist ein Begriff aus dem Umsatzsteuergesetz. Er darf keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen berechnen und braucht sie demzufolge auch nicht an das Finanzamt zu bezahlen bzw. abzuführen. Gleichwohl zahlt er auf seinen Gewinn Einkommensteuer wie jeder andere Steuerpflichtige auch.

5. "Ich brauche nicht sofort zu sortieren, das geht schneller, wenn ich alles auf einmal mache und es dann an den Steuerberater gebe."

Legen Sie sich einen Ordner an, den Sie unterteilen in Bankzahlungen und Barzahlungen, wenn Sie ein größeres Unternehmen betreiben, unterteilen Sie noch in Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Kaufen Sie sich einen Locher und legen Sie konsequent jeden einzelnen Beleg in der entsprechenden Rubrik ab. Jede Eingangsrechnung, die Sie nicht wiederfinden, bedeutet verlorenes Geld. Zum einen wird die Vorsteuer nicht anerkannt, zum anderen erkennt das Finanzamt Eigenbelege nur in begrenztem Umfang an. Lesen Sie dazu, Opens internal link in current windowwie man seine Buchführung sortiert!

Steuerberaterin Kathrin Kotz

Autorin: Kathrin Kotz ist Steuerberaterin Erkrath und blickt auf 17 Jahre Erfahrung unter anderem auch im Bereich der Existenzgründerberatung zurück. 
www.stb-kathrinkotz.de

 

 

 

 

Außerdem habe ich einige Kollegen bei xing bemüht, die folgende Irrtümer erlebt haben und bestätigen konnten.

6. "Der Kapitaldienst eines Darlehens ist eine regelmäßige Betriebsausgabe."

Nein eben nicht, denn nur der Zinsanteil Ihres Annuitätendarlehens stellt einen Aufwand dar und darf als Betriebsausgabe Ihren Gewinn mindern. Der Rest ist Tilgung und damit keine Betriebsausgabe. Warum? Sonst wäre ja die Auszahlung des Darlehens eine Betriebseinnahme und da Sie diese mit Sicherheit nicht als Betriebseinnahme versteuert haben, handelt es sich äquivalent dazu bei der Rückzahlung des Kredites auch nicht um eine Betriebsausgabe.

Danke an Dipl. Betriebswirt Jörg Zeyßig via xing

7. "Die Versicherungssteuer bekomme ich als Vorsteuer vom Finanzamt wieder."

Das ist leider nicht so, auch wenn der Versicherungssteuersatz zufälligerweise ebenso wie der Umsatzsteuersatz bei 19 Prozent liegt. Leider ist die Versicherungssteuer nicht erstattungsfähig. Sie zählt jedoch bei einer betrieblichen Versicherung (Gewerbeversicherung, gewerbliche Rechtschutz, Betriebshaftpflicht usw.) zu den Betriebsausgaben und mindert damit den Gewinn des Unternehmens.

Danke an Steuerberater Stefan Behler via xing

ein wort aus dem lexikon wird hier erklärt

Was ist die Versicherungssteuer genau?

Die Versicherungssteuer stellt eine Steuer auf Versicherungsverhältnisse dar. Sie ist eine Bundessteuer (Art. 106 Abs. 1 Nr. 4 GG) und gehört zu den Verkehrsteuern. Sie belastet die Zahlung des Versicherungsentgelts auf Grund eines durch Vertrag oder auf sonstige Weise entstandenen Versicherungsverhältnisses (§1 Abs. 1 Nr. 1 VerStG). Die Steuerpflicht gilt nach §1 Abs. 2 VerStG nur für Versicherungen über folgende Risiken:

  1. Risiken mit Bezug auf unbewegliche Sachen, insbesondere Bauwerke und Anlagen, und auf darin befindliche Sachen mit Ausnahme von gewerblichem Durchfuhrgut;
  2. Risiken mit Bezug auf Fahrzeuge aller Art;
  3. Reise- oder Fernrisiken auf Grund eines Versicherungsverhältnisses mit einer Laufzeit von nicht mehr als vier Monaten.

Befindet sich der Versicherungsgeber außerhalb des Geltungsbereiches deutscher Gesetze, dann tritt die Versicherungsteuerpflicht dennoch ein, wenn der Versicherungsnehmer bei der Zahlung des Versicherungsentgelts seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt oder seinen Sitz im Geltungsbereich dieses Gesetzes hat oder ein Gegenstand versichert ist, der bei Begründung des Versicherungsverhältnisses im Geltungsbereich des Gesetzes war.

Nicht versicherungsteuerpflichtig sind folgende Versicherungen und Risiken (§4 VerStG):

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Schreiben Sie mit meiner Briefvorlage an´s Finanzamt

Wenn es denn doch sein muss, können Sie das Finanzamt von der Änderung Ihrer Vorauszahlung informieren oder besser: Sie bitte und beweisen mit dem Brief, dass die aktuellen Steuervorauszahlungen ungerechtfertigt sind und bitte um Prüfung sowie Änderung der Steuervorauszahlungen.

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8. "Bei EÜR kann die Vorsteuer erst bei bezahlen der Rechnung abgezogen werden"

Die Kriterien für den Vorsteuerabzug sehen eine solche Regelung nicht vor. Die Vorsteuer ist nach § 15 UStG abzugsfähig: Die in Rechnungen ausgewiesene Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für das Unternehmen des vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmers ausgeführt worden sind und die allgemeinen Rechnungsanforderungen erfüllt sind. (etwas verkürzt dargestellt...), Steuerberater Stefan Behler dazu.

Danke an Dagmar Lind via xing

9. "Die UST ist bei Rechnungslegung auch für Abschlagsrechnungen fällig"

Auch das ist falsch, wird aus Einfachheitsgründen von Steuerberatern so praktiziert und gebucht.

Danke an Dagmar Lind via xing

10. "Wenn ich meine Spritkosten privat bezahle, entfällt die 1% Regelung."

Auch das ist eine falsche Aussage, denn die 1% Regelung versteuert unabhängig von der Realität die Kfz Nutzung. Eine Alternative und eine der Realität angemessenere Nutzungsversteuerung kann der Unternehmer womöglich mit der Fahrtenbuchmehtode wählen.

Danke an Dagmar Lind via xing

11. "Die Steuervorauszahlungen können erst bei Erstellung des Abschlusses erhöht/gesenkt werden"

Kurz und knapp: Das stimmt nicht, denn der Unternehmer kann das ganze Jahr über einen Antrag auf Herabsetzung der Steuervorauszahlungen stellen. Für die Bewilligung gibt es diverse Voraussetzungen, die der Unternehmer bzw. sein Unternehmen einhalten muss, aber das steht zunächst auf einem anderen Blatt.

Danke an Dagmar Lind via xing

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12. "Ist Versteuerung geht nur bei EÜR"

Das ist natürlich nicht korrekt, denn die Istversteuerung kommt in folgenden Fällen zur Anwendung:

  • bei Unternehmern die nicht zur Buchführung verpflichtet sind,
  • bei Unternehmern die einen freien Beruf ausüben (z.B. Architekt), auf die Höhe des Umsatzes kommt es nicht an,
  • bei Unternehmen, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht über 500.000 Euro betragen hat.

Danke an Dagmar Lind und Steuerberater Stefan Behler via xing

 

... Weitere Irrtümer folgen ...

 

Sie sehen also, es gibt viele sowohl einfache als auch schwerwiegende Irrtümer. Nachdem Sie jedoch diesen Artikel gelesen haben, werden Sie diese Fehler nicht mehr begehen, da bin ich mir sicher.

Sehen Sie doch ab und zu mal wieder vorbei (oder werden Sie Gründerlexikon-Fan, dort werden Sie automatisch bei Erweiterungen informiert.), ich werde die Liste regelmäßig ergänzen und später auch zum Download anbieten, so dass Sie sich diese wichtigen Irrtümer ins Büro an die Wand heften können ;-)

Häufige Fragen beim Vorbereiten der Buchführung:

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