10 Dinge die Sie bei Ihrer Buchführung unbedingt vermeiden sollten

Immer wieder erreichen uns nicht nur Absurditäten aus der Buchführung sondern auch Unwahrheiten, die Unternehmer am Stammtisch verbreiten oder aufschnappen. Ich möchte mal eine kleine Aufstellung machen und damit aufräumen. Was Sie bei Ihrer Buchführung vermeiden sollten, möchte ich in den folgenden Punkten kurz erläutern:

1. Dreckige Unterlagen oder Ordner abgeben

Solche Ordner sollten Sie auf keinen Fall Ihrem Sachbearbeiter zumuten:

dreckiger Buchführungsordner
dreckiger Buchführungsordner

Mit derart dreckigen Aktenordnern erreichen Sie nur eins, der Sachbearbeiter ekelt sich davor und macht anschließend Fehler, die Sie als Unternehmer bezahlen müssen. Also, einfach mal einen sauberen Ordner kaufen, dann kann man auch Steuern sparen. Die Ausrede: "Ich arbeite auf dem Bau oder in einer Kfz-Werkstatt." zählt auch nicht, denn heutzutage kann man sich vor der Büroarbeit durchaus mal die Hände waschen, dann passiert so etwas auch nicht.

Übrigens: Die Bilder sind nicht manipuliert, dieser Ordner wurde wirklich mal so abgegeben.

2. Alle Unterlagen in Klarsichtfolien abheften

Ein Graus für jeden Buchhalter, erst alle Unterlagen aus den Klarsichtfolien entnehmen, beschriften und anschließend wieder in den Klarsichtfolien abheften. Was soll das? Locht man seine Dokumente richtig (beachte dabei Fehler Nr 4.) und heftete ja, kann man sich die Folien sparen. Nicht nur der Sachbearbeiter kann schneller arbeiten sondern auch der Unternehmer findet später schneller seine Unterlagen wieder. Es kommt ja auch niemand auf den Gedanken, Bilder in einem Fotoalbum erst Folie einzuschweißen und dann in das Familienalbum einzugeben, oder?

3. Rechnungen und Belege unnötig zusammenheften

Das kann auch sehr nervlich werden, nicht nur für den Sachbearbeiter der Buchführung. Viele Unternehmer hätten einfach viele Rechnungen zusammen. Entweder mit einem Tacker (auch Klammeraffe bezeichnet) oder aber mit Büroklammern. An dieser Stelle beginnt dann der Ärger, denn bevor man richtig loslegen kann, muss man erst einmal sämtliche Dokumente voneinander befreien. Das kostet wiederum Zeit, was letztlich der Unternehmer monatlich bezahlen muss.

4. Buchführungsunterlagen an der falschen Seite lochen und abheften

Entweder an der kurzen Seite oder an der rechten langen Seite lochen und falsch abheften. Der Bearbeiter muss entweder ständig seinen Kopf verdrehen, um lesen zu können oder muss sämtliche Belege erst neu lochen, richtig abheften, um anschließend vernünftig arbeiten zu können. Macht der Unternehmer diese Arbeit von vornherein gleich richtig, sparen beide Seiten Zeit und somit Geld.

Wie locht man richtig?

Regel 1: Das Blatt muss immer so gedreht sein, dass man die Schrift darauf von oben nach unten lesen kann. Also kein verdrehen des Kopfes notwendig ist.

Regel 2: Den Regel Nummer eins befolgt wurde, wird dann immer an der linken Seite des Blattes gelocht. Fertig, das war's schon.

Bitte nichts weglochen

Damit bringen sie sich nur selbst ums Geld, wenn der Sachbearbeiter oder die Betriebsprüfung vom Finanzamt gewisse Zahlen oder Daten nicht mehr erkennen kann. Also, vor dem Lochen richtig gucken.

5. Thermopapier verwenden

Wer in seiner Buchführung Belege abgeheftet, die auf Thermopapier gedruckt wurden, läuft Gefahr, dass sich Zahlen und Informationen im Laufe der Zeit entfernen und so der Beleg wertlos wird.

6. Unterlagen im Schuhkarton abgeben

Ein großer Fehler, wenn man bedenkt, dass sämtliche Unterlagen, Rechnungen und Belege und sortiert und nicht gelocht beim Steuerberater oder dem Buchhalter abgegeben werden. Sicher kann sich jeder denken, dass der entsprechende Sachbearbeiter zunächst eine relativ große Zeit dafür aufwenden muss, um das Durcheinander in dem Schuhkarton ordnen muss. Übrigens,  es wird nicht immer ein Schuhkarton verwendet, manchmal auch nur eine einzige Klarsichtsfolie, ein einziger Ordner oder die Unterlagen sind durcheinander auf einem Heftstreifen abgeheftet. Der Schuhkarton ist an dieser Stelle sicherlich das extremste, was passieren kann.

Buchführung im Schuhkarton

Tipp: Lieferscheine, Angebote, Bestellbestätigungen, Überweisungsbelege, Korrespondenz, Briefverkehr und Mails gehören nicht in die Buchführung, wenn sie nicht zwingend zur Erläuterung eines Geschäftsvorfalls notwendig sind. Sie sind dennoch in den Unterlagen des Unternehmers aufzubewahren.

Diesen Fehler machen recht viele Unternehmer, weil sie entweder keine Zeit oder keine Ahnung von dem haben, was sie tun. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welcher Dokumente in ihrer Buchführung überflüssig sind, wo sowohl Sie als auch der Sachbearbeiter künftig Zeit sparen können.

7. Rechnungen und andere Belege notorisch zu spät abgeben

Geben Sie Ihre Unterlagen jeden Monat immer auf den letzten Drücker ab oder sogar einige Tage oder Wochen zu spät, kann man nicht erwarten, dass der Sachbearbeiter sofort mit der Arbeit beginnt. Außerdem wird man vom Finanzamt immer mit  Säumniszuschlägen oder Verspätungszuschlägen bombardiert, was auf die Dauer recht teuer werden kann. Wer also zu viel Geld  und keine Zeit hat, kann dieses Spiel so weitermachen. Für alle anderen sollte es als Unternehmer eine Selbstverständlichkeit sein, die Unterlagen frühzeitig fertig zumachen und einzureichen.

8. Unterlagen unvollständig abgeben

Auch diese Gruppe kann den Sachbearbeiter beim Steuerberater oder in der Buchführung auf Dauer einige graue Haare und Nerven kosten. Da denkt man, alles ist vollständig und man kann mit der Arbeit beginnen, da geht die Tür auf und jemand übergibt weitere Unterlagen, Rechnungen oder korrigiert bereits abgegebene Unterlagen. Der Sachbearbeiter wird selbstverständlich all diese Informationen berücksichtigen, doch zeitlich optimal ist das nicht, was sich mal wieder in den Kosten für Buchführung beim Unternehmer widerspiegelt.

Ausweg:

Der Unternehmer sollte sich zumindest einmal im Monat die Zeit nehmen, um seine Unterlagen vollständig durchzuarbeiten, zu sortieren und so aufzubereiten, dass der Sachbearbeiter der Buchführung in einem Zug von A bis Z durcharbeiten kann. Soviel Ziet muss sein, egal wie beschäftigt man ist. Es gehört einfach dazu. Keiner ist vollkommen und jeder vergisst mal etwas. Wird dies jedoch zur Gewohnheit des Unternehmers, dann nervt´s.

9. Auf einem Kassenbon viele unterschiedliche buchhalterische Vorgänge

Während des Privateinkaufs im Supermarkt feststellen, dass man doch einige Dinge für den Betrieb benötigt. Also alles auf einen Kassenbon packen, schön durcheinander noch dazu und dann alles auf einmal mit der EC-Karte des Opens internal link in current windowGeschäftskontos bezahlen.

Kassenbon mit mehreren Buchungen
Bild: Kassenbon mit mehreren Buchungen

So entstehen bei einem Kassenbon eine Reihe von Buchungen, was man hätte vermeiden können. Also Bürobedarf, Kleingeräte, Repräsentationskosten, Werbung und der Rest des Betrages ist schließlich eine Privatausgabe, die auch noch gebucht werden muss, weil das ganze über dasGeschäftskonto bezahlt wurde, der Saldo also stimmen muss. So können bei einem Kassenzettel mit unter bis zu 10 Einzelbuchungen mit einzeln auszurechnenden Eurobeträgen entstehen, die auch alle einzeln im PC mit der Buchführungssoftware erfasst werden müssen. So treiben Sie Ihren Sachbearbeiter in der Buchführung oder im Steuerbüro ohne es selbst zu sehen in den Wahnsinn. Wenn Sie als Unternehmer dazu noch umsatzsteuerpflichtig sind, müssen die einzelnen Positionen auf den Kassenzettel nach Steuerarten sortiert werden. So entstehen mitunter weitere zusätzliche Buchungen, weil ja die Milch fürs Büro mit 7 % besteuert wird und etwa Cola oder Multivitaminsaft mit 19 %. So hat der Sachbearbeiter zwar alles Getränke für´s Büro vorliegen (wird auf einem Buchungsskonto erfasst), er muss jedoch trotzdem aufgrund der Steuerarten zwei Buchungen durchführen. Neeeiiiiin, so bitte nie machen!

Ausweg:

Teilen Sie auf jeden Fall privat und Geschäft und kaufen Sie separat ein. Das kann selbstverständlich kurz nacheinander passieren, indem Sie erst Ihre privaten Einkäufe auf das Band an der Kasse legen und bezahlen. Anschließend die betrieblichen Dinge bezahlen. Darüber hinaus spart es Arbeit in der Buchführung, wenn sie private Dinge nicht über das Geschäftskonto der Firma bezahlen, sondern wirklich nur betriebliche Ausgaben mit der EC Karte der Firma begleichen.

10. Bescheißen wollen, wenn man keine Ahnung hat

Sie sollten es vermeiden regelmäßig Rechnungen und Ausgaben in ihrer Buchführung zu verstecken, welche für den Sachbearbeiter sehr offensichtlich private Ausgaben sind. Das sind zum Beispiel regelmäßige Geschenke an Geschäftsfreunde, Blumen oder auch Blumengeschenke, regelmäßige Bewirtungen von Lieferanten und Kunden (dummerweise sogar noch am Sonntag). Dieselrechnungen, obwohl ihr Geschäftsfahrzeug ein Benzinmotor hat oder Betriebsfeiern, obwohl Sie alleine im Unternehmen arbeiten. All das sind typische Fehler von Anfängern, die mit aller Gewalt Betriebsausgaben erzeugen, ihren Gewinn mindern und damit Steuern sparen wollen.

Aber: Jeder Blinde und einigermaßen versierte Buchhalter oder Sachbearbeiter erkennt derartige Versuche sofort. Wenn selbst der Auszubildende des Steuerberaters solche dummen Versuche von Steuerhinterziehung erkennt, können Sie davon ausgehen, dass der Betriebsprüfer des Finanzamts bei einer Betriebsprüfung diese falschen Rechnungen auch herausfindet. Daher versuchen Sie es gar nicht erst und sparen Sie sich die Zeit. Es könnte auch peinlich werden.

Schlussbemerkung

Es gibt kein Ranking, die Reihenfolge ist beliebig. Die Aufzählung ist auch nicht abschließend. Die meisten Tipps führen zu einer enormen Zeitersparnis. Diese sollte sich auch zu einer Kostenerspranis durchsetzen, wenn nicht, dann mal mit demSteuerberater oder Buchhalter darüber sprechen.

Ach, bevor ich es vergesse: Nicht alles so ganz ernst nehmen auch wenn´s die Wahrheit ist ;-)

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