ERP Systeme: Die 10 häufigsten Fragen zu dieser Software

Um die eigenen Unternehmensstrukturen und die komplexer werdenden Prozesse zu optimieren, entscheiden sich immer mehr Firmen für ein ERP-System. Es soll Ihnen nicht nur dabei helfen, effizienter zu arbeiten, sondern ebenfalls dabei, flexibler auf Veränderungen zu reagieren. Dennoch fragen sich gerade Existenzgründer, ob sich der Kauf eines ERP-Systems für sie wirklich lohnt. Diese und weitere Fragen rund um das Thema ERP werden daher in diesem Artikel beantwortet. 

Mann steht vor ERP Schreibe, wo ERP-Bestandteile auf einer transparenten Fläche dargestellt sind
Bild: © NicoElNino_shutterstock.com

1. Was ist ERP?

Im Artikel Grundbegriffe: Was ist ein ERP-System? wurde die Thematik bereits angerissen. Daher erfolgt die Begriffsdefinition in Kurzform: ERP ist eine Abkürzung und steht fürOpens external link in new window Enterprise Resource Planning. Dahinter verbirgt sich eine Lösung, um unternehmerische Aufgaben zu planen, zu steuern und zu optimieren. Dadurch wird es Firmen ermöglicht, einen besseren Überblick über alle bestehenden Geschäftsprozesse zu behalten.

2. Beispiele für ein ERP-System

In einem Unternehmen gibt es eine Vielzahl an Aufgaben, die es zu bewältigen gilt. In der Regel ist dies ohne technische Unterstützung kaum mehr möglich. Ansonsten würden sowohl kleine und mittelständische Unternehmen als auch große Konzerne wahrscheinlich unter der Flut an Daten, Dokumenten und Informationen zusammenbrechen. Meistens ist es allerdings so, dass Firmen mit verschiedenen Einzellösungen arbeiten. Es gibt Software-Programme für das Rechnungswesen, Warenwirtschaftssysteme oder für das Customer Relationship Management (kurz CRM). Da weiß die linke Hand manchmal nicht, was die Rechte tut. Und so kommt es nicht selten zu Komplikationen, die im Endeffekt nur zu doppelter Arbeit führen. Genau an diesem Punkt setzt ein ERP-System an, denn es beinhaltet in der Regel folgende Komponenten:

  • Personalmanagement
  • Materialwirtschaft
  • Warenwirtschaft
  • Rechnungswesen
  • CRM
  • Marketing
  • Vertrieb
  • Einkauf
  • Verkauf

 

Eine detaillierte Übersicht über alle Funktionen gibt es auf Opens external link in new windowwww.erp-definition.de. Doch was bedeutet das konkret? Enterprise Resource Planning hilft Unternehmen dabei, dass alle Anwendungen miteinander kommunizieren und in Echtzeit auf dieselben Informationen zugreifen können. Dadurch ist zum Beispiel eine detailliertere Produktionsplanung möglich. In einer ERP-Lösung wird ersichtlich, wie viele Materialien zur Produktion benötigt werden. Es zeigt außerdem, welche Waren im Lager vorhanden sind und vermerkt, wenn wichtige Güter fehlen. Gleichzeitig sucht es den für die Herstellung günstigsten Lieferweg raus. Kommt der Fertigungsprozess zustande, werden die produzierten Waren gelagert. Das ERP-System erfasst den Lagerort sowie den –bestand. Dadurch kommt es beispielsweise nicht zu Lieferengpässen. Denn ein niedriger Lagerbestand wird ebenfalls vermerkt.

3. Gibt es kostenlose ERP-Systeme?

Wer sich für den Kauf einer ERP-Lösung entscheidet, stellt sich automatisch die Frage nach einem kostenlosen Open-Source-Programm. Gerade Existenzgründern steht in der Regel in der Anfangsphase nur ein begrenztes Budget zur Verfügung. Die Antwort auf die Frage lautet: Jain. Tatsächlich gibt es eine Menge an lizenzfreien (und somit kostenlosen) Produkten auf dem Markt. Oftmals besteht das Problem allerdings darin, dass zumindest bei der Implementierung, Wartung, Instandhaltung und Reparatur Kosten anfallen werden.

Es gibt viele ERP-Systeme auf dem Markt, doch welche Lösung ist die Richtige? An sich kann diese Entscheidung niemand anderes treffen als das Unternehmen selbst. Denn jede Firma muss für sich herausfinden, was ein Enterprise Ressource Planning können und über welchen Umfang es verfügen muss. Hilfreich kann allerdings dieser SoftwareNavigator auf softwarenavigator.de sein. Man muss einige Fragen zur Branche, Unternehmensgröße und Funktionen beantworten. Im Anschluss erhält der Nutzer Vorschläge. Empfehlenswert ist weiterhin, sich einen Überblick über die aktuellen Testsieger zu verschaffen. Die finden Interessierte zum Beispiel hier.

5. Vorteile eines ERP-Systems

Wie bereits erwähnt, hilft ERP Firmen dabei, vorhandene Unternehmensprozesse zu automatisieren. Dies führt zu kürzeren Bearbeitungszeiten. Dank der höheren Transparenz, der Arbeit in Echtzeit und des gemeinsamen Zugriffs auf alle Datenbanken werden Arbeitsweisen nicht nur deutlich effizienter gestaltet. All‘ das führt außerdem zu weniger Fehlerquellen. In Zeiten der Digitalisierung werden Unternehmen um eine einheitliche Dokumentation sowie Datenverwaltung nicht herum kommen, wenn sie sich auf dem Markt und gegenüber der Konkurrenz behaupten wollen.

6. Inwiefern eignet sich ein ERP-System für Existenzgründer und Kleinunternehmer?

Prinzipiell eignet sich ein ERP-System für jedes Unternehmen – egal ob es sich um einen großen Konzern handelt oder um KMUs. Wichtig ist, dass Unternehmen die Entscheidung nicht auf die leichter Schulter nehmen und die Auswahl nicht übereilt treffen. Es gilt weiterhin zu beachten, dass die Investition in ein ERP-System Kosten mit sich bringt, die teilweise nicht abschätzbar sind. An diesem Punkt kann eine Cloud-ERP für Firmen interessant sein, weil diese keine zusätzlichen Ausgaben für Hardware oder für geschultes Personal mit sich bringen. Außerdem kann man Cloud-Lösungen individuell den eigenen Bedürfnisse anpassen, mit ihnen flexibler agieren und bei Bedarf Funktionen deaktivieren oder hinzubuchen.

7. Kann ein Freiberufler auch ein ERP-System nutzen?

Für Einzelpersonen bzw. Freiberufler lohnt sich ein ERP-System wahrscheinlich eher nicht. Wer nur über eine begrenzte (oder kaum vorhandene) Mitarbeiterzahl, kurze Informationswege und einer überschaubaren Anzahl von Kunden verfügt, ist mit Insellösungen besser bedient. Sobald die Gewinne und der Kundenstamm wachsen oder die Strukturen komplexer werden, lohnt sich die Investition wieder.

8. Ab welcher Firmengröße ist ein ERP-System sinnvoll?

Diese Frage lässt sich so pauschal nicht beantworten. Weder die Größe der Firma noch die Anzahl der Mitarbeiter ist ausschlaggebend für den Kauf eines ERP-Systems. Fakt ist aber, dass ERP den Arbeitsalltag enorm erleichtert, sobald die vorhandenen Strukturen komplexer werden und die zu verarbeitenden Datenmengen schier ins Unermessliche ansteigen. Zwar bringt ein ERP-System keinen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz, weil diese höchstwahrscheinlich ebenfalls über eine solche Lösung verfügt. Aber es hilft Unternehmen dabei, ebenso gut zu sein wie die anderen.

9. Welche weiteren Voraussetzungen muss eine Firma mitbringen, um sinnvoll und effektiv ein ERP-System einzusetzen?

Zunächst brauchen Firmen den Willen und im Idealfall das IT-Fachwissen, um die Implementierung des neuen ERP-Systems voranzutreiben. Die wichtigste Voraussetzung ist aber, dass man sich mit dem Thema bis ins Detail auseinandergesetzt hat. Unternehmen müssen wissen, bei welchen Prozessen Optimierungsbedarf besteht und was sie von einem ERP-System erwarten. Betriebe müsst willens sein, Änderungen durchzuführen, die langfristig dabei helfen werden, effizienter zu arbeiten.

10. Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten für ein ERP-System?

Diese Frage lässt sich ebenfalls nicht pauschal beantworten. Die Höhe der Kosten richtet sich danach, welcher Funktionsumfang ausgewählt wird. Ausschlaggebend ist außerdem, ob das ERP-System gekauft, gemietet oder geleast werden soll. Weiterhin stellt sich die Frage, welche Hardware bei einem On-Premise-Produkt benötigt wird.

Fazit

ERP-Systeme sind mittlerweile ein gängiges Mittel, um komplexe Strukturen und Prozesse zu optimieren. Dies ist nicht nur bei großen Konzernen der Fall. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können von Enterprise Resource Planning profitieren. Wichtig ist allerdings, dass ein Unternehmen weiß, was es will. Und wenn dem nicht so ist, bereit ist, fachkundige Hilfe zu suchen. Die Auswahl an geeigneten Systemen ist groß. Daher müssen Firmen darauf achten, dass sie zu einer speziellen Branchenlösung greifen. Damit wird das Risiko verringert, dass das System über Funktionen verfügt, die überhaupt nicht genutzt werden.

Sind Sie der geborene Unternehmer? Jetzt testen!
-Anzeige-
Meine Checkliste
Zu viele Schritte?