Angebotsverfolgung per E-Mail – was muss ich beachten?

Es ist eine Situation, die jeder Unternehmer kennt: Man hat eine Anfrage eines potentiellen Kunden erhalten, ihm ein Angebot unterbreitet – und dann passiert erst einmal gar nichts. In diesem Fall anzunehmen, dass der Kunde einfach nicht interessiert ist, ist allerdings ein großer Fehler. Denn es kann viele Gründe haben, dass auf ein Angebot nicht reagiert wird. Ein professioneller Unternehmer wird daher an dieser Stelle immer nachfassen – sprich, aktiv auf den Kunden zugehen und nachfragen, wie der das Angebot aufgenommen hat. So sichert man sich definitiv den einen oder anderen Auftrag, den man sonst nicht bekommen würde – und genau darum geht es schließlich beim erfolgreichen Vertrieb.

Hände schreiben auf einem Notebook, über der Tastatur und vor dem Bildschirm fliegen animierte Briefumschläge in bunten Farben herum. Hier: Angebotsverfolgung per E-Mail
Bild: © studiostock/shutterstock

E-Mail – Alternative zum Telefon

Der einfachste Weg, den Kunden an das Angebot zu erinnern, ist ein Anruf. Über das telefonsiche Nachfassen haben wir bereits einen ausführlichen Artikel veröffentlicht, den Sie hier finden. Dieser direkteste Draht zum Gegenüber bietet den Vorteil, dass man direkt auf Fragen und Einwände eingehen kann, Ablehnung erfährt man allerdings genauso direkt. Deswegen fassen viele lieber per E-Mail nach – hier kommt auch das Gefühl, den Kunden eventuell zu nerven, nicht so leicht auf.

Wie beim Telefonieren bedarf es hier ebenfalls einer guten Vorbereitung und einiger psychologischer Kniffe, mit denen man den Empfänger von seiner eigentlichen Absicht ablenkt und ihn subtil in die „richtige“ Richtung lenkt, so dass es zum Vertragsabschluss kommt.

Den Zeitpunkt früh festlegen

Beim Nachfassen ist es schwierig, pauschal zu sagen, wann der beste Zeitpunkt dafür gekommen ist. Deswegen sollte man direkt beim Angebot ankündigen, nach wie vielen Tagen man sich diesbezüglich erneut zu melden gedenkt. So weiß der potentielle Kunde direkt, wann er wieder etwas hören wird, und kann sich darauf vorbereiten. Um den Termin selbst nicht zu vergessen, kann man ihn einer Software zum Schreiben von Rechnungen in der Regel eintragen und wird dann automatisch daran erinnert.

Bevor man mit dem Schreiben der Mail beginnt, sollte man sich umfassend über den Kunden informieren. Schickt man einfach nur eine standardisierte Nachricht, die an das Angebot erinnert, wird man kaum Erfolg haben. Zeigt man dem Kunden jedoch, dass man sich intensiv mit ihm auseinandergesetzt hat und weist dabei auf konkreten Nutzen hin, den er von diesem Angebot haben wird, fühlt er sich wertgeschätzt und unterschreibt eher einen Auftrag.

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Nutzen Sie die Erinnerungsfunktion Ihrer Software!

Um den Termin selbst nicht zu vergessen, kann man ihn Opens external link in new windowin einer Software zum Schreiben von Rechnungen in der Regel eintragen und wird dann automatisch erinnert. 

Bevor man mit dem Schreiben der Mail beginnt, sollte man sich umfassend über den Kunden informieren. Schickt man einfach nur eine standardisierte Nachricht, die an das Angebot erinnert, wird man kaum Erfolg haben. Zeigt man dem Kunden jedoch, dass man sich intensiv mit ihm auseinandergesetzt hat und weist dabei auf konkreten Nutzen hin, den er von diesem Angebot haben wird, fühlt er sich wertgeschätzt und unterschreibt eher einen Auftrag.

Mit etwas positivem Verbinden

Ein Trick aus dem Vertrieb ist es, das Nachfassen ein wenig in den Hintergrund zu rücken. Das funktioniert, indem man den Kunden in der E-Mail auf eine neue Aktion, ein neues Produkt oder etwas Ähnliches hinweist, das für ihn eine Erleichterung darstellen kann. Dadurch ist er, wenn er die entscheidenden Fragen liest, in einer positiven Grundstimmung, die eine ebensolche Antwort deutlich wahrscheinlicher macht.

Das Ganze sollte natürlich nicht mit der Holzhammer-Methode geschehen, sondern ebenfalls eher beiläufig. Ein Einstieg könnte folgendermaßen lauten:

„Sehr geehrter Herr X, zu unserem Angebot vom 23.07 können wir Ihnen heute folgende Ergänzung anbieten:“

Nun weiß der Kunde direkt, worum es geht – und, dass er mehr für sein Geld bekommen kann. Leitet man dann zum eigentlichen Zweck der E-Mail über, kann man viel eher einen Vertragsabschluss erwarten, als wenn man plump mit der Tür ins Haus fällt.

Gut strukturierte Angebote werden eher angenommen

Über den Erfolg oder Misserfolg eines Angebots entscheidet selbstverständlich nicht ausschließlich das Nachfassen. Schon die Art und Weise, wie das Angebot aufgebaut ist, ist hierfür von Bedeutung. Wer sich nicht sicher ist, wie er die eigenen Vorzüge am klarsten herausstellt, kann sich online Opens internal link in current windowentsprechende Vorlagen herunterladen.

Wichtig ist, dass klar ersichtlich wird, welche Leistungen erbracht werden, was sie kosten sollen und wie der Kunde davon profitieren kann. Der letzte Punkt ist besonders wichtig, denn wie beim Nachfassen gilt auch hier: Merkt der potentielle Geschäftspartner, dass man sich tatsächlich um ihn bemüht, ist er viel eher dazu bereit, tatsächlich zum Kunden zu werden.

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