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Checkliste - Zeitplan für die Gründung eines Unternehmens

In der Gründungsphase muss der Existenzgründer vielfältige Termine wahrnehmen. Fördermittel dürfen erst ab oder müssen bis zu einem bestimmten Termin beantragt werden. Zeitgleich werden erste Kontakte zu Kunden und Lieferanten geknüpft. Darüber hinaus wird der Standort für das zukünftige Unternehmen gesucht und eingerichtet. Bei Gründungen im Nebengewerbe muss auch die Zeit für die Festanstellung mit berücksichtigt werden.

Bitte wählen Sie aus dem Inhalt zum Zeitplan:

Fertigen Sie sich Zeitlisten oder Zeitpläne an!

Sinnvoll ist es, sich für diese Aufgaben eine strukturierte Liste anzufertigen. Dann ist gewährleistet, dass Sie als der zukünftige Unternehmer diese zusätzlichen Termine in Ihren Zeitplan mit eintakten. An Hand der Liste sind Sie immer auf dem aktuellen Stand und erkennen auf einen Blick welche Aufgaben noch zu erledigen sind.

Eine Checkliste bieten wir nachfolgend zum Download an. In unserer Liste haben wir bewusst die Tage von Montag bis Sonntag eingebaut, denn vielfach sind einige Aufgaben nur am Wochenende zu erledigen. Das gilt insbesondere dann, wenn Sie neben Ihrer hauptberuflichen Angestelltentätigkeit ein Gewerbe gründen wollen. Darüber hinaus werden Existenzgründerseminare recht häufig am Wochenende angeboten. Lesen Sie auch unseren Artikel zur Opens internal link in current windowKritik am Zeitplan!

Manche Dinge benötigen mehr Zeit als andere

Einige Punkte in der Checkliste werden mehrere Tage in Anspruch nehmen, etwa den Markt zur Geschäftsidee zu analysieren. Nehmen Sie sich hierfür ausreichend Zeit, denn gerade die Vorbereitungen für die Gründung sind entscheidend für Ihren späteren Erfolg. Nutzen Sie die Zeit vor der eigentlichen Gründung außerdem, um sich Gedanken über die künftigen Aufgaben im laufenden Betrieb zu machen. Im Bereich Auftragsabwicklung beispielsweise sollten Sie sich frühzeitig eine einheitliche Vorgehensweise zurechtlegen, um alle Aufträge möglichst zeitnah abarbeiten zu können. Je früher Sie hierfür eine bestimmte Vorgehensweise festlegen, desto geringer werden die Probleme im laufenden Betrieb ausfallen.

Wozu brauche ich einen Zeitplan?

Im Rahmen der Existenzgründung werden viele Aufgaben fällig – von Behördengängen über die Beantragung von Fördermitteln bis hin zur Gewinnung neuer Kontakte, Lieferanten und natürlich erster Kunden. Damit Sie im Dschungel der Aufgaben den Überblick nicht verlieren, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Berater für die Existenzgründung einen Zeitplan erstellen und diesen auch einhalten. Wie fast alles im Leben bringt auch ein Zeitplan nicht nur Vorteile – doch überwiegen sie ganz eindeutig.

Was Ihnen ein Zeitplan bringt

Der häufig verwendete Begriff „Zeitmanagement“ ist im Prinzip irreführend, denn Zeit lässt sich nicht managen. Sie können aber sehr wohl steuern, was Sie mit der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit anfangen. Ein Zeitplan unterstützt Sie dabei:

  • Sie behalten stets den Überblick über die anstehenden Aufgaben und können diese korrekt priorisieren (was muss heute unbedingt fertiggestellt werden?).
  • Sie übersehen keine wichtigen Fristen (z. B. für die Beantragung von Fördermitteln oder die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung).
  • Verschieben sich Termine, können Sie einfach umplanen und etwas anderes vorziehen – Ihr Zeitplan gerät nicht ins Wanken.
  • Wenn Sie einen Zeitplan erstellen, können Sie Routineaufgaben zu Blöcken zusammenfassen, damit Sie für deren unstrukturierte Abarbeitung nicht ständig die Erledigung anderer wichtiger Aufgaben unterbrechen müssen.
  • Ein Zeitplan kann Sie auch in psychologischer Hinsicht unterstützen. Indem Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und sich nicht in „Kleinstaufgaben“ verlieren, haben Sie am Ende des Tages viel geschafft und können stolz auf sich sein. Sie verhindern, dass der Aufgabenberg Sie schon bald „überrollt“.

Sie können einen Zeitplan erstellen, indem Sie elektronische Werkzeuge verwenden, beispielsweise ToDo-Software, Zeitplan-Programme, Online-Projektlösungen in der Cloud oder in Form eines Wikis. Zudem gibt es eine große Auswahl an kostenfreien oder auch kostenpflichtigen Zeitplan Vorlagen für MS Office (z. B. Excel oder Word), in die Sie Ihre Termine nur noch eintragen müssen. Durch elektronische Planungstools gewinnen Sie gegenüber eines manuellen Kalenders an zeitsparenden Funktionen, beispielsweise die Möglichkeit einfacher Verschiebungen, der automatischen Eintragung von Serienterminen oder die automatische Erinnerung an wichtige Termine. Zudem können Sie Ihre Termindatenbank sortieren und durchsuchen, um sich noch schneller zurechtzufinden.

Zeitplan erstellen: Die Stolperfallen

Wenn Sie Ihren Zeitplan erstellen, sollten Sie darauf achten, dass Sie sich nicht verzetteln und mehr Zeit mit dem Verwalten der Aufgaben als mit der eigentlichen Abarbeitung verbringen. Einen Zeitplan zu erstellen, kann zeitraubend sein, besonders wenn sich häufig Termine verschieben oder Sie sehr flexibel arbeiten. Umso wichtiger ist es, dass Sie sich gut organisieren.

Entscheiden Sie sich für eine Methode, mit der Sie persönlich gut arbeiten können. Software und Programme können Ihnen das Leben erleichtern – ohne entsprechende EDV-Kenntnisse sorgen sie aber schnell für zeitraubende, technische Probleme. Entscheiden Sie sich für eine EDV-Lösung, wählen Sie im Idealfall ein Modell, bei dem Sie auch via Smartphone oder Tablet auf die Daten zugreifen können (z. B. eine Cloudlösung oder eine Software mit Synchronisationsfunktion). So werden Sie unabhängig von Stromausfällen oder technischen Problemen, durch die Sie Ihren Computer gegebenenfalls temporär nicht verwenden können – Ihr erstellter Zeitplan wäre dann nämlich nicht verfügbar.

Zu guter Letzt darf auch der psychologische Aspekt nicht außer Acht gelassen werden: Sieht man die Flut an Aufgaben vor sich niedergeschrieben, kann dies als sehr erdrückend empfunden werden. Macht sich dann das Gefühl breit, dass all das gar nicht zu schaffen ist, kann dies bis zur Lähmung führen. Dieses Problem existiert zwar auch ohne einen Zeitplan, wird durch diesen aber erst überdeutlich vor Augen geführt.

Was Ihnen ein Zeitplan bringt und welche negativen Aspekte Sie zugleich in Kauf nehmen müssen, wissen Sie jetzt. Welche Opens internal link in current windowInhalte Sie in Ihrem Zeitplan berücksichtigen sollten, wenn Sie mit einem Terminkalender oder einer Opens internal link in current windowSoftware wie Excel Ihren Zeitplan erstellen, lesen Sie im nächsten Artikel.

Welche Inhalte gehören in den Zeitplan?

Nachdem wir uns mit den Grundlagen (Wozu brauche ich einen Zeitplan?) sowie den Vor- und Nachteilen des Zeitplans beschäftigt haben, wenden wir uns heute den Inhalten des Zeitplans zu. Grundsätzlich besteht der Zeitplan aus zwei Hauptkomponenten: den Aufgaben und den zugeordneten Terminen bzw. Zeiträumen, zu denen sie zu erledigen sind. Die Schwierigkeit dabei, einen Zeitplan zu erstellen, liegt jedoch in der richtigen Aufgabengröße. Sollen nur die wichtigsten Meilensteine auf dem Weg zur Selbstständigkeit aufgeführt oder die Aufgaben bereits in ihre Einzelaufgaben zerlegt aufgeschlüsselt werden?

Zeitplan Inhalte: Vom Allgemeinen bis ins Detail

Gantt Diagramm mit abgerissenem Bildrand

Ehe Sie Ihren Zeitplan erstellen können, müssen Sie sich Gedanken machen, welche grundsätzlichen Schritte Sie während der Existenzgründung zu erledigen haben. Beispiele hierfür wären unter anderem:

  • Teilnahme an einem Existenzgründerseminar
  • Beantragung von Fördergeldern (z. B. bei der KfW-Bank)
  • Abschluss benötigter Versicherungen (z. B. Krankenversicherung, Betriebshaftpflichtversicherung)
  • Planung von Werbemaßnahmen
  • Eröffnung eines Geschäftskontos
  • Finanzierungsgespräch mit der Hausbank
  • Einholung notwendiger Genehmigungen (z. B. in der Gastronomie und im Handwerk)
  • Gewerbeanmeldung bzw. Anmeldung einer freiberuflichen Tätigkeit
  • Klärung steuerlicher Angelegenheiten

Diese und weitere wichtige Hauptpunkte können Sie bereits in Ihren Zeitplan eintragen. Häufig wird dieser in Form eines sogenannten Gantt-Diagramms aufbereitet, da dieses die Abhängigkeiten einzelner Aufgaben sowie ihre Dauer und zeitliche Lage ideal abbildet. Dabei können Sie bereits die grundsätzliche Dauer der Meilensteine festhalten.

Die Detailplanung: Aufteilung in kleine Arbeitspakete

Nun gehen Sie in die Detailplanung für Ihren Zeitplan. Sie brechen alle Meilensteine auf Arbeitspakete herunter, also in die kleinstmögliche Arbeitseinheit. Als Beispiel ziehen wir hier das Thema „Werbemaßnahmen“ heran, das wir nun in die verschiedenen einzelnen Arbeiten aufgliedern. Dabei könnte möglicherweise folgende Untergliederung entstehen:

  • Designer mit Entwurf eines Firmenlogos beauftragen
  • Visitenkarten und individuelles Briefpapier bestellen
  • Webdesigner mit Erstellung der Firmenwebsite beauftragen
  • Teilnahme an Networking-Veranstaltungen
  • Termine für die Herausgabe von Pressemitteilungen
  • einen Corporate Blog und/oder einen Firmenaccount bei Facebook aufbauen
  • Eintragung in Verzeichnisse (z. B. Gelbe Seiten für regional tätige Unternehmen)
  • klassische Werbemaßnahmen planen und beauftragen (z. B. Zeitungsannoncen, Broschüren)

Auch für die verschiedenen Einzelaufgaben halten Sie in Ihrem Zeitplan sowohl die Dauer als auch den Zeitpunkt fest. Wichtig ist es hier, ausreichend Pufferzeiten einzukalkulieren, denn nicht immer wird alles wie geplant verlaufen.

Schon die obige Auflistung zeigt deutlich, wie die Abhängigkeiten der Zeitplan Inhalte untereinander die Zeitplanung anderer Teilaufgaben beeinflussen kann. Braucht der Logodesigner zu lange mit dem Firmenlogo, klappen auch die pünktliche Veröffentlichung von Werbung oder die Bestellung von Visitenkarten nicht mehr rechtzeitig. Verschiebt sich die Geschäftseröffnung, weil eine notwendige Genehmigung nicht früh genug erteilt wurde, müssen Sie auch die zugehörige Pressemitteilung verschieben.

Wie Sie den Überblick behalten

Je nachdem, welche und wie viele Hauptpunkte Sie in Ihre Zeitplan Inhalte aufnehmen, kann es dank der vielen Einzelaufgaben schnell sehr unübersichtlich werden. Arbeiten Sie mit einer Opens internal link in current windowZeitplan Software können Sie in der Regel die Hauptstränge „einklappen“, sodass Sie nur noch die Meilensteine sehen können. So behalten Sie den grundsätzlichen Überblick, können die Einzelaufgaben aber jederzeit aufklappen und so einsehen.

Führen Sie Ihren Zeitplan manuell, können Sie ebenfalls mit dem Gantt-Diagramm arbeiten. Im Schreibwarenhandel gibt es entsprechende Vorlagen im Poster-Format für die Wand, in das Sie die entsprechenden Balken einfügen können. Den Überblick können Sie bei dieser Variante einfacher behalten als am Computer, da sich Ihr Blickfeld hier nicht auf den kleinen Ausschnitt Ihres Bildschirms beschränkt, sondern Sie das gesamte Diagramm erfassen können.

Welche Software kann man zum Erstellen eines Zeitplans nutzen?

Haben Sie sich nach meinem Artikel zur Kritik an einem Zeitplan dazu entschieden, Ihre Planung mithilfe einer Zeitplan Software vorzunehmen, sollten Sie sich nun nach einer geeigneten Softwarelösung umsehen. Neben selbst erstellten Plänen können Sie auch auf fertige Projektlösungen zurückgreifen. Diese sind teilweise auch kostenfrei verfügbar. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige sinnvolle Lösungen vor, die sich als Zeitplan Software eignen.

Einfache Variante: Gantt-Diagramm mit Excel

Bildschirmausschnitt MS Office Excel, zeigt die Vorlagen zum Thema Zeitpläne

Für viele Gründer bietet es sich an, MS Excel als Zeitplan Software zu verwenden, da diese auf dem eigenen Rechner oft ohnehin bereits vorinstalliert ist. Glücklicherweise bietet Excel vorgefertigte Vorlagen, die Sie für Ihre Zeitplanung verwenden können. Durchstöbern Sie hierfür die Vorlagen (zu finden im Reiter „Datei“ > „Neu“) beispielsweise nach Begriffen wie „Gantt“ oder „Zeitplan“. Sie werden praktische Vorlagen finden, mit denen Sie gleich durchstarten können. Sie müssen lediglich die freigehaltenen Felder ausfüllen und schon kann es losgehen.

Vorteile: keine zusätzlichen Kosten, sofortiges Durchstarten, problemloser Ausdruck, gute Erweiterbarkeit, geringer Komplexitätsgrad

Nachteile: Anpassung an eigene Bedürfnisse kann schwierig sein, Excel-Kenntnisse erforderlich

Kostenfreie Zeitplan Software

Das Internet hält unterschiedliche Softwarelösungen bereit, mit denen Sie Ihren Zeitplan erstellen können. Häufig sind diese sogar kostenfrei erhältlich. Wir zeigen Ihnen einige Beispiele für gute, kostenfreie Zeitplan Software:

kostenlose Software für den Zeitplan

Bezeichnung

Funktionen

Vor- und Nachteile

Open Proj

ähnliche Funktionen wie MS Project, z. B. Gantt-Diagramme, Netzwerk-Diagramme, Projektstrukturpläne

großer Funktionsumfang, dadurch ziemlich komplex, geringer Speicherbedarf

dotProject

alle wichtigen Funktionen (z. B. Gantt-Diagramme, Berichte, Kalender), aufgeräumte Benutzeroberfläche, für die gemeinsame Planung mit mehreren Gründern geeignet

geringer Komplexitätsgrad, gute Übersicht, für Einsteiger geeignet

GanttProject

gut umgesetzte Zeitplan Software, die auch mit MS Project Dateien umgehen kann; unterstützt Gantt-Diagramme und PERT-Charts

sehr gute Kompatibilität mit MS Project, kompatibel mit Windows, Linux und Mac OS X, übersichtliche Gestaltung

Redmine

Arbeit auf Basis von Tickets für die Verteilung von Aufgaben, unterstützt Gantt-Diagramme und Kalender und bündelt die gesamte Kommunikation zu einem Projekt; ideal für die Planung im Team aus mehreren Gründern

sehr komplexes System, das bisweilen unübersichtlich wirken kann, lange Einarbeitungszeit; vollständige Abwicklung und Dokumentation der Kommunikation im Rahmen der Gründung, nur für Programmiersprache Ruby on Rails konzipiert.

qdPM

vollständiger Funktionsumfang für die Zeitplanung, z. B. Gantt-Charts, Zeitverfolgungssystem, Kalender, Exportfunktionen, Berichtsgenerator etc.

sehr umfangreicher und komplexer Funktionsumfang, längere Einarbeitungszeit; webbasierter Zugriff für beste Verfügbarkeit

ClockingIT

einfacheres System, das jedoch mit einer Zeitplanung, Zeiterfassung und Gantt-Diagrammen für die normale Existenzgründung völlig ausreichend ist

geringe Einarbeitungszeit, überwiegend selbsterklärend, gegenüber anderer Zeitplan Software eher eingeschränkter Funktionsumfang

Fehlt eine Software? Schreiben Sie mir einen E-Mail!

Kostenpflichtige Zeitplan Software

In den meisten Fällen reicht eine kostenfreie Softwarelösung für den Zeitplan des Existenzgründers. Besonders dann, wenn Ihnen ein professioneller Support und eine sehr gute Verfügbarkeit wichtig sind, kann sich die Investition in kostenpflichtige Zeitplan Software lohnen. Die folgende Tabelle zeigt einige gängige Lösungen auf:

kostenpflichtige Software für den Zeitplan

Bezeichnung

Funktionen

Vor- und Nachteile

Preis

MS Project

Standardlösung am Markt aus dem Hause Microsoft, Funktionen u. a. Zeitachse, benutzergesteuerte Terminplanung, Ressourcenplanung

sehr komplex, großer Funktionsumfang, längere Einarbeitungszeit, langjährig erprobte Funktionalität, verbreitetes System

ab ca. 550 Euro (Desktop) bzw. 20,40 Euro mtl. (Cloud)

InLoox PM

Projektmanagement-Software für die Integration in MS Outlook mit umfangreicher Funktionalität (z. B. Berichte, Gantt-Diagramme, Budgetübersicht, Zeiterfassung)

anschauliche, farbliche Gestaltung, guter Überblick

ab 410 Euro (Desktop) bzw. 24,95 Euro mtl. (Cloud)

braintool

Cloudlösung mit über 100.000 Benutzern, viele Funktionen für die Projektplanung, die Ressourcenplanung, Gantt-Diagramme, Kompatibilität mit MS Project, Zeiterfassung

kurze Einarbeitungszeit, einfache Installation, Zusammenarbeit im Gründerteam möglich

155 bis 410 Euro, je nach Version

Fehlt eine Software? Schreiben Sie mir einen E-Mail!

Ob Sie eine teure kostenpflichtige Lösung benötigen oder sich mit der einfacheren Excel-Lösung zufrieden geben können, hängt vor allem von der Art Ihres Business sowie Ihren Vorkenntnisse ab. Fehlt es Ihnen an den technischen Kenntnissen, sollten Sie Ihren Zeitplan so einfach wie möglich halten. Legen Sie hingegen auf eine professionelle Planung wert, die alle Bereiche von der Terminplanung über die Ressourcen bis hin zu den Budgets abdeckt, sollten Sie auf eine umfangreichere Zeitplan Software zurückgreifen.

Ich wünsche eine gute Zeit ;-)

Sobald Sie Ihren individuellen Zeitplan aufgestellt haben, sollten Sie Opens internal link in current windowein Existenzgründerseminar besuchen

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Foto Torsten Montag

Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder probieren Sie den Geschäftsideenfinder!

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