Lexikon zur Existenzgründung und Selbstständigkeit

Der Nummernkreis, also eine definierte Abfolge innerhalb einer Gruppe zu ordnender Elemente, spielt in Unternehmen insbesondere im Rechnungswesen eine Rolle. Denn es ist keineswegs beliebig, wie der Nummernkreis für ausgehende Rechnungen gestaltet werden muss. Rechnungsnummern müssen, so will es das Umsatzsteuergesetz, fortlaufend durchnummeriert sein. Der resultierende Nummernkreis wird allerdings oftmals falsch interpretiert, denn fortlaufend bedeutet nicht zwingend aufsteigend. Auch gibt es im Gesetz keine Vorgabe, nach der der Nummernkreis bei der Zahl 1 beginnen müsse. Denn könnte für kleine oder neu gegründete Unternehmen einen Wettbewerbsnachteil darstellen, da sie dann mit der Rechnungsnummer ihre Auftragslage offen legen würden.

Nummernkreis nicht beliebig, aber mit Gestaltungsspielraum

An die Rechnungsnummern werden vom Gesetzgeber dennoch gewisse Anforderungen gestellt. So darf es jede Rechnungsnummer in einem Unternehmen nur einmal geben. Außerdem gibt es keineswegs die Pflicht, Rechnungsnummern ausschließlich in Form von Zahlen zu vergeben. Möglich sind Rechnungsnummern, bei denen Zahlen und Buchstaben kombiniert werden. Welchen Nummernkreis der Unternehmer für seine Rechnungen wählt, bleibt in weiten Teilen seinen Bedürfnissen und seiner Fantasie überlassen.

Nummernkreise als Gedächtnisstützen

Insbesondere für spezialisierte Unternehmen, die nur wenige Auftraggeber haben, kann eine Kennung des Nummernkreises, etwa mit einem speziellen Kürzel für den jeweiligen Auftraggeber und einer daran angehängten Zahl, Sinn machen. Legt das Unternehmen mehr Wert auf die zeitmäßige Kontrolle der Rechnungen, so kann auch eine Kombination aus Datumsteilen, etwa dem Monat und dem Jahr, mit einer fortlaufenden Nummerierung die Grundlage für einen sinnvollen Nummernkreis sein. Es ist sogar zulässig, kein aufsteigendes Schema zu wählen. Ein Jungunternehmer kann seiner ersten Rechnung also eine exorbitant hohe Nummer geben und dann die weiteren Rechnungen absteigend nummerieren.