Gründerlexikon 2.0

Ein Unternehmen zu eröffnen ist mit viel planerischer und organisatorischer Arbeit verbunden. Der Tag eines Existenzgründers und Selbstständigen könnte gern mehr als 24 Stunden haben – hat er aber nicht!  Dementsprechend muss man sich fragen, wie man die zur Verfügung stehende Zeit so nutzen kann, dass man viel schafft, ohne das Gefühl zu haben, man hat gar nichts geschafft hat. Wir managen daher nicht Sekunden und Stunden, sondern, die Erfüllung der Tätigkeiten und Aufgaben.

Damit der negativer psychische und psychische Stress, den gefühlter Zeitmangel verursacht, von Anfang an gemindert wird.

Die bekanntesten und gängigsten Zeitmanagement-Methoden

•    Priorisierung nach der ABC-Analyse

Teilen Sie Ihre Aufgaben und Tätigkeiten in 3 Kategorien ein, und zwar in A-, B- und C-Aufgaben.

A-Aufgaben sind sehr wichtig und müssen sofort erledigt werden
B-Aufgaben sind wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden
C-Aufgaben sind eher unwichtig und können vorerst vernachlässigt werden

Diese Aufteilung hilft, Klarheit zu schaffen, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen.

•    Pareto-Prinzip (80:20-Regel)

Die zuvor priorisierten Aufgaben und Tätigkeiten der Kategorie A sind die wichtigsten Aufgaben, die den Erfolg ihrer Unternehmung ausmachen.  Der italienische Volkswirt V. Pareto betrachtete, wie der Zeitaufwand für die Erledigung einer Tätigkeit im Verhältnis zum Erfolg steht: Er ging davon aus, dass 20 % der zur Verfügung stehenden Zeit ausreichen, um rund 80 % des Erfolges zu erreichen.

Befassen Sie sich daher vorrangig mit den 20 % der A-Aufgaben, die so wichtig sind, dass diese Erledigung 80 % des Erfolges bring. Die anderen 80 Prozent der Aufgaben sind nicht wichtig genug und bringen nur einen 20prozentigen Output. Mit diesen Aufgaben beschäftigen Sie sich später.

•    ALPEN-Methode

Oftmals unter- oder überschätzt man die Zeitspanne, die eine Aufgabe oder Tätigkeit tatsächlich in Anspruch nimmt. Mit dieser Methode versucht man im Vorfeld, die zur erledigenden Tätigkeiten in die tägliche Arbeitszeit so zu planen, dass man eine realistische Einschätzung von der Menge an Tätigkeiten und Aufgaben bekommt, die überhaupt in der zur Verfügung stehenden Zeit zu bewältigen sind.

A = Aufgaben aufschreiben
L = Die Länge und Zeitspanne für die Erledigung der Aufgabe einschätzen
P = Pufferzeiten zwischen den einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten einplanen
E = Entscheidungen treffen, welche Teilaufgaben eventuell wegfallen können
N = Nachkontrolle des Erledigten und Unerledigten, um neu für den nächsten Tag planen zu können

Mit dieser Methode erreichen Sie, dass Ihnen schriftlich vor Augen geführt wird, welche Aufgaben realistisch an einem Arbeitstag erledigt werden können.

•    Eisenhower-Prinzip

Benannt nach dem US-Präsidenten D. D. Eisenhower, welcher Aufgaben nicht nur nach Wichtigkeit, sondern auch nach Dringlichkeit unterschieden hat. Wichtige Aufgaben hängen unmittelbar mit dem Erfolg und den Zielen Ihres Unternehmens zusammen. Dringende Aufgaben sind rein zeitlich zu sehen, also, wann sie zu erledigen sind.

Auf der Basis der A-B-C-Prioritäten und der Unterscheidung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe ergibt sich folgendes Schema:

A-Aufgaben werden sofort und selbst erledigt.
B-Aufgaben werden ebenfalls selbst erledigt, jedoch nicht sofort.
C-Aufgaben werden deligiert an Mitarbeiter oder Drittparteien.
D-Aufgaben werden nicht beachtet.

Quelle: