Gründerlexikon 2.0

Das Bestellwesen ist eine der zentralen Aufgaben eines jeden Unternehmens. Während Sie als Einzelgründer mit Sicherheit schnell alle Ihre Bestellungen sammeln und ausführen können, ergeben sich erste Schwierigkeiten bereits dann, wenn Sie bereits mehrere Mitarbeiter beschäftigen. Hier hat sich die elektronische Beschaffung, die auch als E-Procurement bekannt ist, durchgesetzt.

Bei dieser Variante der Beschaffung von notwendigen Waren kommt es vor allen Dingen darauf an, dass alle Mitarbeiter intern miteinander vernetzt sind. Hierbei eignet sich insbesondere das Intranet. Über dieses Intranet oder auch über das Extranet können die Mitarbeiter auf Kataloge bestimmter Lieferanten zugreifen, dortPreise und Qualität einzelner Produkte vergleichen und eine Bestellung auslösen. Das verringert den Aufwand bei der Beschaffung enorm.

Die Gütergruppen und die bisherige Beschaffung

Grundsätzlich können Sie in drei Gütergruppen unterscheiden, die A-, B- und C-Güter. Zu ersteren zählen alle Güter, die direkt in Ihren Produktionsprozess einfließen, also vorwiegend Halbfertigbauteile. So werden zugeschnittene Gläser bei der Herstellung von Bilderrahmen zu den A-Gütern gezählt. B-Güter sind vor allem Standardbauteile, die Sie immer wieder benötigen. Zu den C-Gütern zählen dagegen vor allen Dingen Büromaterialien, die mit der eigentlichen Fertigung nichts zu tun haben.

Die bisherige Beschaffung sieht oftmals so aus, dass in jeder Abteilung eigene Bestellformulare vorliegen, die von Hand ausgefüllt und via Fax, E-Mail oder Telefon an den Lieferanten bzw. die Einkaufsabteilung weiter geleitet werden. Zahlreiche Lieferanten werden beauftragt und dadurch gelingt es nicht, größere Mengen abzunehmen und so für Rabatte zu sorgen. Anders sieht es im E-Procurement aus.

Die richtigen Lieferanten auswählen

Bei der Einrichtung der elektronischen Beschaffung werden Sie zunächst eine Vielzahl von Lieferanten aussortieren. Das ist wichtig, denn je weniger Lieferanten Sie beauftragen, desto höher sind die Abnahmemengen und die damit verbundenen Mengenrabatte. Idealerweise stellen die Lieferanten ihre Produktkataloge dann in elektronischer Form zur Verfügung. Über ein so genanntes Desktop-Purchasing-System können die einzelnen Mitarbeiter via Intranet oder Extranet auf die Kataloge zugreifen und die Bestellung der benötigten Produkte ausführen.

Diese Bestellungen werden über das Desktop-Purchasing-System zentral gesammelt und in regelmäßigen Abständen an die betreffenden Lieferanten weiter geleitet. Dadurch ergibt sich ein kurzer Bestellweg, der auch kürzere Lieferzeiten mit sich bringt.

Keine Bestellung ohne Freigabe

Um nun aber die Befugnisse der Mitarbeiter nicht zu stark auszuweiten, werden die Bestellungen vor dem endgültigen Rausschicken an die Lieferanten noch von einer zentralen Stelle im Unternehmengeprüft und freigegeben. Alternativ dazu lässt sich auch ein Budget für einzelne Mitarbeiter und Produktgruppen festlegen. Dann muss eine Freigabe erst erfolgen, sofern dieses Budget überschritten ist. Moderne Desktop-Purchasing-Systeme ermöglichen es ebenfalls, durchgezielte Statistiken für die einzelnen Mitarbeiter jederzeit den Überblick zu behalten, wann sie was bestellt haben.

Die grundlegenden Vorteile beim E-Procurement

Durch die Verringerung der Lieferantenanzahl können Sie größere Mengen abnehmen. Dadurch besteht die Möglichkeit, Mengenrabatte einzufordern. Außerdem lassen sich die Bestellwege verkürzen und die Einkaufsabteilung wird entlastet. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, monatliche Sammelrechnungen mit den Lieferanten auszuhandeln, wodurch der Aufwand im Rechnungswesen sinkt und die Zahlungskonditionen verbessert werden können. Es ergeben sich somit enorme Einsparpotenziale.

Ebenfalls können Sie Rahmenvereinbarungen treffen, so dass Sie eine bestimmte Abnahmemenge garantieren. Diese wird zunächst beim Lieferanten gelagert und Sie bestellen die Waren auf Abruf. Dadurch sinken zusätzlich Ihre Lagerhaltungskosten.

Entscheidend für ein funktionierendes E-Procurement ist allerdings, dass Sie das richtige Desktop-Purchasing-System auswählen. Sie können dieses als Inhouse-Lösung direkt auf Ihre persönlichen Belange zuschneiden lassen. Allerdings sind die Kosten dafür sehr hoch, so dass sich diese Variante eher für größere Unternehmen eignet. EineStandard-Lösung wird von vielen Softwarehäusern mittlerweile ebenfalls angeboten, und zwar zu deutlich günstigeren Preisen.

In Anlehnung an: http://www.existenzgruender.de

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