Gründerlexikon 2.0

Natürlich werden nicht alle E-Mails sofort bearbeitet. Unbearbeitete E-Mails, aus denen noch keine eigene Aufgabe erstellt werden konnte, können farblich gekennzeichnet werden. So kann man die noch anstehenden Aktivitäten und Aufgaben besser verfolgen. Hierfür bietet das Programm Microsoft Outlook 2003 für die farbliche Kennzeichnung kleine Fähnchen an, mit denen man die Nachrichten markieren kann. Die Version 2007 verwendet diese Fähnchen für die Terminierung. Wenn Sie hier mit Farben arbeiten möchten, können Sie mit Kategorien arbeiten.

Nachrichten eine Kennzeichnung zuweisen – So geht’s Schritt für Schritt

Zunächst muss die gewünschte Nachricht in der Nachrichtenleiste markiert werden. Dann muss in der Spalte „Kennzeichnungsstatus" (das ist das Symbol mit der kleinen Fahne) angeklickt werden, damit der Nachricht eine Standardkennzeichnung zugewiesen wird. Dann kennzeichnen Sie die Nachricht mit einem Klick der rechten Maustaste in der Spalte und dem Auswählen des Befehls „Zur Nachverfolgung kennzeichnen". Bestätigen Sie jetzt mit „OK“.

Wenn eine Nachricht bearbeitet ist, die eine Kennzeichnung enthält, kann diese schließlich über das Kontextmenü als erledigt markiert werden und sie verschwindet aus der jeweiligen Nachverfolgungskategorie. Die Kennzeichnungen können über das Kontextmenü auch wieder komplett aufgehoben werden.

Prioritäten managen mit Outlook

Durch die farbigen Fähnchen kann man die Mails dann auch noch zusätzlich nach der Priorität anordnen. So kann man ganz wichtige Dinge, die schnellstens bearbeitet werden sollten, zum Beispiel mit einem roten Fähnchen kennzeichnen. Die verfügbaren Farben könnten beispielsweise mit „sehr hohe Priorität“, „hohe Priorität“, „mittlere Priorität“, „niedrige Priorität“ und „sehr niedrige Priorität“ bezeichnet werden. So lässt sich ein systematisches Nachverfolgungssystem aufbauen.

Eine weitere Möglichkeit für ein Nachverfolgungssystem wäre beispielsweise die Vergabe von Sachkategorien, die sich mit bestimmten Themen beschäftigen, oder eine Kombination aus beiden Varianten. Ein Beispiel für eine solche Struktur könnte beispielsweise aus folgenden Kategorien bestehen: „Heute“, „Diese Woche“, „Laufender Monat“, „ Buchhaltung“, „Anfragen“, „Nachfassen“ und „Privat“. So lassen sich Aufgaben zum einen auf Termin legen, aber auch nach Sachaufgaben sortieren. Ab Outlook 2007 kann eine Mail auch in zwei Kategorien abgelegt werden, sodass eine wichtige Anfrage beispielsweise unter „Heute“ und „Anfragen“ erscheinen könnte.
 

Quelle: